OKdokument prichádza v novej verzii s rýchlejším podpisovaním a praktickými vylepšeniami

Digitálne podpisovanie sa stalo neoddeliteľnou súčasťou bežnej firemnej praxe a s rastúcimi požiadavkami používateľov prichádza nová verzia OKdokumentu, ktorá prináša prepracovanejšie prostredie, rozšírené funkcie a ešte jednoduchšiu správu dokumentov pre firmy aj podnikateľov.

Elektronický podpis sa stáva bežnou súčasťou firemných procesov a OKdokument patrí už niekoľko rokov medzi spoľahlivé riešenia ako jednoducho a rýchlo podpisovať a spravovať dokumenty medzi zamestnancami ako aj s obchodnými partnermi a zákazníkmi.

OKdokument sa posúva do ďalšej generácie a rozširuje svoje súčasné nástroje o ďalšie užitočné funkcie. V reakcii na požiadavky aktívnych užívateľov, ktorí OKdokument používajú pri výkone svojej práce je vydaná vylepšená verzia, ktorá prináša moderný dizajn, prepracovaný systém obálok, rýchlejšie podpisovanie a celý rad praktických funkcií pre efektívnejšiu prácu s dokumentmi.

Prečo nová verzia?

Hlavným cieľom rozšírenia OKdokumentu je zjednodušiť prácu užívateľov, zrýchliť podpisové procesy a zabezpečiť, aby aplikácia prinášala reálnu hodnotu v každodenným firemných procesoch. Tím OKdokumentu dlhodobo komunikuje s užívateľmi a nové funkcionality vznikli práve ako reakcia na ich aktuálne i očakávané potreby od prehľadnejšieho prostredia až po pokročilé nastavenia podpisových procesov.

Čo nové prináša OKdokument

Redizajn a nové prehľadné užívateľské rozhranie

Užívateľské rozhranie prešlo kompletným redizajnom, no zachovalo si typickú zelenú farbu a jednoduchú orientáciu. Úvodná obrazovka teraz ponúka prehľadný panel so základnými informáciami a rýchlym prístupom k najdôležitejším funkciám:

• Rýchle vytvorenie obálky - nový spôsob podpisovania viacerých dokumentov naraz
• Prehľad úložiska – koľko dokumentov máte uložených a koľko ste ich podpísali
• Stavy obálok – rozpracované, pripravené, v procese podpisovania, dokončené či exspirované

Systém obálok

Jednou z najväčších zmien je prechod z jednodokumentového podpisu na tzv. obálky, teda skupiny viacerých dokumentov, ktoré možno poslať na podpis naraz. Tento prístup reaguje na častú potrebu firiem podpisovať viacero súvisiacich dokumentov (napríklad zmluvu, dodatok a všeobecné podmienky) v jednom kroku.

Výhody obálok:

• jednoduché zoskupenie viacerých súborov do jedného podpisového procesu,
• možnosť určiť poradie dokumentov, ktoré sa majú podpisovať alebo len prečítať,
• rýchlejší a prehľadnejší podpisový proces pre všetky strany.

Kategórie dokumentov

Na udržanie poriadku pribudla aj funkcia kategorizácie. V aplikácii OKdokument si dokumenty môžete roztriediť podľa vlastných kategórií, takže si každý užívateľ prispôsobí rozhranie svojim pracovným alebo firemným potrebám.

3 typy podpisových procesov

Nová verzia OKdokument ponúka tri úrovne podpisovania podľa náročnosti a potrieb užívateľov:

1. Rýchly podpis – ideálny na jednoduché podpisy v rámci interných procesov, ideálne pre interné dohody a rutinné schvaľovania
2. Príprava podpisovej obálky – umožňuje presne určiť, kde sa má podpis, textové polia, checkboxy a rádiobuttony v dokumente nachádzať. 
3. Kvalifikovaný podpis (KEP/QES)  – pre prípady, keď je vyžadovaný podpis s najvyššou úrovňou právnej platnosti, OKdokument integruje Autogram (projekt Slovensko.Digital), ide o podpis s najvyššou právnou váhou bez sťahovania PDF a ručného importu do aplikácie

Postup pri kvalifikovanom podpise je jednoduchý:

• na stránke obálky je prehľadný návod (inštalácia, drivery, kroky),
• dokument sa bezpečne prenesie do Autogramu,
• zadáte BOK kód a PIN, vyberiete certifikát z eID,
• podpísaný dokument sa automaticky vráti do OKdokumentu.

Príprava dokumentov priamo v aplikácii

Jednou z najpraktickejších noviniek novej verzie OKdokumentu je možnosť pripravovať dokumenty priamo v aplikácii bez potreby ich upravovať v externom editore. Používatelia môžu pri tvorbe obálky vkladať interaktívne prvky priamo do dokumentu, čím získajú plnú kontrolu nad tým, ako bude podpisový proces prebiehať. V súčasnosti je možné presne určiť miesta podpisu jednotlivých osôb, pričom každé podpisové pole je priradené konkrétnemu príjemcovi. Tým sa eliminuje riziko chybného umiestnenia podpisu alebo vynechania niektorého podpisujúceho.

Od 1. januára 2026 bude táto funkcionalita rozšírená o ďalšie typy interaktívnych prvkov – textové polia, začiarkavacie polia (checkboxy), prepínače (radiobuttony) či iné formy doplniteľných údajov. To umožní vytvárať plne personalizované a dynamické dokumenty, ktoré sa prispôsobia konkrétnemu procesu alebo klientovi. Firmy tak budú môcť napríklad do zmlúv jednoducho dopĺňať mená, dátumy, čísla zmlúv či rôzne voliteľné údaje priamo v prostredí OKdokumentu. Tým sa podpisovanie posúva z pasívneho schvaľovania na aktívny, flexibilný proces.

Bezpečnosť, audit a spolupráca

Každá obálka v OKdokumente má vlastný audit trail, prehľadnú históriu všetkých krokov od vytvorenia až po doručenie. Viete tak presne doložiť, kto, kedy a čo urobil: otvoril dokument, podpísal ho, prípadne ho odmietol. Tento súvislý záznam je kľúčový pri interných kontrolách aj pri prípadnom právnom dokazovaní.

Prístup k dokumentom môžete navyše sprísniť pomocou jednorazového hesla (OTP) doručeného e-mailom alebo SMS. OTP pridáva nad rámec bežnej ochrany ďalšiu vrstvu overenia, čím znižuje riziko neoprávneného prístupu a zvyšuje istotu, že sa k obsahu dostane len oprávnená osoba.

Podpisový proces máte pod kontrolou aj vďaka definovanému poradiu dokumentov a presným miestam podpisu. Príjemcovia postupujú v stanovenom slede a podpíšu sa len tam, kde ste to určili, minimalizuje sa tak chybovosť, vynechané podpisy či nesprávne umiestnené parafy.

Na konci procesu je dôležitá informovanosť tímu. Preto môžete nastaviť cielené notifikácie pre ďalších adresátov, napríklad oddelenie ľudských zdrojov alebo účtovné oddelenie automaticky dostanú kópiu podpísaných dokumentov. Výsledkom je menej interného dohľadávania, rýchlejšie účtovné či personálne úkony a transparentný priebeh celého podpisovania od prvého kroku až po archív.

Migrácia zo starej verzie a čo bude ďalej

Predchádzajúca verzia OKdokumentu, ktorá fungovala ako samostatná aplikácia, bude postupne ultmená. Nákup balíkov v pôvodnej verzii bude vypnutý 20.12.2025, pričom používatelia s platným balíkom BASIC alebo PRO budú presunutí do novej, technologicky modernejšej platformy.

Zároveň zostane stará verzia prístupná až do konca roka 2026, aby mali všetci klienti dostatok času na archiváciu a stiahnutie svojich dokumentov. Ide tak o plynulý a bezpečný prechod bez rizika straty údajov či prerušenia pracovných procesov.

Pri migrácii bude automaticky zmapované prepojenie balíkov:

• používatelia balíka Basic budú mať do konca platnosti balíka platný balík Pro,
• a tí, ktorí doteraz využívali Pro, prejdú do rozšíreného balíka Premium.

Kompletný cenník s popisom funkcionalít si môžete stiahnuť TU

Ďalšie verzie zároveň prinesú viaceré vylepšenia plánované v priebehu roka 2026. Medzi najvýznamnejšie patria:

• podpora externých úložísk ako Google Drive či OneDrive,
• možnosť kombinovať rôzne typy podpisov v jednej obálke,
• mobilná aplikácia s funkciou offline podpisovania, ideálna pre situácie, keď používateľ podpisuje dokumenty v teréne bez internetového pripojenia,
• a do budúcna sa zvažujú aj ďalšie integrácie podľa dopytu, napríklad prepojenie s kalendárom na sledovanie termínov podpisov (funkcia zatiaľ nie je dostupná).

Pre koho je nová verzia určená

Vylepšená verzia OKdokumentu je navrhnutá tak, aby prinášala reálnu pridanú hodnotu firmám, ktoré pracujú s vysokým objemom dokumentov a potrebujú mať celý podpisový proces pod kontrolou.

Najviac ju ocenia firmy, ktoré:

• spracúvajú veľké množstvo dokumentov a hľadajú spôsob, ako urýchliť ich podpisovanie,
• spolupracujú s viacerými partnermi či dodávateľmi, a preto potrebujú efektívne riešenie pre viacstranné podpisy,
• chcú mať všetky podpisové procesy centralizované na jednom mieste, bez zbytočného chaosu v e-mailoch alebo priečinkoch,
• a zároveň požadujú jednoduché, ale spoľahlivé riešenie, ktoré má plnú právnu váhu a zodpovedá aktuálnym legislatívnym normám.