Ako sa zbaviť papierov v kancelárii? Pomôže inovatívny online podpis
14.06.2022
Vedeli ste, že len v Amerike spoločnosti každý rok minú viac ako 120 miliárd dolárov ročne na tlačené formuláre? Štatistiky naviac ukazujú, že ľudia pracujúci v kanceláriách strávia 30 – 40 % času hľadaním papierových dokumentov v zakladačoch. Znie to odstrašujúco aj pre vás?
Potom by ste mali venovať pozornosť modernému trendu – kanceláriám bez papiera. To, čo v minulosti znelo ako utópia, je dnes bežnou realitou. Digitalizácia papierových dokumentov je vďaka pokrokovým technológiám skutočne jednoduchá a nevyžaduje vysoké investície.
Ako postupovať, pokiaľ sa rozhodnete zriadiť si bez-papierovú kanceláriu a akú úlohu v tomto smere zohráva elektronický podpis online?
Základom je zmena interných procesov
Pokiaľ sa vo svojej kancelárii chcete zbaviť papierov, prvým krokom je úprava vašich každodenných procesov. Skúste si na týždeň zakázať používanie tlačiarne a rýchlo zistíte, ktoré postupy je nutné modifikovať.
Prechod na cloudové riešenia
Väčšina bez-papierových firiem využíva zdieľané cloudové úložiská, prostredníctvom ktorých majú k jednotlivým dokumentom prístup viacerí ľudia. Vedia ich kontrolovať a upravovať v priebehu niekoľkých sekúnd, bez potreby prácneho tlačenia.
Využívanie prenosných zariadení
Nepriateľom bez-papierových kancelárií sú stolové počítače. Napríklad, keď vytvoríte nejaký dokument a chcete ho kolegom odprezentovať na porade, nemôžete im ho ukázať v počítači. Ak nevyužívate online platformy na zdieľanie súborov, neostane vám nič iné, než ho vytlačiť. V tomto smere sú dobrým riešením notebooky a tablety, ktoré prinášajú viac flexibility.
Využívate elektronické služby úradov?
Aj keď si interné procesy vo firme nastavíte tak, aby boli kompletne digitálne, neznamená to, že sa im automaticky prispôsobia aj ostatní. Našťastie, so štátnymi inštitúciami dnes viete komunikovať online, bez papierov. Avšak, nezaobídete sa bez kvalifikovaného elektronického podpisu a občianskeho preukazu s čipom.
Dokumenty z úradov vám následne budú chodiť na e-mail, nie do schránky. Naviac, online si viete vybaviť aj mnohé žiadosti či oznámenia. Napriek tomu, že táto služba nie je dokonalá a má svoje nedostatky, pokiaľ sa chcete kompletne zbaviť papierov vo firme, rozhodne sa ju oplatí využívať.
Elektronický podpis dokumentov
Kvalifikovaný elektronický podpis je jedna vec, avšak pokiaľ chcete rýchlo a bezstarostne podpisovať rôzne zmluvy, žiadosti a ďalšie dokumenty pre vašich obchodných partnerov či zákazníkov, využiť sa oplatí digitálny podpis OKdokument. Ten prináša viacero cenných benefitov.
Už žiadne tlačenie a skenovanie!
Predstavte si, že vám obchodný partner pošle zmluvu na podpísanie. Pokiaľ by ste postupovali zastaralými metódami, najprv by ste ju vytlačili, následne podpísali, zoskenovali a zaslali späť. Strávili by ste tým veľa času, stálo by vás to peniaze a po stránke ekológie by ste tiež neboli ukážkoví.
OKdokument elektronický podpis online umožňuje podpisovať dokumenty v digitálnej podobe, bez akéhokoľvek tlačenia. A to v priebehu niekoľkých sekúnd! Ako podpísať PDF online? Postup je jednoduchý. Stačí sa bezplatne zaregistrovať, nahrať dokumenty do vášho účtu, podpísať ich a odoslať.
Bezpečnosť na prvom mieste
Samozrejme, online podpis dokumentu musí byť bezpečný. Digitálny podpis OKdokument je v súlade s pravidlami Európskej únie pre autentifikáciu, dôveryhodné služby a elektronické podpisy. Certifikát vydaný na základe EUTL garantuje platnosť každého podpisu, pričom sú dodržané všetky opatrenia týkajúce sa ochrany osobných údajov.
V neposlednom rade, elektronický podpis OKdokument uzamyká obsah dokumentu. Nehrozí tak napríklad situácia, že niekto upraví znenie podpísanej zmluvy. Tak neváhajte a zriaďte si svoju vlastnú bez-papierovú kanceláriu aj vy! Viac informácií o našich službách nájdete TU.
