Elektronické podpisovanie už nie je iba otázka, či sa dá dokument podpísať online. Jednotlivé riešenia sa líšia typom elektronického podpisu, spôsobom identifikácie podpisujúceho, možnosťami práce s dokumentmi, integráciami aj tým, aký jednoduchý je celý proces pre človeka na druhej strane.
Pri výbere sa preto oplatí začať konkrétnym spôsobom, akým vo firme dokumenty podpisujete. Iné požiadavky bude mať obchodník podpisujúci zmluvu priamo u klienta a iné HR oddelenie, ktoré posiela pracovné zmluvy zamestnancom na diaľku.
1. Začnite dokumentmi, ktoré potrebujete podpisovať
Najskôr si spíšte, ktoré dokumenty chcete podpisovať elektronicky. Môžu to byť obchodné alebo pracovné zmluvy, HR dokumenty, rezervačné a nájomné zmluvy, dokumenty vo finančných službách, interné firemné dokumenty či zmluvy so zákazníkmi.
Nie každý dokument ani proces má rovnaké požiadavky. Pri niektorých je prioritou čo najjednoduchší podpis na diaľku, inde potrebujete viac podpisujúcich, dodatočné overenie alebo konkrétnu úroveň elektronického podpisu.
2. Overte si, aký elektronický podpis riešenie podporuje
Pod označením elektronický podpis sa môže skrývať viacero spôsobov podpisovania. Základom môže byť jednoduchý elektronický podpis, pri ktorom ide napríklad o elektronické potvrdenie alebo jednoduchú formu podpisu.
Zdokonalený elektronický podpis (AES) už musí spĺňať konkrétne požiadavky eIDAS. Musí byť jednoznačne spojený s podpisujúcim, umožniť jeho identifikáciu a byť prepojený s podpísanými údajmi tak, aby bolo možné rozpoznať ich následnú zmenu.
Ďalšou úrovňou je kvalifikovaný elektronický podpis (QES), ktorý sa používa pri procesoch a dokumentoch s vyššími požiadavkami.
Pri výbere sa preto nepýtajte iba „podporuje riešenie elektronický podpis?“, ale skôr: Aký typ elektronického podpisu potrebujeme pri našich dokumentoch?
3. Potrebujete podpisovať na diaľku, osobne alebo oboma spôsobmi?
Pri podpise na diaľku dostane klient, zamestnanec alebo obchodný partner dokument elektronicky a podpíše ho zo svojho zariadenia. Pri podpise na mieste môže byť dokument otvorený priamo počas obchodného stretnutia, na pobočke alebo napríklad pri obhliadke nehnuteľnosti.
Ak vo firme využívate oba scenáre, je praktické vybrať riešenie, ktoré ich dokáže pokryť bez prepínania medzi rôznymi nástrojmi. OKdokument podporuje okamžitý podpis na mieste aj vyžiadanie podpisu na diaľku.
4. Pozrite sa na proces očami podpisujúceho
Dobrý nástroj nemá zjednodušovať prácu iba firme, ktorá dokument odosiela. Rovnako dôležité je, čo musí urobiť človek, ktorý ho dostane.
Overte si preto, či si podpisujúci musí vytvárať účet, niečo inštalovať alebo prechádzať komplikovanou registráciou. Skontrolujte aj fungovanie na mobile a to, či si môže dokument pred podpisom pohodlne prezrieť.
Čím viac krokov od podpisujúceho vyžadujete, tým ľahšie sa podpis odloží na neskôr. V OKdokumente príjemca žiadosti o podpis nepotrebuje vlastný účet a dokument môže otvoriť z odkazu zaslaného e-mailom.
Vyskúšajte OKdokument a zistite, ako môže elektronické podpisovanie fungovať aj vo vašom obchodnom procese
Vyskúšať zadarmo5. Myslite na viac podpisujúcich
Jednoduchý proces s jedným podpisujúcim je iba jeden scenár. V praxi môže jednu zmluvu podpisovať klient, obchodný partner, konateľ alebo ďalšie osoby, ktoré sa navyše nachádzajú na rôznych miestach.
Preto si overte, či riešenie podporuje viac podpisujúcich, či môžete nastaviť poradie podpisovania a či máte prehľad o tom, kto už dokument podpísal.
Predstavte si jednoduchý príklad: 4 podpisujúci, 3 mestá, 1 zmluva. Správne zvolený nástroj by nemal vyžadovať ručné preposielanie rôznych verzií dokumentu medzi jednotlivými ľuďmi.
6. Jeden proces môže obsahovať viac dokumentov
Zmluva často neprichádza sama. Môže mať prílohy, obchodné podmienky, dokumenty na prečítanie alebo ďalšie dokumenty, ktoré treba podpísať.
Praktickou funkciou je preto možnosť spojiť viac dokumentov do jednej obálky. Podpisujúci dostane všetko spolu a pri jednotlivých dokumentoch môže byť určené, či ich má podpísať, prečítať alebo ide iba o prílohu.
7. Ako sa overuje podpisujúci a zaznamenáva priebeh?
Nie každý dokument potrebuje rovnakú úroveň overenia. Pri citlivejších procesoch si však overte, či je možné pridať ďalšie overenie cez e-mail alebo SMS a aké informácie zostávajú zaznamenané po dokončení podpisovania.
Dôležitá je aj auditná stopa. Mali by ste vedieť spätne zistiť stav dokumentu, priebeh podpisovania a ďalšie udalosti súvisiace s dokumentom. Užitočná je tiež ochrana integrity dokumentu, ktorá umožňuje rozpoznať jeho následnú zmenu.
8. Potrebujete elektronický podpis integrovať?
Menšej firme môže úplne vyhovovať samostatná webová aplikácia. Ak však dokumenty vznikajú priamo v CRM, ERP, DMS alebo internom systéme, má zmysel overiť si dostupnosť API.
Integrácia odstraňuje potrebu ručne prenášať dokumenty medzi systémami. OKdokument API umožňuje zapojiť elektronické podpisovanie priamo do CRM, ERP, DMS alebo vlastnej aplikácie.
9. Nezabudnite na prácu celého tímu
Pri viacerých používateľoch začnú byť dôležité aj veci, ktoré pri prvom podpise nemusíte riešiť. Pozrite sa na správu používateľov, prehľad dokumentov, kategórie, branding alebo možnosti administrácie tímu.
Riešenie, ktoré funguje jednému používateľovi, nemusí byť rovnako praktické pre celé obchodné či HR oddelenie.
10. Porovnávajte reálnu cenu, nie iba najnižší tarif
Cena elektronického podpisu nemusí byť iba mesačný poplatok za používateľa. Pri porovnávaní si overte počet podpisov alebo obálok, limity jednotlivých plánov, cenu SMS správ, dostupnosť QES, API a rozdiel medzi mesačnou a ročnou platbou.
Až keď cenu prepočítate na spôsob, akým bude riešenie používať vaša firma, dostanete porovnateľné číslo.
Checklist pred výberom nástroja
Pred rozhodnutím by ste mali vedieť odpovedať aspoň na tieto otázky:
- Aké typy elektronického podpisu riešenie podporuje?
- Dá sa podpisovať na diaľku aj priamo na mieste?
- Potrebuje podpisujúci vlastný účet alebo aplikáciu?
- Funguje podpisovanie pohodlne na mobile?
- Môže jeden dokument podpísať viac osôb?
- Dá sa pracovať s viacerými dokumentmi naraz?
- Aké možnosti identifikácie a overenia ponúka?
- Zaznamenáva históriu a priebeh podpisovania?
- Podporuje integráciu cez API?
- Koľko bude riešenie reálne stáť pri vašom používaní?
- Je dostupná lokálna podpora?
- Pre koho je vhodný OKdokument?
OKdokument je vhodný najmä pre firmy, ktoré chcú kombinovať podpisovanie na diaľku a priamo na mieste v jednom riešení. Zdokonalený elektronický podpis je súčasťou štandardného podpisovania a k dispozícii je aj kvalifikovaný elektronický podpis.
OKdokument zároveň podporuje viac podpisujúcich, obálky s viacerými dokumentmi, dodatočné overenie a prehľad o priebehu podpisovania. Podpisujúci nepotrebuje vlastný účet a firmy, ktoré chcú elektronický podpis zapojiť priamo do svojich procesov, môžu využiť API integráciu.
Časté otázky pri výbere nástroja na elektronický podpis
Závisí najmä od dokumentov a spôsobu, akým ich firma podpisuje. Pri výbere sa oplatí porovnať podporované typy elektronického podpisu, podpisovanie na diaľku a na mieste, možnosti overenia, viac podpisujúcich, prácu s viacerými dokumentmi, auditnú stopu, API a celkovú cenu.
Jednoduchý elektronický podpis môže mať rôznu podobu a nemusí spĺňať požiadavky na prepojenie podpisu s konkrétnym podpisujúcim alebo na rozpoznanie následnej zmeny dokumentu. Zdokonalený elektronický podpis musí spĺňať konkrétne požiadavky stanovené nariadením eIDAS.
Závisí od konkrétneho riešenia. Pri výbere sa oplatí preferovať nástroj, ktorý druhej strane nevytvára zbytočné kroky. V OKdokumente príjemca dokumentu nepotrebuje vlastný používateľský účet.
Áno, ak to zvolený nástroj podporuje. Dokument môže byť otvorený na mobile, tablete alebo počítači a podpísaný priamo počas stretnutia s klientom. Takýto spôsob využívajú napríklad obchodníci, realitní makléri alebo pracovníci na pobočkách.
Áno. Pri vhodnom riešení môžete do jedného procesu pridať viac podpisujúcich a podľa potreby určiť aj poradie podpisovania. Jednotliví ľudia môžu podpisovať z rôznych zariadení a miest.
Áno, ak poskytovateľ ponúka API. Integrácia umožňuje vytvárať a spracovávať podpisové procesy priamo z CRM, ERP, DMS alebo vlastnej aplikácie bez potreby ručného prenášania dokumentov medzi systémami.
Áno, ale samotná cena za používateľa nestačí na porovnanie. Overte si aj limity podpisov alebo obálok, ceny doplnkových služieb, SMS overenia, dostupnosť QES a API či rozdiel medzi mesačnou a ročnou platbou. Dôležitá je výsledná cena pri reálnom spôsobe používania vo vašej firme.
Chcete dostávať novinky e-mailom?
Zadajte e-mailovú adresu a prihláste sa k odberu noviniek
