Elektronický podpis pre školy a vzdelávacie organizácie
Zmluvy, súhlasy, prihlášky a ďalšie dokumenty odošlete rodičom, študentom alebo účastníkom kurzov online. Podpíšu ich cez mobil alebo počítač bez tlače, skenovania a vytvárania účtu.
- Bez platobných údajov
- Bez inštalácie
- 14 dní zadarmo
Podpisovanie dokumentov online
Pri materských a súkromných školách sa veľká časť administratívy stále rieši cez papier, ktorý si dieťa odnesie domov a má ho priniesť späť podpísaný. S elektronickým podpisom môže škola dokument poslať rodičovi priamo e-mailom.
Podpis, prečítanie aj prílohy v jednom procese
Pri nástupe do školy, kurzu alebo počas školského roka môže organizácia posielať viac typov dokumentov.
Do jednej obálky môžete vložiť:
- dokumenty na podpis,
- dokumenty určené iba na prečítanie,
- nepovinné prílohy,
- organizačné pokyny,
- interné pravidlá,
- informačné dokumenty.
Rodič alebo študent tak dostane všetko spolu a organizácia nemusí posielať viac samostatných e-mailov.
Pre koho je OKdokument vhodný
Materské a súkromné školy
Rodičia môžu podpisovať dokumenty online bez toho, aby ich dieťa prenášalo medzi školou a domácnosťou.
Typické dokumenty:
- súhlasy,
- zmluvy,
- potvrdenia,
- organizačné dokumenty,
- dokumenty na prečítanie,
- dodatky a ďalšia administratíva.
Jazykové školy
Študent alebo rodič môže vybaviť prihlášku, zmluvu a súvisiace dokumenty online ešte pred začiatkom kurzu.
Typické dokumenty:
- zmluva o kurze,
- prihláška,
- súhlasy,
- obchodné podmienky,
- dokumenty k platbe alebo organizácii kurzu,
- informácie na prečítanie.
Kurzy a vzdelávacie centrá
Hodí sa pre individuálnych účastníkov aj firemných klientov.
Typické dokumenty:
- zmluva o vzdelávaní,
- objednávka kurzu,
- dohoda s firemným klientom,
- potvrdenia,
- súhlasy,
- dodatky,
- prílohy.
Viac podpisujúcich v jednom procese
Niektoré dokumenty môžu vyžadovať podpis viacerých osôb.
organizácia pripraví dokument → rodič podpíše → študent alebo zástupca organizácie doplní podpis
Ak treba, môžete nastaviť aj poradie podpisujúcich.
Každý môže podpisovať z iného miesta a zariadenia.
Menej pripomínania a dohľadávania
Pri desiatkach rodičov alebo účastníkov je najväčší problém často nie samotný podpis, ale prehľad.
V OKdokumente vidíte:
- ktoré dokumenty sú podpísané,
- ktoré čakajú na reakciu,
- komu treba poslať pripomienku,
- históriu procesu,
- prípadnú exspiráciu obálky.
Dokumenty si môžete rozdeliť podľa svojich potrieb
Pomocou kategórií môže organizácia dokumenty rozdeliť napríklad podľa:
- tried,
- kurzov,
- pobočiek,
- školského roka,
- typu dokumentu,
- klienta alebo skupiny.
Elektronické podpisovanie pre celý tím
Ak s dokumentmi pracuje viac ľudí, každý môže mať vlastný účet.
Tímový balík obsahuje 5 Premium účtov a umožňuje administrátorovi spravovať používateľov a prístupy.
Vhodné napríklad pre:
- vedenie školy,
- administratívu,
- koordinátorov kurzov,
- pobočky,
- recepciu,
- personál pracujúci s dokumentmi.
Podpisovací proces si môžete prispôsobiť logom, farbami a vlastnými e-mailovými šablónami.
Notifikácie v jazyku príjemcu
Pri jazykových školách alebo medzinárodných vzdelávacích organizáciách je to veľmi relevantné.
OKdokument umožňuje nastaviť jazyk notifikácií.
Dokument môže zostať v jazyku, v ktorom ho pripravíte, pričom notifikácie podpisujúcemu môžete odosielať vo vybranom jazyku.
Aké dokumenty môžu školy a vzdelávacie organizácie riešiť cez OKdokument?
Zmluva o vzdelávaní Zmluva o kurze Prihláška Súhlas rodiča Súhlas so spracovaním údajov Potvrdenie Dodatok Interné pravidlá Objednávka školenia Dohoda s firemným klientom Prílohy k nástupu alebo kurzu
Funkcionality
Papier vs. elektronický proces
| Možnosť | Bežný proces | OKdokument |
|---|---|---|
| Podpis dokumentu | check_circle | check_circle |
| Dokument rodičovi na diaľku | close | check_circle |
| Podpis cez mobil alebo počítač | close | check_circle |
| Bez tlače a skenovania | close | check_circle |
| Viac dokumentov v jednom procese | close | check_circle |
| Dokumenty iba na prečítanie | check_circle | check_circle |
| Viac podpisujúcich | check_circle | check_circle |
| Sledovanie stavu | close | check_circle |
| Pripomienky | close | check_circle |
| Kategorizácia podľa tried/kurzov | close | check_circle |
| História procesu | close | check_circle |
| Multijazyčné notifikácie | close | check_circle |
Typ podpisu podľa dokumentu
OKdokument podporuje zdokonalený elektronický podpis (AES) aj kvalifikovaný elektronický podpis (QES).
Vhodná úroveň podpisu závisí od typu dokumentu, požiadaviek na identifikáciu podpisujúceho a požadovanej formy.
Kvalifikovaný elektronický podpis má podľa eIDAS právny účinok rovnocenný vlastnoručnému podpisu.
Elektronické podpisovanie pre malé školy aj väčšie tímy
Či dokumenty spracúva jeden človek alebo celý administratívny tím, môžete si vybrať balík podľa spôsobu používania.
Pozrieť cenníkČasté otázky
Nie. Podpisujúci môže dokument otvoriť z odkazu zaslaného e-mailom bez registrácie.
Áno. Jedna obálka môže obsahovať dokumenty na podpis, dokumenty na prečítanie aj nepovinné prílohy.
Áno. Do procesu môžete pridať viac podpisujúcich a podľa potreby nastaviť ich poradie.
Áno. V OKdokumente vidíte aktuálny stav obálky a môžete podpisujúcim poslať pripomienku.
Áno. Dokument možno otvoriť a podpísať cez mobil, tablet alebo počítač.
Áno. Pomocou kategórií si môžete dokumenty rozdeliť podľa vlastných potrieb.
Môžete zvoliť jazyk notifikácií zasielaných podpisujúcemu. Na výber sú slovenčina, čeština a angličtina.