5 dôvodov prečo zaviesť elektronické podpisovanie vo vašej firme

Elektronické podpisovanie sa v súčasnosti stáva normalizované vo väčšine procesov, od obchodných až po administratívne. Predstavujú digitálny ekvivalent vlastnoručného podpisu, ktorý zabezpečuje autentifikáciu podpisujúcej osoby, integritu dokumentu a jeho právnu záväznosť.

Zavedenie elektronického podpisovania umožňuje firmám zrýchliť a zefektívniť svoje činnosti, znížiť náklady spojené s tradičnou papierovou dokumentáciou a podieľať sa na ekologickejšom fungovaní.

Prečo by mali firmy začať používať elektronické podpisovanie, ak to ešte nerobia?

Zníženie nákladov na papier a tlač

Prevádzkové náklady patria medzi zásadné faktory, ktoré ovplyvňujú ziskovosť a konkurencieschopnosť firiem. Elektronické podpisovanie ponúka efektívne riešenie, ktorým sa odstraňuje potreba fyzických dokumentov z obchodných i prevádzkových procesov, čo prináša nezanedbateľné úspory. Pri tradičných postupoch správy dokumentov musia firmy počítať nielen s priamymi nákladmi na papier a tlač, ale aj so sekundárnymi výdavkami spojenými s manipuláciou a archiváciou dokumentov.

• Zníženie spotreby papiera a materiálu na tlač
  Firmy už nemusia utrácať financie na papier, tonery, tlačiarne ani ich údržbu. Každý dokument, ktorý sa bežne tlačil vo viacerých kópiách, môže byť digitálne vytvorený, podpísaný a archivovaný.
• Minimalizácia nákladov na fyzické archivovanie
  Skladovanie dokumentov v papierovej forme si vyžaduje fyzické priestory, šanóny, regály a bezpečnostné opatrenia na ich ochranu. Digitalizácia dokumentov tento problém odstraňuje a zároveň uľahčuje ich vyhľadávanie a správu.
• Odstránenie nákladov na doručovanie dokumentov
  V tradičných procesoch sa dokumenty často posielajú poštou alebo kuriérom, čo predstavuje zároveň dodatočné výdavky a časové zdržanie. Elektronické podpisovanie umožňuje okamžité odoslanie dokumentu bez potreby fyzickej prepravy.
• Zrýchlenie administratívnych procesov a zníženie časovej náročnosti
  Manuálne podpisovanie a spracovanie papierových dokumentov spomaľuje firemné procesy a zamestnanci trávia čas čakaním na podpisy alebo fyzickým manipulovaním s dokumentmi. S elektronickými podpismi môžu byť dokumenty pripravené, podpísané a schválené behom pár minút.
• Ekologický prínos a zelený firemný imidž
  Redukcia papierovej spotreby prispieva k udržateľnosti podnikania a pozitívne ovplyvňuje firemnú reputáciu. Mnohé moderné spoločnosti uprednostňujú spoluprácu s partnermi, ktorí dbajú na ekologické aspekty svojej prevádzky.

Efektivita a rýchlosť firemných procesov

Rýchlosť rozhodovania a operatívneho riadenia firmy patrí medzi rozhodujúce vlastnosti úspechu na trhu. Elektronické podpisy výrazne zrýchľujú firemné procesy tým, že odbúravajú zdĺhavé manuálne postupy spojené s fyzickým podpisovaním a doručovaním dokumentov.

• Okamžité spracovanie a schvaľovanie dokumentov
  Dokumenty už nie je potrebné tlačiť, fyzicky podpisovať a následne doručovať cez poštu alebo kuriéra. Celý proces sa digitalizuje a potrebné dokumenty sú podpísané a schválené v priebehu niekoľkých minút bez ohľadu na to, kde sa nachádzajú zúčastnené strany.
• Zrýchlené uzatváranie dohôd
  Keď každý podpis závisí od fyzickej dostupnosti zainteresovaných osôb, podpisovanie zmlúv sa môže predĺžiť o dni či dokonca týždne. Elektronické podpisy umožňujú podpisovať dokumenty kedykoľvek a kdekoľvek a tým podporujú rýchlejšie uzatváranie obchodných transakcií alebo iných kontraktov.
• Minimalizácia prestojov a oneskorení
  Tradičné papierové procesy sú často náchylné na administratívne zdržania. Dokumenty sa môžu stratiť, meškať v doručení alebo čakať na fyzickú prítomnosť podpisujúcej osoby. S digitálnym podpisovaním sa firmy týmto rizikám jednoducho vyhnú.
• Jednoduchá koordinácia medzi viacerými stranami
  V situáciách, kedy je potrebné schválenie od viacerých osôb alebo oddelení, môže byť získavanie podpisov manuálne časovo náročné. Elektronické podpisovanie umožňuje paralelné schvaľovanie a významne tak skracuje dobu na získanie potrebných podpisov.
• Automatizované procesy a integrácia do firemných systémov
  Súčasné riešenia elektronického podpisovania je možné integrovať do existujúcich firemných systémov na správu dokumentov ako sú ECM, či DMS systémy a zabezpečí sa tak ich hladké zapracovanie do firemnej infraštruktúry. Automatizované schvaľovacie procesy ďalej znižujú potrebu manuálneho zásahu a zrýchľujú administratívne úlohy.

Bezpečnosť a právna záväznosť

Obchodné transakcie, dohody a citlivé informácie sa stále viac presúvajú do digitálneho priestoru. Elektronické podpisovanie poskytuje spoľahlivú metódu na zabezpečenie integrity dokumentov a autentifikáciu podpisujúcich osôb, čím minimalizujú riziko podvodov a neoprávnených zásahov.

• Zabezpečenie integrity dokumentov
  Elektronické podpisy využívajú pokročilé kryptografické techniky, ktoré zaručujú, že obsah dokumentu zostane po podpísaní nezmenený. Ak by došlo k akejkoľvek úprave dokumentu po jeho podpísaní, systém overovania podpisu by to rozoznal a podpis by sa stal neplatným.
• Autentifikácia podpisujúcej osoby
  Elektronické podpisy sú často podporované metódami dvojfaktorovej autentifikácie (2FA), biometrickými údajmi alebo inými formami identifikácie, ktoré eliminujú možnosť falšovania podpisov.
• Právna záväznosť v celej Európskej únii
  Podľa nariadenia eIDAS (EÚ č. 910/2014) sú kvalifikované elektronické podpisy právne rovnocenné s ručne podpísanými dokumentmi vo všetkých členských štátoch EÚ. To znamená, že dokument podpísaný kvalifikovaným elektronickým podpisom má rovnakú právnu silu ako tradične podpísaný dokument.
• Súlad s legislatívou
  V Slovenskej republike je právna úprava elektronických podpisov doplnená zákonom č. 272/2016 Z. z. o dôveryhodných službách. Tento zákon stanovuje pravidlá pre poskytovateľov elektronických podpisov a zabezpečuje, aby podpisy spĺňali najvyššie bezpečnostné štandardy.
• Auditovateľnosť a transparentnosť
  Každý elektronicky podpísaný dokument obsahuje podrobné záznamy o tom, kto ho podpísal, kedy bol podpísaný a či bol po podpísaní akokoľvek upravovaný. Tieto stopy pomáhajú v prípade potreby preukázať pravosť a platnosť dokumentu.

Podpora práce na diaľku a flexibilita

Hybridné aj vzdialené pracovné modely sa stali bežnými formami práce, čo si vyžaduje aj zvýšenie flexibilita v administratívnych a firemných procesoch. Elektronické podpisovanie umožňujú podpisovanie a schvaľovanie dokumentov z akéhokoľvek miesta a odstraňujú tak potrebu fyzických stretnutí a manuálnej manipulácie s dokumentmi.

• Podpisovanie bez geografických obmedzení
  Dokumenty je možné podpísať odkiaľkoľvek: z domova, coworkingového priestoru alebo zahraničia. Tento model podporuje nielen zamestnancov na diaľku, ale aj klientov či obchodných partnerov, ktorí môžu schvaľovať dokumenty bez potreby osobnej návštevy kancelárie.
• Zvýšenie produktivity a dostupnosti
  Pracovné procesy nie sú viazané na konkrétnu kanceláriu alebo pracovnú dobu. Dokumenty môžu byť pripravené, schválené a podpísané kedykoľvek počas dňa, čím sa urýchľujú rozhodovacie procesy a eliminujú zbytočné prestoje.
• Plynulejšia komunikácia medzi tímami a externými partnermi
  Vo firmách, kde spolupracuje viacero oddelení alebo vzdialených tímov pomáha elektronické podpisovanie znižovať oneskorenia spôsobené čakaním na podpisovanie papierových dokumentov. Všetky strany môžu dokumenty schvaľovať paralelne a v reálnom čase.
• Minimalizácia fyzickej dokumentácie a logistických problémov
  Vzdialený podpis znamená koniec čakania na fyzické doručenie dokumentov kuriérom alebo poštou. Tým sa šetrí nielen čas a náklady, ale aj znižuje sa ekologická stopu firmy.
• Prispôsobenie sa nepredvídateľným situáciám
  Pandémia, cestovné obmedzenia či mimoriadne situácie môžu narušiť tradičné firemné procesy. S elektronickými podpismi zostáva chod firmy nepretržitý bez ohľadu na vonkajšie okolnosti.

Ekologický prínos a spoločenská zodpovednosť

Elektronické podpisovanie prináša jednoduchý, avšak efektívny spôsob, ako znižovať negatívny dopad na životné prostredie. Digitalizácia podpisových procesov nielenže znižuje spotrebu papiera, ale aj eliminuje potrebu fyzického doručovania dokumentov, čím sa výrazne redukujú emisie uhlíka spojené s logistikou.

• Zníženie spotreby papiera a tlače
  Výroba papiera vyžaduje veľké množstvo prírodných zdrojov vrátane vody, dreva a energie. Elektronické podpisy úplne odstraňujú potrebu tlačenia, čím pomáhajú minimalizovať odlesňovanie a znižovať ekologickú stopu firiem.
• Eliminácia odpadu a ekologických nákladov spojených s archiváciou
  Každý vytlačený dokument sa skôr či neskôr stane odpadom. Fyzická archivácia navyše vyžaduje skladové priestory, ktoré si vyžadujú elektrickú energiu na osvetlenie, klimatizáciu či bezpečnostné systémy. Digitalizácia eliminuje tieto výdavky a zároveň znižuje objem odpadu.
• Nižšie emisie z doručovania dokumentov
  Papierové dokumenty často vyžadujú fyzické doručovanie kuriérom alebo poštou, čo znamená dodatočné emisie CO₂ spojené s prepravou. Elektronické podpisy umožňujú okamžité digitálne doručenie, čím odstraňujú potrebu prepravy a prispievajú k nižšiemu znečisteniu ovzdušia.
• Podpora ekologického imidžu a spoločenskej zodpovednosti
  Čoraz viac zákazníkov, obchodných partnerov a investorov uprednostňuje spoluprácu s firmami, ktoré dbajú na udržateľnosť a ekologické hodnoty. Zavedením elektronických podpisov organizácie nielen znižujú svoje prevádzkové náklady, ale aj budujú pozitívny obraz spoločensky zodpovednej firmy.

Digitálna transformácia na dosah ruky

Elektronické podpisovanie sa mení z trendu na nevyhnutnosť pre každú firmu, ktorá chce optimalizovať svoje procesy, zvýšiť efektivitu a zároveň prispieť k udržateľnejšiemu podnikaniu. Od zníženia nákladov na tlač a papier, cez zrýchlenie firemných procesov, až po vyššiu bezpečnosť,  elektronické podpisovanie prináša tieto výhody.

Okrem praktických benefitov prinášajú elektronické podpisy aj flexibilitu pri práci na diaľku a znižujú ekologickú stopu podnikania. Digitalizácia administratívy už nie je len výsadou veľkých korporácií, aj menšie firmy môžu vďaka dostupným riešeniam ušetriť čas, peniaze a zdroje.

Jedným z nástrojov, ktorý firmám umožňuje prechod na elektronické podpisovanie jednoduchým a bezpečným spôsobom, je OKdokument.