Elektronický podpis pre cestovné kancelárie

Zmluvy o zájazde, dodatky a ďalšie dokumenty odošlete klientom elektronicky. Podpíšu ich cez mobil alebo počítač bez tlače, skenovania a vytvárania účtu.

Vyskúšať zadarmo

  • Bez platobných údajov
  • Bez inštalácie
  • 14 dní zadarmo

Podpisovanie zmlúv o zájazde online

Klient si vybral zájazd, termín aj ubytovanie. Namiesto ďalšej návštevy pobočky mu môžete pripravenú zmluvu odoslať na elektronický podpis.

counter_1

Cestovná kancelária pripraví zmluvu

Nahrá zmluvu o zájazde a súvisiace dokumenty.

counter_2

Zadá e-mail klienta

Klient dostane odkaz na dokumenty.

counter_3

Klient zmluvu otvorí a podpíše

Cez mobil, tablet alebo počítač, bez vytvárania účtu.

counter_4

Cestovná kancelária vidí aktuálny stav

Vie, čo už klient podpísal a ktoré dokumenty ešte čakajú na vybavenie.

Zmluva, podmienky aj pokyny v jednom procese

Pri predaji zájazdu klient často nedostáva iba jeden dokument. Spolu so zmluvou mu potrebujete odovzdať ďalšie informácie a prílohy.

Do jednej obálky môžete vložiť:

  • zmluvu alebo dodatok určený na podpis,
  • dokumenty určené iba na prečítanie,
  • všeobecné zmluvné podmienky,
  • program alebo itinerár,
  • informácie k poisteniu,
  • organizačné pokyny,
  • ďalšie prílohy k zájazdu.

Klient tak dostane súvisiace dokumenty spolu a vy nemusíte každý súbor posielať a kontrolovať samostatne.

Pre koho je OKdokument vhodný

Cestovné kancelárie

Zmluvu o zájazde môžete klientovi odoslať elektronicky bez ohľadu na to, či si zájazd vybral na pobočke, telefonicky alebo na diaľku.

Typické dokumenty:

  • zmluva o zájazde,
  • dodatky k zmluve,
  • potvrdenia,
  • všeobecné zmluvné podmienky,
  • informačné dokumenty,
  • pokyny k zájazdu,
  • súhlasy a ďalšie prílohy.

 


Cestovné agentúry

Pri sprostredkovaní zájazdov môžete elektronicky pracovať s dokumentmi klienta bez tlačenia a následného skenovania podpísaných kópií.

Typické dokumenty:

  • objednávky,
  • dokumenty súvisiace so sprostredkovaním,
  • súhlasy,
  • potvrdenia,
  • informačné dokumenty,
  • dokumenty určené na prečítanie.

Pri sprostredkovaní zájazdu sa zmluva uzatvára v mene cestovnej kancelárie, pre ktorú agentúra zájazd predáva.

 

 

Firemné a skupinové zájazdy

Pri zájazde pre firmu alebo väčšiu skupinu môže dokumentmi prechádzať viac osôb. Objednávateľ, oprávnený zástupca firmy či cestovná kancelária môžu byť súčasťou jedného podpisového procesu.

Typické dokumenty:

  • zmluva o zájazde,
  • objednávka,
  • dodatky,
  • dokumenty k skupine,
  • organizačné podklady,
  • prílohy a informačné dokumenty.

Viac podpisujúcich v jednom procese

Nie každú zmluvu vybavujete iba s jednou osobou. Pri skupinových alebo firemných zájazdoch môže byť potrebné zapojiť do procesu viac podpisujúcich.

cestovná kancelária pripraví dokument → klient alebo firma podpíše → ďalšia určená osoba doplní podpis

Ak je to potrebné, môžete nastaviť aj poradie podpisujúcich.

Každý podpisuje zo svojho zariadenia a nemusí byť na rovnakom mieste ako ostatní.

Menej naháňania klientov pred odchodom

Pri zájazde je termín jasný. Ak dokument stále čaká na podpis, potrebujete o tom vedieť skôr, než sa začne blížiť odchod.

V OKdokumente vidíte:

  • ktoré dokumenty sú už podpísané,
  • ktoré ešte čakajú na reakciu,
  • komu môžete poslať pripomienku,
  • históriu podpisového procesu,
  • prípadnú exspiráciu obálky.

Namiesto dohľadávania e-mailov tak máte stav podpisovania na jednom mieste. Funkcie sledovania stavu, pripomienok a histórie sú súčasťou aktuálne komunikovaných možností OKdokumentu.

Dokumenty si môžete rozdeliť podľa zájazdov

Pomocou kategórií si môžete dokumenty rozdeliť napríklad podľa:

  • destinácie,
  • termínu odchodu,
  • konkrétneho zájazdu,
  • sezóny,
  • pobočky,
  • skupiny alebo klienta.

Pri väčšom počte rezervácií tak nemusíte hľadať dokumenty iba podľa názvu alebo e-mailu klienta.

Elektronické podpisovanie pre celý tím

Ak zmluvy pripravuje viac predajcov alebo pobočiek, každý môže pracovať vo vlastnom účte.

Tímový balík obsahuje 5 Premium účtov a administrátor môže spravovať používateľov a ich prístupy.

Vhodné napríklad pre:

  • predajcov zájazdov,
  • pracovníkov pobočiek,
  • rezervačné oddelenie,
  • firemný predaj,
  • back office,
  • pracovníkov, ktorí pripravujú klientsku dokumentáciu.

Podpisovací proces si môžete prispôsobiť logom a farbami cestovnej kancelárie.

Notifikácie v jazyku klienta

Pri cestovaní nemusí byť každý klient slovensky hovoriaci. OKdokument umožňuje zvoliť jazyk notifikácií, ktoré podpisujúci dostane. Vybrať si môžete zo slovenčiny, češtiny a angličtiny.

Samotný dokument zostáva v jazyku, v ktorom ho pripravíte. Jazyk notifikácie môžete nastaviť samostatne.

Zmluvy o zájazde môžete podpisovať elektronicky už dnes

Vyskúšať zadarmo

Aké dokumenty môžu cestovné kancelárie riešiť cez OKdokument?

Zmluva o zájazde Dodatok k zmluve Objednávka Potvrdenie Všeobecné zmluvné podmienky Súhlas so spracovaním osobných údajov Dokumenty k poisteniu Program a itinerár Pokyny pred cestou Dokumenty k skupinovému zájazdu Ďalšie prílohy k rezervácii

Funkcionality

outgoing_mail

Vyžiadanie podpisu e-mailom

Klient otvorí dokument z odkazu v e-maile a nepotrebuje vlastný účet.

mail

Obálky

Zmluvu a ďalšie dokumenty k zájazdu spojíte do jedného procesu.

description

Dokumenty na podpis aj prečítanie

Zmluvu môže klient podpísať, podmienky alebo pokyny si iba prečítať.

groups_3

Viac podpisujúcich

Do jedného procesu môžete zaradiť klienta, firmu alebo ďalšie určené osoby.

checklist

Prehľad stavu

Vidíte, ktoré dokumenty sú vybavené a na koho sa ešte čaká.

chat

Pripomienky

Ak klient dokument ešte nepodpísal, môžete mu podpis pripomenúť.

folder_open

Kategorizácia

Dokumenty si rozdelíte podľa zájazdov, termínov, pobočiek alebo vlastných pravidiel.

language

Multijazyčné notifikácie

Notifikácie môžete klientovi odosielať vo vybranom jazyku.

Zobraziť všetky funkcionality

Papier vs. elektronický proces

Možnosť Bežný proces OKdokument
Podpis dokumentu check_circle check_circle
Odoslanie zmluvy klientovi na diaľku close check_circle
Podpis cez mobil alebo počítač close check_circle
Bez tlače a skenovania close check_circle
Viac dokumentov v jednom procese check_circle check_circle
Dokumenty iba na prečítanie check_circle check_circle
Viac podpisujúcich check_circle check_circle
Sledovanie stavu close check_circle
E-mailové pripomienky close check_circle
Rozdelenie podľa zájazdov alebo termínov close check_circle
História podpisového procesu close check_circle
Multijazyčné notifikácie close check_circle

Vyskúšať zadarmo

Rôzne typy podpisu podľa dokumentu

OKdokument podporuje zdokonalený elektronický podpis (AES) aj kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Elektronické podpisovanie pre cestovné kancelárie

Či dokumenty spracúva jeden človek alebo celý administratívny tím, môžete si vybrať balík podľa spôsobu používania.

Pozrieť cenník

Časté otázky

Nie. Klient otvorí dokument cez odkaz doručený e-mailom a môže ho podpísať bez vytvorenia účtu.

Áno. Jedna obálka môže obsahovať dokumenty na podpis, dokumenty určené iba na prečítanie aj ďalšie prílohy.

Áno. Dokument možno otvoriť a podpísať cez mobil, tablet alebo počítač.

Áno. Do jedného procesu môžete pridať viac podpisujúcich a podľa potreby nastaviť ich poradie.

V OKdokumente vidíte aktuálny stav dokumentu. Ak klient ešte nereagoval, môžete mu odoslať e-mailovú pripomienku.

Áno. Pomocou kategórií si môžete dokumenty organizovať podľa destinácie, termínu, pobočky, zájazdu alebo vlastných pravidiel.

Áno. Jazyk notifikácie pre podpisujúceho môžete zvoliť samostatne. Aktuálne sú k dispozícii slovenčina, čeština a angličtina.