Elektronické schvalování smluv ve firmě
Nastavte, kdo má připravenou smlouvu potvrdit nebo podepsat a v jakém pořadí. V každém kroku vidíte, na koho se čeká, a finální dokument zůstává uložen spolu s historií procesu.
- více interních i externích osob
- nastavení pořadí podepisujících
- stav procesu na jednom místě
Smlouva je připravena. Nyní musí projít firmou.
Před odesláním klientovi může smlouva čekat na podpis obchodního manažera, jednatele nebo jiné oprávněné osoby. Následně ji musí potvrdit klient a někdy i další zástupce jeho firmy.
Při běžném postupu se dokument posílá mezi více e-mailovými schránkami. Obchodník pak zjišťuje, kdo už podepsal, kdo má smlouvu právě otevřenou a na kom se proces zastavil.
S OKdokumentem přidáte potřebné osoby do jednoho procesu, nastavíte jejich pořadí a průběžně sledujete stav dokumentu.
Smlouvu musí podepsat manažer nebo jednatel
Interní osoby zařadíte do procesu před klientem nebo po něm.
Na dokumentu se podílí více stran
Každý účastník obdrží vlastní výzvu.
Není jasné, na kom se proces zastavil
Stav jednotlivých podepisujících vidíte v účtu.
Odpovědná osoba na dokument zapomněla
Odešlete jí e-mailovou připomínku.
Jak probíhá schvalování a podepisování smlouvy
Elektronický podpis obchodních smluv snadno a rychle
| Možnost | Běžný e-mailový proces | OKdokument |
|---|---|---|
| Dokument projde více osobami | check_circle | check_circle |
| Nastavení přesného pořadí | close | check_circle |
| Vlastní výzva pro každou osobu | close | check_circle |
| Přesně určená podpisová pole | close | check_circle |
| Stav procesu na jednom místě | close | check_circle |
| Informace, na koho se čeká | close | check_circle |
| Odeslání připomínky | close | check_circle |
| Více dokumentů v jednom procesu | close | check_circle |
| Podpis bez účtu | close | check_circle |
| Historie průběhu | close | check_circle |
| Jedna finální verze dokumentu | close | check_circle |
| Podpis přes mobil nebo počítač | close | check_circle |
Co elektronické schvalování v OKdokumentu znamená
OKdokument pomáhá řídit proces, ve kterém připravený dokument přechází přes určené osoby až k finálnímu podpisu. Můžete nastavit podepisující, jejich pořadí, sledovat stav a evidovat průběh procesu.
Kdo může být součástí procesu
Funkce pro řízený podpisový proces
Obchodník připravil smlouvu, ale klientovi ji může poslat až po podpisu jednatele
Obchodník nahraje finální smlouvu a jako prvního podepisujícího přidá jednatele firmy. Po jeho podpisu se dokument automaticky posune klientovi.
Pokud má klient více oprávněných zástupců, každý obdrží vlastní výzvu. Obchodník vidí stav jednotlivých osob a nemusí zjišťovat průběh přes telefonáty nebo samostatné e-maily.
Po dokončení je k dispozici jedna finální smlouva spolu s historií celého procesu.
Pro jaké dokumenty se řízený proces hodí
Rámcové smlouvy Obchodní smlouvy Dohody o spolupráci Dodatky Objednávky vyžadující více podpisů Cenové nabídky s interním potvrzením Dohody o mlčenlivosti Akceptační a přebírací protokoly Dokumenty s více oprávněnými osobami
Pro jednotlivce i obchodní tým
Jeden obchodník může spravovat vlastní dokumenty a klienty. U týmového balíku může každý člen obchodního týmu pracovat ve vlastním Premium účtu a administrátor spravuje uživatele.
Týmový balíček obsahuje:
- 5 Premium účtů,
- správu uživatelů,
- vlastní logo a barvy,
- přesměrování po podpisu,
- jednotný způsob práce s dokumenty.
Nejčastější dotazy
OKdokument je zaměřen na proces podepisování připraveného dokumentu. Obsah smlouvy by měl být před nahráním finálně odsouhlasen.
Ano. Určíte, kdo má dokument podepsat jako první a kdo následuje.
Ano. Do jednoho procesu můžete zařadit interní i externí podepisující.
V účtu vidíte aktuální stav každého podepisujícího.
Ano. Připomínku odešlete konkrétní osobě přímo ze systému.
Ne. Dokument otevře a podepíše přes odkaz doručený e-mailem.
Ano. U dokumentu máte k dispozici historii průběhu podepisování.