Elektronický podpis pro školy a vzdělávací organizace
Smlouvy, souhlasy, přihlášky a další dokumenty odešlete rodičům, studentům nebo účastníkům kurzů online. Podepíší je přes mobil nebo počítač bez tisku, skenování a vytváření účtu.
- Bez platebních údajů
- Bez instalace
- 14 dní zdarma
Podepisování dokumentů online
Při soukromých školách se velká část administrativy stále řeší přes papír, který si dítě odnese domů a má ho přinést zpět podepsaný. S elektronickým podpisem může škola dokument poslat rodiči přímo e-mailem.
Podpis, přečtení i přílohy v jednom procesu
Při nástupu do školy, kurzu nebo během školního roku může organizace posílat více typů dokumentů.
Do jedné obálky můžete vložit:
- dokumenty k podpisu,
- dokumenty určené pouze k přečtení,
- nepovinné přílohy,
- organizační pokyny,
- interní pravidla,
- informační dokumenty.
Rodič nebo student tak dostane všechno spolu a organizace nemusí posílat více samostatných e-mailů.
Pro koho je OKdokument vhodný
Mateřské a soukromé školy
Rodiče mohou podepisovat dokumenty online, aniž by je dítě přenášelo mezi školou a domácností.
Typické dokumenty:
- souhlasy,
- smlouvy,
- potvrzení,
- organizační dokumenty,
- dokumenty k přečtení,
- dodatky a další administrativa.
Jazykové školy
Student nebo rodič může vyřídit přihlášku, smlouvu a související dokumenty online ještě před začátkem kurzu.
Typické dokumenty:
- smlouva o kurzu,
- přihláška,
- souhlasy,
- obchodní podmínky,
- dokumenty k platbě nebo organizaci kurzu,
- informace k přečtení.
Kurzy a vzdělávací centra
Hodí se pro individuální účastníky i firemní klienty.
Typické dokumenty:
- smlouva o vzdělávání,
- objednávka kurzu,
- dohoda s firemním klientem,
- potvrzení,
- souhlasy,
- dodatky,
- přílohy.
Více podepisujících v jednom procesu
Některé dokumenty mohou vyžadovat podpis více osob.
organizace připraví dokument → rodič podepíše → student nebo zástupce organizace doplní podpis
Pokud je třeba, můžete nastavit i pořadí podepisujících.
Každý může podepisovat z jiného místa a zařízení.
Méně připomínání a dohledávání
U desítek rodičů nebo účastníků je největší problém často ne samotný podpis, ale přehled.
V OKdokumentu vidíte:
- které dokumenty jsou podepsány,
- které čekají na reakci,
- komu je třeba poslat připomínku,
- historii procesu,
- případnou expiraci obálky.
Dokumenty si můžete rozdělit podle svých potřeb
Pomocí kategorií může organizace dokumenty rozdělit například podle:
- tříd,
- kurzů,
- poboček,
- školního roku,
- typu dokumentu,
- klienta nebo skupiny.
Elektronické podepisování pro celý tým
Pokud s dokumenty pracuje více lidí, každý může mít vlastní účet.
Týmový balík obsahuje 5 Premium účtů a umožňuje administrátorovi spravovat uživatele a přístupy.
Vhodné například pro:
- vedení školy,
- administrativu,
- koordinátory kurzů,
- pobočky,
- recepci,
- personál pracující s dokumenty.
Podepisovací proces si můžete přizpůsobit logem, barvami a vlastními e-mailovými šablonami.
Notifikace v jazyce příjemce
U jazykových škol nebo mezinárodních vzdělávacích organizací je to velmi relevantní.
OKdokument umožňuje nastavit jazyk notifikací.
Dokument může zůstat v jazyce, ve kterém jej připravíte, přičemž oznámení podepisujícímu můžete odesílat ve vybraném jazyce.
Jaké dokumenty mohou školy a vzdělávací organizace řešit přes OKdokument?
Smlouva o vzdělávání Smlouva o kurzu Přihláška Souhlas rodiče Souhlas se zpracováním údajů Potvrzení Dodatek Interní pravidla Objednávka školení Dohoda s firemním klientem Přílohy k nástupu nebo kurzu
Funkcionality
Papír vs. elektronický proces
| Možnost | Běžný proces | OKdokument |
|---|---|---|
| Podpis dokumentu | check_circle | check_circle |
| Dokument rodiči na dálku | close | check_circle |
| Podpis přes mobil nebo počítač | close | check_circle |
| Bez tisku a skenování | close | check_circle |
| Více dokumentů v jednom procesu | close | check_circle |
| Dokumenty pouze k přečtení | check_circle | check_circle |
| Více podepisujících | check_circle | check_circle |
| Sledování stavu | close | check_circle |
| Připomínky | close | check_circle |
| Kategorizace podle tříd/kurzů | close | check_circle |
| Historie procesu | close | check_circle |
| Multijazyčné notifikace | close | check_circle |
Typ podpisu podle dokumentu
OKdokument podporuje zdokonalený elektronický podpis (AES) i kvalifikovaný elektronický podpis (QES).
Vhodná úroveň podpisu závisí na typu dokumentu, požadavcích na identifikaci podepisujícího a požadované formy.
Kvalifikovaný elektronický podpis má podle eIDAS právní účinek rovnocenný vlastnoručnímu podpisu.
Elektronické podepisování pro malé školy i větší týmy
Zda dokumenty zpracovává jeden člověk nebo celý administrativní tým, můžete si vybrat balíček podle způsobu používání.
Prohlédnout ceníkČasté dotazy
Ne. Podepisující může dokument otevřít z odkazu zaslaného e-mailem bez registrace.
Ano. Jedna obálka může obsahovat dokumenty k podpisu, dokumenty k přečtení i nepovinné přílohy.
Ano. Do procesu můžete přidat více podepisujících a podle potřeby nastavit jejich pořadí.
Ano. V OKdokumentu vidíte aktuální stav obálky a můžete podepisujícím poslat připomínku.
Ano. Dokument lze otevřít a podepsat přes mobil, tablet nebo počítač.
Ano. Pomocí kategorií si můžete dokumenty rozdělit podle vlastních potřeb.
Můžete zvolit jazyk notifikací zasílaných podepisujícímu. Na výběr jsou čeština, slovenčina a angličtina.