Funkcionality elektronického podpisovania
Od prípravy dokumentu až po finálny podpis. OKdokument vám pomôže dokumenty odosielať, podpisovať, organizovať a sledovať v jednom prostredí – či už podpisujete sami, s klientmi alebo v rámci celého tímu.
Všetko potrebné na elektronické podpisovanie
Obálky
Spojte viac dokumentov do jedného podpisového procesu. Do jednej obálky môžete vložiť dokumenty určené na podpis, dokumenty na prečítanie aj nepovinné prílohy. Podpisujúci tak dostane všetko potrebné spolu.
Okamžitý podpis na mieste
Podpíšte dokument priamo počas stretnutia. Nahrajte dokument a podpíšte ho na mobile, tablete alebo počítači. Hodí sa pri stretnutí s klientom, na pobočke aj pri práci v teréne.
Vyžiadanie podpisu na diaľku
Odošlite dokument na podpis jednoducho e-mailom. Podpisujúci dostane odkaz na dokument a nemusí si vytvárať vlastný účet v OKdokumente.
Viac podpisujúcich
Zapojte do jedného dokumentu všetky potrebné osoby. Dokument môžete odoslať na podpis viacerým ľuďom a každému určiť vlastné podpisové polia.
Poradie podpisujúcich
Určite, kto má dokument podpísať ako prvý. Podpisujúcich môžete zoradiť podľa toho, ako má proces prebiehať – napríklad najskôr konateľ firmy a následne klient.
Viac podpisov v jednom dokumente
Jeden dokument môže obsahovať viac podpisových miest. Každému podpisujúcemu pripravíte presne tie polia, ktoré má vyplniť alebo podpísať.
Majte dokumenty pod kontrolou
Prehľad stavu dokumentov
Hneď vidíte, v akom stave sa podpisovanie nachádza. Prehľadné označenia vám ukážu, ktoré dokumenty čakajú na podpis, ktoré sú dokončené a ktoré si ešte vyžadujú pozornosť.
Upozornenia a pripomienky
Pripomeňte dokument bez samostatného e-mailu alebo telefonátu. Ak sa podpisovanie zastaví, konkrétnemu podpisujúcemu môžete odoslať pripomienku priamo z OKdokumentu.
Prehľad histórie obálky
Pozrite si, čo sa s dokumentom počas procesu dialo. História obálky zaznamenáva priebeh práce s dokumentmi vrátane jednotlivých stavov a časových údajov.
Exspirácia obálky
Nastavte termín, dokedy je možné dokument podpísať. Po uplynutí nastavenej platnosti sa obálka uzavrie a ďalšie podpisovanie už nebude možné.
Kategorizácia dokumentov
Usporiadajte dokumenty spôsobom, ktorý vyhovuje vašej práci. Vytvorte si vlastné kategórie napríklad podľa klientov, oddelení, projektov alebo typu dokumentu.
Hromadné akcie s obálkami
Spravujte viac obálok naraz. Vybrané obálky môžete hromadne stiahnuť, presunúť do inej kategórie alebo vymazať bez toho, aby ste každú otvárali samostatne.
Predvolené nastavenia obálok
Opakované procesy nemusíte nastavovať zakaždým od začiatku. Uložte si predvolené parametre a pri vytváraní novej obálky sa použijú automaticky.
Bezpečnosť podľa typu dokumentu
Dvojstupňové overenie cez SMS alebo e-mail
Pridajte ďalšiu vrstvu kontroly pred otvorením dokumentu. Podpisujúci najskôr overí svoj prístup pomocou SMS alebo e-mailu a až potom sa dostane k dokumentom určeným na podpis.
Zdokonalený elektronický podpis (AES)
Vyššia úroveň elektronického podpisu s overením podpisujúceho. Zdokonalený elektronický podpis umožňuje podpisovanie s vyššou mierou identifikácie a prepojenia podpisu s konkrétnou osobou.
Kvalifikovaný elektronický podpis (QES)
Najvyššia úroveň elektronického podpisu podľa eIDAS. Kvalifikovaný elektronický podpis má v rámci EÚ rovnaký právny účinok ako vlastnoručný podpis a využíva sa tam, kde je potrebná vyššia úroveň právnej istoty.
Komunikácia s podpisujúcimi
Zdieľanie podpísaných dokumentov
Finálny dokument pošlite aj ďalším osobám. Podpísaný dokument môžete jednoducho odoslať na ďalšie e-mailové adresy podľa potreby.
Viacjazyčné notifikácie
Komunikujte s podpisujúcimi v jazyku, ktorý im vyhovuje. Pri procese môžete zvoliť jazyk, v ktorom budú podpisujúci dostávať systémové notifikácie.
Dynamické polia v dokumente
Pripravte dokument tak, aby podpisujúci vedel, čo má doplniť. Do dokumentu môžete umiestniť pripravené polia na podpis alebo ďalšie údaje podľa konkrétneho procesu.
Vizualizácia podpisu
Podpis je viditeľnou súčasťou dokončeného dokumentu. Podpisujúci môže svoj podpis vložiť priamo do určeného podpisového poľa.
Vyskúšajte elektronické podpisovanie na 14 dní bez záväzkov
Funkcie pre tímy
Jeden spôsob podpisovania pre celý tím
Ak s dokumentmi pracuje viac ľudí, nemusí si každý vytvárať vlastný spôsob práce. Tímový balík spája používateľské účty, firemné nastavenia a správu podpisovania do jedného riešenia.
Management používateľov
Administrátor môže pridávať a spravovať členov tímu podľa aktuálnych potrieb firmy.
Prehľad dokumentov pre administrátora
Administrátor získava prehľad nad dokumentmi spravovanými v rámci tímového účtu.
Vlastný dizajn a branding
Pridajte vlastné logo a firemné farby, aby podpisovací proces vizuálne nadväzoval na vašu značku.
Presmerovanie po podpise
Po dokončení podpisu môžete klienta presmerovať na vlastnú ďakovnú alebo informačnú stránku.
Od odoslania po podpis v niekoľkých krokoch
Najčastejšie otázky
Nie. Pri vyžiadaní podpisu dostane odkaz e-mailom a dokument môže podpísať bez vytvorenia vlastného účtu.
Áno. V jednej obálke môžete kombinovať dokumenty na podpis, na prečítanie aj nepovinné prílohy.
Áno. Do procesu môžete pridať viac podpisujúcich a určiť im vlastné podpisové polia aj poradie.
Áno. Okamžitý podpis môžete využiť na mobile, tablete alebo počítači napríklad počas osobného stretnutia.
Aktuálny stav dokumentu vidíte priamo v OKdokumente a pri nedokončenom podpise môžete odoslať pripomienku.
Funkcie pre rôzne pracovné situácie
OKdokument nemusíte používať iba na jeden typ dokumentu. Rovnaké funkcie môžete prispôsobiť rôznym procesom vo firme.
Vyskúšajte funkcie OKdokumentu v praxi
Pripravte dokument, nastavte podpisujúcich a odošlite ho na podpis online alebo ho podpíšte priamo na mieste.
Vyskúšať zadarmo
