Elektronikus aláírás iskolák és oktatási intézmények számára

Küldjön szerződéseket, hozzájáruló nyilatkozatokat, jelentkezési lapokat és egyéb dokumentumokat online a szülőknek, diákoknak vagy a tanfolyam résztvevőinek. Ezeket mobileszközön vagy számítógépen is aláírhatják – nyomtatás, szkennelés vagy felhasználói fiók létrehozása nélkül.

Próbálja ki ingyen

Nem szükséges fizetési adatokat megadni
Nem igényel telepítést
14 napig ingyenes

Dokumentumok online aláírása

Az óvodák és magániskolák esetében az adminisztráció jelentős része még mindig papíralapú dokumentumokon keresztül zajlik: a gyermek hazaviszi az iratot, majd aláírva vissza kell hoznia. Elektronikus aláírás alkalmazásával az iskola közvetlenül e-mailben is elküldheti a dokumentumot a szülőnek.

counter_1

Az iskola elkészíti a dokumentumot.

Például hozzájárulás, szerződés vagy visszaigazolás.

counter_2

Adja meg a szülő e-mail-címét.

A szülő megkapja a dokumentumra mutató linket.

counter_3

A szülő kinyitja és aláírja a dokumentumot.

Fiók létrehozása nélkül.

counter_4

Az iskola látja a jelenlegi helyzetet.

Tudja, ki dolgozta már fel a dokumentumot, és kire várnak még.

Aláírás, olvasás és mellékletek egyetlen folyamatban

Iskolai vagy tanfolyami beiratkozáskor, illetve a tanév során a szervezet különféle dokumentumokat küldhet.

Az alábbiakat egyetlen borítékba is teheti:

aláírandó dokumentumok,
csak olvasható dokumentumok,
opcionális mellékletek,
szervezeti utasítások,
belső szabályzatok,
tájékoztató jellegű dokumentumok.

Így a szülő vagy a diák mindent egyben kap meg, a szervezetnek pedig nem kell több külön e-mailt küldenie.

Kinek ajánlott az OKdokument?

Óvodák és magániskolák

A szülők online is aláírhatják a dokumentumokat, így a gyermeknek nem kell azokat az iskola és az otthon között hordoznia.

Jellemző dokumentumok:

hozzájárulások,
szerződések,
visszaigazolások,
szervezeti dokumentumok,
felülvizsgálandó dokumentumok,
módosítások és egyéb adminisztratív dokumentáció.

Nyelviskolák

A diákok vagy a szülők a tanfolyam megkezdése előtt online kitölthetik a jelentkezési lapot, a szerződést és a kapcsolódó dokumentumokat.

Tipikus dokumentumok:

képzési szerződés,
jelentkezési lap,
hozzájáruló nyilatkozatok,
általános szerződési feltételek,
fizetéssel vagy a képzés szervezésével kapcsolatos dokumentumok,
áttekintésre szolgáló tájékoztató anyagok.

Tanfolyamok és oktatási központok

Egyéni résztvevők és vállalati ügyfelek számára egyaránt alkalmas.

Tipikus dokumentumok:

képzési szerződés,
képzési megrendelés,
vállalati ügyféllel kötött megállapodás,
visszaigazolások,
hozzájárulások,
módosítások,
mellékletek.

próbálja ki ingyen

Több aláíró egyetlen folyamatban

Egyes dokumentumok több személy aláírását is igényelhetik.

A szervezet elkészíti a dokumentumot → a szülő aláírja → a tanuló vagy a szervezet képviselője is aláírja.

Szükség esetén az aláírás sorrendje is meghatározható.

Az egyes személyek eltérő helyszínről és eszközről is aláírhatnak.

Kevesebb emlékeztetés és keresgélés

Amikor több tucat szülővel vagy résztvevővel dolgozik, gyakran nem maga az aláírás jelenti a legnagyobb kihívást, hanem az átláthatóság megőrzése.

Az OKdokumentben láthatja:

mely dokumentumokat írták alá,
melyek várnak válaszra,
kinek van szüksége emlékeztetőre,
a folyamat előzményei,
az esetleges boríték-lejárat.

A dokumentumokat igényei szerint rendezheti.

Kategóriák használatával egy szervezet például az alábbiak szerint osztályozhatja a dokumentumokat:

osztályok,
tanfolyamok,
tagozatok,
tanév,
dokumentumtípus,
ügyfél vagy csoport.

Elektronikus aláírás az egész csapat számára

Ha többen dolgoznak a dokumentumokkal, mindenkinek lehet saját fiókja.

A csapatcsomag 5 prémium fiókot tartalmaz, és lehetővé teszi a rendszergazda számára a felhasználók és a hozzáférési jogosultságok kezelését.

Például az alábbi esetekre alkalmas:

iskolavezetés,
adminisztráció,
tanfolyamfelelősök,
telephelyek,
recepció,
dokumentumkezelő munkatársak.

Logóval, színekkel és egyedi e-mail-sablonokkal szabhatja testre az aláírási folyamatot.

Értesítések a címzett nyelvén

Ez különösen fontos lehet nyelviskolák vagy nemzetközi oktatási szervezetek számára.

Az OKdokument lehetővé teszi az értesítések nyelvének beállítását.

A dokumentum megmaradhat azon a nyelven, amelyen elkészítette, miközben az aláírónak küldött értesítések a kiválasztott nyelven érkezhetnek.

Milyen dokumentumokat kezelhetnek az iskolák és oktatási szervezetek az OKdokument segítségével?

Oktatási megállapodás Tanfolyami megállapodás Jelentkezési lap Szülői hozzájárulás Hozzájárulás az adatkezeléshez Megerősítés Függelék Belső szabályok Képzési megbízás Megállapodás vállalati ügyféllel Tartozékok az indításhoz vagy a pályához

Jellemzők

outgoing_mail

Aláírás kérése e-mailben

A szülőnek vagy a diáknak nem szükséges fiókkal rendelkeznie.

mail

Borítékok

Több dokumentum egyetlen folyamatban.

description

Aláírandó és áttekintendő dokumentumok

Nem minden dokumentumon kell aláírási mezőnek lennie.

groups_3

További aláírók

Szülő, diák és szervezet egyetlen folyamatban.

checklist

Állapotáttekintés

Láthatja, ki dolgozta már fel a dokumentumot.

chat

Hozzászólások

Ha valaki nem válaszol, emlékeztetheted az aláírásra.

folder_open

Kategorizálás

Osztály, kurzus vagy dokumentumtípus szerinti kategorizálás.

captive_portal

Többnyelvű értesítések

Nyelviskolák és nemzetközi iskolák számára is alkalmas.

Összes megjelenítése

Papíralapú kontra elektronikus folyamat

Opció	Szabványos folyamat	OKdokument
A dokumentum aláírása	check_circle	check_circle
Dokumentum távol élő szülő számára	close	check_circle
Aláírás mobileszközön vagy számítógépen keresztül	close	check_circle
Nyomtatás vagy szkennelés nem lehetséges.	close	check_circle
Több dokumentum egyetlen folyamatban	close	check_circle
Csak olvasható dokumentumok	check_circle	check_circle
További aláírók	check_circle	check_circle
Állapotfigyelés	close	check_circle
Hozzászólások	close	check_circle
Osztályok/tanfolyamok szerinti csoportosítás	close	check_circle
Folyamattörténet	close	check_circle
Többnyelvű értesítések	close	check_circle

Próbálja ki ingyen

Aláírástípus a dokumentum alapján

Az OKdokument támogatja mind a fejlett elektronikus aláírást (AES), mind a minősített elektronikus aláírást (QES).

Az aláírás megfelelő szintje a dokumentum típusától, az aláíró azonosítására vonatkozó követelményektől és az előírt formától függ.

Az eIDAS értelmében a minősített elektronikus aláírás joghatása a kézírásos aláíráséval egyenértékű.