Podpis elektroniczny dla szkół i organizacji edukacyjnych
Wysyłaj umowy, formularze zgód, wnioski i inne dokumenty do rodziców, uczniów lub uczestników kursów drogą elektroniczną. Mogą oni podpisywać je na urządzeniu mobilnym lub komputerze – bez konieczności drukowania, skanowania czy zakładania konta.
- Nie wymagamy danych do płatności
- Nie wymaga instalacji
- 14 dni za darmo
Podpisywanie dokumentów online
W przypadku przedszkoli i szkół prywatnych znaczna część spraw administracyjnych nadal opiera się na dokumentach papierowych, które dziecko zabiera do domu i musi przynieść z powrotem podpisane. Dzięki podpisom elektronicznym szkoła może przesłać dokument bezpośrednio do rodzica drogą mailową.
Podpisywanie, czytanie i załączniki w jednym procesie
Po zapisaniu się do szkoły lub na kurs, bądź w trakcie roku szkolnego, organizacja może przesyłać różnego rodzaju dokumenty.
W jednej kopercie można umieścić następujące elementy:
- dokumenty do podpisu,
- dokumenty tylko do odczytu,
- opcjonalne załączniki,
- instrukcje organizacyjne,
- zasady wewnętrzne,
- dokumenty informacyjne.
Dzięki temu rodzic lub uczeń otrzymuje wszystko w jednej wiadomości, a organizacja nie musi wysyłać wielu oddzielnych e-maili.
Dla kogo przeznaczony jest OKdokument?
Przedszkola i szkoły prywatne
Rodzice mogą podpisywać dokumenty online, bez konieczności noszenia ich przez dziecko między szkołą a domem.
Typowe dokumenty:
- zgody,
- umowy,
- potwierdzenia,
- dokumenty organizacyjne,
- dokumenty do weryfikacji,
- aneksy i pozostała dokumentacja administracyjna.
Szkoły językowe
Uczniowie lub rodzice mogą wypełnić formularz zgłoszeniowy, umowę oraz powiązane dokumenty online przed rozpoczęciem kursu.
Typowe dokumenty:
- umowa dotycząca kursu,
- formularz zgłoszeniowy,
- zgody,
- regulamin,
- dokumenty dotyczące płatności lub organizacji kursu,
- informacje do zapoznania się.
Kursy i ośrodki edukacyjne
Oferta odpowiednia zarówno dla uczestników indywidualnych, jak i klientów korporacyjnych.
Typowe dokumenty:
- umowa szkoleniowa,
- zamówienie na szkolenie,
- umowa z klientem korporacyjnym,
- potwierdzenia,
- zgody,
- aneksy,
- załączniki.
Wielu sygnatariuszy w jednym procesie
Niektóre dokumenty mogą wymagać podpisów kilku osób.
Organizacja przygotowuje dokument → rodzic składa podpis → uczeń lub przedstawiciel organizacji dodaje swój podpis.
W razie potrzeby można również ustalić kolejność składania podpisów.
Każda osoba może złożyć podpis z innego miejsca i przy użyciu innego urządzenia.
Mniej przypominania i szukania
W przypadku współpracy z dziesiątkami rodziców lub uczestników największym wyzwaniem często nie jest samo złożenie podpisu, lecz utrzymanie pełnego rozeznania w sytuacji.
W systemie OKdokument możesz zobaczyć:
- które dokumenty zostały podpisane,
- które oczekują na odpowiedź,
- kto wymaga przypomnienia,
- historię procesu,
- ewentualny termin wygaśnięcia koperty.
Możesz uporządkować dokumenty zgodnie ze swoimi potrzebami
Korzystając z kategorii, organizacja może klasyfikować dokumenty, na przykład według:
- klasy,
- kursy,
- oddziały,
- rok szkolny,
- typ dokumentu,
- klient lub grupa.
Podpisywanie elektroniczne dla całego zespołu
Jeśli na dokumentach pracuje kilka osób, każda z nich może mieć własne konto.
Pakiet zespołowy obejmuje 5 kont Premium i umożliwia administratorowi zarządzanie użytkownikami oraz uprawnieniami dostępu.
Rozwiązanie odpowiednie na przykład dla:
- kierownictwo szkoły,
- administracja,
- koordynatorzy kursów,
- filie,
- recepcja,
- personel obsługujący dokumentację.
Możesz dostosować proces podpisywania, wykorzystując logo, kolory oraz własne szablony wiadomości e-mail.
Powiadomienia w języku odbiorcy
Jest to szczególnie istotne dla szkół językowych oraz międzynarodowych organizacji edukacyjnych.
OKdokument umożliwia wybór języka powiadomień.
Dokument może pozostać w języku, w którym został przygotowany, podczas gdy powiadomienia wysyłane do osoby podpisującej mogą być sporządzone w wybranym języku.
Jakie dokumenty mogą obsługiwać szkoły i organizacje edukacyjne za pośrednictwem OKdokument?
Umowa edukacyjna Umowa dotycząca kursu Formularz zgłoszeniowy Zgoda rodziców Zgoda na przetwarzanie danych Potwierdzenie Uzupełnienie Zasady wewnętrzne Zlecenie szkolenia Umowa z klientem korporacyjnym Elementy mocujące na start lub na trasę
Funkcjonalność
Proces papierowy a elektroniczny
| Opcja | Standardowy proces | OKdokument |
|---|---|---|
| Podpisanie dokumentu | check_circle | check_circle |
| Dokument dla rodzica mieszkającego z dala | close | check_circle |
| Podpisywanie za pomocą urządzenia mobilnego lub komputera | close | check_circle |
| Bez drukowania i skanowania | close | check_circle |
| Wiele dokumentów w jednym procesie | close | check_circle |
| Dokumenty tylko do odczytu | check_circle | check_circle |
| Więcej sygnatariuszy | check_circle | check_circle |
| Monitorowanie stanu | close | check_circle |
| Przypomnienia | close | check_circle |
| Kategoryzacja według klas/kursów | close | check_circle |
| Historia procesu | close | check_circle |
| Powiadomienia wielojęzyczne | close | check_circle |
Rodzaj podpisu zgodnie z dokumentem
OKdokument obsługuje zarówno zaawansowany podpis elektroniczny (AES), jak i kwalifikowany podpis elektroniczny (QES).
Odpowiedni poziom podpisu zależy od rodzaju dokumentu, wymogów dotyczących identyfikacji osoby podpisującej oraz wymaganej formy.
Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS kwalifikowany podpis elektroniczny wywołuje skutki prawne równoważne skutkom podpisu odręcznego.
Podpisywanie elektroniczne – zarówno dla małych szkół, jak i większych zespołów.
Niezależnie od tego, czy dokumenty są przetwarzane przez jedną osobę, czy przez cały zespół administracyjny, możesz wybrać pakiet dostosowany do Twoich potrzeb.
Zobacz cennikCzęsto zadawane pytania
Nie. Osoba podpisująca może otworzyć dokument za pośrednictwem linku przesłanego pocztą elektroniczną bez konieczności rejestracji.
Tak. Pojedyncza koperta może zawierać dokumenty do podpisu, dokumenty do zapoznania się oraz opcjonalne załączniki.
Tak. Do procesu można dodać wielu sygnatariuszy i ustalić kolejność ich działania zgodnie z potrzebami.
Tak. W OKdokument możesz sprawdzić bieżący status koperty i wysłać przypomnienie do osób podpisujących.
Tak. Dokument można otworzyć i podpisać za pomocą telefonu komórkowego, tabletu lub komputera.
Tak. Możesz używać kategorii do porządkowania dokumentów zgodnie z własnymi potrzebami.
Możesz wybrać język powiadomień wysyłanych do osoby podpisującej. Dostępne opcje to słowacki, czeski i angielski.