Jedna zmluva, štyria podpisujúci a tri rôzne mestá: ako zvládnuť podpisovanie bez zbytočného preposielania

Najskôr má dokument podpísať obchodný manažér. Potom konateľ dodávateľa, kontaktná osoba klienta a napokon konateľ klienta. Medzitým sa zmluva viackrát prepošle, v e-mailových schránkach vzniknú rôzne prílohy a nie je úplne jasné, ktorá verzia je aktuálna.

Elektronické podpisovanie umožňuje spojiť všetkých účastníkov do jedného podpisovacieho procesu. Každý dostane prístup k rovnakému dokumentu, podpisuje na určenom mieste a odosielateľ môže priebežne sledovať, kto už podpísal a na koho sa ešte čaká.

1. Prečo sa podpisovanie zmluvy viacerými osobami komplikuje

Každý ďalší podpisujúci prináša do papierového alebo e-mailového procesu nový krok. Jedna osoba dokument stiahne, podpíše a odošle ďalej. Ďalšia pracuje s prílohou, ktorú dostala v e-maile, a následne vytvorí ďalšiu podpísanú verziu. Ak sa počas procesu upraví názov súboru alebo niekto omylom otvorí staršiu správu, môže podpísať nesprávny dokument.

Postupne môžu vzniknúť súbory ako:

• zmluva_final.pdf,
• zmluva_final_podpisana.pdf,
• zmluva_final_podpisana_2.pdf,
• zmluva_final_vsetci.pdf.

Problémom nie sú len neprehľadné názvy. Pri manuálnom preposielaní sa zvyšuje riziko, že niekto vynechá ďalšieho podpisujúceho, odošle dokument nesprávnej osobe alebo nebude vedieť, či proces už skončil.

Pri elektronickom podpisovaní zostáva dokument súčasťou jedného procesu. Namiesto posielania novej prílohy každému účastníkovi sa jednotliví podpisujúci pripájajú k rovnakej zmluve.

2. Kto môže byť súčasťou podpisovacieho procesu

Jednu zmluvu môže podpisovať viacero ľudí z jednej firmy aj z rôznych organizácií. V praxi môže ísť napríklad o:

• obchodníka alebo projektového manažéra,
• vedúceho oddelenia,
• konateľa spoločnosti,
• klienta,
• oprávneného zástupcu klienta,
• dodávateľa alebo externého partnera.

Nie každá osoba pritom musí mať v procese rovnakú úlohu. Niekto môže dokument podpisovať, ďalší ho môže dostať na prečítanie a iný môže byť iba príjemcom dokončenej verzie. V OKdokumente môžete vyžiadať podpis od viacerých osôb. Podpisujúci dostanú žiadosť e-mailom a na podpísanie dokumentu nepotrebujú vlastný používateľský účet.

To je praktické najmä pri zmluvách medzi firmami, keď nemôžete očakávať, že si každý klient, konateľ alebo externý partner vytvorí konto v ďalšej aplikácii. Viac o základnom postupe nájdete aj v návode Ako vytvoriť novú obálku.

3. Kedy nastaviť poradie podpisujúcich

Pri niektorých dokumentoch nezáleží na tom, kto ich podpíše ako prvý. Všetci účastníci môžu dostať žiadosť naraz a podpísať podľa toho, kedy majú čas. V iných procesoch je však správne poradie dôležité.

Firma môže napríklad požadovať, aby zmluvu najskôr schválil obchodný manažér, následne ju podpísal konateľ a až potom bola odoslaná klientovi. Na strane klienta môže dokument najskôr potvrdiť kontaktná osoba a ako posledný ho podpíše konateľ. Nastavené poradie pomáha zabezpečiť, aby sa žiadosť dostala k ďalšej osobe až vtedy, keď predchádzajúci krok skončil. Takýto postup je užitočný najmä vtedy, keď:

• interný podpis musí predchádzať podpisu klienta,
• dokument musí prejsť schválením nadriadeného,
• jednotliví zástupcovia podpisujú v stanovenej postupnosti,
• ďalší účastník nemá dostať dokument pred dokončením predchádzajúceho kroku.

OKdokument podporuje nastavenie poradia podpisujúcich, takže odosielateľ nemusí po každom podpise manuálne posielať dokument ďalšej osobe.

4. Ako pripraviť jednu zmluvu pre viacerých podpisujúcich

Pred odoslaním dokumentu je potrebné určiť, kto má čo podpísať alebo vyplniť. Každému podpisujúcemu možno priradiť jeho vlastné polia. Obchodný manažér tak podpisuje na mieste určenom pre dodávateľa, klient na svojom podpisovom riadku a konatelia na miestach vyhradených pre oprávnených zástupcov spoločností. Okrem podpisových miest môže dokument obsahovať aj ďalšie prvky, napríklad:

• dátum,
• textové pole,
• poznámku,
• začiarkavacie políčko,
• doplňujúci údaj.

Správne priradenie polí znižuje riziko, že niekto podpíše nesprávne miesto alebo prehliadne údaj, ktorý mal doplniť. Podpisujúci zároveň nemusí zisťovať, kde sa od neho očakáva podpis. Po otvorení dokumentu vidí polia, ktoré sú určené práve jemu.

5. Každý môže podpísať z iného mesta alebo zariadenia

Pri elektronickom podpisovaní sa účastníci nemusia stretnúť v jednej kancelárii. Jeden podpisujúci môže byť v Bratislave, druhý na pracovnej ceste v Žiline a klient v Košiciach. Každý otvorí žiadosť na svojom zariadení a dokument podpíše tam, kde sa práve nachádza. Podpisovanie môže prebehnúť na počítači, tablete alebo inom podporovanom zariadení. Klientovi stačí otvoriť zabezpečený odkaz, skontrolovať dokument a dokončiť pridelené úlohy.

Odpadá tak:

• dohadovanie spoločného termínu,
• cestovanie kvôli podpisu,
• posielanie zmluvy poštou,
• tlačenie a skenovanie dokumentov,
• ručné preposielanie prílohy ďalšiemu účastníkovi.

Možnosť podpisovať na diaľku je užitočná aj pri spolupráci so zahraničnými partnermi, externistami alebo zamestnancami pracujúcimi mimo kancelárie. O širších prínosoch online podpisovania sa viac dočítate v článku Prečo prejsť na elektronický podpis.

6. Ako zistiť, na koho sa ešte čaká

Pri klasickom e-mailovom procese musí odosielateľ často zisťovať stav podpisovania manuálne. Prehľadáva e-mailové vlákno, kontroluje prijaté prílohy alebo kontaktuje jednotlivých účastníkov s otázkou, či už dokument podpísali. Pri elektronickom podpisovaní možno stav dokumentu sledovať priamo v aplikácii. Odosielateľ vidí, či je proces:

• pripravený,
• odoslaný,
• čakajúci na podpis,
• dokončený,
• prípadne odmietnutý alebo po exspirácii.

Pri dokumente zároveň môže zistiť, ktorí účastníci už svoju úlohu dokončili a na koho sa ešte čaká. Takýto prehľad je dôležitý najmä pri väčšom počte zmlúv. Obchodník alebo administratívny pracovník nemusí držať stav každého dokumentu v samostatnej tabuľke ani si vytvárať vlastný zoznam ľudí, ktorých treba kontaktovať.

7. Čo robiť, keď sa podpisovanie zastaví

Aj dobre nastavený podpisovací proces sa môže zastaviť. Podpisujúci si nemusí všimnúť e-mail, môže byť na dovolenke alebo dokument jednoducho odloží na neskôr. V takom prípade nie je potrebné vytvárať novú zmluvu ani začínať celý proces od začiatku.

Účastníkovi možno odoslať pripomienku, aby sa k dokumentu vrátil. Pri časovo citlivých zmluvách môže odosielateľ nastaviť aj exspiráciu obálky. Po uplynutí určeného termínu sa podpisovanie zablokuje, takže dokument nezostane otvorený neobmedzene dlho.

Iná situácia nastáva, keď podpisujúci dokument odmietne. Odmietnutie nemusí automaticky znamenať koniec obchodného vzťahu. Dôvod môže byť praktický: nesprávny údaj, chýbajúca príloha, neaktuálna cena alebo ustanovenie, ktoré potrebuje ďalšie vysvetlenie. Informácia o odmietnutí pomáha odosielateľovi rozhodnúť, či má dokument upraviť, pripraviť novú verziu alebo kontaktovať druhú stranu.

8. Jedna finálna verzia namiesto viacerých e-mailových príloh

Po dokončení podpisovania vznikne jedna finálna verzia dokumentu. Nie je potrebné spájať samostatné skeny, porovnávať prílohy alebo zisťovať, či posledný prijatý súbor skutočne obsahuje všetky podpisy.

Dokončený dokument zostáva uložený spolu s informáciami o priebehu procesu. História obálky môže poskytnúť auditnú stopu o tom, kto, kedy a akým spôsobom s dokumentom pracoval. Všetci účastníci tak pracujú s rovnakým výsledkom a podpísaný dokument možno následne uložiť, zdieľať alebo zaradiť do ďalšieho firemného procesu.

Centralizovaný postup zároveň znižuje riziko, že niektorý účastník bude archivovať inú verziu zmluvy než ostatní. Práca s jedným digitálnym dokumentom je súčasťou širšej automatizácie administratívy, ktorej sa venujeme aj v článku Digitalizácia dokumentov a automatizácia procesov.

9. Aký typ elektronického podpisu zvoliť

Nie každý dokument potrebuje rovnakú úroveň elektronického podpisu alebo overenia podpisujúceho. Vhodný spôsob závisí najmä od:

• typu zmluvy,
• účelu dokumentu,
• potreby overiť identitu podpisujúceho,
• interných pravidiel zmluvných strán,
• prípadných zákonných požiadaviek na formu právneho úkonu.

Pri bežných obchodných procesoch môže byť vhodný jednoduchý alebo pokročilý elektronický podpis. Pri právne významných dokumentoch môže byť potrebná vyššia úroveň overenia alebo kvalifikovaný elektronický podpis. OKdokument podporuje viacero spôsobov podpisovania vrátane pokročilého elektronického podpisu AES a kvalifikovaného elektronického podpisu QES. Pri vyžiadaní podpisu možno použiť aj dodatočné overenie cez SMS alebo e-mail.

Výber preto netreba robiť len podľa toho, čo je pre podpisujúceho najrýchlejšie. Do úvahy treba vziať povahu dokumentu a úroveň istoty, ktorú firma potrebuje. Podrobnejší kontext nájdete v článku Elektronické overenie zámeru a identity.

10. Modelový príklad: štyria ľudia, jeden podpisovací proces

Predstavme si zmluvu medzi dodávateľom softvérových služieb a jeho novým klientom. Na strane dodávateľa ju majú podpísať:

1. obchodný manažér, ktorý potvrdzuje dohodnuté podmienky,
2. konateľ spoločnosti, ktorý podpisuje zmluvu za dodávateľa.

Na strane klienta ju majú podpísať:

1. projektový manažér, ktorý potvrdí rozsah spolupráce,
2. konateľ klienta, ktorý zmluvu podpíše ako posledný.

Obchodný manažér pripraví dokument, pridá všetkých podpisujúcich a každej osobe priradí príslušné podpisové polia. Následne nastaví poradie:

obchodný manažér → konateľ dodávateľa → projektový manažér klienta → konateľ klienta.

Po dokončení prvého podpisu pokračuje proces k ďalšej osobe. Každý účastník pracuje s rovnakým dokumentom a podpisuje len polia, ktoré sú mu pridelené. Obchodný manažér sa medzitým nachádza v Bratislave, konateľ dodávateľa je na pracovnej ceste, projektový manažér klienta pracuje v Žiline a konateľ klienta podpisuje zmluvu v Košiciach.

Nikto nemusí dokument manuálne sťahovať a posielať ďalšiemu účastníkovi. Odosielateľ priebežne sleduje stav a v prípade zdržania môže poslať pripomienku. Keď posledný účastník podpíše, proces sa uzavrie a vznikne jedna finálna verzia zmluvy s kompletnou históriou podpisovania.

Ako začať s podpisovaním dokumentov viacerými osobami

Najprv si vyberte proces, pri ktorom dnes dokument pravidelne putuje medzi viacerými ľuďmi. Môže ísť o obchodnú zmluvu, dodatok, rámcovú dohodu, objednávku alebo interný dokument, ktorý musí postupne potvrdiť viacero zodpovedných osôb.

Pred odoslaním si položte štyri otázky:

1. Kto musí dokument podpísať?
2. Musia účastníci podpisovať v konkrétnom poradí?
3. Ktoré polia patria jednotlivým osobám?
4. Dokedy má byť podpisovanie dokončené?

Po správnom nastavení už nemusíte dokument po každom podpise ručne preposielať. Podpisujúci dostanú vlastnú žiadosť, odosielateľ sleduje stav a po dokončení zostáva všetkým jedna finálna verzia. Praktický postup z pohľadu príjemcu nájdete v návode Ako podpísať obálku.

Jeden dokument, jeden proces a úplný prehľad

Viac podpisujúcich nemusí znamenať viac príloh, viac telefonátov ani neprehľadné e-mailové vlákno. Elektronické podpisovanie umožňuje pripraviť jednu zmluvu, pridať všetkých účastníkov, určiť im podpisové miesta, nastaviť poradie a sledovať priebeh z jedného miesta.

S OKdokumentom môžete vyžiadať podpis od viacerých osôb, nastaviť poradie podpisujúcich, posielať pripomienky, určiť exspiráciu obálky a po dokončení pracovať s jednou podpísanou verziou aj históriou celého procesu.