Ako vytvoriť novú obálku? | Návod

Balík PRO Balík PREMIUM 

Rýchly podpis

Rýchly podpis je základný podpisový proces určený na jednoduché a rýchle podpisovanie dokumentov. V predvolenom nastavení funguje na princípe „podpis kdekoľvek“, čo znamená, že podpisujúci môže dokument podpísať bez vopred definovaných podpisových polí. Po vyplnení povinných údajov je možné obálku s dokumentmi okamžite odoslať na vzdialený podpis, čím sa celý proces výrazne zrýchľuje a zjednodušuje.

Krok 1 – Vytvorte novú obálku

V aplikácii kliknite na tlačidlo „Vytvoriť novú obálku“ – ide o úvodný krok, ktorým sa spustí sprievodca tvorbou obálky.

Krok 2 – Vyberte typ procesu

Na úvod zvoľte, aký typ procesu chcete použiť. Na výber sú tri možnosti:

• Rýchly podpis – najrýchlejší spôsob poslania dokumentu na podpis. V tomto návode si vyberieme túto možnosť.
• Príprava a podpis obálky – detailnejší postup s možnosťou upravovať dokument. 
• Kvalifikovaný podpis – využíva podpis s vyššou úrovňou dôvery. 

Výber procesu sa vykonáva kliknutím na príslušnú možnosť.

Krok 3 – Nahrajte dokumenty

Do obálky nahrajte všetky dokumenty, ktoré majú byť príjemcovi doručené. Môže ísť o súbory vo formátoch PDF či DOC, DOCX.

Krok 4 – Určite spôsob spracovania dokumentov

Každý dokument v obálke možno označiť, či je určený na podpis, iba na prečítanie alebo je voliteľný. Podľa toho sa príjemcovi zobrazia príslušné možnosti interakcie s dokumentom.

Krok 5 - Vyplnenie informácií o obálke

V časti Informácie o obálke doplňte:

• Názov obálky (max. 80 znakov),
• Kategóriu (vyberiete z definovaných kategórií),
• Voliteľné poznámky,
• Jazyk komunikácie,
• Rozšírené nastavenia, vyžadovať prístupové kódy (e‑mail/SMS), určiť dátum expirácie a zapnúť notifikácie pred vypršaním platnosti. Balík PREMIUM

Krok 6 – Zadajte podpisujúcich

Zadajte e‑mailové adresy podpisujúcich. Môžete pridať aj svoj vlastný podpis kliknutím na prepínač „Pridať môj podpis“. Pre každého podpisujúceho je možné určiť, či bude podpis vykonaný na mieste (osobne), čo sa nastavuje prepínačom pri vkladaní adresy. Ak potrebujete viacerých podpisujúcich, použite tlačidlo „Pridať“ a zopakujte zadanie. V prípade SMS overenia je potrebné pridať aj telefónne čísla podpisujúcich. 

Krok 7 – Napíšte e‑mailovú správu

Môžete pripojiť krátke zhrnutie alebo správu pre príjemcu, ktorá sa zobrazí v tele e‑mailovej notifikácie. Správa slúži na vysvetlenie, prečo podpisujúci dostali obálku.

Krok 8 – Skontrolujte a odošlite

Po vyplnení všetkých informácií si obálku skontrolujte. K dispozícii máte dve tlačidlá:

• Uložiť rozpracované – uloží obálku ako koncept a môžete sa k nej vrátiť neskôr.
• Odoslať – obálku odošle na podpis všetkým uvedeným príjemcom.

Tento krok vidno na poslednom videu, kde sa nachádzajú tlačidlá „Uložiť rozpracované“ a „Odoslať“ v spodnej časti formulára.

Týmto spôsobom vytvoríte a odošlete obálku na podpis.

 

---

 

Balík PREMIUM

Príprava a podpis obálky

Príprava a podpis obálky je zložitejší proces, pri ktorom má používateľ väčšiu kontrolu nad tým, ako bude dokument vyplnený a podpísaný. Pri príprave môže do dokumentov pridávať konkrétne prvky, ako sú podpisové polia, textové polia, checkboxy a ďalšie typy polí. Podpisovanie potom prebieha výhradne do vopred preddefinovaných polí, čo zabezpečuje jednotný postup a minimalizuje chyby pri vypĺňaní a podpisovaní. 

Krok 1 - Začnite novú obálku

Na hlavnej stránke zvoľte Vytvoriť novú obálku a vyberte proces Príprava a podpis obálky (Prepare and sign envelope).

Krok 2 - Nahratie dokumentov

V sekcii Dokumenty preneste alebo nahrajte všetky súbory určené na podpis (PDF, DOC,  DOCX). Každý dokument môžete neskôr označiť ako určený na podpis, len na prečítanie alebo ako voliteľný.

Krok 3 - Vyplnenie informácií o obálke

V časti Informácie o obálke doplňte:

• Názov obálky (max. 80 znakov),
• Kategóriu (vyberiete z definovaných kategórií),
• Voliteľné poznámky,
• Jazyk komunikácie,
• Rozšírené nastavenia, vyžadovať prístupové kódy (e‑mail/SMS), určiť dátum expirácie a zapnúť notifikácie pred vypršaním platnosti.

Krok 4 – Zadajte podpisujúcich

Zadajte e‑mailové adresy podpisujúcich. Môžete pridať aj svoj vlastný podpis kliknutím na prepínač „Pridať môj podpis“. Pre každého podpisujúceho je možné určiť, či bude podpis vykonaný na mieste (osobne), čo sa nastavuje prepínačom pri vkladaní adresy. Ak potrebujete viacerých podpisujúcich, použite tlačidlo „Pridať“ a zopakujte zadanie. V prípade SMS overenia je potrebné pridať aj telefónne čísla podpisujúcich. Taktiež je možné vybrať typ podpisovania - vlastnoručný podpis, overovací kód cez SMS, overovací kód cez e-mail. 

Krok 5 - E‑mailová správa pre príjemcov

Do poľa E‑mailová správa napíšte stručné zhrnutie alebo pokyny. Správa sa odošle príjemcom spolu s výzvou na podpis.

Krok 6 - Príprava dokumentu

Kliknutím na tlačidlo Príprava dokumentu otvoríte editor, v ktorom môžete priamo v dokumente umiestniť podpisové polia, textové polia, dátumy, zaškrtávacie políčka atď. 

Krok 7 - Zhrnutie a odoslanie

Po umiestnení všetkých polí skontrolujte poradie podpisovania a obsah obálky. Obálku môžete uložiť ako koncept alebo ju odoslať na podpisy vybraným adresátom.

Tento postup vám umožní vytvoriť a pripraviť obálku na podpis tak, aby podpisujúci videli správne polia a dokument bol správne zorganizovaný.

Balík PREMIUM

Kvalifikovaný podpis (QES)

Kvalifikovaný podpis cez občiansky preukaz predstavuje najvyššiu úroveň elektronického podpisu. Využíva kvalifikovaný certifikát uložený na občianskom preukaze s čipom a jeho použitie je v súlade s legislatívou eIDAS. Podpisovanie prebieha prostredníctvom bezpečného overenia identity držiteľa občianskeho preukazu, pomocou čítačky a osobného bezpečnostného kódu, čím sa zabezpečuje vysoká právna záväznosť a dôveryhodnosť podpisaných dokumentov.

Krok 1 - Začnite novú obálku

Na úvodnej stránke aplikácie kliknite na Vytvoriť novú obálku a zvoľte možnosť Kvalifikovaný podpis (QES). Tento typ podpisu je určený pre dokumenty, ktoré vyžadujú najvyššiu úroveň právnej platnosti a používajú kvalifikovaný elektronický podpis na eID karte.

Krok 2 - Nahrajte dokumenty

V sekcii Dokumenty pretiahnite alebo nahrajte všetky súbory (PDF, DOC, DOCX). Obálka umožňuje poslať viac dokumentov naraz; každý dokument môžete označiť ako na podpis, na prečítanie alebo voliteľný.

Krok 3 - Vyplnenie informácií o obálke

V časti Informácie o obálke doplňte:

• Názov obálky (max. 80 znakov),
• Kategóriu (vyberiete z definovaných kategórií),
• Voliteľné poznámky,
• Jazyk komunikácie,
• Rozšírené nastavenia, vyžadovať prístupové kódy (e‑mail/SMS), určiť dátum expirácie a zapnúť notifikácie pred vypršaním platnosti. 

Krok 4 – Zadajte podpisujúcich

Zadajte e‑mailové adresy podpisujúcich. Môžete pridať aj svoj vlastný podpis kliknutím na prepínač „Pridať môj podpis“. Pre každého podpisujúceho je možné určiť, či bude podpis vykonaný na mieste (osobne), čo sa nastavuje prepínačom pri vkladaní adresy. Ak potrebujete viacerých podpisujúcich, použite tlačidlo „Pridať“ a zopakujte zadanie. V prípade SMS overenia je potrebné pridať aj telefónne čísla podpisujúcich. 

Krok 5 - Napíšte e‑mailovú správu

Do poľa E‑mailová správa vložte stručné zhrnutie alebo pokyny pre príjemcov. Správa sa zobrazí v notifikačnom e‑maile.

Krok 6 - Odošlite obálku

Po vyplnení všetkých údajov kliknite na Odoslať. Systém odošle žiadosť o podpis každému podpisujúcemu.

• Na stránke obálky sa zobrazí prehľadný návod, ktorý používateľa prevedie inštaláciou potrebných ovládačov.
• Dokument sa bezpečne prenesie do služby Autogram.
• Podpisujúci zadá BOK kód a PIN, vyberie certifikát z eID karty a dokument podpíše.
• Podpísaný dokument sa automaticky vráti do OKdokumentu, kde si môžete skontrolovať jeho stav.

Sledujte stav obálky

Po odoslaní obálky môžete v prehľade sledovať, kto už dokument podpísal a kto ešte nie. K obálke je vedený audit trail, takže viete presne, kto a kedy dokument otvoril a podpísal.

Týmto spôsobom zaistíte, že právne dôležité dokumenty budú podpísané kvalifikovaným elektronickým podpisom a splnia všetky požiadavky eIDAS