Digitalizácia dokumentov a automatizácia procesov

Väčšina dokumentov, s ktorými dnes firmy pracujú, má s najväčšou pravdepodobnosťou elektronický pôvod. Digitálnu transformáciu môžete použiť na automatizáciu toku pracovných postupov (workflow) a na odstránenie časovo náročných manuálnych procesov a nepotrebnej administrácie.

Jednou z najčastejších príčin, prečo dokumenty opúšťajú digitálne prostredie, je schválenie ich obsahu odpisom v tradičnej forme. Výrazne sa tak spomaľuje transformácia a zvyšuje sa riziko zanesenia chýb manuálnym procesom spracovania.

Odpoveďou na tento problém je digitalizácie podpisovania. Firma sa však musí rozhodnúť, akú formu elektronického podpisu si zvolí. Do výberu vstupujú faktory ako požiadavky na integráciu, práca s dokumentami výlučne vo vlastnej infraštruktúre, ale aj segment, v ktorom daná firma pôsobí.

Výber elektronického podpisu

V praxi sa používajú tri druhy súhlasu s digitálnym obsahom, ktoré vymedzuje Európske nariadenie eIDAS (Nariadenie Európskeho parlamentu a rady (EÚ) č.910/2014), ktoré je platné aj na území ČR:

• Jednoduchý elektronický podpis
• Zdokonalený elektronický podpis
• Kvalifikovaný elektronický podpis

Jednoduchý elektronický podpis nemá presne definované kritériá na formát, ani na úroveň bezpečnosti. Väčšinou ide o podpis v e-maily, alebo naskenovaný vlastnoručný podpis.

Zdokonalený elektronický podpis musí spĺňať niekoľko kritérií. Podľa eIDAS, článok 26 :

a) je jedinečne spojený s podpisovateľom;

b) umožňuje určenie totožnosti podpisovateľa;

c) je vyhotovený pomocou údajov, ktoré môže podpisovateľ s vysokou mierou dôveryhodnosti používať pod svojou výlučnou kontrolou, a

d) je prepojený s údajmi, ktoré sa ním podpisujú, takým spôsobom, že každú dodatočnú zmenu údajov možno zistiť.

Zdokonalený podpis teda zaručuje vyššiu bezpečnosť a možnosť určenia totožnosti podpisujúceho. Ide napríklad o vlastnoručný elektronický podpis s charakteristikou podpisu (záznam dát ako rýchlosť ťahu, prítlak a pod.), podpis dokumentov v zabezpečenej zóne (napr. internet banking), kde sa klient podpíše zadaním hesla z dvoj-faktorového overenia (napr. token z aplikácie banky).

Kvalifikovaný podpis je tiež forma zdokonaleného podpisu, navyše však musia byť splnené dodatočné požiadavky na identifikáciu podpisujúceho:

• certifikát pre kvalifikovaný podpis je vydaný certifikačnou autoritou
• certifikát je uložený na médiu ktoré certifikoval NBU (napríklad občiansky preukaz)

Hlavný rozdielom oproti jednoduchému a zdokonalenému podpisu je fakt, že kvalifikovaný podpis obsahuje identitu podpisujúceho, ktorú overila certifikačná autorita. V iných formách podpisu je identita podpisujúceho zachytená napríklad v jedinečnej charakteristike podpisu alebo v iných dátach z podpisu (GPS, IP, doručenie dokument na e-mail, zadanie jednorazového hesla, prihlásenie do klientskej zóny/internet bankingu a pod.). S týmito dátami vedia následne pracovať v súdnoznaleckom dokazovaní písmoznalci, forenzní experti v oblasti informačných systémov.

Bezpečnosť a použiteľnosť

Kvalifikovaný podpis obsahuje identitu podpisujúceho, no je pomerne zložitý na používanie a má veľmi špecifické požiadavky na hardware aj použité aplikácie. Kvalifikovaný podpis môže predstavovať aj bezpečnostné riziko pre vlastníka certifikátu, ak ho musí použiť v cudzom zariadení (napr. občiansky preukaz s čipom). V scenároch podpisu s klientom alebo pri internej dokumentácií, kde sa dôraz kladie na procesy nadväzujúce na podpis, prináša kvalifikovaný podpis viacero prekážok.

Ak nie je legislatívne nariadené (napríklad podanie daňového priznania môže byť len s vlastnoručným podpisom alebo kvalifikovaným certifikátom) je možné použiť ktorúkoľvek formu elektronického podpisu. Najrozšírenejším typom podpisu je zdokonalený elektronický podpis, ktorý predstavuje strednú cestu medzi možnosťami použitia a jeho bezpečnosťou. Vytvára použiteľný a integrovateľný nástroj pre procesy vnútri firmy aj smerom von. Pre komerčnú prax je vhodnejšie digitalizovať bežný papierový postup zdokonaleným elektronickým podpisom.

Ako sa pripraviť na zavedenie elektronického podpisovania

Pred samotným hľadaním podpisového riešenia by mala firma spraviť internú analýzu a zodpovedať niekoľko súvisiacich otázok:

• Analýza aktuálneho procesu podpisovania

V akých scenároch firma podpisuje na papieri?
Čo sa dá na papierovom procese zlepšiť?

• Ktorý typ dokumentov chce firma podpisovať elektronicky?
• Ako vyzerá odsúhlasenie obsahu s klientom - osobne alebo na diaľku?
• Kde sa budú dokumenty podpisovať – na pobočkách, interne?
• Aká forma elektronického podpisu je vyhovujúca?
• Dokumenty

Kde vznikajú digitálne dokumenty?
Kde sa digitálne dokumenty archivujú?
Ako doručiť elektronické dokumenty klientovi?

• Aké sú dopady nových podpisových procesov na interné systémy?
• Kedy realizovať právnu analýzu a pripraviť súhlas s elektronickým podpisovaním?

Zavedenie elektronického podpisu neznamená len začať podpisovať digitálne dokumenty, ale aj zmenu interných procesov a návykov. Rizikovými faktormi sú interné systémy firmy, ktoré sú elektronickým podpisovaním taktiež ovplyvnené (napr. úložisko dokumentov, CRM, klientska zóna).

Pri zavedení elektronického podpisovania je vhodnejšie vybrať iba jeden typ dokumentov,  ktoré majú najjednoduchší proces podpisovania, prinesú okamžitý benefit. Následne je potrebné vyhodnotiť, ako prebiehalo podpisovanie od vzniku dokumentu až po spätnú väzbu stakeholderov, spraviť závery, navrhnúť vylepšenia a pustiť sa do digitalizácie ďalšieho typu dokumentu.

V neposlednom rade je dôležité myslieť aj na koncových klientov a správne komunikovať zmenu v podpisovaní a dostatočne vysvetliť, ako bude nový proces elektronického podpisovania prebiehať.

Implementácia a náklady

V súčasnosti je na trhu pomerne široká ponuka hotových podpisových riešení, ktoré sa dajú používať takmer okamžite. Ponúkajú základné možnosti integrácie a prednastavenie procesov. Záleží na firme, či dokáže pracovať s hotovým riešením alebo potrebuje riešenie viac integrovať do svojej infraštruktúry.

Pri implementácii elektronického podpisu, v závislosti od zložitosti procesov a špecifických požiadaviek, môže takáto implementácia trvať 1 mesiac až 1 rok. Záleží to najmä od počtu integrovaných systémov a tiež od formy elektronického podpisu.

Zároveň do celkovej doby implementácie vstupuje aj úprava interných systémov (ak je potrebná), ktorá je zväčša zastrešovaná dodávateľmi týchto systémov.

Samotné náklady na implementáciu elektronického podpisu je možné rozdeliť na:

• Licenčný poplatok za riešenie elektronického podpisu (podľa licenčnej politiky to môže byť jednorazový poplatok, mesačný, poplatok za transakciu/podpísaný dokument)
• Dohoda o úrovni poskytovaných služieb (SLA)
• Poplatky za vývoj/integráciu/nasadenie
• Cena hardwaru potrebného na podpisovanie (tablety, podpisové podložky, počítače)
• Cena úprav interných systémov firmy
• Cena času zamestnancov firmy, ktorý sa venovali téme elektronického podpisu

Pokiaľ firma nemá vysoké nároky na integráciu a úpravu na mieru, môže sa zamerať na cloudové riešenia, resp. software as a service. V takomto prípade sa náklady obmedzujú len na výber konkrétneho balíka funkčností, ktoré definuje poskytovateľ služby. Zväčša ide o počet účtov, objem podpísaných dokumentov alebo doplnkové integračné služby (napr. Google Drive). Náklady na implementáciu takejto služby sú nižšie, no zároveň ponúkajú oveľa užšie spektrum možností na personalizáciu. Pri tomto type riešenia treba myslieť aj na skutočnosť, že dokumenty opúšťajú IT infraštruktúru firmy.

Optimalizácia postupov a automatizácia procesov

Digitalizácia dokumentov a súvisiacich pracovných postupov môže výrazne zlepšiť efektivitu pracovných operácií, znížiť náklady a zvýšiť spokojnosť zákazníkov. Ako však pristúpiť k optimalizácii digitalizovaných procesov?

Zmapovanie toku dokumentov

Mapa procesov funguje ako vývojový diagram, ktorý zobrazuje jednotlivé úlohy v procese a tiež zodpovedné osoby. Poukazuje na potrebné zdroje, zodpovedné osoby a nasledovné kroky v pracovnom postupe s dokumentami. Mapa pomôže firme identifikovať oblasti, ktoré je potrebné optimalizovať.

Porovnanie výkonnosť procesov pre jednotlivé dokumenty

Firma identifikujte metriky, ktoré budete sledovať pri meraní efektivity procesov. Metriky môžu zahŕňať rýchlosť spracovania, frekvenciu a počet chýb, čas zamestnancov alebo návratnosť investícií pracovného postupu.

Analýza lievikov v procesoch

V tomto kroku je potrebné identifikovať prekážky v pracovných postupoch a zamerať sa na identifikáciu problémov. Firma identifikuje kľúčové príčiny, ktoré spomaľujú proces, kde sa vyskytujú časté chyby alebo zbytočné kroky.

Modelovanie nových procesu pre správu dokumentov

Po identifikácii kritických procesov prichádza na rad modelovanie nového procesu. Ide o vizualizáciu každého kroku v novom pracovnom toku, kam budú smerované dokumenty a kto musí schváliť daný obsah.

Automatizácia správy dokumentov

Cieľom digitálneho pracovného toku je systém, ktorý automaticky určuje správne smerovanie dokumentov. Integráciou procesu schvaľovania do pracovného postupu s dokumentami sa otvára priestor pre využitie elektronických podpisov. Odstráni sa tak povinnosť ručne tlačiť, podpisovať a skenovať dokumenty a tiež manuálne preposielanie ďalšiemu schvaľovateľovi. Je potrebné zvážiť aj automatizáciu generovania dokumentov a nastaviť ich automatickú distribúciu zainteresovaným stranám.

Správnym zavedením elektronického podpisu sa stáva firma efektívnejšou nie len smerom ku klientovi, ale aj interne. Eliminuje chyby, ktoré boli súčasťou papierového procesu a dokáže klientovi/zmluvnej strane dodať produkt, službu, fakturovať alebo plniť zmluvný vzťah rýchlejšie.