Elektronický podpis pre firmy a tímy

Tímové riešenie OKdokumentu preto spája viac používateľských účtov, centrálnu správu prístupov aj možnosti prispôsobiť podpisový proces firemnej značke. Výsledkom nie je iba viac účtov, ale jednotný spôsob elektronického podpisovania naprieč firmou.

Prečo jeden účet prestáva firme stačiť

Na začiatku môže elektronické podpisovanie vo firme zabezpečovať jeden človek. Pripraví dokument, odošle ho na podpis a skontroluje, či sa proces úspešne dokončil. S rastúcim počtom dokumentov však takýto model rýchlo narazí na svoje limity.

Obchodník potrebuje odoslať zmluvu zákazníkovi, HR oddelenie pripravuje dokumenty pre nového zamestnanca a administratíva čaká na podpísanie dohody s dodávateľom. Ak všetky procesy prechádzajú cez jediný účet a jedného kolegu, vzniká zbytočné úzke miesto.

Problém sa najčastejšie prejaví tým, že:

• viacerí kolegovia čakajú na jedného človeka, ktorý dokument odošle,
• zdieľa sa jeden používateľský účet alebo prihlasovacie údaje,
• nie je dostatočne jasné, kto konkrétny dokument pripravuje a spravuje,
• rôzne oddelenia si vytvárajú vlastný spôsob práce,
• s rastúcim počtom dokumentov je čoraz náročnejšie udržať prehľad.

Riešením nie je zdieľanie jedného hesla medzi viacerými zamestnancami. Firma potrebuje oddeliť používateľov, ich prístupy aj zodpovednosť za dokumenty, ale zároveň im umožniť využívať rovnaký spôsob elektronického podpisovania.

Práve tu začína dávať zmysel elektronický podpis pre tímy. Elektronické podpisovanie zároveň umožňuje firmám postupne škálovať a zefektívňovať firemné procesy bez toho, aby s rastúcim objemom dokumentov musela rovnakým tempom rásť aj manuálna administratíva.

Kto vo firme elektronický podpis využíva

Elektronické podpisovanie nie je určené iba obchodnému alebo administratívnemu oddeleniu. Rovnaké riešenie môže využívať viac častí firmy, pričom každá pracuje s inými dokumentmi a procesmi.

Oddelenie	Typické dokumenty	Príklad využitia
Obchod	zmluvy, objednávky, cenové ponuky, dodatky	podpis zákazníka na diaľku alebo priamo na obchodnom stretnutí
HR oddelenie	pracovné dokumenty, dohody, interné dokumenty	podpis dokumentov pri nástupe a onboardingu zamestnanca
Administratíva	dodávateľské zmluvy, objednávky, protokoly	príprava a sledovanie dokumentov naprieč firmou
Manažment	zmluvy, schválenia, dohody	podpis dokumentov vyžadujúcich súhlas oprávnenej osoby

Obchodné oddelenie môže napríklad elektronicky podpisovať objednávky či obchodné zmluvy. Ak obchodníci pracujú priamo u zákazníkov, elektronický podpis možno využiť aj na uzavretie obchodu priamo počas osobného stretnutia.

HR oddelenie môže rovnaké riešenie používať pri pracovnej dokumentácii a onboardingu. Elektronický podpis pritom pomáha zjednodušiť procesy od náboru cez podpis pracovných dokumentov až po ďalšie kroky spojené s nástupom zamestnanca. Možnosti elektronického podpisovania v HR, nábore a onboardingu patria medzi praktické príklady toho, ako možno rovnakú technológiu využiť naprieč rôznymi časťami firmy.

Administratíva či manažment zase môžu pracovať s dodávateľskými zmluvami, schváleniami alebo ďalšou každodennou firemnou agendou. Firma tak nemusí zavádzať odlišný spôsob práce pre každé oddelenie. Jedno riešenie elektronického podpisovania môže pokryť viacero firemných procesov.

Každý člen tímu má vlastný priestor

Ak s dokumentmi pravidelne pracuje viac ľudí, každý potrebuje možnosť pripravovať a sledovať vlastné podpisové procesy. Tímový balík OKdokumentu obsahuje minimálne 5 Premium účtov, vďaka ktorým môžu členovia tímu samostatne:

• pripravovať dokumenty a podpisové procesy,
• odosielať dokumenty na podpis,
• pracovať s vlastnou dokumentovou agendou,
• sledovať priebeh a stav podpisovania.

Obchodník tak nemusí žiadať administratívu, aby zaňho odoslala zmluvu. HRista nemusí čakať na kolegu, ktorý má prístup k spoločnému účtu. Každý pracuje vo vlastnom používateľskom priestore a môže riešiť dokumenty, za ktoré zodpovedá.

To je dôležité nielen z hľadiska pohodlia, ale aj pre jasnejšie rozdelenie zodpovednosti. Pri rastúcom počte dokumentov je jednoduchšie vedieť, kto konkrétny proces pripravuje a spravuje, než koordinovať všetku agendu prostredníctvom jedného spoločného prihlásenia.

Správa používateľov a prístupov zostáva pod kontrolou firmy

Samostatnosť členov tímu neznamená, že firma stráca kontrolu nad tým, kto môže službu používať. Tímové riešenie počíta s administrátorom, ktorý spravuje prístupy jednotlivých používateľov. Keď do firmy príde nový kolega, môže dostať vlastný prístup. Ak niekto zmení pracovnú pozíciu alebo zo spoločnosti odíde, administrátor môže používateľov spravovať podľa aktuálnej situácie.

Firma tak nemusí riešiť zdieľanie prihlasovacích údajov ani meniť spoločné heslo zakaždým, keď sa zmení zloženie tímu. Takýto model je praktický najmä pre menšie a rastúce firmy. Elektronické podpisovanie sa môže prispôsobovať tomu, ako sa mení samotný tím, bez potreby meniť základný spôsob práce s dokumentmi.

Jeden tím môže mať viac podpisovacích procesov

Jednotné riešenie neznamená, že všetky dokumenty musia prechádzať rovnakým procesom. Obchodné oddelenie môže potrebovať čo najrýchlejšie odoslať zákazníkovi zmluvu alebo objednávku. HR oddelenie môže pracovať s viacerými dokumentmi, ktoré musí nový zamestnanec podpísať alebo prečítať. Administratíva môže potrebovať podpis viacerých oprávnených osôb v presnom poradí.

OKdokument umožňuje pracovať s obálkami, do ktorých možno zaradiť viac súvisiacich dokumentov. Podľa konkrétneho procesu môžu byť dokumenty určené na podpis, prečítanie alebo priložené ako doplňujúce prílohy.

Firma tak môže mať spoločný nástroj, ale rozdielne workflow podľa toho, či ide o:

• uzatvorenie obchodu so zákazníkom,
• nástup nového zamestnanca,
• podpis dodávateľskej zmluvy,
• interné schválenie dokumentu,
• podpis dokumentu viacerými oprávnenými osobami.

Elektronické podpisovanie tak nemusí meniť existujúce rozdelenie práce medzi oddeleniami. Naopak, môže ho preniesť do jedného konzistentného digitálneho prostredia.

Ako nastaviť jednotný spôsob podpisovania vo firme

Keď elektronický podpis používa jeden človek, spôsob práce si dokáže ustrážiť relatívne jednoducho. Pri desiatkach podpisových procesov vytváraných rôznymi kolegami už pomáhajú jasné interné pravidlá.

Firma si môže vytvoriť jednoduchý štandard, ktorý určí napríklad:

• ako kategorizovať jednotlivé typy dokumentov,
• kto má byť pri konkrétnom dokumente podpisujúcim,
• v akom poradí majú jednotlivé osoby podpisovať,
• kedy sa má vyžadovať dodatočné overenie,
• komu majú po dokončení prísť finálne dokumenty,
• ako postupovať pri dokumentoch, ktoré zostávajú nepodpísané.

Pri citlivejších dokumentoch môže byť napríklad vhodné sprísniť prístup jednorazovým heslom zaslaným prostredníctvom e-mailu alebo SMS. Jednotné pravidlá majú jednoduchý cieľ: klient alebo obchodný partner by mal dostať konzistentný podpisový proces bez ohľadu na to, ktorý zamestnanec dokument pripravil.

Firma zároveň získava jednoduchší interný workflow. Namiesto toho, aby si každý kolega vytváral vlastný spôsob práce, tím používa spoločnú logiku, ktorú možno opakovať pri ďalších dokumentoch.

Cenník a kompletný zoznam funkcionalít

Firemný branding pokračuje aj pri podpisovaní

Podpisový proces je zároveň jedným z kontaktných bodov medzi firmou a jej zákazníkom, zamestnancom alebo obchodným partnerom. Ak klient dostane dokument na podpis, nemal by mať pocit, že bol presunutý do úplne cudzieho prostredia. Aj preto umožňuje tímové riešenie OKdokumentu prispôsobiť podpisovací proces vlastným logom a firemnými farbami.

Elektronické podpisovanie tak vizuálne nadväzuje na ostatnú firemnú komunikáciu. Klient sa stretáva so značkou, ktorú pozná z webu, obchodnej komunikácie alebo predchádzajúceho kontaktu. Branding preto nie je iba estetický detail. Pomáha vytvárať konzistentnú zákaznícku skúsenosť od prvého kontaktu až po podpísanie dokumentu.

Čo sa má stať po podpise

Pri elektronickom podpise sa často venuje najväčšia pozornosť samotnému momentu podpisovania. Z pohľadu zákazníckej cesty je však rovnako dôležité, čo sa stane bezprostredne potom.

Podpísaný dokument	Možný ďalší krok
pracovná dokumentácia	onboarding nového zamestnanca
objednávka	platba alebo potvrdenie objednávky
obchodná zmluva	informácie o realizácii služby
servisný dokument	ďalšie pokyny alebo zákaznícka podpora

Tímový balík OKdokumentu umožňuje po úspešnom podpise presmerovať podpisujúceho na vlastnú webovú stránku. Firma môže pripraviť stránku s poďakovaním, ďalším postupom alebo doplnkovými informáciami. Namiesto slepej uličky sa tak elektronický podpis stáva prechodom k ďalšiemu kroku zákazníckej alebo zamestnaneckej cesty. Podpis nemusí byť koncom digitálneho procesu. Môže byť jeho spúšťačom.

Ako udržať prehľad pri väčšom množstve dokumentov

S počtom používateľov prirodzene rastie aj množstvo dokumentov. Firma preto potrebuje nielen možnosť dokumenty podpisovať, ale aj spôsob, ako sa v nich orientovať. Pri každodennej práci pomáhajú najmä:

• kategórie, ktoré uľahčujú rozdelenie rôznych typov dokumentov,
• stavy obálok, vďaka ktorým je viditeľné, ktoré procesy čakajú na dokončenie,
• história obálky, ktorá umožňuje spätne sledovať priebeh podpisovania,
• hromadné akcie, ktoré zjednodušujú prácu s väčším množstvom dokumentov.

Pri väčšom objeme dokumentov práve tieto funkcie rozhodujú o tom, či digitalizácia administratívu skutočne zjednoduší. Nestačí totiž nahradiť papier PDF dokumentom. Firma potrebuje vedieť dokument nájsť, skontrolovať jeho stav a zistiť, čo sa s ním počas podpisového procesu dialo.

Elektronický podpis sa tak stáva súčasťou širšieho digitálneho workflow. Zároveň môže pomôcť obmedziť tlač, fyzickú manipuláciu s dokumentmi a ďalšiu papierovú administratívu. Viac o týchto prínosoch prináša článok o prechode k bezpapierovým a udržateľnejším firemným procesom.

Kedy dáva zmysel elektronický podpis pre tímy

Tímové riešenie nemusí byť určené iba veľkým spoločnostiam. Často začne dávať zmysel práve v menšej firme vo chvíli, keď podpisovanie prestane byť úlohou jedného človeka. Prechod na tímové riešenie stojí za zváženie najmä vtedy, keď:

• dokumenty pravidelne pripravuje viac zamestnancov,
• elektronický podpis používa viac oddelení,
• kolegovia sa spoliehajú na jeden spoločný účet,
• rastie počet zmlúv a podpisových procesov,
• firma potrebuje centrálne spravovať používateľské prístupy,
• chce zjednotiť spôsob, akým dokumenty odosiela klientom a partnerom,
• chce podpisový proces prispôsobiť vlastnej značke.

Elektronický podpis pre firmy by mal škálovať spolu s firmou. Ak pribúdajú zamestnanci, klienti a podpisové procesy, nemalo by to automaticky znamenať viac ručnej koordinácie. Tímový balík OKdokumentu umožňuje jednotlivým členom tímu pracovať samostatne, zatiaľ čo administrátor spravuje ich prístupy.

Firemný branding pomáha udržať jednotnú komunikáciu smerom ku klientom a presmerovanie po podpise umožňuje prirodzene prepojiť podpis s ďalším krokom procesu. Výsledkom nie je iba viac účtov. Je to jeden spoločný spôsob, ako firma pracuje s elektronickými dokumentmi naprieč tímom.

Keď rastie tím, môže s ním rásť aj spôsob podpisovania

Elektronické podpisovanie funguje najlepšie vtedy, keď kopíruje spôsob, akým firma reálne pracuje. Ak dokumenty pripravuje viac kolegov a oddelení, nemusia sa všetci spoliehať na jeden účet ani jedného človeka.

S tímovým balíkom OKdokument získajú členovia tímu vlastné Premium účty, zatiaľ čo firma si zachová kontrolu nad používateľmi, jednotnú zákaznícku skúsenosť a spoločný spôsob práce s dokumentmi.

Cenník a kompletný zoznam funkcionalít

Najčastejšie otázky o elektronickom podpise pre tímy