Ako podpísať dokument elektronicky jednoducho bez tlače a skenovania

Potrebujete podpísať dokument. Musíte ho naozaj tlačiť?

Potrebujete podpísať dokument. Tak ho vytlačíte, podpíšete, naskenujete a pošlete späť.

Otázka je: musí to tak byť?

Vo väčšine bežných situácií už nie. Dokument dnes môžete podpísať online bez tlačiarne, skenera, fyzického pera aj zbytočného preposielania príloh. Stačí použiť elektronický podpis.

Elektronický podpis umožňuje podpísať dokument digitálne: rýchlo, jednoducho a bez papierovania.

Prečo je tlač a skenovanie zbytočne komplikované

Na prvý pohľad sa môže zdať, že vytlačiť dokument, podpísať ho a naskenovať späť je jednoduché. V praxi však tento postup často znamená viac krokov, než je potrebné.

Musíte mať tlačiareň.
Musíte mať papier.
Musíte dokument fyzicky podpísať.
Musíte ho odfotiť alebo naskenovať.
Musíte skontrolovať, či je čitateľný.
A až potom ho môžete poslať späť.

Z jedného podpisu sa tak stane malý administratívny proces.

A ak dokument podpisuje viac ľudí, celý proces sa ešte predĺži. Niekto dokument vytlačí, niekto ho zabudne poslať, niekto podpíše nesprávnu verziu a niekto ho pošle späť ako nekvalitnú fotografiu z mobilu.

Online podpisovanie je najjednoduchšia cesta

Pri elektronickom podpisovaní dokument zostáva celý čas v digitálnej podobe. Nemusíte ho tlačiť, skenovať ani ručne archivovať.

Dokument môžete podpísať online a odoslať späť v priebehu niekoľkých minút.

V praxi to znamená, že:

• dokument otvoríte v elektronickej podobe,
• podpíšete ho online,
• odošlete ho späť odosielateľovi,
• alebo si vyžiadate podpis od niekoho iného.

Celý proces je rýchlejší, prehľadnejší a pohodlnejší. Najmä pri dokumentoch, ktoré sa podpisujú často ako napríklad objednávky, cenové ponuky, zmluvy, protokoly, súhlasy, potvrdenia alebo interné dokumenty.

Kedy sa vám elektronický podpis oplatí

Elektronický podpis sa oplatí vždy, keď chcete dokument podpísať rýchlo a bez zbytočných krokov. Najväčší zmysel má pri dokumentoch, ktoré:

• potrebujete podpísať na diaľku,
• nechcete tlačiť a skenovať,
• potrebujete poslať klientovi, partnerovi alebo kolegovi,
• sa podpisujú opakovane,
• majú byť uložené digitálne,
• majú mať jasnú finálnu verziu.

Nemusí ísť o veľký právny dokument. Často ide práve o bežnú agendu, ktorá zaberá najviac času, pretože sa opakuje každý týždeň alebo každý deň.

Tlač a skenovanie už nie sú nevyhnutnou súčasťou podpisovania dokumentov.

Ak dokument vznikol digitálne, dáva zmysel, aby sa digitálne aj podpísal. Ušetríte čas, znížite počet manuálnych krokov a vyhnete sa chaosu s prílohami, verziami a spätným posielaním súborov. Podpis dokumentu nemusí začínať tlačidlom „Tlačiť“. Môže začať rovno online.

Ako prebieha podpisovanie dnes

V mnohých prípadoch vyzerá podpisovanie dokumentu stále rovnako ako pred rokmi.

Dostanete PDF v e-maile.
Stiahnete ho do počítača.
Vytlačíte ho.
Podpíšete ho perom.
Naskenujete ho alebo odfotíte mobilom.
Pomenujete súbor.
Priložíte ho späť do e-mailu.
A odošlete.

Na jeden podpis je to príliš veľa krokov.

Kde sa proces zbytočne komplikuje

Problém nie je len v tom, že potrebujete tlačiareň alebo skener. Problém je celý proces okolo dokumentu.

Dokument počas podpisovania zbytočne opúšťa digitálne prostredie.

Najprv je elektronický. Potom sa dostane na papier. Potom ho znova vraciate späť do elektronickej podoby. A práve pri tomto prechode vznikajú najčastejšie komplikácie:

• strácate čas tlačou a skenovaním,
• vznikajú nečitateľné alebo nekvalitné skeny,
• ľahko sa pomýli verzia dokumentu,
• finálny súbor sa dohľadáva v e-mailoch,
• podpis sa zbytočne odkladá, ak človek nemá pri sebe tlačiareň.

Pri jednom dokumente to môže byť len drobné zdržanie. Pri viacerých dokumentoch za týždeň je to už opakovaná administratíva, ktorá nemá veľkú pridanú hodnotu.

Typická situácia: Podpis sa zasekne na maličkosti

Dokument je pripravený. Druhá strana s ním súhlasí. Všetko je dohodnuté. A potom proces zastaví jednoduchá vec: niekto ho musí vytlačiť.

Nemá práve prístup k tlačiarni.
Nemá skener.
Je mimo kancelárie.
Podpíše dokument až večer.
Alebo ho pošle späť ako fotografiu, ktorú treba ešte skontrolovať.

Samotný podpis trvá pár sekúnd. No proces okolo neho môže trvať hodiny alebo dni.

Prečo to dnes už nemusí byť štandard

Ak dokument vznikol ako digitálny súbor, je prirodzené, aby sa digitálne aj podpísal. Tlač a skenovanie nie sú nevyhnutný krok. Sú len zvyk.

Pri online podpisovaní dokument zostáva v elektronickej podobe od začiatku až do konca. Nemusíte ho tlačiť, podpisovať ručne, skenovať ani znovu posielať ako novú prílohu.

Jednoducho ho otvoríte, podpíšete online a odošlete ďalej. Výsledkom je rýchlejší podpis, menej chýb a prehľadnejšia práca s dokumentmi.

Ako podpísať dokument bez tlače

Podpisovanie dokumentu nemusí začínať tlačou. Ak máte dokument v PDF alebo inom digitálnom formáte, môžete ho podpísať celý online.

Základný postup je jednoduchý: nahráte dokument, zadáte e-mail podpisujúcej osoby a odošlete ho na podpis.

Bez tlačiarne.
Bez skenera.
Bez hľadania pera.
Bez posielania viacerých verzií tam a späť.

Jednoduchý postup pre odosielateľa

Ak potrebujete získať podpis od klienta, partnera alebo spolupracovníka, postup môže vyzerať takto:

1. Nahráte dokument

Vyberiete dokument, ktorý chcete podpísať alebo poslať na podpis. Typicky ide o PDF, napríklad zmluvu, objednávku, cenovú ponuku, protokol alebo súhlas.

2. Zadáte e-mail podpisujúcej osoby

Doplníte kontakt osoby, ktorá má dokument podpísať. Nemusíte jej posielať prílohu manuálne ani vysvetľovať, čo má s dokumentom robiť.

3. Odošlete dokument na podpis

Podpisujúca osoba dostane odkaz na dokument. Vy medzitým vidíte, že dokument bol odoslaný, a môžete sledovať, v akom stave sa podpis nachádza.

Výsledok: dokument zostáva celý čas digitálny a proces podpisu je pod kontrolou.

Ako prebieha podpis na strane klienta

Pre podpisujúceho je celý proces rovnako jednoduchý. Nemusí mať technické znalosti, vlastný firemný systém ani špeciálne vybavenie. Podpisujúca osoba otvorí odkaz, podpíše dokument a má hotovo.

Čo urobí podpisujúci

1. Otvorí link v e-maile

Dostane e-mail s odkazom na dokument. Klikne na link a dokument si otvorí online.

2. Skontroluje dokument

Pred podpisom si môže pozrieť obsah dokumentu, ktorý má podpísať.

3. Podpíše dokument

Podpis vytvorí priamo v online prostredí napríklad na počítači, tablete alebo mobile.

4. Hotovo

Po podpise vznikne finálna podpísaná verzia dokumentu. Odpadá spätné skenovanie, fotenie a ručné posielanie príloh. Bez účtu, bez inštalácie, aj z mobilu

Najväčšia výhoda online podpisovania je v tom, že podpisujúcej osobe netreba komplikovať život. Na podpísanie dokumentu nepotrebuje vlastný účet. Nemusí nič inštalovať. Dokument môže podpísať aj z mobilu.

To je dôležité najmä vtedy, keď podpisujete s ľuďmi mimo vašej firmy alebo organizácie. Klient, partner či dodávateľ nemá dôvod riešiť tlačiareň, skener alebo nový softvér. Stačí mu otvoriť odkaz a dokument podpísať online.

Prečo je to rýchlejšie

Pri klasickom postupe sa dokument presúva medzi digitálnou a papierovou podobou. Pri online podpise zostáva celý čas v jednom prostredí. Menej krokov znamená menej zdržaní a menej chýb.

Nemusíte čakať, kým si druhá strana nájde tlačiareň. Nemusíte riešiť rozmazaný sken. Nemusíte dohľadávať, ktorá príloha je posledná verzia. A nemusíte podpisujúceho opakovane urgovať bez toho, aby ste vedeli, či dokument vôbec otvoril.

Podpis sa tak zmení z administratívnej prekážky na jednoduchý online krok.

Je podpisovanie dokumentov online bezpečné a právne v poriadku?

Krátka odpoveď: áno, elektronické podpisovanie je v Európskej únii právne uznávaný spôsob podpisovania dokumentov. Dôležité však je, aký typ elektronického podpisu použijete a pri akom dokumente.

Elektronické podpisy v EÚ upravuje nariadenie eIDAS. To zároveň stanovuje, že elektronickému podpisu nemožno odmietnuť právny účinok alebo použiteľnosť ako dôkazu len preto, že má elektronickú podobu alebo nespĺňa požiadavky kvalifikovaného elektronického podpisu.

Nie každý dokument potrebuje najvyššiu úroveň podpisu

Pri bežných dokumentoch, ako sú cenové ponuky, objednávky, protokoly, potvrdenia alebo súhlasy, často nie je cieľom komplikovaný podpisový proces. Dôležité je najmä to, aby bolo jasné:

• kto dokument podpísal,
• čo presne podpísal,
• kedy dokument podpísal,
• či sa dokument po podpise nezmenil.

Práve tu je dôležitá auditná stopa a nemennosť dokumentu po podpise. Vďaka nim máte lepší prehľad o priebehu podpisovania a v prípade potreby viete spätne doložiť, čo sa s dokumentom dialo.

Čo znamená auditná stopa

Auditná stopa je záznam o priebehu podpisovania. Pomáha preukázať, kto dokument otvoril, kto ho podpísal, kedy sa tak stalo a v akom stave sa dokument nachádza.

Pri digitálnom podpisovaní je to dôležité najmä preto, že podpisovanie nie je len samotný podpis. Je to celý proces od odoslania dokumentu až po finálnu podpísanú verziu. Auditná stopa zvyšuje dôkaznú istotu a pomáha predchádzať nejasnostiam pri podpísaných dokumentoch.

Čo znamená nemennosť dokumentu

Pri online podpise je dôležité, aby sa podpísaný dokument nedal po podpise potichu upravovať bez toho, aby to bolo možné zistiť.

Nemennosť dokumentu znamená, že po podpísaní máte pod kontrolou finálnu verziu dokumentu. Ak by sa dokument po podpise zmenil, malo by byť možné túto zmenu odhaliť.

To je zásadný rozdiel oproti bežnému posielaniu súborov e-mailom, kde sa môže medzi viacerými prílohami ľahko stratiť, ktorá verzia je finálna.

A čo kvalifikovaný elektronický podpis?

Pri niektorých dokumentoch môže byť potrebný kvalifikovaný elektronický podpis. Ide najmä o prípady, keď to vyžaduje zákon, úrad alebo konkrétna inštitúcia. Kvalifikovaný elektronický podpis má podľa eIDAS rovnaký právny účinok ako vlastnoručný podpis.

Portál Slovensko.sk uvádza, že pomocou kvalifikovaného elektronického podpisu je možné elektronicky realizovať právne úkony, ktoré v papierovom svete vyžadujú písomnú formu podľa Občianskeho zákonníka.

Pri bežnej obchodnej a administratívnej agende však často postačuje praktickejší typ elektronického podpisu, ktorý poskytuje dostatočnú mieru identifikácie, ochrany dokumentu a auditnej stopy.

• Elektronický podpis je právne uznávaný spôsob podpisovania dokumentov.
• Bezpečnosť podpisovania nestojí len na samotnom podpise, ale aj na auditnej stope, ochrane dokumentu a kontrole finálnej verzie.
• Pri bežných dokumentoch je dôležitá najmä rýchlosť, prehľad a dôkaz o tom, kto dokument podpísal.
• Pri právne citlivých dokumentoch alebo komunikácii s úradmi si vždy overte, či nie je potrebný kvalifikovaný elektronický podpis.

Kedy sa oplatí používať online podpisovanie

Online podpisovanie sa oplatí všade tam, kde dokument vzniká digitálne, posiela sa e-mailom a podpis je jediný dôvod, prečo ho ešte stále tlačíte.

Ak dokument nemusí fyzicky existovať na papieri, väčšinou nedáva zmysel ho len kvôli podpisu tlačiť.

Najväčší prínos má elektronický podpis pri dokumentoch, ktoré sa podpisujú často, na diaľku alebo s ľuďmi mimo vašej kancelárie.

Pracovné zmluvy a personálne dokumenty

Pri nástupe nového človeka býva dokumentov viac než dosť. Zmluva, dodatky, potvrdenia, vyhlásenia, interné pravidlá alebo odovzdávacie protokoly.

Online podpisovanie pomáha vybaviť dokumenty rýchlejšie a prehľadnejšie ešte pred osobným stretnutím alebo prvým dňom spolupráce.

V praxi to znamená menej tlače, menej skenovania a menej čakania na to, kto dokument práve drží pri sebe. Pri právne citlivých pracovnoprávnych dokumentoch je však vždy vhodné overiť, aký typ podpisu a aké doručenie sú pre konkrétny dokument potrebné.

NDA a dohody o mlčanlivosti

Dohoda o mlčanlivosti často prichádza na rad ešte pred začiatkom spolupráce. Napríklad pred zaslaním podkladov, cenotvorby, technickej dokumentácie, obchodných informácií alebo interných dát.

Pri NDA je rýchlosť dôležitá, pretože bez podpísanej dohody sa spolupráca často zbytočne zastaví.

Elektronický podpis umožní poslať dohodu na podpis online a získať ju späť bez tlače, skenovania a ručného pripomínania. Zároveň máte jasnejší záznam o tom, kto dokument podpísal a kedy.

Objednávky a potvrdenia objednávok

Objednávky patria medzi dokumenty, ktoré sa v praxi riešia najčastejšie. Ak sa stále podpisujú ručne, podpisovanie môže zbytočne zdržiavať obchod aj dodanie služby alebo tovaru.

Pri objednávkach je online podpis praktický najmä preto, že urýchľuje schválenie a znižuje riziko nejasností.

Hodí sa napríklad pri potvrdení cenovej ponuky, schválení rozsahu služby, odsúhlasení termínu, objednaní servisu alebo potvrdení dodávky.

Zmluvy o spolupráci

Pri spoluprácach je dôležité, aby boli podmienky jasne potvrdené ešte pred začiatkom práce. Čím dlhšie sa čaká na podpis, tým viac sa odďaľuje samotná realizácia.

Online podpisovanie pomáha uzavrieť spoluprácu rýchlejšie a bez zbytočného administratívneho kolečka.

Typicky sa hodí pri rámcových zmluvách, jednoduchších zmluvách o poskytovaní služieb, dohodách s dodávateľmi, partnerských dohodách alebo projektových dokumentoch.

Kedy online podpis dáva najväčší zmysel

Online podpisovanie sa oplatí najmä vtedy, keď:

• dokument posielate na diaľku,
• podpisujete opakovane podobné typy dokumentov,
• nechcete čakať na tlač, skenovanie a spätný e-mail,
• potrebujete mať jasnú finálnu verziu dokumentu,
• chcete vedieť, v akom stave sa podpis nachádza.

Najviac času neušetríte na jednom podpise. Ušetríte ho na tom, že sa rovnaký zbytočný proces nebude opakovať pri každom dokumente.

Podpis dokumentov už dnes nie je zdĺhavý administratívny proces

Nemusíte dokument vytlačiť.
Nemusíte ho podpísať perom.
Nemusíte ho skenovať.
Nemusíte ho posielať späť ako ďalšiu prílohu.

Stačí dokument odoslať a podpísať online.

Pri bežných dokumentoch, ako sú objednávky, dohody o spolupráci, NDA, pracovné dokumenty, súhlasy alebo protokoly, môže elektronický podpis výrazne zjednodušiť celý postup. Dokument zostáva v digitálnej podobe, podpisujúci ho môže podpísať aj z mobilu a vy máte prehľad o tom, v akom stave sa podpis nachádza.

Menej krokov znamená menej čakania, menej chýb a menej papierovania.

OKdokument pomáha podpisovať dokumenty online jednoducho a rýchlo bez registrovaného účtu pre podpisujúceho, bez inštalácie a bez tlače či skenovania.