Ako uzavrieť obchod priamo u klienta s elektronickým podpisom

Keď je klient rozhodnutý, prečo čakať na ďalší e-mail?

Obchodník predstaví riešenie, prejde s klientom ponuku, zodpovie otázky a obe strany sa dohodnú na ďalšom postupe. Namiesto uzavretia celého procesu však stretnutie často končí vetou: „Zmluvu vám pošlem e-mailom.“

V tej chvíli vzniká medzi rozhodnutím klienta a skutočným podpisom zbytočná prestávka. Dokument treba pripraviť alebo dohľadať, odoslať, následne čakať, kým si klient nájde čas na jeho otvorenie a podpísanie. Niekedy treba podpis ešte urgovať. Z jednoduchého posledného kroku obchodného procesu sa tak môže stať niekoľkodňová administratíva.

Podpis zmluvy na mieste túto medzeru skracuje. Ak je dokument pripravený už pred stretnutím, po odsúhlasení podmienok môže klient prejsť rovno k podpisu. Zmluvu alebo objednávku si skontroluje a podpíše elektronicky na dostupnom zariadení.

Elektronické podpisovanie tak nie je iba náhradou papiera. Pomáha zjednodušiť celý proces od dohody až po realizáciu a odstraňuje z neho manuálne kroky, ktoré obchod zbytočne spomaľujú. Viac o výhodách bezpapierových procesov prináša aj článok o udržateľnosti a elektronickom podpise.

Čo pripraviť pred stretnutím s klientom

Aby bol podpis zmluvy u klienta skutočne rýchly, oplatí sa podpisový proces pripraviť ešte pred samotným stretnutím. Obchodník si môže v OKdokumente nachystať zmluvu, objednávku a potrebné prílohy. Ak k jednému obchodu patrí viac dokumentov, môže ich vložiť do jednej obálky a nastaviť ich poradie. Dokumenty pritom nemusia mať rovnaký účel, niektoré môžu byť určené na podpis, iné na prečítanie a ďalšie môžu slúžiť ako doplňujúce prílohy.

Vopred možno určiť aj jednotlivých podpisujúcich a pripraviť presné miesta, na ktorých sa majú podpísať. Interaktívne polia tak podpisujúceho navedú tam, kde je potrebné vykonať konkrétny úkon. Na samotnom stretnutí už obchodník nemusí riešiť, ktorú verziu zmluvy otvoriť, kde sa má klient podpísať alebo ktorú prílohu mu ešte poslať. Môže sa sústrediť na to podstatné, obsah dohody a dokončenie obchodu.

Ako funguje elektronický podpis na tablete priamo u klienta

Podpis dokumentu cez tablet nemusí byť komplikovanejší ako podpis na papieri. Obchodník otvorí pripravený dokument na tablete, mobile alebo notebooku. Klient si môže zmluvu prečítať, skontrolovať dohodnuté podmienky a následne vložiť podpis na určené miesto.

Pri osobnom stretnutí je možné využiť podpis na mieste. Dokument sa po vytvorení obálky otvorí na zariadení obchodníka a klient ho môže podpísať priamo na ňom. Nie je potrebné najskôr vytlačiť zmluvu, podpísať ju perom a následne hľadať skener alebo posielať fotografie podpísaných strán.

Pre obchodníka je hlavnou výhodou kontinuita procesu. Klient sa môže rozhodnúť a vykonať podpis v rámci jedného stretnutia, bez toho, aby medzi tieto dva momenty vstúpila ďalšia administratíva.

Ktoré zmluvy a dokumenty možno podpisovať u klienta

Elektronický podpis pre obchodníkov nemusí slúžiť iba na podpis klasickej obchodnej zmluvy. Využitie má všade tam, kde je potrebné počas obchodného alebo realizačného procesu zaznamenať súhlas, potvrdenie alebo prevzatie. Priamo na stretnutí môže ísť napríklad o obchodnú zmluvu, objednávku, cenovú ponuku, dohodu o spolupráci alebo dodatok k existujúcej zmluve.

Možnosti však pokračujú aj po uzatvorení obchodu. Elektronicky možno riešiť napríklad akceptačný protokol, preberací alebo servisný protokol či potvrdenie o prevzatí. Rovnaký spôsob práce s dokumentmi tak môže sprevádzať zákazku vo viacerých fázach od prvotnej dohody cez realizáciu až po odovzdanie produktu alebo služby.

Čo ak na stretnutí nie sú všetci podpisujúci?

Pri B2B obchode je úplne bežné, že človek, s ktorým obchodník rokuje, nie je jedinou osobou, ktorá musí dokument podpísať. Na stretnutí môže byť napríklad obchodný alebo nákupný manažér, pričom ďalší podpis patrí konateľovi či inej oprávnenej osobe.

Ani v takom prípade nemusí podpis obchodnej zmluvy na stretnutí čakať. Klient, ktorý je na stretnutí prítomný, môže svoju časť podpísať priamo na tablete. Ďalšiemu podpisujúcemu môže dokument následne pokračovať na podpis na diaľku. Ten dostane vlastnú žiadosť a podpis doplní neskôr.

V OKdokumente možno pracovať s viacerými podpisujúcimi a nastaviť aj ich poradie. Vďaka tomu je možné prepojiť osobné a vzdialené podpisovanie do jedného nadväzujúceho procesu. Obchodník teda nemusí čakať na stretnutie, na ktorom sa fyzicky zídu všetci zainteresovaní. Každý môže dokument podpísať spôsobom a v momente, ktorý zodpovedá konkrétnej situácii.

Podpis zmluvy na mieste bez tlače a skenovania

Osobné stretnutie ešte nemusí znamenať papierový proces. Pri klasickom postupe si obchodník pripraví a vytlačí zmluvu, prinesie ju klientovi a nechá ju podpísať. Dokument následne putuje späť do kancelárie, kde ho treba naskenovať, uložiť, poslať ďalším ľuďom a podľa potreby pracovať aj s papierovým originálom.

Elektronický proces môže byť podstatne kratší: pripravený dokument → kontrola klientom → elektronický podpis na tablete → podpis ďalšej osoby → dokončený dokument.

Dokument po podpise nemusí absolvovať ďalšie kolo tlače, skenovania a e-mailov. Môže rovno pokračovať k ďalšiemu podpisujúcemu a po dokončení zostať uložený v elektronickej podobe. Firma zároveň obmedzuje množstvo papierovej administratívy a náklady spojené s tlačou, manipuláciou a fyzickou archiváciou dokumentov. Téme bezpapierových procesov sa podrobnejšie venuje aj článok o zelenej transformácii a elektronickom podpise.

Elektronický podpis pre obchodníkov v teréne

Elektronický podpis pre obchodníkov v teréne má využitie všade tam, kde sa dohoda, realizácia alebo odovzdanie odohrávajú mimo klasickej kancelárie. Typickým príkladom je obchodník na návšteve u klienta. Rovnaký princíp však možno využiť v showroome alebo predajni, kde zákazník podpisuje objednávku priamo pri nákupe, alebo na veľtrhu či konferencii, kde sa obchodný rozhovor môže posunúť ku konkrétnej dohode.

Praktické využitie nájde elektronický podpis aj mimo čisto obchodných pozícií. Servisný technik môže po vykonaní práce nechať zákazníka podpísať servisný protokol. Realizačný tím môže pri odovzdaní zákazky alebo montáži potvrdiť prevzatie vykonaných prác a pobočka môže vybaviť podpis klienta elektronicky bez vytvárania papierovej dokumentácie.

Spoločným menovateľom je potreba uzavrieť určitý krok priamo tam, kde sa práve odohráva. Ak je možné v rovnakom momente dokončiť aj dokumentáciu, odpadá ďalšie administratívne pokračovanie po návrate do kancelárie.

Čo nasleduje po podpise dokumentu

Podpisom obchodný proces často nekončí. Pre firmu je naopak signálom, že sa môže začať ďalšia etapa, napríklad realizácia zákazky, vystavenie faktúry, objednanie tovaru alebo plánovanie termínu dodania.

OKdokument preto umožňuje pracovať aj s tým, čo sa deje po samotnom podpise. Používateľ môže sledovať stav obálky a jej históriu, pričom po dokončení podpisovania môžu byť o výsledku informované aj ďalšie osoby.

Ak napríklad obchodník uzavrie novú zákazku, podpísaný dokument nemusí manuálne preposielať kolegom. Do procesu možno zahrnúť ďalšiu e-mailovú adresu, ktorá dokument nepodpisuje, ale po dokončení dostane notifikáciu a finálne dokumenty. Takto môže byť informované napríklad obchodné, finančné, administratívne alebo realizačné oddelenie. Elektronický podpis sa tým stáva prirodzenou súčasťou širšieho firemného workflow, nie izolovaným posledným krokom.

Akú úroveň elektronického podpisu zvoliť

Nie každý dokument vyžaduje rovnaký spôsob elektronického podpisovania. Vhodná úroveň závisí od konkrétneho dokumentu, požadovaného spôsobu identifikácie podpisujúceho a príslušných právnych alebo interných požiadaviek.

Pri bežnom obchodnom procese preto nie je cieľom automaticky používať najvyššiu dostupnú úroveň podpisu. Dôležité je zvoliť spôsob, ktorý zodpovedá konkrétnej situácii. OKdokument umožňuje využívať vlastnoručný elektronický podpis s auditnými záznamami a podporuje aj kvalifikovaný elektronický podpis (KEP/QES) pre prípady, ktoré vyžadujú vyššiu úroveň identifikácie podpisujúceho.

Pri dokumentoch so špecifickými zákonnými požiadavkami je vždy vhodné overiť, aká forma podpisu sa pri danom právnom úkone vyžaduje.

Ako vyzerá podpis zmluvy na tablete v praxi

Predstavme si obchodníka, ktorý ide na stretnutie so zákazníkom. Cenovú ponuku už spolu predtým prešli a cieľom stretnutia je potvrdiť posledné podmienky objednávky. Pred stretnutím obchodník pripraví objednávku v OKdokumente, pridá potrebné prílohy, nastaví podpisujúcich a určí, kde majú jednotlivé osoby dokument podpísať.

Na stretnutí prejde s klientom posledné detaily. Klient s ponukou súhlasí, preto nemusí čakať na ďalší e-mail. Obchodník otvorí pripravený dokument a klient vykoná podpis zmluvy na tablete priamo na mieste. Po stretnutí potrebuje dokument ešte podpis konateľa klientovej spoločnosti, ktorý osobne prítomný nebol. Dokument preto pokračuje elektronicky k nemu a konateľ dostane žiadosť o podpis.

Po dokončení má obchodník k dispozícii finálny dokument a môže pokračovať ďalším krokom, napríklad odovzdaním zákazky na realizáciu. Práve tu sa ukazuje hlavný prínos elektronického podpisu na tablete. Technológia nemení spôsob, akým obchodník buduje vzťah s klientom. Odstraňuje však zbytočnú administratívnu medzeru medzi momentom, keď klient povie „áno“, a momentom, keď môže firma začať konať.

S OKdokumentom tak môže obchodník skrátiť cestu od dohody k podpísanému dokumentu a pokračovať k realizácii zákazky bez zbytočnej papierovej administratívy.

Uzavrite obchod tam, kde vznikol

Dobré obchodné stretnutie nemusí končiť ďalšou úlohou v kalendári a vetou „zmluvu vám pošlem“. Ak je dokument pripravený vopred, klient ho môže skontrolovať a podpísať priamo na stretnutí a ďalší podpisujúci sa môžu zapojiť na diaľku.

Najčastejšie otázky o elektronickom podpise na tablete