Ako zrýchliť schvaľovanie obchodných zmlúv elektronickým podpisom

Elektronický podpis pomáha tento proces zjednodušiť. Zmluvu možno pripraviť, odoslať na schválenie a podpísať online bez tlače, skenovania či osobného stretnutia. Obchodné oddelenie tak dokáže skrátiť čas medzi dohodou a finálnym podpisom a zároveň získať lepší prehľad o stave dokumentu.

Kde sa pri schvaľovaní zmlúv najčastejšie stráca čas

Pri obchodných zmluvách sa čas nestráca iba pri právnej alebo manažérskej kontrole. Veľká časť oneskorenia vzniká medzi jednotlivými krokmi.

Typický proces môže vyzerať takto:

1. obchodník pripraví návrh zmluvy,
2. dokument odošle manažérovi alebo právnemu oddeleniu,
3. po schválení ho pošle klientovi,
4. klient si dokument stiahne a vytlačí,
5. zmluvu podpíše, naskenuje a odošle späť,
6. obchodník kontroluje, či dostal správnu a kompletnú verziu.

Každý ďalší krok vytvára priestor na zdržanie. Dokument môže zostať nepovšimnutý v e-mailovej schránke, klient nemusí mať práve prístup k tlačiarni alebo sa podpis odloží na neskôr. Proces sa komplikuje ešte viac, keď zmluvu podpisuje viac osôb alebo keď musí prejsť niekoľkými úrovňami interného schválenia.

Elektronické podpisovanie znižuje počet manuálnych krokov. Namiesto opakovaného posielania príloh možno dokument sprístupniť určeným osobám a viesť ich priamo k potrebnej akcii: kontrole, schváleniu alebo podpisu.

Krok v procese	Kde vzniká zdržanie
Príprava zmluvy	Chýbajúce údaje alebo opakované úpravy dokumentu
Interné schválenie	Čakanie na manažéra, právnika alebo konateľa
Odoslanie klientovi	Dokument sa stratí medzi ostatnými e-mailmi
Podpis zmluvy	Klient nemá tlačiareň, skener alebo podpis odloží
Kontrola dokumentu	Obchodník zisťuje, či dostal správnu a kompletnú verziu

 

Prečo e-mail nestačí na rýchle schvaľovanie zmlúv

E-mail je praktický komunikačný nástroj, no nie je navrhnutý na riadenie životného cyklu zmluvy. Keď sa dokument posiela medzi obchodníkom, manažérom, právnikom a klientom ako príloha, rýchlo môžu vzniknúť viaceré verzie:

• zmluva_final.docx,
• zmluva_final_2.docx,
• zmluva_final_opravena.docx,
• zmluva_na_podpis.pdf,
• zmluva_podpisana_scan.pdf.

Po niekoľkých kolách pripomienok už nemusí byť jasné, ktorá verzia je aktuálna, kto ju naposledy upravoval a či klient podpísal správny dokument. Obchodník navyše často nemá okamžitý prehľad o tom, čo sa so zmluvou deje.

Nevie, či si ju klient otvoril, či čaká na interné schválenie alebo či na podpis jednoducho zabudol. Musí preto posielať ďalšie správy alebo telefonovať. Pri online podpisovaní sa pracuje s konkrétnym dokumentom určeným na podpis. Tým sa znižuje riziko, že si jednotlivé strany pomýlia verzie alebo že podpísaný dokument zostane uložený iba v jednej e-mailovej schránke.

Schvaľovanie cez e-mail	Online proces s elektronickým podpisom
Viacero príloh a verzií dokumentu	Jeden konkrétny dokument určený na podpis
Nejasné, kto má zmluvu práve riešiť	Jasne určené poradie schvaľovania a podpisovania
Stav dokumentu sa zisťuje telefonicky alebo e-mailom	Stav zmluvy možno priebežne sledovať
Tlač, ručný podpis a skenovanie	Podpis priamo online
Vyššie riziko odoslania nesprávnej verzie	Všetky strany pracujú s rovnakým dokumentom

Ako funguje podpis zmluvy online v obchodnom procese

Elektronický podpis možno zaradiť priamo do existujúceho obchodného postupu. Nie je potrebné meniť obsah zmluvy ani spôsob, akým obchodné oddelenie rokuje s klientom. Mení sa najmä posledná fáza, schválenie a podpis.

Proces môže prebiehať nasledovne:

Príprava finálnej zmluvy

Obchodník pripraví dokument podľa dohodnutých podmienok. Pred odoslaním si overí, že obsahuje správne údaje, prílohy a všetky požadované podpisové polia.

Interné schválenie

Ak zmluva podlieha kontrole manažéra, konateľa alebo právneho oddelenia, dokument možno posunúť príslušnej osobe bez tlače a fyzického odovzdávania. Pri zmluvách s viacerými schvaľovateľmi pomáha jasne určiť, kto má dokument kontrolovať a v akom poradí.

Odoslanie klientovi

Po internom schválení dostane klient výzvu na podpis. Dokument si môže skontrolovať a podpísať online bez toho, aby ho musel tlačiť alebo skenovať.

Podpis všetkých zúčastnených strán

Podľa typu obchodného prípadu môže zmluvu podpisovať klient, obchodník, konateľ alebo viacero zástupcov jednotlivých spoločností. Digitálny proces uľahčuje koordináciu aj v situácii, keď sa podpisujúce osoby nachádzajú na rôznych miestach.

Uloženie podpísaného dokumentu

Po dokončení podpisovania dostanú zúčastnené strany finálny dokument. Obchodné oddelenie ho môže uložiť podľa interných pravidiel firmy alebo ďalej spracovať v nadväzujúcich systémoch.

Viac o postupnom zavádzaní digitálnej práce s dokumentmi nájdete aj v článku 5 jednoduchých krokov k digitálnej transformácii dokumentov vo vašom podnikaní.

Čo získa obchodné oddelenie rýchlejším schvaľovaním

Rýchlejšie schvaľovanie zmlúv neznamená iba menej administratívnej práce. Má priamy vplyv na tempo obchodného procesu a skúsenosť klienta.

Kratší predajný cyklus

Obchod sa môže uzavrieť hneď po dohode, bez niekoľkodňového čakania na vytlačenie, doručenie alebo naskenovanie dokumentu. To je dôležité najmä pri zákazkách, pri ktorých klient porovnáva viac ponúk alebo potrebuje začať spoluprácu v krátkom termíne.

Menej manuálnej administratívy

Obchodníci nemusia opakovane sťahovať prílohy, premenovávať súbory, kontrolovať skeny ani pripomínať klientovi jednotlivé kroky. Ušetrený čas môžu venovať starostlivosti o zákazníkov, príprave ponúk a rozvoju nových obchodných príležitostí.

Lepší prehľad o stave zmluvy

Pri organizovanom online procese je jednoduchšie rozlíšiť, ktoré dokumenty čakajú na schválenie, ktoré boli odoslané na podpis a ktoré sú už dokončené. Manažér predaja tak nemusí zisťovať stav každej zmluvy samostatne prostredníctvom obchodníka.

Jednoduchšia skúsenosť pre klienta

Klient nemusí hľadať tlačiareň, podpisovať dokument ručne a vytvárať sken. Zmluvu môže vybaviť online z miesta, kde sa práve nachádza. Čím jednoduchší je posledný krok obchodného procesu, tým menšie je riziko, že klient podpis odloží.

Ďalšie praktické prínosy približuje článok 5 dôvodov, prečo zaviesť elektronické podpisovanie vo vašej firme.

Prínos	Význam pre obchodné oddelenie
Kratší predajný cyklus	Menej času medzi dohodou a podpísanou zmluvou
Menej administratívy	Obchodníci nemusia tlačiť, skenovať a kontrolovať prílohy
Lepší prehľad	Tím vie, ktoré zmluvy čakajú na schválenie alebo podpis
Jednoduchší proces pre klienta	Klient môže dokument podpísať bez návštevy kancelárie
Viac času na obchod	Obchodníci sa môžu venovať zákazníkom a novým príležitostiam

 

Podpis zmluvy online pre obchodníkov v teréne

Obchodníci netrávia celý deň za pracovným stolom. Stretávajú sa s klientmi, navštevujú prevádzky, prezentujú riešenia alebo cestujú medzi pobočkami. Pri papierovom procese to môže znamenať, že sa zmluva dostane k podpisu až po návrate do kancelárie. Obchodník musí dokument pripraviť, vytlačiť, priniesť na ďalšie stretnutie alebo ho poslať klientovi e-mailom. Podpis zmluvy online umožňuje dokončiť túto fázu bez ohľadu na miesto.

Obchodník môže napríklad:

• poslať pripravenú zmluvu klientovi na diaľku,
• sprístupniť dokument počas osobného stretnutia,
• podpísať zmluvu s klientom na mobile alebo tablete,
• po podpise pokračovať ďalším krokom obchodného prípadu.

Takýto postup je užitočný v realitách, finančných službách, poisťovníctve, predaji firemných riešení, logistike aj v ďalších oblastiach, kde sa obchod často uzatvára mimo kancelárie.

Pre firmy v oblasti predaja a online obchodu je určené aj riešenie elektronického podpisovania pre sales a e-commerce.

Prečo elektronický podpis zrýchľuje uzatváranie obchodov

Pri uzatváraní obchodu záleží aj na momente. Klient môže byť pripravený zmluvu podpísať bezprostredne po schválení ponuky, no každý ďalší administratívny krok vytvára príležitosť na odklad.

Papierový proces od klienta často vyžaduje, aby:

• si otvoril prílohu,
• dokument vytlačil,
• podpísal všetky potrebné strany,
• vytvoril čitateľný sken,
• našiel pôvodný e-mail,
• odoslal dokument späť.

Pri online podpisovaní možno tieto úkony nahradiť jedným súvislým procesom. Klient otvorí dokument, skontroluje ho a vykoná požadovaný podpis. Čím menej krokov stojí medzi rozhodnutím klienta a finálnym podpisom, tým nižšie je riziko, že sa dokončenie obchodu odsunie.

Elektronický podpis zároveň neznamená, že firma musí urýchliť kontrolu zmluvy na úkor jej kvality. Cieľom je odstrániť zbytočné prestoje po tom, ako boli obchodné a právne podmienky odsúhlasené.

Ak vo vašej firme pretrvávajú obavy z elektronického podpisovania, odporúčame aj článok 6 najbežnejších mýtov o elektronickom podpise.

Ako začať so zrýchľovaním schvaľovania zmlúv

Digitalizácia nemusí začínať rozsiahlym projektom. Prvým krokom môže byť jeden konkrétny typ obchodnej zmluvy, ktorý firma podpisuje pravidelne.

Vyberte si napríklad zmluvu, pri ktorej:

• sa často čaká na podpis klienta,
• obchodníci venujú veľa času urgenciám,
• vzniká viacero verzií dokumentu,
• podpisujúce osoby pracujú na rôznych miestach,
• papierový proces zbytočne predlžuje začiatok spolupráce.

Následne si zmapujte, kto zmluvu pripravuje, kto ju schvaľuje, kto ju podpisuje a kde sa má výsledný dokument uložiť. Takto získate jednoduchý proces, ktorý možno najskôr otestovať na vybraných obchodných prípadoch a neskôr rozšíriť na ďalšie dokumenty.

Menej čakania, viac uzatvorených obchodov

Schvaľovanie zmluvy nemusí byť administratívnou prekážkou na konci úspešného obchodného rokovania. Elektronický podpis pomáha odstrániť tlač, skenovanie, posielanie rôznych verzií príloh aj čakanie na osobné stretnutie. Obchodníci získajú prehľadnejší proces, klienti jednoduchší spôsob podpisovania a firma môže skrátiť čas potrebný na uzavretie obchodu.

Služba OKdokument umožňuje podpisovať dokumenty online a vyžiadať podpis od klientov, kolegov alebo obchodných partnerov. Elektronické podpisovanie si môžete vyskúšať bez zbytočných papierových krokov a overiť si jeho prínos priamo na dokumentoch, ktoré používate vo svojom obchodnom procese.