Elektroniczne zatwierdzanie umów wewnątrz firmy
Określ, kto musi zatwierdzić lub podpisać przygotowaną umowę oraz w jakiej kolejności. Na każdym etapie widać, kto jest następny w kolejce, a gotowy dokument zostaje zapisany wraz z historią procesu.
- wiele stron wewnętrznych i zewnętrznych
- konfiguracja kolejności podpisywania
- status procesu w jednym miejscu
Umowa jest gotowa. Teraz musi przejść przez procedury firmowe
Przed wysłaniem do klienta umowa może wymagać podpisu kierownika sprzedaży, kierownika lub innej upoważnionej osoby. Następnie wymaga potwierdzenia ze strony klienta, a czasami również dodatkowego przedstawiciela firmy.
W standardowym obiegu pracy dokument jest przesyłany między różnymi skrzynkami e-mail. Sprzedawca musi następnie dowiedzieć się, kto już podpisał umowę, kto ma ją aktualnie otwartą i gdzie proces się zatrzymał.
Dzięki OKdokument dodajesz niezbędne osoby do jednego procesu, definiujesz kolejność podpisywania i śledzisz status dokumentu w czasie rzeczywistym.
Umowa musi zostać podpisana przez kierownika lub osobę na stanowisku kierowniczym
Włączasz pracowników wewnętrznych do procesu albo przed klientem, albo po nim.
W dokument zaangażowanych jest wiele stron
Każdy uczestnik otrzyma własne wyzwanie.
Nie jest jasne, na kim utknął ten proces
Status poszczególnych sygnatariuszy możesz sprawdzić na swoim koncie.
Osoba odpowiedzialna zapomniała o dokumencie
Wyślij jej e-mail z przypomnieniem.
Jak przebiega proces zatwierdzania i podpisywania umowy
Szybko i łatwo podpisuj umowy biznesowe elektronicznie
| Opcja | Standardowa procedura obsługi poczty elektronicznej | OKdokument |
|---|---|---|
| Dokument przejdzie przez ręce kilku osób. | check_circle | check_circle |
| Ustalanie dokładnej kolejności | close | check_circle |
| Wyjątkowe wyzwanie dla każdej osoby | close | check_circle |
| Precyzyjnie zdefiniowane pola podpisu | close | check_circle |
| Status procesu w jednym miejscu | close | check_circle |
| Informacja o tym, na kogo się oczekuje | close | check_circle |
| Przesyłanie komentarza | close | check_circle |
| Wiele dokumentów w jednym procesie | close | check_circle |
| Podpis bez konta | close | check_circle |
| Chronologia wydarzeń | close | check_circle |
| Ostateczna wersja dokumentu | close | check_circle |
| Podpisywanie za pomocą urządzenia mobilnego lub komputera | close | check_circle |
Co oznacza elektroniczne zatwierdzanie w OKdokument
OKdokument pomaga zarządzać procesem, w którym przygotowany dokument trafia do wskazanych osób w celu złożenia ostatecznego podpisu. Można konfigurować listę osób podpisujących oraz kolejność składania podpisów, a także śledzić status i rejestrować przebieg procesu.
Kto może wziąć udział w procesie
Funkcje procesu podpisywania zarządzanego
Przedstawiciel handlowy przygotował umowę, ale może ją wysłać do klienta dopiero po tym, jak podpisze ją osoba na stanowisku kierowniczym
Sprzedawca przesyła ostateczną wersję umowy i wskazuje przedstawiciela kierownictwa firmy jako pierwszą osobę podpisującą. Po złożeniu przez niego podpisu dokument jest automatycznie przekazywany klientowi.
Jeśli klient posiada kilku upoważnionych przedstawicieli, każdy z nich otrzymuje indywidualne powiadomienie. Sprzedawca może na bieżąco śledzić status dla każdej z tych osób, bez konieczności sprawdzania postępów drogą telefoniczną czy poprzez oddzielne wiadomości e-mail.
Po zakończeniu procesu dostępna jest finalna wersja umowy wraz z pełną historią przebiegu procedury.
Dla jakich dokumentów odpowiedni jest proces kontrolowany?
Umowy handlowe Umowy ramowe Umowy o współpracy Uzupełnienia Zamówienia wymagające wielu podpisów Wyceny z wewnętrznym potwierdzeniem Umowy o zachowaniu poufności Protokoły odbioru i przekazania Dokumenty z wieloma osobami upoważnionymi
Dla osób indywidualnych i zespołów sprzedaży
Każdy sprzedawca może samodzielnie zarządzać swoimi dokumentami i klientami. W ramach pakietu zespołowego każdy członek zespołu sprzedaży korzysta z własnego konta Premium, a administratorem użytkowników jest wyznaczona osoba.
Pakiet zespołowy obejmuje:
- 5 kont Premium,
- zarządzanie użytkownikami,
- własne logo i kolorystyka,
- przekierowanie po podpisaniu dokumentu,
standaryzowany obieg dokumentów.
Często zadawane pytania
OKdokument koncentruje się na procesie podpisywania przygotowanego dokumentu. Treść umowy powinna zostać ostatecznie zatwierdzona przed jej wgraniem.
Tak. To Ty decydujesz, kto podpisuje dokument jako pierwszy, a kto kolejny.
Tak. W ramach jednego procesu można uwzględnić zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych sygnatariuszy.
Na swoim koncie możesz sprawdzić bieżący status każdego sygnatariusza.
Tak. Możesz wysłać przypomnienie do konkretnej osoby bezpośrednio z systemu.
Nie. Otworzą dokument i podpiszą go za pośrednictwem linku przesłanego w wiadomości e-mail.
Tak. Masz dostęp do historii podpisywania dokumentu.