Ako zvládať zmluvy bez kancelárie a bez stresu

Zmluvy sa dnes neuzatvárajú v zasadačkách, ale medzi schôdzkami, počas videohovorov a často priamo v mobile. Otázne je, či sú na ne vaše procesy pripravené.

Práca sa už dávno neodohráva výhradne medzi štyrmi stenami kancelárie. Obchodníci uzatvárajú dohody z auta alebo z kaviarne, personalisti vedú výberové pohovory z home officu a realitní makléri pripravujú zmluvy priamo po obhliadke nehnuteľnosti. Svet podnikania je rýchly, mobilný a fragmentarizovaný a firemné procesy sa mu musia prispôsobiť.

O koľko obchodov ste už prišli len preto, že podpis chýbal v správny moment? Koľko spoluprác sa zbytočne oddialilo, pretože zmluva čakala na fyzické doručenie alebo na to, kým bude niekto opäť "pri tlačiarni"? Digitálna transformácia už nie je výsadou technologických gigantov. Je nevyhnutná pre každú firmu, ktorá chce držať krok.

Keď podpis brzdí podnikanie

Predstavte si toto: obchodník práve dohodol podmienky s potenciálnym klientom. Všetko prebehlo hladko, ponuka bola prijatá, zmluva pripravená. Stačí ju už len podpísať. Namiesto uzavretia obchodu však nastáva ticho. Klient odpovedá: „Zajtra budem pri tlačiarni, vytlačím, podpíšem, naskenujem...“ A obchod čaká. Nie hodinu. Niekedy dni. A niekedy sa už neozve vôbec.

Podobné situácie poznajú aj personalisti, ktorí posielajú pracovné zmluvy poštou alebo ako prílohu v e-maile s nádejou, že kandidát odpovie skôr, než prijme inú ponuku.

Čo najčastejšie brzdí celý proces?

• Obmedzenie na pracovný čas – dokument sa nedá podpísať mimo kancelárie, mimo pracovných hodín, bez fyzickej prítomnosti.
• Odsúvanie podpisu na „neskôr“ – závislosť od tlačiarne, skenera, pošty, a často aj od nálady človeka.
• Nejasnosť v tom, kto čo podpísal a kedy – pri viacerých signatároch chýba prehľad o stave podpisov alebo dokument jednoducho zapadne.

Čo z toho vyplýva?

• Zbytočné meškanie a predlžovanie obchodných cyklov.
• Nespokojnosť klienta alebo kandidáta, ktorý očakáva profesionálny, rýchly proces.
• Premeškané príležitosti, najmä keď čas rozhoduje o úspechu.

A pritom ide len o jeden úkon, podpis. Ale práve ten vie v nesprávnom momente spôsobiť úplnú nehybnosť. V dynamickom podnikaní si takýto luxus nikto nemôže dovoliť.

Mobilný a flexibilný podpis ako štandard

Jednou z najdôležitejších zmien v modernej firemnej kultúre je to, že kancelária už nie je miesto, je to spôsob práce. A podpisovanie dokumentov by malo túto zmenu reflektovať.

Zabudnite na myšlienku, že zmluvu musíte fyzicky „vybaviť“:  vytlačiť, odniesť, naskenovať, poslať späť. Dnešné technológie umožňujú, aby podpisovanie prebehlo presne vtedy a tam, kde sa to práve hodí. Nie o dva dni, nie o týždeň. Teraz.

 Čo to znamená v praxi?

• Podpis z mobilu, tabletu či domáceho počítača
  Bez potreby sťahovania špeciálneho softvéru, bez administratívnych bariér. Stačí internetové pripojenie a dokument je podpísaný do pár sekúnd.
• Koniec závislosti od tlačiarne, skenera či kancelárie
  Ušetrený čas a nervy, najmä v teréne, na cestách alebo pri práci z domu. OKdokument konvertuje dokumenty do PDF a pripraví ich na podpis v digitálne zabezpečenom prostredí.
• Jednoduché zadanie podpisu ďalšej osobe
  Obchodný partner? Nový zamestnanec? Klient? Stačí zadať e-mailom, príjemca nemusí mať žiadne konto, registráciu ani inštaláciu.

Reálny svet = mobilní ľudia

Toto nie je výhoda „pre IT tímy“ – je to výhoda pre každého, kto potrebuje rýchlo konať:

• Obchodníci môžu uzatvárať dohody priamo po stretnutí, nie o tri dni.
• HR manažéri môžu urýchliť nástupy aj onboarding na diaľku, kľúčové pri získavaní nových zamestnancov.
• Kuriéri a terénne tímy nemusia nosiť papierové potvrdenia, všetko majú digitálne.
• Manažéri na cestách podpisujú rozhodnutia bez toho, aby zdržiavali tím.

Bezpečnosť dokumentov

Akákoľvek zmienka o elektronickom podpise v podnikaní vyvoláva takmer okamžite jednu otázku:
„Je to naozaj bezpečné?“

Táto obava je prirodzená. Podpis je citlivý moment, potvrdzujete záväzok, dohodu, zmluvu. V papierovom svete nás dlhé roky učili, že skutočná bezpečnosť znamená vlastnoručný podpis perom, fyzická prítomnosť a archív plný šanónov. V digitálnom svete však bezpečnosť neznamená menej kontroly, znamená lepšiu kontrolu, vyššiu presnosť a úplnú sledovateľnosť.

 Ako to funguje v praxi?

• Dvojfaktorové overenie totožnosti (2FA)
  Podpisujúca osoba potvrdzuje svoju identitu nielen kliknutím, ale aj overovacím kódom zaslaným cez SMS. To znemožňuje neoprávnený prístup a zabezpečuje, že dokument naozaj podpísala konkrétna osoba.
• Auditná stopa a časové pečiatky
  Každý podpis, otvorenie dokumentu či odoslanie požiadavky sa zaznamenáva. Máte teda úplný prehľad o tom, kto, kedy a ako dokument spracoval. V papierovom svete niečo podobné neexistuje.
• Právna platnosť podľa európskej legislatívy
  Elektronické podpisy realizované cez riešenia ako OKdokument sú v súlade s nariadením eIDAS (EÚ 910/2014), čo znamená, že sú právne záväzné a uznávané v celej EÚ, rovnako ako vlastnoručný podpis.
• Uzamknutie dokumentu po podpise
  Po podpise sa dokument automaticky uzamkne a digitálne certifikuje, takže ho nemožno dodatočne upravovať bez narušenia integrity.

Mobilita neznamená kompromis

Potreba byť flexibilný a pohotový neznamená, že musíte zľaviť z bezpečnosti. Práve naopak, moderné riešenia umožňujú spojiť mobilitu a ochranu údajov do jedného celku. To znamená, že môžete podpisovať z auta, z home officu, z letiska a zároveň spĺňať najvyššie bezpečnostné štandardy, ktoré by boli v papierovom svete len ťažko dosiahnuteľné.

Prínosy pre rôzne tímy

Digitálny podpis nie je technológia „pre IT oddelenie“. Je to nástroj, ktorý uvoľňuje ruky celým tímom, v personalistike, obchode, logistike aj na úrovni vedenia.

HR: Nástup bez návštevy kancelárie

V čase hybridnej práce a náborov naprieč regiónmi je fyzické stretnutie kvôli podpisu zmluvy zbytočným luxusom.

• Personalisti môžu odoslať pracovnú zmluvu e-mailom a kandidát ju podpíše z domu, cez mobil alebo laptop.
• Proces onboardingu sa nezdržiava kvôli logistike, nástup môže prebehnúť prakticky okamžite.

Obchod: Zmluva hneď po dohode

Každá minúta medzi dohodou a podpisom zmluvy zvyšuje riziko, že klient si to rozmyslí.

• Obchodník môže poslať pripravený dokument priamo z auta alebo z kaviarne, klient ho podpíše ešte skôr, než dôjde domov.
• Využitím šablón a predvyplnených údajov sa z podpisovania stáva otázka pár minút, nie dní.

Logistika a kuriérske služby: Žiadne papiere v aute

Logistika je o presnosti, rýchlosti a trasovaní. Papierové potvrdenky a dodacie listy tieto parametre skôr ohrozujú.

• Digitálny podpis dodacieho listu priamo pri doručení eliminuje potrebu skenovania, archivácie či fyzického skladovania papierov.
• Dokument sa podpisuje cez mobilné zariadenie, vodič, zákazník aj dispečer majú okamžitý prehľad o priebehu a stave.

Realitní makléri: Obhliadka → podpis → hotovo

Realitný trh je dynamický a citlivý na čas. Klient chce rezervovať byt, ale zmluva je "v kancelárii"? Prečo čakať?

• Maklér môže pripraviť a odoslať zmluvu na podpísanie priamo z miesta obhliadky.
• Klient si dokument otvorí v mobile, skontroluje ho a podpíše, bez papiera, bez stresu, bez odkladania.

Mobilný podpis im dáva možnosť schvaľovať dokumenty z akéhokoľvek zariadenia, bez zdržania a bez závislosti od administratívnych medzičlánkov.

Odporúčané praktiky: Ako na to

Zavedenie elektronického podpisu do firemnej praxe nemusí byť zložitý IT projekt ani manažérska nočná mora. V skutočnosti ide často len o malú zmenu v spôsobe práce, ktorá prináša veľké zjednodušenie. Kľúčom je začať jednoducho a cielene a využiť praktické funkcie, ktoré digitalizáciu ešte viac zefektívnia.

Toto sú osvedčené odporúčania, ako na to:

1. Využívajte predpripravené šablóny

Nemusíte zakaždým vytvárať dokument od nuly.

• Opakujúce sa dokumenty ako pracovné zmluvy, objednávky, dodatky či potvrdenia si môžete pripraviť ako šablóny.
• Pri každom novom prípade stačí doplniť konkrétne údaje, čo šetrí čas, znižuje riziko chyby a urýchľuje podpisovanie.

Týmto spôsobom získate rutinu a podpisovanie sa stane prirodzenou súčasťou vášho workflowu.

2. Zdieľajte dokumenty bez registrácie príjemcu

Častou bariérou pri digitálnych riešeniach býva nutnosť registrácie tretej strany. Nie však pri moderných nástrojoch.

• S OKdokument napríklad stačí zadať e-mail príjemcu, ten dostane priamy odkaz na dokument, ktorý môže podpísať bez nutnosti vytvárať konto či inštalovať softvér.
• Klient, uchádzač, partner alebo externý spolupracovník má tak podpis hotový na pár kliknutí bez výhovoriek a zdržaní.

3. Udržujte si poriadok pomocou štítkov a archívu

Digitálne prostredie umožňuje mať vo veciach ešte väčší poriadok než šanóny a skrinky.

• Dokumenty môžete označovať štítkami (napr. „čaká na podpis“, „podpísané“, „expiruje“) a filtrovať podľa statusu alebo typu.
• Automatická archivácia podpísaných dokumentov zabezpečí, že sa nestratia ani nezabudnú a budete ich mať dostupné vždy, keď ich budete potrebovať.

4. Začnite jednoducho, jedným typom dokumentu

Nie je nutné prekopávať všetky procesy naraz. Naopak, osvedčená stratégia je začať malým, konkrétnym krokom.

• Vyberte si dokument, ktorý podpisujete často a ktorý spôsobuje najviac zdržania napríklad:
• pracovné zmluvy a dodatky,
• objednávky alebo cenové ponuky,
• dochádzkové výkazy či prevádzkové protokoly.
• Zavedením elektronického podpisu v jednej oblasti získate skúsenosť, dôveru tímu a rýchlu návratnosť a následná expanzia na ďalšie procesy už pôjde prirodzene.

Pracujte bez hraníc, podpisujte bez zdržania

V čase, keď sa podnikanie zrýchľuje a práca sa presúva mimo kancelárie, je pomalý papierový podpis stále častejším zdrojom frustrácie. Zdržanie, neistota, technické prekážky, to všetko sú problémy, ktoré dnes už nemusia existovať.

Digitálny podpis vám dáva možnosť reagovať hneď, nie „potom“.
A keď sa podpisovanie zrýchli, zrýchlia sa aj ostatné procesy: onboarding, predaj, spolupráca, logistika, schvaľovanie. Namiesto čakania sa veci dejú. Namiesto stagnácie prichádza pokrok.

Začnite jednoducho. Vyberte si jeden typ dokumentu, ktorý vám denne brzdí prácu a vyskúšajte, čo sa stane, keď ho podpíšete digitálne. Nie o týždeň. Dnes.