Elektronický podpis pro cestovní kanceláře

Smlouvy o zájezdu, dodatky a další dokumenty odešlete klientům elektronicky. Podepíší je přes mobil nebo počítač bez tisku, skenování a vytváření účtu.

Vyzkoušet zdarma

  • Bez platebních údajů
  • Bez instalace
  • 14 dní zdarma

Podepisování smluv o zájezdu online

Klient si vybral zájezd, termín i ubytování. Namísto další návštěvy pobočky mu můžete připravenou smlouvu odeslat na elektronický podpis.

counter_1

Cestovní kancelář připraví smlouvu

Nahraje smlouvu o zájezdu a související dokumenty.

counter_2

Zadá e-mail klienta

Klient obdrží odkaz na dokumenty.

counter_3

Klient smlouvu otevře a podepíše

Přes mobil, tablet nebo počítač, bez vytváření účtu.

counter_4

Cestovní kancelář vidí aktuální stav

Ví, co již klient podepsal a které dokumenty ještě čekají na vyřízení.

Smlouva, podmínky i pokyny v jednom procesu

Při prodeji zájezdu klient často nedostává jen jeden dokument. Spolu se smlouvou mu potřebujete předat další informace a přílohy.

Do jedné obálky můžete vložit:

  • smlouvu nebo dodatek určený k podpisu,

  • dokumenty určené pouze k přečtení,

  • všeobecné smluvní podmínky,

  • program nebo itinerář,

  • informace k pojištění,

  • organizační pokyny,

  • další přílohy k zájezdu.

 

Klient tak obdrží související dokumenty spolu a vy nemusíte každý soubor posílat a kontrolovat samostatně.

Pro koho je OKdokument vhodný

Cestovní kanceláře

Smlouvu o zájezdu můžete klientovi odeslat elektronicky bez ohledu na to, zda si zájezd vybral na pobočce, telefonicky nebo na dálku.

Typické dokumenty:

  • smlouva o zájezdu,
  • dodatky ke smlouvě,
  • potvrzení,
  • všeobecné smluvní podmínky,
  • informační dokumenty,
  • pokyny k zájezdu,
  • souhlasy a další přílohy.

 

Cestovní agentury

Při zprostředkování zájezdů můžete elektronicky pracovat s dokumenty klienta bez tisku a následného skenování podepsaných kopií.

Typické dokumenty:

  • objednávky,
  • dokumenty související se zprostředkováním,
  • souhlasy,
  • potvrzení,
  • informační dokumenty,
  • dokumenty určené k přečtení.

Při zprostředkování zájezdu se smlouva uzavírá jménem cestovní kanceláře, pro kterou agentura zájezd prodává.

 

 

Firemní a skupinové zájezdy

Při zájezdu pro firmu nebo větší skupinu může dokumenty procházet více osob. Objednatel, oprávněný zástupce firmy či cestovní kancelář mohou být součástí jednoho podpisového procesu.

Typické dokumenty:

  • smlouva o zájezdu,
  • objednávka,
  • dodatky,
  • dokumenty ke skupině,
  • organizační podklady,
  • přílohy a informační dokumenty.

Více podepisujících v jednom procesu

Ne každou smlouvu vyřizujete pouze s jednou osobou. U skupinových nebo firemních zájezdů může být nutné zapojit do procesu více podepisujících.

cestovní kancelář připraví dokument → klient nebo firma podepíše → další určená osoba doplní podpis

Pokud je to nutné, můžete nastavit i pořadí podepisujících.

Každý podepisuje ze svého zařízení a nemusí být na stejném místě jako ostatní.

 

Méně honění klientů před odjezdem

Při zájezdu je termín jasný. Pokud dokument stále čeká na podpis, potřebujete o tom vědět dříve, než se začne blížit odchod.

V OKdokumentu vidíte:

  • které dokumenty jsou již podepsány,
  • které ještě čekají na reakci,
  • komu můžete poslat připomínku,
  • historii podpisového procesu,
  • případnou expiraci obálky.

Namísto dohledávání e-mailů tak máte stav podepisování na jednom místě. Funkce sledování stavu, připomínek a historie jsou součástí aktuálně komunikovaných možností OKdokumentu.

Dokumenty si můžete rozdělit podle zájezdů

Pomocí kategorií si můžete dokumenty rozdělit například podle:

  • destinace,
  • termínu odjezdu,
  • konkrétního zájezdu,
  • sezóny,
  • pobočky,
  • skupiny nebo klienta.

Při větším počtu rezervací tak nemusíte hledat dokumenty pouze podle názvu nebo e-mailu klienta.

Elektronické podepisování pro celý tým

Pokud smlouvy připravuje více prodejců nebo poboček, každý může pracovat ve vlastním účtu.

Týmový balík obsahuje 5 Premium účtů a administrátor může spravovat uživatele a jejich přístupy.

Vhodné například pro:

  • prodejců zájezdů,
  • pracovníků poboček,
  • rezervační oddělení,
  • firemní prodej,
  • back office,
  • pracovníků, kteří připravují klientskou dokumentaci.

Podepisovací proces si můžete přizpůsobit logem a barvami cestovní kanceláře.

Notifikace v jazyce klienta

Při cestování nemusí být každý klient česky mluvící. OKdokument umožňuje zvolit jazyk notifikací, které podepisující obdrží. Vybrat si můžete z slovenštiny, češtiny a angličtiny.

Samotný dokument zůstává v jazyce, ve kterém jej připravíte. Jazyk oznámení můžete nastavit samostatně.

Smlouvy o zájezdu můžete podepisovat elektronicky již dnes

Vyzkoušet zdarma

Jaké dokumenty mohou cestovní kanceláře řešit přes OKdokument?

Smlouva o zájezdu Dodatek ke smlouvě Objednávka Potvrzení Všeobecné smluvní podmínky Souhlas se zpracováním osobních údajů Dokumenty k pojištění Program a itinerář Pokyny před cestou Dokumenty ke skupinovému zájezdu Další přílohy k rezervaci

Funkcionality

outgoing_mail

Vyžádání podpisu e-mailem

Klient otevře dokument z odkazu v e-mailu a nepotřebuje vlastní účet.

mail

Obálky

Smlouvu a další dokumenty k zájezdu spojíte do jednoho procesu.

description

Dokumenty k podpisu i přečtení

Smlouvu může klient podepsat, podmínky nebo pokyny si jen přečíst.

groups_3

Více podepisujících

Do jednoho procesu můžete zařadit klienta, firmu nebo další určené osoby.

checklist

Přehled stavu

Vidíte, které dokumenty jsou vybaveny a na koho se ještě čeká.

chat

Připomínky

Pokud klient dokument ještě nepodepsal, můžete mu podpis připomenout.

folder_open

Kategorizace

Dokumenty si rozdělíte podle zájezdů, termínů, poboček nebo vlastních pravidel.

language

Multijazyčné notifikace

Notifikace můžete klientovi odesílat ve vybraném jazyce.

Zobrazit všechny funkcionality

Papír vs. elektronický proces

Možnost Běžný proces OKdokument
Podpis dokumentu check_circle check_circle
Odoslanie zmluvy klientovi na diaľku close check_circle
Podpis přes mobil nebo počítač close check_circle
Bez tisku a skenování close check_circle
Více dokumentů v jednom procesu check_circle check_circle
Dokumenty pouze k přečtení check_circle check_circle
Více podepisujících check_circle check_circle
Sledování stavu close check_circle
E-mailové připomínky close check_circle
Rozdělení podle zájezdů nebo termínů close check_circle
Historie podpisového procesu close check_circle
Multijazyčné notifikace close check_circle

Vyzkoušet zdarma

Různé typy podpisu podle dokumentu

OKdokument podporuje zdokonalený elektronický podpis (AES) i kvalifikovaný elektronický podpis (QES).

Elektronické podepisování pro cestovní kanceláře

Zda dokumenty zpracovává jeden člověk nebo celý administrativní tým, můžete si vybrat balíček podle způsobu používání.

Ukázat ceník

Časté dotazy

Ne. Klient otevře dokument přes odkaz doručený e-mailem a může jej podepsat bez vytvoření účtu.

Ano. Jedna obálka může obsahovat dokumenty k podpisu, dokumenty určené pouze k přečtení i další přílohy.

Ano. Dokument lze otevřít a podepsat přes mobil, tablet nebo počítač.

Ano. Do jednoho procesu můžete přidat více podepisujících a podle potřeby nastavit jejich pořadí.

V OKdokumentu vidíte aktuální stav dokumentu. Pokud klient ještě nereagoval, můžete mu odeslat e-mailovou připomínku.

Ano. Pomocí kategorií si můžete dokumenty organizovat podle destinace, termínu, pobočky, zájezdu nebo vlastních pravidel.

Ano. Jazyk oznámení pro podepisujícího můžete zvolit samostatně. Aktuálně jsou k dispozici slovenština, čeština a angličtina.