Szerződések elektronikus jóváhagyása a vállalaton belül
Adja meg, kinek kell jóváhagynia vagy aláírnia az elkészített szerződést, és milyen sorrendben. Minden lépésnél látható, ki következik a sorban, a végleges dokumentum pedig a folyamat előzményeivel együtt kerül mentésre.
- számos belső és külső fél
- az aláírási sorrend beállítása
- folyamatállapot egy helyen
A szerződés elkészült. Most át kell futtatni a cégen
Mielőtt a szerződést elküldenék az ügyfélnek, szükség lehet egy értékesítési vezetőnek, egy vezetőnek vagy más meghatalmazott személynek aláírnia. Ezt követően az ügyfél, és időnként a cég egy további képviselőjének megerősítésére van szükség.
Egy szabványos munkafolyamatban a dokumentum különböző e-mail fiókok között halad. Az értékesítőnek ezután meg kell állapítania, hogy ki írta már alá, kinek van jelenleg nyitva a szerződése, és hol akadt el a folyamat.
Az OKdokument segítségével egyetlen folyamathoz adhatja hozzá a szükséges személyeket, meghatározhatja az aláírási sorrendet, és valós időben nyomon követheti a dokumentum állapotát.
A szerződést egy vezetőnek vagy felsővezetőnek kell aláírnia
A belső munkatársakat az ügyfél előtt vagy után vonja be a folyamatba.
A dokumentum több felet is érint
Minden résztvevő megkapja a saját kihívását.
Nem világos, kinél akadt el a folyamat
Fiókjában megtekintheti az egyes aláírók státuszát.
Az illetékes személy megfeledkezett a dokumentumról
Küldj neki egy emlékeztető e-mailt.
Hogyan zajlik a szerződések jóváhagyásának és aláírásának folyamata?
Írjon alá üzleti szerződéseket elektronikusan, gyorsan és egyszerűen
| Opció | Szabványos e-mail-folyamat | OKdokument |
|---|---|---|
| A dokumentum több ember kezén is átmegy majd. | check_circle | check_circle |
| A pontos sorrend beállítása | close | check_circle |
| Egyedi kihívás mindenki számára | close | check_circle |
| Pontosan meghatározott aláírásmezők | close | check_circle |
| Folyamatállapot egy helyen | close | check_circle |
| Információ arról, hogy kit várnak | close | check_circle |
| Hozzászólás beküldése | close | check_circle |
| Több dokumentum egyetlen folyamatban | close | check_circle |
| Aláírás fiók nélkül | close | check_circle |
| Az események időrendje | close | check_circle |
| A dokumentum egyetlen végleges változata | close | check_circle |
| Aláírás mobileszközön vagy számítógépen keresztül | close | check_circle |
Mit jelent az elektronikus jóváhagyás az OKdokumentben?
Az OKdokument segít kezelni azt a folyamatot, amely során az elkészített dokumentum a kijelölt személyeken keresztül eljut a végső aláírásig. Beállíthatja az aláírókat és az aláírás sorrendjét, nyomon követheti a státuszt, valamint naplózhatja a folyamat előrehaladását.
Ki vehet részt a folyamatban?
Funkciók a felügyelt aláírási folyamathoz
Az értékesítési képviselő elkészítette a szerződést, de csak akkor küldheti el az ügyfélnek, miután a vezető aláírta azt
Az értékesítő feltölti a végleges szerződést, és első aláíróként megjelöli a vállalat vezetőjét. Az aláírást követően a dokumentum automatikusan továbbítódik az ügyfélnek.
Amennyiben az ügyfélnek több meghatalmazott képviselője is van, mindegyikük külön értesítést kap. Az értékesítő nyomon követheti az egyes személyek státuszát anélkül, hogy telefonhívásokkal vagy külön e-mailekkel kellene érdeklődnie a folyamat állásáról.
A folyamat lezárultával elérhetővé válik a végleges szerződés, valamint a teljes folyamattörténet.
Milyen dokumentumok esetében alkalmazható az ellenőrzött folyamat?
Kereskedelmi szerződések Keretmegállapodások Együttműködési megállapodások Kiegészítések Több aláírást igénylő megrendelések Árajánlatok belső jóváhagyással Titoktartási megállapodások Átvételi és átadási jegyzőkönyvek Több jogosult személyt érintő dokumentumok
Magánszemélyek és értékesítési csapatok számára
Az egyes értékesítők saját maguk kezelhetik dokumentumaikat és ügyfeleiket. A csapatcsomag keretében az értékesítő csapat minden tagja saját Prémium fiókot használ, miközben a felhasználók kezelését egy adminisztrátor végzi.
A csapatcsomag tartalma:
- 5 prémium fiók,
- felhasználókezelés,
- egyedi logó és színek,
- átirányítás a bejegyzés aláírása után,
szabványosított dokumentum-munkafolyamat.
Gyakran ismételt kérdések
Az OKdokument az előkészített dokumentum aláírásának folyamatára összpontosít. A szerződés tartalmát a feltöltés előtt véglegesen jóvá kell hagyni.
Igen. Ön határozza meg, ki írja alá először a dokumentumot, és ki következik utána.
Igen. Egyetlen folyamatba bevonhat mind belső, mind külső aláírókat.
Fiókjában megtekintheti az egyes aláírók aktuális állapotát.
Igen. A rendszerből közvetlenül is elküldheti az emlékeztetőt egy adott személynek.
Nem. Az e-mailben küldött linken keresztül fogják megnyitni és aláírni a dokumentumot.
Igen. Hozzáférhet a dokumentum aláírási előzményeihez.