Podpis elektroniczny dla biur podróży

Wysyłaj klientom umowy dotyczące wycieczek, aneksy i inne dokumenty drogą elektroniczną. Mogą je podpisywać na urządzeniu mobilnym lub komputerze – bez konieczności drukowania, skanowania czy zakładania konta.

Wypróbuj za darmo

  • Nie wymagamy danych do płatności
  • Nie wymaga instalacji
  • 14 dni za darmo

Podpisywanie umów na trasy koncertowe online

Klient wybrał wycieczkę, terminy oraz zakwaterowanie. Zamiast kolejnej wizyty w oddziale, możesz przesłać mu przygotowaną umowę do podpisu elektronicznego.

counter_1

Biuro podróży przygotuje umowę.

Prześlą umowę o imprezę turystyczną oraz powiązane dokumenty.

counter_2

Wprowadza adres e-mail klienta

Klient otrzymuje link do dokumentów.

counter_3

Klient otwiera i podpisuje umowę.

Za pośrednictwem telefonu komórkowego, tabletu lub komputera, bez konieczności zakładania konta.

counter_4

Biuro podróży dostrzega obecną sytuację.

System wie, co klient już podpisał, a które dokumenty wciąż oczekują na przetworzenie.

Umowa, warunki i instrukcje w ramach jednego procesu

Podczas sprzedaży wycieczki klient często otrzymuje coś więcej niż tylko jeden dokument. Oprócz umowy należy przekazać mu dodatkowe informacje i załączniki.

W jednej kopercie można umieścić następujące elementy:

 

  • umowa lub aneks do podpisania,
  • dokumenty tylko do odczytu,
  • ogólne warunki,
  • program lub plan podróży,
  • informacje dotyczące ubezpieczenia,
  • instrukcje organizacyjne,
  • inne załączniki związane z wyjazdem.

W ten sposób klient otrzymuje powiązane dokumenty razem, a Ty nie musisz wysyłać ani sprawdzać każdego pliku z osobna.

Dla kogo przeznaczony jest OKdokument?

Biura podróży

Umowę dotyczącą wyjazdu możesz przesłać klientowi drogą elektroniczną, niezależnie od tego, czy wybrał on ofertę w oddziale, telefonicznie czy zdalnie.

Typowe dokumenty:

  • umowa o imprezę turystyczną,
  • aneksy do umowy,
  • potwierdzenia,
  • ogólne warunki uczestnictwa,
  • dokumenty informacyjne,
  • informacje organizacyjne,
  • zgody i inne załączniki.

 

Biura podróży

Podczas organizacji wycieczek możesz obsługiwać dokumenty klientów drogą elektroniczną, bez konieczności ich drukowania i późniejszego skanowania podpisanych egzemplarzy.

Typowe dokumenty:

  • zamówienia,
  • dokumenty związane z pośrednictwem,
  • potwierdzenia,
  • dokumenty informacyjne,
  • dokumenty przeznaczone do zapoznania się z nimi.

Przy organizacji wycieczki umowa zawierana jest w imieniu organizatora turystyki, na rzecz którego biuro podróży dokonuje sprzedaży.

 

 

Wyjazdy firmowe i grupowe

W przypadku wyjazdu organizowanego dla firmy lub dużej grupy w proces obiegu dokumentów może być zaangażowanych wiele osób. Klient, upoważniony przedstawiciel firmy oraz biuro podróży mogą brać udział w tym samym procesie składania podpisów.

Typowe dokumenty:

  • umowa o imprezę turystyczną,
  • zamówienie,
  • zmiany,
  • dokumentacja grupowa,
  • materiały organizacyjne,
  • załączniki i dokumenty informacyjne.

Wielu sygnatariuszy w jednym procesie

Umowa nie zawsze dotyczy tylko jednej osoby. W przypadku wyjazdów grupowych lub firmowych konieczne może być zaangażowanie w proces kilku osób uprawnionych do podpisu.

biuro podróży przygotowuje dokument → klient lub firma składa podpis → kolejna wyznaczona osoba składa swój podpis

W razie potrzeby można również ustalić kolejność składania podpisów.

Każda osoba podpisuje dokument na własnym urządzeniu i nie musi przebywać w tym samym miejscu co pozostali.

Mniej uganiania się za klientami przed odejściem

Termin wyjazdu jest ustalony. Jeśli jakiś dokument wciąż oczekuje na podpis, musisz o tym wiedzieć, zanim nadejdzie data wyjazdu.

W OKdokument możesz zobaczyć:

  • które dokumenty zostały już podpisane,
  • które wciąż oczekują na odpowiedź,
  • komu można wysłać przypomnienie,
  • historię procesu podpisywania,
  • oraz ewentualny termin wygaśnięcia koperty.

Zamiast przeszukiwać wiadomości e-mail, masz status podpisywania dostępny w jednym miejscu. Śledzenie statusu, przypomnienia oraz funkcje historii to elementy obecnie promowanych możliwości platformy OKdokument.

Możesz uporządkować dokumenty według wycieczki.

Możesz używać kategorii do porządkowania dokumentów, na przykład według:

  • miejsce docelowe,
  • data wyjazdu,
  • konkretna wycieczka,
  • sezon,
  • oddział,
  • grupa lub klient.

Dzięki dużej liczbie rezerwacji nie musisz zatem szukać dokumentów wyłącznie według nazwiska klienta lub adresu e-mail.

Podpisywanie elektroniczne dla całego zespołu

Jeśli umowy przygotowuje wielu sprzedawców lub oddziałów, każdy z nich może pracować na własnym koncie.

Pakiet Team obejmuje 5 kont Premium, a administrator może zarządzać użytkownikami i ich uprawnieniami.

Rozwiązanie odpowiednie na przykład dla:

  • personel sprzedaży wycieczek,
  • pracownicy oddziału,
  • dział rezerwacji,
  • dział sprzedaży korporacyjnej,
  • zaplecze administracyjne (back office),
  • pracownicy przygotowujący dokumentację dla klientów.

Możesz dostosować proces podpisywania, wykorzystując logo i kolorystykę biura podróży.

Powiadomienia w języku klienta

Podczas podróży nie każdy klient musi posługiwać się językiem słowackim. OKdokument umożliwia wybór języka powiadomień otrzymywanych przez osobę podpisującą dokument. Do wyboru są języki: słowacki, czeski i angielski.

Sam dokument pozostaje w języku, w którym go przygotowujesz. Język powiadomień możesz ustawić oddzielnie.

Umowy o imprezę turystyczną możesz podpisywać elektronicznie już dziś

Wypróbuj za darmo

Jakie dokumenty biura podróży mogą obsługiwać za pośrednictwem OKdokument?

Umowa o imprezę turystyczną Aneks do umowy Zamówienie Potwierdzenie Ogólne warunki Zgoda na przetwarzanie danych osobowych Dokumenty ubezpieczeniowe Program i plan podróży Wskazówki przed podróżą Dokumenty dotyczące wycieczki grupowej Dodatkowe załączniki do rezerwacji

Funkcjonalność

outgoing_mail

Prośba o podpis drogą mailową

Klient otwiera dokument za pomocą linku w wiadomości e-mail i nie potrzebuje własnego konta.

mail

Koperty

Połączysz umowę oraz inne dokumenty związane z trasą w jeden proces.

description

Dokumenty do podpisu i weryfikacji

Klient może podpisać umowę albo po prostu zapoznać się z warunkami lub instrukcjami.

groups_3

Więcej sygnatariuszy

W ramach jednego procesu można uwzględnić klienta, firmę lub inne wskazane osoby.

checklist

Przegląd statusu

Możesz sprawdzić, które dokumenty zostały przetworzone, a których przetwarzanie jeszcze trwa.

chat

Uwagi

Jeśli klient jeszcze nie podpisał dokumentu, możesz wysłać mu przypomnienie o konieczności jego podpisania.

folder_open

Kategoryzacja

Możesz porządkować dokumenty według tras, dat, oddziałów lub własnych zasad.

language

Powiadomienia wielojęzyczne

Możesz wysyłać powiadomienia do klienta w wybranym języku.

Pokaż wszystkie funkcje

Proces papierowy a elektroniczny

Opcja Standardowy proces OKdokument
Podpisanie dokumentu check_circle check_circle
Przesłanie umowy do klienta zdalnie close check_circle
Podpisywanie za pomocą urządzenia mobilnego lub komputera close check_circle
Bez drukowania i skanowania close check_circle
Wiele dokumentów w jednym procesie check_circle check_circle
Dokumenty tylko do odczytu check_circle check_circle
Więcej sygnatariuszy check_circle check_circle
Monitorowanie stanu close check_circle
Przypomnienia e-mailowe close check_circle
Kategoryzacja według trasy lub daty close check_circle
Historia procesu podpisywania close check_circle
Powiadomienia wielojęzyczne close check_circle

Wypróbuj za darmo

Różne rodzaje podpisów w zależności od dokumentu

OKdokument obsługuje zarówno zaawansowany podpis elektroniczny (AES), jak i kwalifikowany podpis elektroniczny (QES).

Podpisywanie elektroniczne dla biur podróży

Niezależnie od tego, czy dokumenty są przetwarzane przez jedną osobę, czy przez cały zespół administracyjny, możesz wybrać pakiet dostosowany do Twoich potrzeb.

Zobacz cennik

Często zadawane pytania

Nie. Klient otwiera dokument za pomocą linku przesłanego e-mailem i może go podpisać bez zakładania konta.

Tak. W jednej kopercie mogą znajdować się dokumenty do podpisu, dokumenty przeznaczone wyłącznie do wglądu oraz inne załączniki.

Tak. Dokument można otworzyć i podpisać za pomocą telefonu komórkowego, tabletu lub komputera.

Tak. Do pojedynczego procesu można dodać wielu sygnatariuszy i ustalić ich kolejność według własnych potrzeb.

W systemie OKdokument możesz sprawdzić bieżący status dokumentu. Jeśli klient jeszcze nie odpowiedział, możesz wysłać mu przypomnienie e-mailowe.

Tak. Możesz używać kategorii do porządkowania dokumentów według miejsca docelowego, daty, oddziału, wycieczki lub własnych kryteriów.

Tak. Język powiadomień dla osoby podpisującej można wybrać oddzielnie. Obecnie dostępne są języki: słowacki, czeski i angielski.