Ako zaviesť digitalizáciu aj v menšej firme a bez IT oddelenia

Z rôznych činností vo firme je práve podpisovanie často tým, čo sa dá najrýchlejšie a najjednoduchšie digitalizovať, a to aj bez veľkých zmien.

Prečo sa oplatí zbaviť papiera aj v menšej firme

V menších firmách a u živnostníkov sa podpisovanie stále rieši tradičným spôsobom, na papieri. Často to však nie je preto, že by digitálne riešenia neboli dostupné, ale skôr preto, že ich zavedenie sa spája s predstavou zložitej techniky či nutnosti investovať do IT infraštruktúry.

Realita je pritom iná. Dnešné nástroje umožňujú jednoduchú digitalizáciu podpisovania aj bez vlastného IT oddelenia alebo IT špecialistu, a to jednoduchým spôsobom, ktorý je zrozumiteľný aj pre neodborníkov.

Prečo by malo firmy zaujímať bezpapierové podpisovanie dokumentov?

Napríklad v realitných kanceláriách je bežné, že sa návrhy zmlúv posielajú klientom e-mailom. Pokiaľ klient nemá možnosť dokument vytlačiť a podpísať, proces sa môže značne natiahnuť. Ak sa medzičasom rozhodne pre inú ponuku, obchod je stratený. Rýchlejšia výmena podpísaných dokumentov by v tomto prípade mohla znamenať významný rozdiel.

V autoservisoch je podpisovanie preberacích protokolov alebo potvrdení o vykonanej oprave súčasťou každodennej rutiny. V papierovej podobe to znamená tlač, archiváciu a skladovanie dokumentov. Pri väčších objemoch sa šanóny postupne hromadia, pričom spätné dohľadanie konkrétneho dokumentu môže byť zdĺhavé.

V ambulanciách a zdravotných zariadeniach je potrebné, aby pacienti podpisovali súhlasy so spracovaním údajov či informované súhlasy k zákrokom. Ak sa tieto dokumenty spracovávajú na papieri, vzniká nielen logistická záťaž, ale aj potreba riešiť archiváciu v súlade s legislatívnymi požiadavkami. Navyše, celý proces je pre personál i pacientov časovo náročnejší.

Vo všetkých týchto prípadoch by prechod na digitálne podpisovanie znamenal:

• menej administratívnej práce,
• úsporu času,
• jednoduchšie uchovávanie a vyhľadávanie dokumentov,
• väčší komfort pre zákazníkov a pacientov.

IT kapacity a rozpočty sú v malých firmách obmedzené

Menšie firmy čelia pri digitalizácii veľmi konkrétnym bariéram. Nejde pritom o neochotu inovovať, ale skôr o praktické obmedzenia, ktoré treba pri každodennom fungovaní zohľadniť. Predovšetkým, väčšina malých firiem nemá vlastné IT oddelenie alebo IT špecialistov.

Akékoľvek technicky náročnejšie riešenie by si vyžadovalo buď dodatočné náklady na externého dodávateľa, alebo značnú časovú investíciu zo strany vedenia firmy. V praxi tak často ostáva všetko po starom, aj keď by to nebolo nevyhnutné.

Ďalšou prekážkou je nedostatok času na školenia zamestnancov. Malé tímy sú zvyknuté fungovať flexibilne a rýchlo. Ak by implementácia nového systému vyžadovala niekoľkodňové školenia či dlhé vysvetľovanie, je pravdepodobné, že sa jej zavedenie bude neustále odkladať.

Rovnako dôležitý je aj faktor rozpočtu. Menšie firmy si väčšinou nemôžu dovoliť drahé nástroje navrhnuté pre korporátny svet. Ak je digitálny podpis prezentovaný ako riešenie pre „veľkých hráčov“, s komplexnými funkcionalitami a vysokou cenou, je prirodzené, že pre väčšinu menších firiem zostáva mimo reálneho uvažovania.

Existujú však aj jednoduché a dostupné riešenia, ktoré sú navrhnuté tak, aby ich mohli bez problémov využívať aj malé firmy, ktoré:

• nemajú IT špecialistov,
• nemajú priestor na zložité implementácie,
• hľadajú nástroje, ktoré sa dajú používať intuitívne a s minimálnou záťažou pre tím.

Jednoduché nástroje dostupné pre každého

Vývoj v oblasti cloudových služieb priniesol za posledné roky zásadnú zmenu: aj malé firmy dnes môžu využívať digitálne podpisovanie dokumentov bez toho, aby museli riešiť náročnú technickú implementáciu. Online nástroje na elektronické podpisovanie sú navrhnuté tak, aby ich zvládli používať aj ľudia bez technických znalostí. Stačí k tomu niekoľko základných podmienok.

Väčšina týchto riešení funguje cez bežný webový prehliadač. To znamená, že nie je potrebné nič inštalovať, nič nastavovať, ani riešiť kompatibilitu s firemným softvérom. Stačí otvoriť webovú stránku služby a prihlásiť sa do rozhrania, kde je možné dokumenty nahrať a pripraviť na podpis.

Z pohľadu malej firmy je dôležité aj to, že celý proces je použiteľný bez zásahu IT špecialistov. Nie je potrebné volať externú firmu, ktorá by nástroj implementovala. V praxi si často celé nastavenie zvládne pripraviť majiteľ firmy, vedúci administratívy, prípadne zamestnanec poverený správou dokumentov.

Z technického hľadiska postačí:

• počítač alebo tablet s prístupom na internet,
• bežný webový prehliadač (napríklad Chrome, Firefox alebo Safari),
• firemný alebo súkromný e-mail, ktorý sa používa na komunikáciu.

Samotné podpisovanie je veľmi jednoduché aj pre partnerov či klientov firmy. Dôležité je, že príjemca dokumentu nemusí mať žiadny špeciálny účet ani prechádzať procesom registrácie. Po doručení e-mailu s odkazom na dokument ho môže jednoducho otvoriť a podpísať, z počítača, tabletu alebo mobilného telefónu.

Takýto prístup je dôležitý najmä pre menšie firmy, ktoré spolupracujú s množstvom externých klientov či partnerov, a nemôžu od nich očakávať, že budú ochotní učiť sa nový systém alebo absolvovať registráciu v ďalšej službe.

Ako to funguje v praxi

Aj keď princíp elektronického podpisovania dokumentov je univerzálny, v praxi ho každá firma môže využiť trochu iným spôsobom. Výhodou jednoduchých cloudových riešení je, že sa dajú ľahko prispôsobiť rôznym typom prevádzok  od služieb až po administratívu.

Niekoľko príkladov z praxe ukazuje, ako digitalizácia podpisovania môže zjednodušiť každodenné procesy aj v menších firmách.V autoservisoch je potrebné, aby zákazníci podpisovali preberacie protokoly a potvrdenia o vykonaní opravy. Bežný postup často znamená tlač dokumentu, jeho fyzické podpísanie a následné manuálne archivovanie. Digitálne riešenie umožní, aby sa protokol podpísal priamo pri odovzdávaní vozidla, na tablete alebo na počítači na recepcii. Dokument sa následne automaticky uloží do elektronického archívu a v prípade potreby je k dispozícii na opätovné použitie alebo preukázanie.

V realitných kanceláriách je podpisovanie dokumentov neoddeliteľnou súčasťou každého obchodu. Zmluvy o sprostredkovaní, rezervačné zmluvy či nájomné zmluvy si klienti často musia najskôr osobne vyzdvihnúť alebo podpísať v kancelárii. To však nemusí byť pre každého pohodlné. Ak je dokument pripravený na digitálne podpisovanie, klient ho môže podpísať z domu, z mobilu alebo počítača, bez potreby návštevy kancelárie. To urýchľuje proces uzatvárania zmlúv a znižuje riziko, že obchod sa oneskorí.

V zdravotníckych zariadeniach sa bežne podpisujú súhlasy so spracovaním údajov, informované súhlasy k zákrokom či dokumenty súvisiace s GDPR. Ak sa tieto dokumenty podpisujú papierovo, zvyšuje to administratívnu záťaž personálu a vytvára potrebu fyzickej archivácie. Elektronické podpisovanie umožní, aby pacienti podpísali potrebné dokumenty priamo pri recepcii alebo v čakárni, napríklad na tablete. Podpísané dokumenty sa následne elektronicky archivujú a sú pripravené na prípadnú kontrolu.

V menších firmách alebo u živnostníkov je často potrebné rýchlo schvaľovať objednávky, cenové ponuky či zmluvy so zákazníkmi alebo dodávateľmi. Ak je na každom dokumente nutné čakať na fyzický podpis a jeho skenovanie, celý proces sa spomaľuje. Elektronické podpisovanie umožňuje, aby príslušný dokument prešiel schvaľovacím procesom online a bol podpísaný aj na diaľku, bez potreby osobného stretnutia alebo výmeny papierov.

Praktické tipy na zavedenie

Zavedenie elektronického podpisovania do každodenného fungovania firmy nemusí byť veľkým projektom. V praxi sa osvedčuje postupný prístup, ktorý umožní tímu i klientom zvyknúť si na nový spôsob práce bez zbytočných komplikácií.

Niekoľko základných krokov môže tento prechod výrazne uľahčiť.

Začať jednoducho

Najlepšie je začať s jedným konkrétnym typom dokumentu, ktorý sa vo firme podpisuje často a pri ktorom by digitalizácia mohla priniesť okamžité zlepšenie.

V praxi to môžu byť napríklad:

• zmluvy s klientmi alebo partnermi,
• objednávky tovaru alebo služieb,
• potvrdenia o vykonaní práce,
• GDPR dokumenty.

Po zvládnutí tohto prvého kroku je jednoduchšie rozšíriť používanie digitálneho podpisovania aj na ďalšie typy dokumentov.

Zapojenie kolegov

Aby bol nový postup úspešný, je dôležité, aby ho pochopili a prijali aj zamestnanci.

Väčšinou postačí:

• krátke interné školenie alebo ukážka,
• vysvetlenie, ako digitálne podpisovanie funguje a čo od neho môžu kolegovia očakávať,
• odpovedanie na prípadné otázky alebo obavy.

Ak je nový nástroj jednoduchý a intuitívny, väčšina kolegov si naň rýchlo zvykne.

Komunikácia s klientmi

Pri zavedení digitálneho podpisovania je dobré vopred informovať aj klientov či partnerov.

Dôležité je vysvetliť, že:

• podpis je právne záväzný,
• dokumenty sú zabezpečené a chránené,
• podpisovanie je jednoduché a nevyžaduje registráciu ani špeciálny softvér.

Ak je komunikácia jasná, klienti novú formu podpisovania spravidla vítajú, pretože im šetrí čas a zjednodušuje celý proces.

Postupné rozširovanie

Po tom, čo si firma osvojí digitálne podpisovanie pre prvý typ dokumentov, je možné postupne rozširovať jeho využitie. Najčastejšie sa pridávajú ďalšie interné aj externé dokumenty, ktoré súvisia so spoluprácou s klientmi, dodávateľmi či medzi oddeleniami v rámci firmy. Takýmto tempom sa digitálne podpisovanie prirodzene stáva súčasťou bežných procesov a postupne nahrádza papierové riešenia tam, kde to dáva zmysel.

Malé kroky, veľký rozdiel

Digitálne podpisovanie už dnes nie je doménou len veľkých firiem so silným IT zázemím.

Vďaka jednoduchým a dostupným riešeniam si ho môže zaviesť aj malá firma či lokálna prevádzka, bez potreby investovať do náročných technických systémov alebo meniť zaužívané procesy od základov.

Každá firma, kde sa pravidelne podpisujú zmluvy, objednávky, potvrdenia alebo súhlasy, môže digitálnym podpisovaním:

• ušetriť čas pri spracovaní dokumentov,
• zrýchliť komunikáciu s klientmi a partnermi,
• zjednodušiť internú administratívu.

Prvý krok pritom môže byť veľmi jednoduchý, začať s elektronickým podpisom jedného typu dokumentu a postupne riešenie rozširovať podľa potrieb firmy.

Pre každého, kto chce zistiť, ako takýto proces môže v praxi fungovať, existuje možnosť vyskúšať si elektronický podpis zdarma.