Elektronikus aláírás utazási irodák számára

Küldje el az utazási szerződéseket, módosításokat és egyéb dokumentumokat elektronikusan az ügyfeleknek. Ők mobiltelefonon vagy számítógépen is aláírhatják azokat – nyomtatás, szkennelés vagy fiók létrehozása nélkül.

Próbálja ki ingyen

  • Nem szükséges fizetési adatokat megadni
  • Nem igényel telepítést
  • 14 napig ingyenes

Turnészerződések online aláírása

Az ügyfél kiválasztotta a túrát, az időpontokat és a szállást. Ahelyett, hogy ismét felkeresnék az irodát, elküldheti nekik az előkészített szerződést elektronikus aláírásra.

counter_1

Az utazási iroda elkészíti a szerződést

Feltöltik a szervezett utazási szerződést és a kapcsolódó dokumentumokat.

counter_2

Megadja az ügyfél e-mail-címét

Az ügyfél megkapja a dokumentumokra mutató linket.

counter_3

Az ügyfél megnyitja és aláírja a szerződést

Mobilról, táblagépről vagy számítógépről, fiók létrehozása nélkül.

counter_4

Az utazási iroda látja a jelenlegi helyzetet

Tudja, mit írt már alá az ügyfél, és mely dokumentumok várnak még feldolgozásra.

Szerződés, feltételek és utasítások egyetlen folyamatban

Utazás értékesítésekor az ügyfél gyakran nem csupán egyetlen dokumentumot kap. A szerződés mellett további információkat és mellékleteket is át kell adnia számára.

Egyetlen borítékban elhelyezheti a következőket:

  • aláírandó szerződés vagy módosítás,
  • csak olvasható dokumentumok,
  • általános szerződési feltételek,
  • program vagy útiterv,
  • biztosítási információk,
  • szervezési utasítások,
  • egyéb, az utazással kapcsolatos mellékletek.

Így az ügyfél egyben kapja meg a kapcsolódó dokumentumokat, Önnek pedig nem kell minden egyes fájlt külön elküldenie és ellenőriznie.

Kinek ajánlott az OKdokument?

Utazási irodák

Az utazási szerződést elektronikusan is elküldheti az ügyfélnek, függetlenül attól, hogy az utazást irodában, telefonon vagy távolról választotta ki.

Tipikus dokumentumok:

  • utazási csomagra vonatkozó szerződés,
  • szerződésmódosítások,
  • visszaigazolások,
  • általános szerződési feltételek,
  • tájékoztató dokumentumok,
  • utazási tudnivalók,
  • hozzájárulások és egyéb mellékletek.

 

Utazási irodák

Az utazások szervezésekor elektronikusan kezelheti az ügyféldokumentumokat, így nincs szükség nyomtatásra, sem az aláírt példányok utólagos szkennelésére.

Tipikus dokumentumok:

  • megbízások,
  • közvetítéssel kapcsolatos dokumentumok,
  • hozzájárulások,
  • visszaigazolások,
  • tájékoztató dokumentumok,
  • olvasásra szánt dokumentumok.

Utazás szervezésekor a szerződés annak az utazásszervezőnek a nevében jön létre, akinek a javára az ügynökség az utazást értékesíti.

 

Vállalati és csoportos túrák

Cég vagy nagyobb csoport számára szervezett utazás esetén a dokumentumok kezelésében több személy is részt vehet. Az ügyfél, a cég meghatalmazott képviselője és az utazási iroda egyaránt részese lehet ugyanannak az aláírási folyamatnak.

Tipikus dokumentumok:

  • utazási csomagra vonatkozó szerződés,
  • megrendelés,
  • módosítások,
  • csoportdokumentumok,
  • szervezési anyagok,
  • mellékletek és tájékoztató dokumentumok.

Több aláíró egyetlen folyamatban

A szerződéskötés nem mindig csak egyetlen személlyel történik. Csoportos vagy vállalati utak esetén szükség lehet arra, hogy a folyamatba több aláírót is bevonjanak.

az utazási iroda elkészíti a dokumentumot → az ügyfél vagy a vállalat aláírja → egy másik kijelölt személy is aláírja

Szükség esetén az aláírók sorrendje is meghatározható.

Az érintettek saját eszközükről írják alá a dokumentumot, így nem szükséges, hogy ugyanazon a helyszínen tartózkodjanak.

Kevesebb ügyfélhajszolás távozás előtt

Az utazás időpontja rögzített. Ha még aláírásra vár egy dokumentum, arról az indulás előtt tudnia kell.

Az OKdokumentben láthatja:

  • mely dokumentumokat írták már alá,
  • melyek várnak még válaszra,
  • kinek küldhet emlékeztetőt,
  • az aláírási folyamat előzményeit,
  • valamint az esetleges boríték-lejáratot.

Az e-mailek közötti keresgélés helyett egyetlen helyen láthatja az aláírási folyamat állapotát. Az állapotkövetés, az emlékeztetők és az előzmények megtekintése az OKdokument jelenleg kiemelt funkciói közé tartozik.

Dokumentumait túránként rendszerezheti

Kategóriákat használhat dokumentumai rendszerezésére, például a következők szerint:

  • úticél,
  • indulás dátuma,
  • konkrét túra,
  • szezon,
  • kirendeltség,
  • csoport vagy ügyfél.

Nagy számú foglalás esetén így nem kizárólag az ügyfél neve vagy e-mail-címe alapján kell keresnie a dokumentumokat.

Elektronikus aláírás az egész csapat számára

Ha több értékesítő vagy telephely készít szerződéseket, mindegyikük a saját fiókjában dolgozhat.

A Team csomag 5 prémium fiókot tartalmaz, a rendszergazda pedig kezelheti a felhasználókat és azok hozzáférési jogosultságait.

Például az alábbi esetekben ideális:

  • utazásértékesítő munkatársak,
  • fióki munkatársak,
  • foglalási osztály,
  • vállalati értékesítés,
  • háttériroda,
  • ügyfél-dokumentációt előkészítő munkatársak.

Az aláírási folyamatot az utazási iroda logójával és színeivel szabhatja testre.

Értesítések az ügyfél nyelvén

Utazás közben nem minden ügyfél beszél feltétlenül szlovákul. Az OKdokument lehetővé teszi, hogy kiválassza az aláíró által kapott értesítések nyelvét; választhat a szlovák, a cseh és az angol nyelv közül.

Maga a dokumentum azon a nyelven marad, amelyen elkészíti. Az értesítések nyelvét külön is beállíthatja.

Az utazási csomagra vonatkozó szerződéseket akár már ma is aláírhatja elektronikusan.

Próbálja ki ingyen

Milyen dokumentumokat kezelhetnek az utazási irodák az OKdokument segítségével?

Utazási csomagra vonatkozó szerződés Szerződésmódosítás Rendelés Megerősítés Általános szerződési feltételek Hozzájárulás a személyes adatok kezeléséhez Biztosítási dokumentumok Program és útiterv Utazás előtti tudnivalók Csoportos utazási dokumentumok További foglalási mellékletek

Jellemzők

outgoing_mail

Aláírás kérése e-mailben

Az ügyfél az e-mailben található linken keresztül nyitja meg a dokumentumot, és nincs szüksége saját fiókra.

mail

Borítékok

Egyetlen folyamatba fogja összevonni a szerződést és az egyéb, a turnéval kapcsolatos dokumentumokat.

description

Aláírandó és áttekintendő dokumentumok

Az ügyfél aláírhatja a szerződést, vagy egyszerűen elolvashatja a feltételeket vagy az utasításokat.

groups_3

További aláírók

Egyetlen folyamatba bevonhatsz egy ügyfelet, egy vállalatot vagy más kijelölt személyeket.

checklist

Állapotáttekintés

Láthatja, mely dokumentumok feldolgozása történt már meg, és kiknél van még folyamatban a feldolgozás.

chat

Hozzászólások

Ha az ügyfél még nem írta alá a dokumentumot, emlékeztetőt küldhet neki az aláírásra vonatkozóan.

folder_open

Kategorizálás

Dokumentumait túrák, dátumok, telephelyek vagy saját szabályok szerint rendszerezheti.

language

Többnyelvű értesítések

Értesítéseket küldhet az ügyfélnek a kiválasztott nyelven.

Az összes funkció megjelenítése

Papíralapú kontra elektronikus folyamat

Opció Szabványos folyamat OKdokument
A dokumentum aláírása check_circle check_circle
A szerződés távoli megküldése az ügyfélnek close check_circle
Aláírás mobileszközön vagy számítógépen keresztül close check_circle
Nyomtatás vagy szkennelés nem lehetséges. close check_circle
Több dokumentum egyetlen folyamatban check_circle check_circle
Csak olvasható dokumentumok check_circle check_circle
További aláírók check_circle check_circle
Állapotfigyelés close check_circle
E-mailes emlékeztetők close check_circle
Csoportosítás túra vagy dátum szerint close check_circle
Az aláírási folyamat története close check_circle
Többnyelvű értesítések close check_circle

Próbálja ki ingyen

A dokumentumtól függően eltérő típusú aláírások

Az OKdokument támogatja mind a fejlett elektronikus aláírást (AES), mind a minősített elektronikus aláírást (QES).

Elektronikus aláírás utazási irodák számára

Akár egyetlen személy, akár egy teljes adminisztratív csapat végzi a dokumentumok feldolgozását, a használati igényeinek megfelelő csomagot választhatja ki.

Árlista megtekintése

Gyakran ismételt kérdések

Nem. Az ügyfél e-mailben küldött linken keresztül nyitja meg a dokumentumot, és fiók létrehozása nélkül is aláírhatja azt.

Igen. Egyetlen boríték tartalmazhat aláírandó dokumentumokat, kizárólag olvasásra szánt dokumentumokat és egyéb mellékleteket.

Igen. A dokumentum megnyitható és aláírható mobiltelefonon, táblagépen vagy számítógépen keresztül.

Igen. Egyetlen folyamathoz több aláírót is hozzáadhat, és tetszés szerint beállíthatja az aláírás sorrendjét.

Az OKdokumentben megtekintheti a dokumentum aktuális állapotát. Ha az ügyfél még nem válaszolt, e-mailben küldhet neki emlékeztetőt.

Igen. Kategóriák segítségével rendszerezheti dokumentumait úti cél, dátum, telephely, túra vagy saját szabályok alapján.

Igen. Külön kiválaszthatja az aláíró számára a értesítés nyelvét. Jelenleg a szlovák, a cseh és az angol nyelv érhető el.