A vállalati elektronikus aláírási megoldásnak nem feltétlenül kell egyetlen személyre szabott eszköznek lennie. Amikor több munkatárs is készít elő szerződéseket, megrendeléseket, munkaügyi dokumentumokat vagy egyéb adminisztratív anyagokat, a vállalatnak úgy kell kialakítania az aláírási folyamatot, hogy mindenki önállóan dolgozhasson, miközben a teljes csapat egységesen működik.
A csapatoknak szánt megoldás OKdokument ezért több felhasználói fiókot, a hozzáférések központi kezelését, valamint az aláírási folyamat vállalati arculathoz igazításának lehetőségét egyesíti. Az eredmény nem csupán több fiók, hanem az elektronikus aláírás egységes módja az egész vállalaton belül.
Miért nem elegendő már egyetlen fiók a vállalat számára
Kezdetben a vállalaton belüli elektronikus aláírást egyetlen személy is intézheti. Előkészíti a dokumentumot, elküldi aláírásra, és ellenőrzi, hogy a folyamat sikeresen lezárult-e. A dokumentumok számának növekedésével azonban ez a modell gyorsan eléri a korlátait.
Az értékesítőnek szerződést kell küldenie az ügyfélnek, a HR-osztály dokumentumokat készít elő az új munkavállaló számára, az adminisztráció pedig a beszállítóval kötött megállapodás aláírására vár. Ha minden folyamat egyetlen fiókon és egyetlen kollégán keresztül halad, szükségtelen szűk keresztmetszet alakul ki.
A probléma leggyakrabban abban nyilvánul meg, hogy:
- több kolléga vár arra az egy személyre, aki elküldi a dokumentumot,
- egyetlen felhasználói fiókot vagy bejelentkezési adatokat osztanak meg,
- nem elég egyértelmű, hogy ki készíti elő és kezeli az adott dokumentumot,
- a különböző osztályok saját munkamódszert alakítanak ki,
- a dokumentumok számának növekedésével egyre nehezebb megőrizni az áttekintést.
A megoldás nem az, hogy több munkavállaló megoszt egyetlen jelszót. A vállalatnak el kell különítenie a felhasználókat, a hozzáféréseiket és a dokumentumokért viselt felelősségüket, ugyanakkor lehetővé kell tennie számukra, hogy ugyanazt az elektronikus aláírási módot használják.
Itt válik igazán indokolttá a csapatoknak szánt elektronikus aláírás. Az elektronikus aláírás egyúttal lehetővé teszi a vállalatok számára, hogy fokozatosan méretezzék és hatékonyabbá tegyék vállalati folyamataikat anélkül, hogy a dokumentumok mennyiségének növekedésével azonos ütemben kellene bővíteni a manuális adminisztrációt.
Ki használja az elektronikus aláírást a vállalatnál
Az elektronikus aláírás nem kizárólag az értékesítési vagy az adminisztratív osztály számára készült. Ugyanazt a megoldást a vállalat több részlege is használhatja, miközben mindegyik más dokumentumokkal és folyamatokkal dolgozik.
| Osztály | Jellemző dokumentumok | Felhasználási példa |
| Értékesítés | szerződések, megrendelések, árajánlatok, kiegészítések | az ügyfél távoli aláírása vagy közvetlenül az üzleti találkozón |
| HR-osztály | munkaügyi dokumentumok, megállapodások, belső dokumentumok | dokumentumok aláírása a munkába álláskor és a munkavállaló beillesztése során |
| Adminisztráció | beszállítói szerződések, megrendelések, jegyzőkönyvek | dokumentumok előkészítése és nyomon követése a vállalat egészében |
| Vezetőség | szerződések, jóváhagyások, megállapodások | felhatalmazott személy jóváhagyását igénylő dokumentumok aláírása |
Az értékesítési osztály például elektronikusan írhat alá megrendeléseket vagy üzleti szerződéseket. Ha az értékesítők közvetlenül az ügyfeleknél dolgoznak, az elektronikus aláírás az üzlet személyes találkozó során történő megkötésére is használható.
A HR-osztály ugyanezt a megoldást használhatja a munkaügyi dokumentáció és a beillesztés során. Az elektronikus aláírás segít egyszerűsíteni a folyamatokat a toborzástól a munkaügyi dokumentumok aláírásán át egészen a munkavállaló belépéséhez kapcsolódó további lépésekig. Az elektronikus aláírás lehetőségei a HR-ben, a toborzásban és a beillesztésben gyakorlati példái annak, hogyan használható ugyanaz a technológia a vállalat különböző részein.
Az adminisztráció vagy a vezetőség beszállítói szerződésekkel, jóváhagyásokkal vagy más mindennapi vállalati ügyekkel dolgozhat. Így a vállalatnak nem kell minden osztály számára eltérő munkamódszert bevezetnie. Egyetlen elektronikus aláírási megoldás több vállalati folyamatot is lefedhet.
Minden csapattagnak saját munkaterülete van
Ha rendszeresen többen dolgoznak dokumentumokkal, mindenkinek lehetőséget kell kapnia saját aláírási folyamatainak előkészítésére és nyomon követésére. Az OKdokument csapatcsomag legalább 5 Premium fiókot tartalmaz, amelyekkel a csapattagok önállóan:
- készíthetnek elő dokumentumokat és aláírási folyamatokat,
- küldhetnek dokumentumokat aláírásra,
- dolgozhatnak saját dokumentumügyeiken,
- követhetik az aláírás menetét és állapotát.
Így az értékesítőnek nem kell megkérnie az adminisztrációt, hogy helyette küldje el a szerződést. A HR-munkatársnak nem kell várnia arra a kollégára, aki hozzáfér a közös fiókhoz. Mindenki a saját felhasználói munkaterületén dolgozik, és azokat a dokumentumokat intézheti, amelyekért felel.
Ez nemcsak a kényelem szempontjából fontos, hanem a felelősségi körök egyértelműbb felosztása miatt is. A dokumentumok számának növekedésével egyszerűbb tudni, hogy ki készíti elő és kezeli az adott folyamatot, mint minden ügyet egyetlen közös bejelentkezésen keresztül koordinálni.
A felhasználók és hozzáférések kezelése a vállalat ellenőrzése alatt marad
A csapattagok önállósága nem jelenti azt, hogy a vállalat elveszíti az ellenőrzést afelett, ki használhatja a szolgáltatást. A csapatmegoldás egy adminisztrátort biztosít, aki kezeli az egyes felhasználók hozzáféréseit. Amikor új kolléga érkezik a vállalathoz, saját hozzáférést kaphat. Ha valaki munkakört vált vagy távozik a vállalattól, az adminisztrátor az aktuális helyzetnek megfelelően kezelheti a felhasználókat.
Így a vállalatnak nem kell megosztania a bejelentkezési adatokat, és nem kell minden csapatváltozáskor módosítania a közös jelszót. Ez a modell különösen praktikus a kisebb és növekvő vállalatok számára. Az elektronikus aláírás alkalmazkodhat magának a csapatnak a változásaihoz, anélkül, hogy meg kellene változtatni a dokumentumok kezelésének alapvető módját.
Egy csapatnak több aláírási folyamata lehet
Az egységes megoldás nem jelenti azt, hogy minden dokumentumnak ugyanazon a folyamaton kell áthaladnia. Az értékesítési osztálynak lehet, hogy a lehető leggyorsabban el kell küldenie az ügyfélnek egy szerződést vagy megrendelést. A HR-osztály több olyan dokumentummal dolgozhat, amelyeket az új munkavállalónak alá kell írnia vagy el kell olvasnia. Az adminisztrációnak több felhatalmazott személy aláírására lehet szüksége, pontos sorrendben.
Az OKdokument lehetővé teszi a borítékok használatát, amelyekbe több kapcsolódó dokumentum helyezhető. Az adott folyamattól függően a dokumentumok aláírásra vagy elolvasásra jelölhetők ki, illetve kiegészítő mellékletként csatolhatók.
Így a vállalat közös eszközt használhat, de eltérő munkafolyamatokat attól függően, hogy:
- ügyféllel kötött üzlet lezárásáról,
- új munkavállaló belépéséről,
- beszállítói szerződés aláírásáról,
- egy dokumentum belső jóváhagyásáról,
- egy dokumentum több felhatalmazott személy általi aláírásáról van szó.
Az elektronikus aláírásnak így nem kell megváltoztatnia az osztályok közötti meglévő munkamegosztást. Épp ellenkezőleg: egyetlen következetes digitális környezetbe helyezheti át azt.
Hogyan alakítható ki egységes aláírási mód a vállalatnál
Ha az elektronikus aláírást egyetlen személy használja, viszonylag egyszerűen kézben tarthatja a munkamódszert. A különböző kollégák által létrehozott több tucat aláírási folyamatnál azonban már sokat segítenek a világos belső szabályok.
A vállalat egyszerű szabványt alakíthat ki, amely meghatározza például:
- hogyan kell kategorizálni az egyes dokumentumtípusokat,
- ki legyen az aláíró egy adott dokumentumnál,
- milyen sorrendben írjanak alá az egyes személyek,
- mikor kell további hitelesítést kérni,
- ki kapja meg a végleges dokumentumokat a folyamat lezárása után,
- hogyan kell eljárni az aláíratlanul maradó dokumentumokkal.
Érzékenyebb dokumentumok esetén például célszerű lehet e-mailben vagy SMS-ben küldött egyszer használatos jelszóval szigorítani a hozzáférést. Az egységes szabályok célja egyszerű: az ügyfélnek vagy üzleti partnernek következetes aláírási folyamatot kell kapnia, függetlenül attól, hogy melyik munkavállaló készítette elő a dokumentumot.
A vállalat emellett egyszerűbb belső munkafolyamatot kap. Ahelyett, hogy minden kolléga saját munkamódszert alakítana ki, a csapat közös logikát használ, amely a további dokumentumoknál is megismételhető.
Próbálja ki az OKdokument csapatoknak szánt verzióját, és állítsa be az elektronikus aláírást úgy, hogy az egész csapata számára működjön.
Lépjen kapcsolatba velünkA vállalati arculat az aláírás során is megmarad
Az aláírási folyamat egyben a vállalat és ügyfele, munkavállalója vagy üzleti partnere közötti kapcsolódási pontok egyike. Ha az ügyfél aláírásra kap egy dokumentumot, nem szabad azt éreznie, hogy teljesen idegen környezetbe került. Ezért az OKdokument lehetővé teszi az aláírási folyamat saját logóval és vállalati színekkel történő testreszabását.
Az elektronikus aláírás így vizuálisan illeszkedik a vállalat többi kommunikációjához. Az ügyfél azzal a márkával találkozik, amelyet a weboldalról, az üzleti kommunikációból vagy korábbi kapcsolataiból ismer. Az arculat ezért nem csupán esztétikai részlet. Segít egységes ügyfélélményt teremteni az első kapcsolatfelvételtől egészen a dokumentum aláírásáig.
Mi történjen az aláírás után
Az elektronikus aláírásnál gyakran maga az aláírás pillanata kapja a legnagyobb figyelmet. Az ügyfélút szempontjából azonban ugyanilyen fontos, mi történik közvetlenül utána.
| Aláírt dokumentum | Lehetséges következő lépés |
| munkaügyi dokumentáció | beillesztés az új munkavállaló számára |
| megrendelés | fizetés vagy a megrendelés visszaigazolása |
| üzleti szerződés | információk a szolgáltatás megvalósításáról |
| szervizdokumentum | további útmutatás vagy ügyféltámogatás |
Az OKdokument csapatcsomag sikeres aláírás után lehetővé teszi, hogy az aláírót a vállalat saját weboldalára irányítsa át. A vállalat köszönőoldalt, a további lépéseket bemutató oldalt vagy kiegészítő információkat tartalmazó oldalt készíthet. Így az elektronikus aláírás nem zsákutca, hanem átvezet az ügyfél- vagy munkavállalói út következő lépéséhez. Az aláírásnak nem kell a digitális folyamat végét jelentenie. Lehet annak elindítója.
Hogyan tartható fenn az áttekintés nagyobb dokumentummennyiség esetén
A felhasználók számával természetesen a dokumentumok mennyisége is nő. A vállalatnak ezért nemcsak a dokumentumok aláírásának lehetőségére van szüksége, hanem arra is, hogy könnyen eligazodjon közöttük. A mindennapi munkát elsősorban a következők segítik:
- kategóriák, amelyek megkönnyítik a különböző dokumentumtípusok elkülönítését,
- a borítékok állapotai, amelyek megmutatják, mely folyamatok várnak még befejezésre,
- a boríték előzményei, amelyek segítségével utólag nyomon követhető az aláírás menete,
- tömeges műveletek, amelyek leegyszerűsítik a nagyobb mennyiségű dokumentummal végzett munkát.
Nagyobb dokumentummennyiségnél éppen ezek a funkciók döntik el, hogy a digitalizáció valóban egyszerűsíti-e az adminisztrációt. Nem elég ugyanis a papírt PDF-dokumentummal helyettesíteni. A vállalatnak képesnek kell lennie megtalálni a dokumentumot, ellenőrizni az állapotát, és megállapítani, mi történt vele az aláírási folyamat során.
Az elektronikus aláírás így egy tágabb digitális munkafolyamat részévé válik. Emellett segíthet csökkenteni a nyomtatást, a dokumentumok fizikai kezelését és a további papíralapú adminisztrációt. Ezekről az előnyökről bővebben a papírmentesebb és fenntarthatóbb vállalati folyamatokra való átállásról szóló cikkben olvashat.
Mikor érdemes csapatoknak szánt elektronikus aláírást használni
A csapatmegoldás nem csak nagyvállalatok számára lehet megfelelő. Gyakran éppen egy kisebb vállalatnál válik indokolttá, amikor az aláírás már nem egyetlen személy feladata. A csapatmegoldásra való áttérést különösen akkor érdemes megfontolni, ha:
- a dokumentumokat rendszeresen több munkavállaló készíti elő,
- az elektronikus aláírást több osztály használja,
- a kollégák egyetlen közös fiókra támaszkodnak,
- nő a szerződések és az aláírási folyamatok száma,
- a vállalatnak központilag kell kezelnie a felhasználói hozzáféréseket,
- egységesíteni szeretné, hogyan küldi el a dokumentumokat az ügyfeleknek és partnereknek,
- az aláírási folyamatot saját arculatához szeretné igazítani.
A vállalatoknak szánt elektronikus aláírásnak együtt kell növekednie a vállalattal. Ha nő a munkavállalók, az ügyfelek és az aláírási folyamatok száma, ez nem jelenthet automatikusan több manuális koordinációt. Az OKdokument csapatcsomag lehetővé teszi, hogy az egyes csapattagok önállóan dolgozzanak, miközben az adminisztrátor kezeli a hozzáféréseiket.
A vállalati arculat segít egységes kommunikációt fenntartani az ügyfelek felé, az aláírás utáni átirányítás pedig természetesen összekapcsolja az aláírást a folyamat következő lépésével. Az eredmény nem csupán több fiók. Hanem egy közös módszer arra, ahogyan a vállalat a csapat egészében az elektronikus dokumentumokkal dolgozik.
Ahogy nő a csapat, vele együtt fejlődhet az aláírás módja is
Az elektronikus aláírás akkor működik a legjobban, ha tükrözi a vállalat tényleges munkamódját. Ha több kolléga és osztály készít dokumentumokat, nem kell mindannyiuknak egyetlen fiókra vagy egyetlen személyre támaszkodniuk.
Az OKdokument csapatcsomaggal a csapattagok saját Premium fiókot kapnak, miközben a vállalat megőrzi a felhasználók feletti ellenőrzést, az egységes ügyfélélményt és a dokumentumok kezelésének közös módját.
Gyakran ismételt kérdések a csapatoknak szánt elektronikus aláírásokról
A csapatcsomag 5 Premium fiókot tartalmaz. Ez lehetővé teszi a csapattagok számára, hogy önállóan készítsék elő, küldjék el és kövessék nyomon az aláírási folyamatokat.
Nem. A csapatmegoldás célja éppen az, hogy külön felhasználói fiókokkal lehessen dolgozni, ezáltal elkülönítve az egyes felhasználókat és azok hozzáférési jogosultságait.
A felhasználói hozzáférést egy rendszergazda kezeli, aki az aktuális igényekhez és a csapat összetételéhez igazíthatja azt.
Igen. Ugyanazt a megoldást használhatják olyan részlegek, mint például az értékesítés, a HR, az adminisztráció vagy a vezetőség, miközben az egyes felhasználók eltérő típusú dokumentumokkal és aláírási folyamatokkal dolgoznak.
Igen. A csapatcsomag lehetővé teszi az aláírási folyamat testreszabását saját logóval és vállalati színekkel, így biztosítva az összhangot a vállalat egyéb kommunikációs anyagaival.
A vállalat átirányíthatja az aláírót a saját weboldalára – például egy köszönőoldalra, egy bevezető (onboarding) oldalra, a következő lépésekről szóló tájékoztató oldalra vagy más releváns oldalra.
