Funkcionality elektronického podepisování

Od přípravy dokumentu až po finální podpis. OKdokument vám pomůže dokumenty odesílat, podepisovat, organizovat a sledovat v jednom prostředí – ať už podepisujete sami, s klienty nebo v rámci celého týmu.

Vyzkoušet zdarma Ukázat ceník

Vše potřebné pro elektronické podepisování

Obálky

Spojte více dokumentů do jednoho podpisového procesu. Do jedné obálky můžete vložit dokumenty určené k podpisu, dokumenty k přečtení i nepovinné přílohy. Podepisující tak dostane vše potřebné spolu.

Okamžitý podpis na místě

Podepište dokument přímo během schůzky. Nahrajte dokument a podepište jej na mobilu, tabletu nebo počítači. Hodí se při setkání s klientem, na pobočce i při práci v terénu.

Vyžádání podpisu na dálku

Odešlete dokument k podpisu jednoduše e-mailem. Podepisující dostane odkaz na dokument a nemusí si vytvářet vlastní účet v OKdokumentu.

Více podepisujících

Zapojte do jednoho dokumentu všechny potřebné osoby. Dokument můžete odeslat k podpisu více lidem a každému určit vlastní podpisová pole.

Pořadí podepisujících

Určete, kdo má dokument podepsat jako první. Podepisující můžete seřadit podle toho, jak má proces probíhat – například nejprve jednatel firmy a následně klient.

Více podpisů v jednom dokumentu

Jeden dokument může obsahovat více podpisových míst. Každému podepisujícímu připravíte přesně ta pole, která má vyplnit nebo podepsat.

Mějte dokumenty pod kontrolou

Přehled stavu dokumentů

Hned vidíte, v jakém stavu se podepisování nachází. Přehledná označení vám ukáží, které dokumenty čekají na podpis, které jsou dokončeny a které ještě vyžadují pozornost.

Upozornění a připomínky

Připomeňte dokument bez samostatného e-mailu nebo telefonátu. Pokud se podepisování zastaví, konkrétnímu podepisujícímu můžete odeslat připomínku přímo z OKdokumentu.

Přehled historie obálky

Podívejte se, co se s dokumentem během procesu dělo. Historie obálky zaznamenává průběh práce s dokumenty včetně jednotlivých stavů a časových údajů.

Exspirace obálky

Nastavte termín, dokdy je možné dokument podepsat. Po uplynutí nastavené platnosti se obálka uzavře a další podepisování již nebude možné.

Kategorizace dokumentů

Uspořádejte dokumenty způsobem, který vyhovuje vaší práci. Vytvořte si vlastní kategorie například podle klientů, oddělení, projektů nebo typu dokumentu.

Hromadné akce s obálkami

Spravujte více obálek najednou. Vybrané obálky můžete hromadně stáhnout, přesunout do jiné kategorie nebo vymazat, aniž byste každou otevírali samostatně.

Výchozí nastavení obálek

Opakované procesy nemusíte nastavovat pokaždé od začátku. Uložte si výchozí parametry a při vytváření nové obálky se použijí automaticky.

Bezpečnost podle typu dokumentu

Dvoustupňové ověření přes SMS nebo e-mail

Přidejte další vrstvu kontroly před otevřením dokumentu. Podepisující nejprve ověří svůj přístup pomocí SMS nebo e-mailu a teprve poté se dostane k dokumentům určeným k podpisu.

Zdokonalený elektronický podpis (AES)

Vyšší úroveň elektronického podpisu s ověřením podepisujícího. Zdokonalený elektronický podpis umožňuje podepisování s vyšší mírou identifikace a propojení podpisu s konkrétní osobou.

Komunikace s podepisujícími

Sdílení podepsaných dokumentů

Finální dokument pošlete i dalším osobám. Podepsaný dokument můžete jednoduše odeslat na další e-mailové adresy podle potřeby.

Vícejazyčné notifikace

Komunikujte s podepisujícími v jazyce, který jim vyhovuje. Při procesu můžete zvolit jazyk, ve kterém budou podepisující dostávat systémové notifikace.

Dynamická pole v dokumentu

Připravte dokument tak, aby podepisující věděl, co má doplnit. Do dokumentu můžete umístit připravená pole k podpisu nebo další údaje podle konkrétního procesu.

Vizualizace podpisu

Podpis je viditelnou součástí dokončeného dokumentu. Podepisující může svůj podpis vložit přímo do určeného podpisového pole.

Vyzkoušejte elektronické podepisování na 14 dní bez závazků

Vyzkoušet zdarma

Funkce pro týmy

Jeden způsob podepisování pro celý tým

Pokud s dokumenty pracuje více lidí, nemusí si každý vytvářet vlastní způsob práce. Týmový balík spojuje uživatelské účty, firemní nastavení a správu podepisování do jednoho řešení.