7 najčastejších využití elektronického podpisu vo firmách

Dôvod je jednoduchý. Väčšina dokumentov dnes vzniká digitálne, posiela sa elektronicky a aj ďalšie firemné procesy prebiehajú online. Potom však príde podpis a dokument sa zrazu musí vytlačiť, podpísať, naskenovať a poslať späť. Práve tento krok môže elektronický podpis odstrániť.

Ak stále zvažujete, či je elektronické podpisovanie vhodné aj pre menší podnik, pozrite si tiež, prečo elektronický podpis využívajú už aj malé firmy. Kde sa teda elektronický podpis vo firmách využíva najčastejšie? Pozrime sa na sedem praktických príkladov.

1. Elektronické podpisovanie zmlúv s klientmi a obchodnými partnermi

Zmluvy patria medzi najčastejšie dokumenty, pri ktorých firmy využívajú elektronický podpis. Po dohode s klientom už nemusíte dokument posielať e-mailom s pokynmi, aby ho vytlačil, vlastnoručne podpísal, naskenoval a poslal späť. Zmluvu môžete odoslať priamo na podpis online.

V OKdokumente môže podpisovateľ dostať žiadosť o podpis e-mailom a dokument podpísať bez toho, aby si musel vytvárať vlastný účet. Elektronické podpisovanie môžete využiť napríklad pri zmluvách o poskytovaní služieb, rámcových zmluvách, dodatkoch, objednávkach, dohodách o mlčanlivosti alebo ďalších dokumentoch medzi firmou a jej klientmi či partnermi.

Výhodou nie je iba menej papiera. Elektronický podpis môže skrátiť čas medzi dohodnutím spolupráce a podpisom dokumentu, najmä ak sa jednotlivé strany nachádzajú na rôznych miestach. Viac o praktických výhodách online podpisovania nájdete v článku Prečo prejsť na elektronický podpis?.

2. Elektronický podpis v HR a personálnej dokumentácii

Nástup nového zamestnanca, zmena pracovných podmienok či každodenná personálna agenda môžu znamenať množstvo dokumentov. Pri papierovom procese musí HR oddelenie dokumenty pripraviť, distribuovať, sledovať ich podpísanie a následne ich spracovať alebo archivovať. Ak niektorý dokument chýba, celý proces sa môže ešte predĺžiť. Dokumenty, pri ktorých je elektronická forma vhodná a prípustná, možno zamestnancom posielať na podpis online. Elektronické podpisovanie sa tak môže uplatniť počas onboardingu nových kolegov, ale aj pri ďalšej personálnej administratíve.

Ak proces pozostáva z viacerých dokumentov, v OKdokumente ich možno združiť do jednej obálky. Tá môže obsahovať dokumenty na podpis, dokumenty určené na prečítanie aj ďalšie prílohy. Nový zamestnanec tak dostane súvisiace dokumenty spoločne a HR má lepší prehľad o celom procese.

3. Online podpis objednávok, cenových ponúk a obchodných potvrdení

Nie každý obchod potrebuje rozsiahlu zmluvu. V mnohých firmách zákazník potvrdzuje cenovú ponuku, objednávku, rozsah poskytovaných služieb alebo dohodnuté obchodné podmienky. Práve pri takýchto opakujúcich sa dokumentoch môže elektronický podpis výrazne zjednodušiť proces medzi obchodom a realizáciou.

Namiesto vytlačenia a skenovania dostane zákazník dokument na podpis online a môže ho vybaviť aj na diaľku. To je praktické napríklad pre obchodné tímy, e-commerce, poskytovateľov služieb alebo firmy, ktoré pravidelne spracúvajú väčšie množstvo objednávok a potvrdení. Čím častejšie sa rovnaký podpisový proces opakuje, tým väčší význam môže mať jeho digitalizácia.

4. Podpis dokumentov so zákazníkom priamo na pobočke alebo stretnutí

Elektronický podpis nemusí znamenať iba podpisovanie na diaľku. V mnohých situáciách sa klient nachádza priamo s pracovníkom firmy: na pobočke, v predajni, počas obhliadky nehnuteľnosti alebo na obchodnom stretnutí. Aj vtedy možno papierový dokument nahradiť digitálnym.

Klient si môže dokument prečítať a podpísať napríklad na tablete alebo inom dotykovom zariadení. Firma tak nemusí dokument vytlačiť iba preto, aby na ňom vznikol podpis, a následne ho opäť skenovať. Takýto spôsob elektronického podpisovania môže byť praktický napríklad pre realitné kancelárie, finančných sprostredkovateľov, obchodné tímy či firmy s kamennými pobočkami. Výsledkom je jeden digitálny proces bez zbytočného prechodu z dokumentu na obrazovke na papier a späť.

5. Zmluvy s dodávateľmi, freelancermi a externými spolupracovníkmi

Spolupráca už dávno nie je viazaná na jednu kanceláriu. Dodávateľ môže pracovať v inom meste, freelancer zo zahraničia a externý konzultant sa s vaším tímom nemusí osobne stretnúť ani raz. Komunikácia, odovzdávanie práce aj fakturácia pritom môžu prebiehať kompletne online.

Papierová zmluva potom zostáva jedným z posledných krokov, ktoré digitálny proces prerušujú. Elektronicky možno riešiť napríklad zmluvy o spolupráci, dohody o mlčanlivosti, dodatky, objednávky alebo ďalšiu projektovú dokumentáciu.

Podpisovatelia sa nemusia nachádzať na jednom mieste a dokument nemusí cestovať poštou ani ako opakovane skenovaná príloha medzi jednotlivými stranami. Elektronický podpis tak môže byť prirodzenou súčasťou práce s externými tímami, dodávateľmi aj zahraničnými partnermi.

6. Súhlasy, potvrdenia a interné firemné dokumenty

Elektronické podpisovanie sa netýka iba zmlúv. Firmy pracujú s množstvom dokumentov, pri ktorých potrebujú zaznamenať súhlas, potvrdenie alebo podpis konkrétnej osoby. Môže ísť o internú dokumentáciu, potvrdenie prevzatia, rôzne dohody alebo ďalšie dokumenty súvisiace s každodennou prevádzkou firmy.

Pri klasickom procese pritom často nie je najväčším problémom samotné podpísanie dokumentu, ale to, čo nasleduje. Kto už dokument podpísal? Kto ešte nie? Kde je jeho posledná verzia? Bol dokument po podpise zmenený? Digitálny podpisový proces pomáha tieto kroky zjednotiť a obmedziť posielanie rôznych verzií dokumentov medzi účastníkmi.

Pri procesoch, kde je potrebná vyššia úroveň overenia alebo dôveryhodnosti, je zároveň dôležité zvoliť vhodný typ elektronického podpisu a spôsob identifikácie podpisovateľa. Viac o tejto téme vysvetľujeme v článku o elektronickom overení zámeru a identity.

7. Automatizované elektronické podpisovanie vo firemných systémoch

Pri niekoľkých dokumentoch mesačne môže pracovník dokument jednoducho nahrať a odoslať na podpis. Čo však v prípade, že firma spracúva desiatky alebo stovky dokumentov? Vtedy môže mať väčší význam automatizácia celého procesu.

Elektronický podpis možno integrovať do systému, v ktorom firma už vytvára objednávky, zmluvy alebo zákaznícke dokumenty. OKdokument ponúka API, prostredníctvom ktorého možno elektronické podpisovanie prepojiť s existujúcimi aplikáciami a firemnými procesmi. Dokument tak môže vzniknúť na základe údajov z firemného systému, následne pokračovať k podpisu a po jeho dokončení sa vrátiť do digitálneho workflow bez zbytočného manuálneho prenášania súborov.

Pri väčšom objeme dokumentov sa tak elektronický podpis stáva nielen náhradou vlastnoručného podpisovania na papieri, ale súčasťou digitalizácie celého firemného procesu. Tejto téme sa podrobnejšie venujeme aj v článku Digitalizácia dokumentov a automatizácia procesov.

Ktoré dokumenty sa oplatí začať podpisovať elektronicky?

Digitalizácia podpisovania nemusí znamenať, že firma zo dňa na deň prestane používať papier vo všetkých procesoch. Najjednoduchšie je začať pri dokumentoch, ktoré podpisujete často a pri ktorých dnes vzniká najviac zbytočných manuálnych krokov.

Je to zmluva, ktorú každý týždeň posielate novým klientom? Cenová ponuka, na ktorej potvrdenie čaká obchodník niekoľko dní? Balík dokumentov pri nástupe zamestnanca? Alebo formulár, ktorý zákazník podpisuje pri každej návšteve pobočky?

Práve opakované procesy môžu priniesť najväčší priestor na úsporu času. Elektronický podpis totiž neodstraňuje iba papier. Môže odstrániť aj tlač, skenovanie, posielanie príloh, čakanie na vrátenie dokumentu či manuálne spracovanie podpísanej verzie. Ak vás zaujíma širší pohľad na prínosy elektronického podpisovania pre menšie podniky, prečítajte si aj článok Prečo už malé firmy využívajú elektronický podpis.

Elektronický podpis ako súčasť firmy

Či už ide o zmluvy s klientmi, HR dokumentáciu, cenové ponuky alebo spoluprácu s externými partnermi, princíp je podobný: dokument, ktorý vznikol digitálne, nemusí kvôli podpisu opustiť digitálne prostredie.

S OKdokumentom môžete dokumenty podpisovať online, posielať ich na podpis ďalším osobám, podpisovať dokumenty pri osobnom stretnutí, spracúvať viac dokumentov v jednej obálke a elektronické podpisovanie prepájať s firemnými systémami.

A menej tlače znamená aj menšiu spotrebu papiera. O tom, ako elektronické podpisovanie zapadá do udržateľnejších firemných procesov, sa viac dozviete v článku o zelenej transformácii a elektronickom podpise.