Elektronické schvaľovanie zmlúv vo firme
Nastavte, kto má pripravenú zmluvu potvrdiť alebo podpísať a v akom poradí. V každom kroku vidíte, na koho sa čaká, a finálny dokument zostáva uložený spolu s históriou procesu.
- viac interných aj externých osôb
- nastavenie poradia podpisujúcich
- stav procesu na jednom mieste
Zmluva je pripravená. Teraz musí prejsť firmou.
Pred odoslaním klientovi môže zmluva čakať na podpis obchodného manažéra, konateľa alebo inej oprávnenej osoby. Následne ju musí potvrdiť klient a niekedy aj ďalší zástupca jeho firmy.
Pri bežnom postupe sa dokument posiela medzi viacerými e-mailovými schránkami. Obchodník potom zisťuje, kto už podpísal, kto má zmluvu práve otvorenú a na kom sa proces zastavil.
S OKdokumentom pridáte potrebné osoby do jedného procesu, nastavíte ich poradie a priebežne sledujete stav dokumentu.
Zmluvu musí podpísať manažér alebo konateľ
Interné osoby zaradíte do procesu pred klientom alebo po ňom.
Na dokumente sa podieľa viac strán
Každý účastník dostane vlastnú výzvu.
Nie je jasné, na kom sa proces zastavil
Stav jednotlivých podpisujúcich vidíte v účte.
Zodpovedná osoba na dokument zabudla
Odošlete jej e-mailovú pripomienku.
Ako prebieha schvaľovanie a podpisovanie zmluvy
Elektronický podpis obchodných zmlúv jednoducho a rýchlo
| Možnosť | Bežný e-mailový proces | OKdokument |
|---|---|---|
| Dokument prejde viacerými osobami | check_circle | check_circle |
| Nastavenie presného poradia | close | check_circle |
| Vlastná výzva pre každú osobu | close | check_circle |
| Presne určené podpisové polia | close | check_circle |
| Stav procesu na jednom mieste | close | check_circle |
| Informácia, na koho sa čaká | close | check_circle |
| Odoslanie pripomienky | close | check_circle |
| Viac dokumentov v jednom procese | close | check_circle |
| Podpis bez účtu | close | check_circle |
| História priebehu | close | check_circle |
| Jedna finálna verzia dokumentu | close | check_circle |
| Podpis cez mobil alebo počítač | close | check_circle |
Čo elektronické schvaľovanie v OKdokumente znamená
OKdokument pomáha riadiť proces, v ktorom pripravený dokument prechádza cez určené osoby až k finálnemu podpisu. Môžete nastaviť podpisujúcich, ich poradie, sledovať stav a evidovať priebeh procesu.
Kto môže byť súčasťou procesu
Funkcie pre riadený podpisový proces
Obchodník pripravil zmluvu, no klientovi ju môže poslať až po podpise konateľa
Obchodník nahrá finálnu zmluvu a ako prvého podpisujúceho pridá konateľa firmy. Po jeho podpise sa dokument automaticky posunie klientovi.
Ak má klient viac oprávnených zástupcov, každý dostane vlastnú výzvu. Obchodník vidí stav jednotlivých osôb a nemusí zisťovať priebeh cez telefonáty alebo samostatné e-maily.
Po dokončení je k dispozícii jedna finálna zmluva spolu s históriou celého procesu.
Pre aké dokumenty sa riadený proces hodí
Obchodné zmluvy Rámcové zmluvy Dohody o spolupráci Dodatky Objednávky vyžadujúce viac podpisov Cenové ponuky s interným potvrdením Dohody o mlčanlivosti Akceptačné a preberacie protokoly Dokumenty s viacerými oprávnenými osobami
Pre jednotlivca aj obchodný tím
Jeden obchodník môže spravovať vlastné dokumenty a klientov. Pri tímovom balíku môže každý člen obchodného tímu pracovať vo vlastnom Premium účte a administrátor spravuje používateľov.
Tímový balík obsahuje:
- 5 Premium účtov,
- správu používateľov,
- vlastné logo a farby,
- presmerovanie po podpise,
- jednotný spôsob práce s dokumentmi.
Najčastejšie otázky
OKdokument je zameraný na proces podpisovania pripraveného dokumentu. Obsah zmluvy by mal byť pred nahratím finálne odsúhlasený.
Áno. Určíte, kto má dokument podpísať ako prvý a kto nasleduje.
Áno. Do jedného procesu môžete zaradiť interných aj externých podpisujúcich.
V účte vidíte aktuálny stav každého podpisujúceho.
Áno. Pripomienku odošlete konkrétnej osobe priamo zo systému.
Nie. Dokument otvorí a podpíše cez odkaz doručený e-mailom.
Áno. Pri dokumente máte k dispozícii históriu priebehu podpisovania.