Zelená transformácia: Ako elektronický podpis posilňuje udržateľnosť firemných procesov a zlepšuje komfort klientov

01.12.2023

Koncept udržateľnosti sa dostáva do popredia v podnikových a firemných stratégiách. Udržateľnosť, ktorá sa kedysi považovala za nadštandard sa stáva nevyhnutnosťou pre dlhodobý rast a prosperitu. To znamená, že sa od firiem očakáva, že budú nielen hospodársky úspešné, ale že sa budú správať zodpovedne voči životnému prostrediu a spoločnosti.

Tento posun smerom k udržateľným praktikám si vyžaduje inovatívne prístupy a technologické riešenia, ktoré umožňujú firmám znižovať svoj ekologický dopad. A to tak, aby to nebolo na úkor efektivity a produktivity jednotlivých procesov.

V tejto súvislosti sa stávajú elektronické podpisy dostupné aj prostredníctvom služby (teda ako SaaS - Software as a Service) ďalším z nástrojov k posilneniu udržateľnosti v podnikových a firemných procesoch.

 

Ako na udržateľnosť s elektronickým podpisom

Elektronický podpis ako služba umožňuje firmám prechod od tradičných, často neefektívnych a papierovo náročných procesov, k okamžitému digitálnemu riešeniu. To je nielen rýchlejšie a bezpečnejšie, ale tiež výrazne šetrnejšie k životnému prostrediu.

Táto technológia poskytuje ideálnu kombináciu spojenia digitálnej transformácie s udržateľným rozvojom, čo zároveň prináša nové možnosti pre inovatívne podnikanie. Udržateľné firemné praktiky sú zavádzané s cieľom minimalizácie negatívneho vplyvu na životné prostredie, pričom sa snažia o maximalizáciu efektívnosti a produktivity. Elektronické podpisy v tomto ohľade ponúkajú efektívne riešenie, ktoré dosahuje oba ciele naraz.

Táto zelená transformácia má hneď niekoľko významných výhod:

  • Pôjde to aj bez papiera: Papier je jedným z najčastejšie používaných materiálov v kanceláriách po celom svete. Výroba, tlač, a likvidácia papiera majú významný dopad na životné prostredie, vrátane odlesňovania a znečistenia. Elektronické podpisy výrazne obmedzujú (s)potrebu papiera, čím prispievajú k zníženiu ekologického dopadu akéhokoľvek podnikania. Tradičné metódy podpisovania dokumentov, ako sú zmluvy a dohody, generujú papierový odpad. Každý rok sa na celom svete vytlačí množstvo stránok, ktoré sa častokrát využívajú len krátkodobo. Elektronický podpis eliminuje túto potrebu tým, že poskytuje efektívnu a okamžitú digitálnu alternatívu. Tá je nielen rýchlejšia a flexibilnejšia, ale tiež významne šetrnejšia k životnému prostrediu.
  • Lepší workflow a firemné procesy: Bez potreby tlačiť, podpisovať a fyzicky doručovať dokumenty sa firemné a obchodné procesy stávajú rýchlejšími, jednoduchšími a pohodlnejšími. Elektronický podpis umožňuje okamžité podpisovanie kdekoľvek a zdieľanie dokumentov, čo znamená rýchlejšie schvaľovacie cykly a efektívnejšiu komunikáciu medzi jednotlivými účastníkmi. Procesy, ktoré tradične vyžadovali tlač, fyzické podpisovanie, skenovanie a odosielanie dokumentov, môžu byť teraz dokončené na niekoľko kliknutí. Toto nielen zjednodušuje a zrýchľuje pracovné postupy, ale tiež umožňuje zamestnancom venovať viac času iným, hodnotnejším, úlohám. Vďaka možnosti vzdialeného prístupu a podpisu dokumentov navyše elektronické podpisy podporujú flexibilnú, vzdialenú a decentralizovanú pracovnú kultúru, ktorá je čoraz viac v popredí súčasných pracovných trendov.
  • Menej uhlíka: Menší dopyt po papieri a pridružené logistické aktivity, ako je doprava a manipulácia, nielenže šetria náklady, ale tiež významne znižujú uhlíkovú stopu firmy. Aj tak sa podniky môžu podieľať na znižovaní emisií skleníkových plynov. Okrem papierového odpadu, tradičné metódy podpisovania a doručovania dokumentov majú tiež značný dopad na uhlíkovú stopu. Doprava dokumentov, ich tlačenie a skladovanie vyžadujú energiu a zdroje, ktoré sa v prípade elektronických podpisov výrazne znižujú.
  • Bezpapierová budúcnosť: V snahe o dosiahnutie udržateľnejších prevádzkových modelov sa elektronické podpisy stávajú vstupným nástrojom k vykročeniu k bezpapierovej kancelárii.  Firma sa tak stane nielen ekologicky zodpovednou, ale aj symbolom inovatívneho a progresívneho podnikateľského myslenia.
  • Dlhodobá udržateľnosť: Firmy nielenže reagujú na aktuálne ekologické výzvy používaním elektronických podpisov, ale tiež sa pripravujú na budúcnosť. V nej sa bude klásť doraz nielen na udržateľnosť, ale aj na ekologické riadenie procesov a efektívne škálovanie firemných a obchodných procesov. Elektronické podpisovanie prináša firme pružnosť v tom ako môžu byť jej procesy navrhnuté a upravené podľa jej aktuálnych potrieb.  Takýto prístup umožňuje firmám prispôsobiť si procesy podpisovania tak, aby zodpovedali ich špecifickým požiadavkám. Vďaka škálovateľnosti riešení elektronického podpisovania môžu firmy bez problémov rozširovať svoje aktivity a procesy bez potreby navyšovania firemných zdrojov, či dodatočných investícií.
  • Optimalizácia prevádzkových nákladov: Tradičné metódy podpisovania a spracovávania dokumentov sú časovo i finančne náročné. Výdavky spojené s tlačením, skladovaním a doručovaním papierových dokumentov sa rýchlo nahromadia. Elektronické podpisy eliminujú tieto náklady, čím poskytujú ekonomicky výhodné riešenie pre podniky. Znižujú sa nielen priame náklady na materiály, ale aj nepriame náklady spojené s časom, administratívou a manipuláciou s dokumentami.

 

Aké inovácie dokáže priniesť elektronický podpis do firmy?

SaaS elektronické podpisy však prinášajú viac než len ekologickú udržateľnosť. Ich využitie má zásadný vplyv na zlepšenie efektivity a znižovanie prevádzkových nákladov. Navyše ich flexibilita a škálovateľnosť ponúkajú ďalšie výhody, ktoré presahujú konvenčné fungovanie firemných a obchodných procesov.

IINTELIGENTNÁ AUTOMATIZÁCIA:

  • Zjednotenie správy dokumentov: V advokátskych kanceláriách môže SaaS riešenie pre elektronické podpisy automaticky integrovať podpísané dokumenty do právneho manažérskeho softvéru, čím sa zjednodušuje správa jednotlivých prípadov a archivácia ich dokumentov. Tento prístup umožňuje právnikom rýchlejšie reagovať na klientove potreby a zvyšuje presnosť spracovania dokumentov.
  • Automatizácia v HR: V oblasti ľudských zdrojov môže automatizácia pomocou elektronických podpisov zjednodušiť procesy ako nábor, onboarding a správa zamestnancov. Napríklad, keď nový zamestnanec podpíše pracovnú zmluvu elektronicky, systém automaticky aktualizuje HR databázy a iniciuje ďalšie onboardingové procesy, ako je vydávanie IT vybavenia, prístupových práv alebo ďalších oficialít pre okamžité začlenenie nového zamestnanca do práce.
  • Zefektívnenie finančných transakcií: V oblasti financií môže integrácia elektronických podpisov so systémami spracovania transakcií automatizovať schvaľovanie a dokumentáciu finančných transakcií. Tým sa dosiahne rýchlejšie spracovanie transakcií, znižuje sa počet chýb a zvyšuje sa celkovú efektivita finančného manažmentu.

POKROČILÁ ANALYTIKA A REPORTING:

  • Optimalizácia obchodných procesov: Firmy môžu využiť analytické nástroje integrované v SaaS riešeniach elektronických podpisov na monitorovanie a analýzu obchodných procesov. Napríklad analytické nástroje pomôžu identifikovať, ktoré kroky v procese podpisovania zaberajú najviac času alebo vykazujú najvyššiu mieru chýb, čo umožňuje firmám cielene zefektívniť tieto postupy.
  • Zlepšenie zákazníckej skúsenosti: Analytické nástroje môžu tiež poskytovať cenné informácie o tom, ako zákazníci interagujú procesmi, v ktorých figuruje elektronické podpisovanie. Toto môže pomôcť firmám optimalizovať užívateľské rozhranie a celkový zákaznícky zážitok, čo povedie k vyššej spokojnosti zákazníkov a ich lepšej retencii.
  • Rozhodovanie založené na dátach: V oblasti nehnuteľností môžu pokročilé analytické nástroje poskytnúť prehľad o trvaní a úspešnosti spracovania a schvaľovania dokumentov. Tieto údaje môžu pomôcť zefektívniť operácie, predpovedať trhové trendy a robiť informovanejšie obchodné rozhodnutia.

Aké možnosti adaptability prináša elektronické podpisovanie

Dôležitou vlastnosťou firiem je schopnosť pružne reagovať na nové výzvy a príležitosti. Jednou z technológií, ktoré im to umožňujú, je nástroj online elektronického podpisovania.

Elektronické podpisovanie prináša mimoriadnu flexibilitu a efektivitu, čím výrazne zjednodušuje a zefektívňuje rôzne firemné procesy - od uzatvárania zmlúv až po nábor nových zamestnancov.

Či už ide o startupy v technologickom sektore, malé e-commerce firmy, alebo procesy HR a náboru, elektronické podpisy sa stávajú neoddeliteľnou súčasťou ich rastu a adaptácie na dynamické trhové podmienky.

  • Startupy v technologickom sektore: Technologický startup pracujúci na vývoji softvéru môže využiť SaaS elektronické podpisy na zjednodušenie procesu uzatvárania zmlúv s freelancermi a externými vývojármi. Táto flexibilita umožňuje rýchlu a bezproblémovú expanziu tímu bez potreby zložitých papierových procesov.
  • E-commerce: Malé e-commerce firmy môžu využiť elektronické podpisy na efektívne spracovanie dodávateľských a distribučných zmlúv. Táto prispôsobivosť umožňuje rýchlu reakciu na zmeny v dopyte a ponuke bez zdržania spôsobeného tradičnými procesmi zahŕňajúcimi podpisovanie.
  • HR a nábor: Pri menších firmách môže elektronické podpisovanie zefektívniť procesy náboru - od podpisovania pracovných zmlúv až po dokumenty o zaškolení. Tak môžu firmy rýchlo reagovať na dynamické potreby trhu práce.
  • Realitné kancelárie: V realitnom odvetví môžu firmy využívať elektronické podpisy na zrýchlenie transakcií, ako sú kúpne zmluvy, rezervačné zmluvy, leasingové dohody a dokumenty o prevode vlastníctva. Táto technológia uľahčuje rýchle a bezpečné spracovanie dokumentov, čo je kľúčové v rýchlo sa meniacom trhu nehnuteľností, pričom sa znižuje potrebu fyzických stretnutí a papierových dokumentov.
  • Zdravotníctvo: Zdravotnícke zariadenia a kliniky môžu implementovať elektronické podpisy na efektívnejšie spracovanie súhlasov pacientov, lekárskych záznamov a administratívnych dokumentov. Dokážu si tak znížiť administratívnu záťaž a urýchliť výmenu informácií a zlepšiť celkovú efektivitu a ochranu dát v citlivom zdravotníckom prostredí.

 

Ekologický dopad a sociálna zodpovednosť

Firmy v súčasnosti intenzívne smerujú k udržateľnosti a ekologickému povedomiu, pričom elektronické podpisovania sa stáva súčasťou podpory zelených iniciatív. Tieto technológie nielen významne prispievajú k zníženiu papierovej spotreby a redukcii uhlíkovej stopy, ale sú tiež významným prvkom v realizácii firemných stratégií pre udržateľné pracovné prostredie a podnikanie. Zvyšujú zároveň angažovanosť zamestnancov a zákazníkov v otázkach environmentálnej udržateľnosti. Tento posun smerom k digitálnym riešeniam predstavuje krok k lepšiemu obchodnému modelu.

Podpora zelených iniciatív

V ére, kde ekologická stopa podnikania sa stáva kľúčovým meradlom úspechu, elektronické podpisy sa ukazujú ako jeden z dôležitých faktorov pri prechode na zelenšie a udržateľnejšie obchodné praktiky.

Nasledujúce príklady ukazujú, ako rôzne odvetvia - od veľkých korporácií až rodinné firmy - využívajú túto technológiu na zníženie svojho ekologického dopadu a na podporu celkového záväzku k udržateľnosti a sociálnej zodpovednosti.

  • Bezpapierová prevádzka: Pri nasadení elektronických podpisov znižujú firmy svoju spotrebu papiera, ale zároveň prispievajú k efektívnejšiemu a udržateľnejšiemu obchodnému modelu. Táto zmena vedie k významnej optimalizácii pracovných procesov, zníženiu operatívnych nákladov spojených s tlačou a spracovaním dokumentov a tiež posilňuje firemnú politiku orientovanú na ekologicky šetrné pracovné prostredie. Týmto spôsobom sa podniky nielen stávajú ekonomickejšími, ale aj aktívne podporujú trvalo udržateľné obchodné praktiky.
  • Zelené bankovníctvo: Keď banky implementujú elektronické podpisy, otvárajú si cestu k výraznému obmedzeniu používania papiera v zákazníckych a vnútropodnikových transakciách. Tento posun znamená menšiu spotrebu papiera zároveň podnecuje inovácie v interných procesoch a zákazníckom servise. Banky týmto krokom posilňujú svoje záväzky voči udržateľnosti a spoločenskej zodpovednosti (CSR) a zároveň zvyšujú efektivitu fungovania a zákaznícku skúsenosť prostredníctvom rýchlejších a pohodlnejších digitálnych služieb.
  • Udržateľnosť v maloobchode: Maloobchodné spoločnosti, ktoré integrujú elektronické podpisovanie do svojich procesov, nadobudnú efektívnejšiu a rýchlejšiu komunikáciu s dodávateľmi aj zákazníkmi. Tento krok umožňuje hladší a transparentnejší tok informácií, čo zjednodušuje dohody a zvyšuje celkovú agilnosť firmy.

 

Zapojenie zamestnancov a zákazníkov

Pri prechode na digitálne riešenia, ako sú elektronické podpisy, firmy a vzdelávacie inštitúcie nachádzajú nové príležitosti nielen pre ekologické zlepšenia, ale aj pre posilnenie väzieb s zamestnancami a zákazníkmi. Tieto iniciatívy majú hlboký dopad nielen na prevádzkovú efektivitu, ale aj na budovanie kultúry udržateľnosti a zodpovednosti.

Od internej angažovanosti zamestnancov až po lojalitu zákazníkov a transparentnosť v edukačných prostrediach – nasledujúce príklady ukazujú, ako môže tento technologický posun formovať a posilňovať environmentálne povedomie a spoločenskú zodpovednosť.

  • Interné angažovanie zamestnancov: Firmy, ktoré zavádzajú elektronické podpisy, môžu využiť túto zmenu na vzdelávanie a zapojenie svojich zamestnancov do udržateľných pracovných praktík, čím zvyšujú povedomie o ekologických otázkach a podporujú kultúru zodpovednosti.
  • Lojalita zákazníkov prostredníctvom udržateľnosti: Zákazníci sú čoraz viac ekologicky zmýšľajúci a preferujú firmy, ktoré zdieľajú tieto hodnoty. Implementáciou ekologicky šetrných riešení firmy zvyšujú lojalitu a spokojnosť zákazníkov.
  • Transparentnosť vo vzdelávacích inštitúciách: Univerzity a školy, ktoré implementujú inovatívne technológie k zníženiu uhlíkovej stopy, poskytujú model ekologicky zodpovedného správania pre študentov, čím podporujú výchovu k environmentálnej zodpovednosti.

 

Ako využiť elektronické podpisovanie naprieč odvetviami

Vo svete, kde sa udržateľnosť a ekologická zodpovednosť stávajú neoddeliteľnou súčasťou každého odvetvia, elektronické podpisy predstavujú kľúčový nástroj pre znižovanie environmentálnej záťaže a zlepšovanie efektivity operácií.

Od zdravotníctva až po finančné služby, tieto technológie prispievajú nielen k ekologickej udržateľnosti, ale aj k transformácii pracovných procesov, znižovaniu administratívnej záťaže a podpore udržateľnej firemnej kultúry. Nasledujúce príklady ilustrujú, ako rôzne sektory využívajú elektronické podpisy na dosahovanie týchto cieľov.

ZDRAVOTNÍCTVO A ZELENÉ INOVÁCIE

  • Nemocnice a klinky bez celulózy: V zdravotníckom sektore, kde každodenne dochádza k spracovaniu obrovského množstva pacientskych záznamov, súhlasov s liečbou a iných zdravotných dokumentov, môže byť spotreba papiera enormná. Elektronické podpisovanie je jeden z dostupných spôsobov ako sa môžu nemocnice a iné zdravotnícke zariadenia zbaviť papierovej záťaže. Navyše sa zredukujú náklady spojené s tlačením, skladovaním a likvidáciou dokumentov.
  • Rýchlejšie služby pre pacientov: Nástroje elektronického podpisovania pomáhajú rýchlejšiemu a efektívnejšiemu spracovaniu zdravotníckych záznamov a zložiek. Keď pacienti elektronicky podpíšu súhlasy s liečbou alebo iné dokumenty, tieto informácie môžu byť okamžite zaznamenané a spracované v elektronických zdravotných systémoch. Tým sa výrazne znižuje čas potrebný na spracovanie dôležitých zdravotných informácií a tiež sa zlepšuje kvalita pacientskej starostlivosti.
  • Digitálne technológie na dosahovanie ambicióznych cieľov: Implementácia elektronických podpisov je v súlade s globálnymi snahami o udržateľnosť a zodpovedné správanie sa voči životnému prostrediu. Zdravotnícke zariadenia, ktoré nasadzujú inovatívne technológie podporujúce udržateľnosť, ukazujú svoj záväzok k životnému prostrediu, čo so sebou nesie aj pozitívny dopad na ich reputáciu, okrem toho, že im technológie pomáhajú dosahovať environmentálne ciele.

DIGITÁLNA TRANSFORMÁCIA V ĽUDSKÝCH ZDROJOCH

  • Bezpapierová personalistika: Na HR oddeleniach dochádza k častému spracovaniu zmlúv, pracovných dohôd, a inej personálnej agendy. Nielen tlač, ale predovšetkým skladovanie začína byť problémom. Digitalizácia HR procesov pomáha s uľahčením archivácie a manipulácie s personálnymi dokumentami a HR agendou.
  • Ekologické nábory: Elektronické podpisy zefektívňujú procesy ako nábor a onboarding nových zamestnancov, nakoľko všetky potrebné formuláre a formality transformujú do digitálnej podoby. Tým sa darí zoštíhliť, zrýchliť a dodať flexibilitu do všetkých náborových procesov.
  • Podpora firemnej kultúry: Používaním ekologicky šetrných technológií idú HR oddelenia vzorom v udržateľnej firemnej kultúry ostatným oddeleniam. Tento prístup môže inšpirovať zamestnancov k osvojeniu si podobných udržateľných praktík vo svojej každodennej práci, ale aj doma.

REALITNÉ KANCELÁRIE FLEXIBILNE A NA ZELENO

  • Bezpečné transakcie: Pre realitné agentúry prináša implementácia elektronických podpisov okrem znižovania papierovej spotreby aj výrazné zlepšenie v bezpečnosti a overovania transakcií. Vďaka digitálnym podpisom môžu agentúry poskytnúť vyššiu úroveň overenia identity strán a autenticity dokumentov, čo znižuje riziko podvodov a nezrovnalostí v dôležitých transakciách. Táto zvýšená bezpečnosť nie len posilňuje dôveru klientov, ale tiež umožňuje realitným firmám vykonávať transakcie rýchlejšie a efektívnejšie, čím zvyšujú svoju konkurencieschopnosť na trhu.
  • Zvýšený zákaznícky komfort: Pre realitné agentúry prináša zavedenie elektronických podpisov nielen ekologické výhody, ale aj významnú inováciu v zákazníckej skúsenosti a pohodlí. Táto technológia umožňuje pohodlné a bezproblémové digitálne transakcie, kde môžu klienti podpisovať dokumenty z pohodlia domova, kancelárie, či v prípade potreby aj z ulice. Vďaka tomu sa zvyšuje efektivita fungovania a šetrí sa čas a klienti zároveň získavajú väčšiu flexibilitu. Aj tak môžu realitné agentúry ponúkať svojim klientom nadštandardné služby, ktoré sa prejavia na lepšej spokojnosti a vernosti zákazníkov.
  • Zoštíhlenie administratívy: Využitie elektronických podpisov v realitných kanceláriách prináša významné vylepšenie v rýchlosti a pružnosti administratívnych procesov. S digitalizáciou dokumentov sa výrazne skracuje čas potrebný na prípravu, revíziu a schvaľovanie dokumentácie. Tento postup nielenže uvoľňuje značné množstvo času pre realitných agentov, ktorý môžu namiesto administratívy využiť na interakciu so zákazníkmi a rozvíjanie obchodných príležitostí. Zároveň umožňuje realitným kanceláriám flexibilnejšie reagovať na potreby a požiadavky klientov.

FINANČNÉ SLUŽBA DIGITÁLNE A ŠETRNE

  • Komfort bez formalít: V rámci finančných služieb otvára nasadenie elektronického podpisovania dvere pre významné zlepšenie zákazníckeho pohodlia. Banky a poisťovne, ktoré využívajú digitálne podpisy, vychádzajú svojim klientom v ústrety poskytovaním služieb pohodlnejším, rýchlejším a pružnejším spôsobom. Klienti tak môžu vykonávať väčšinu úkonov bezproblémovo z pohodlia vlastných domovov alebo kancelárií nestrácať čas s formalitami.
  • Nad rámec tradičných modelov: Digitálnou transformáciou a využívaním elektronických podpisov si finančné inštitúcie otvárajú novú kapitolu v transparentnosti a sociálnej zodpovednosti. Tento krok je nielen vyjadrením záväzku k ekologickým cieľom, ale zároveň posilňuje vnímanie bánk a poisťovní ako inštitúcií, ktoré sú aktívne zapojené do riešenia globálnych výziev. Táto iniciatíva ukazuje klientom, že finančné organizácie sú pripravené ísť nad rámec tradičných obchodných modelov.
  • Digital First: S inováciami začínajúcimi začlenením elektronických podpisov sa otvárajú možnosti pre nové formy klientskej interakcie a služieb v bankovom, poisťovacom, a celkovo finančnom sektore. Tento aspekt digitálnej transformácie umožňuje finančným inštitúciám ponúkať inovatívne produkty a služby, ktoré sú prispôsobené potrebám digitálnej éry - od mobilných aplikácií pre správu účtov až po virtuálne (vzdialené) poradenstvo a konzultácie. Takáto evolúcia nielenže napomáha udržateľnosti prostredníctvom zníženia papierových procesov, ale tiež poskytuje bankám a poisťovniam platformu na rozvoj nových, udržateľných a pro-zákaznícky obchodných modelov.

Ste jeden krok od najrýchlejšieho elektronického podpisu

Podpisujte právne záväzné dokumenty online kedykoľvek a kdekoľvek.

Založte si účet

Súvisiace články

5 spôsobov ako elektronické podpisovanie transformuje nábor a ľudské zdroje

V dnešnej dobe digitalizácie sa svet HR a personálnych agentúr neustále mení a prispôsobuje novým technológiám. Elektronický podpis sa stal neoddeliteľnou súčasťou tohto rozvoja, prinášajúc inovatívne riešenia pre personalistov a náborové agentúry.

5 odvetví, ktoré najviac profitujú z digitálneho podpisu v logistike

Tradícia a inovácia v logistike sa prelínajú v digitálnom podpise.V ére narastajúcej digitalizácie je logistika na križovatke. Logistické spoločnosti čoraz viac čelia potrebe prispôsobovať sa novým technológiám, predovšetkým v oblasti digitálnej transformácie a automatizácie. Táto premena nie je len trendom, ale nevyhnutnosťou pre efektívne riadenie tokov tovaru a informácií v dodávateľských reťazcoch.

Online podpis: Ako funguje a prečo by ste ho už mali používať

Vstúpili sme do digitálnej éry, kde online podpis hrá čoraz dôležitejšiu úlohu v našom každodennom živote a práci. Zistite ako online podpis funguje a prečo by ste ho mali začať používať.