Podpis elektroniczny dla biur nieruchomości

Finalizuj transakcje szybciej, uprość pracę agentów nieruchomości i zwiększ komfort obsługi administracyjnej swoich klientów.

Spróbować za darmo

  • Brak zobowiązań
  • Brak szczegółów dotyczących płatności
  • Nie wymaga instalacji

Gdzie w branży nieruchomości najczęściej traci się czas

Przy sprzedaży lub wynajmie nieruchomości podpisanie umowy jest zazwyczaj jednym z ostatnich etapów, ale często również najwolniejszym. Klient przebywa poza miastem, trzeba czekać na osobiste spotkanie, dokument jest drukowany, podpisywany, skanowany i odsyłany. Każdy z tych kroków spowalnia całą transakcję.

Właśnie w takich sytuacjach podpis elektroniczny w branży nieruchomości ma największy sens. Niezależnie od tego, czy chodzi o elektroniczne podpisanie umowy rezerwacyjnej, podpisanie umowy kupna online czy zdalne podpisanie umowy najmu, cel jest ten sam: skrócić czas między uzgodnieniem warunków a podpisaniem dokumentu.

Mniej formalności, szybsze zamykanie transakcji

signature

Podpisać bez spotkania

description

Przegląd w dokumentach

account_tree

Prosty przepływ pracy

devices

Na każdym urządzeniu

OKdokument w biurach nieruchomości

Szybkość jest czynnikiem krytycznym w transakcjach na rynku nieruchomości. Oszczędzaj czas i nie czekaj na podpis dzięki ekspresowemu e-podpisowi online.

  • Prędkość
  • Satysfakcja klienta
  • Wiarygodność

Jak wygląda podpisanie umowy na papierze i online

W tradycyjnym procesie umowa jest drukowana i przygotowywana do podpisu, następnie ustala się termin spotkania, dokument zostaje podpisany, zeskanowany i ponownie przesłany lub zarchiwizowany. W ten sposób często przebiega podpisanie umowy rezerwacyjnej, umowy pośrednictwa lub przygotowanie dokumentów związanych z zakupem nieruchomości.

W procesie online wszystko jest prostsze. Wystarczy przesłać umowę, wysłać ją do podpisu, a klient podpisze ją online. W ten sposób można podpisać umowę online, na urządzeniu mobilnym lub zdalnie, bez konieczności drukowania i skanowania. Rezultat jest taki sam, ale cały proces jest krótszy i bardziej przejrzysty.

Podpis elektroniczny na urządzeniu mobilnym lub komputerze

Klient nie potrzebuje drukarki ani skanera. Może otworzyć umowę na urządzeniu mobilnym lub komputerze i podpisać ją online. Nie musi niczego instalować ani zakładać konta.

Wystarczy otworzyć link, zapoznać się z dokumentem i go podpisać.

Podpisanie dokumentu może więc odbyć się niezależnie od tego, gdzie klient się znajduje — w biurze, w domu czy w podróży. Proces nie jest opóźniany przez brak odpowiedniego sprzętu ani konieczność organizowania spotkania. Dokument można podpisać natychmiast po jego otrzymaniu.

Podpisanie umowy z dowolnego miejsca

Podpis nie musi już być związany z biurem, salą konferencyjną ani osobistym spotkaniem. Jeśli chcesz elektronicznie podpisać umowę rezerwacyjną lub wysłać klientowi umowę kupna do podpisu online, klient może otworzyć dokument na urządzeniu mobilnym lub komputerze i podpisać go z dowolnego miejsca.

Ten sposób podpisywania jest szczególnie praktyczny, gdy klient jest w podróży, w innym mieście lub za granicą. W transakcjach na rynku nieruchomości to właśnie odległość często opóźnia cały proces. Zdalny podpis elektroniczny usuwa tę przeszkodę i pomaga sprawnie kontynuować transakcję.

Pakiet zespołowy dla biur nieruchomości

Pakiet zespołowy pomaga biurom nieruchomości uprościć podpisywanie umów najmu, sprzedaży, rezerwacyjnych oraz innych dokumentów. Obejmuje 5 kont Premium, dzięki którym poszczególni agenci mogą samodzielnie przygotowywać, wysyłać i monitorować dokumenty swoich klientów. Administrator ma również przegląd użytkowników i może łatwo zarządzać ich dostępami.

Proces podpisywania można dostosować za pomocą logo i kolorów firmowych biura nieruchomości, aby komunikacja z klientami była profesjonalna i spójna. Po podpisaniu dokumentu klient może zostać przekierowany na własną stronę z informacjami o kolejnych krokach, danymi kontaktowymi lub szczegółami dotyczącymi przekazania nieruchomości.

Jakie korzyści podpis elektroniczny przynosi agentowi nieruchomości?

swap_driving_apps_wheel

Szybsze finalizowanie transakcji

Wyślij umowę klientowi od razu i uzyskaj podpis bez zbędnego oczekiwania. Nie musisz czekać na spotkanie ani osobiste doręczenie dokumentu.

phone_iphone

Podpis z dowolnego miejsca

Klient może podpisać umowę na urządzeniu mobilnym, nawet jeśli przebywa poza miastem lub za granicą.

description

Mniej dokumentów papierowych i administracji

Bez drukowania, kopiowania i skanowania umów. Wszystko załatwiasz cyfrowo.

checklist

Przejrzysty status umów

Widzisz, kto już podpisał dokument i na jakim etapie proces się zatrzymał. Nie musisz telefonicznie ponaglać klientów.

report

Mniej błędów w umowach

Dokładnie określasz, gdzie każda osoba ma złożyć podpis. Bez brakujących podpisów i odsyłania dokumentów do poprawy.

local_police

Bezpieczne i prawnie wiążące podpisy

Każdy podpis jest rejestrowany, a dokument chroniony przed zmianami. Zgodnie z rozporządzeniem eIDAS.

Bezpieczne podpisy elektroniczne zgodne z eIDAS

Zaawansowany podpis elektroniczny zapewnia wyższy poziom bezpieczeństwa podczas cyfrowego podpisywania dokumentów. Jest bezpośrednio powiązany z tożsamością osoby podpisującej i zabezpieczony w taki sposób, aby nie można było go podrobić ani zmienić bez pozostawienia śladu.

Każdy podpisany dokument zawiera również znacznik czasu oraz ścieżkę audytu, dzięki czemu można dokładnie sprawdzić, kto, kiedy i w jaki sposób go podpisał. Zaawansowany podpis elektroniczny jest odpowiedni dla większości standardowych dokumentów biznesowych, wewnętrznych i administracyjnych, które nie wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego (QES).

Jak OKdokument jest używany w nieruchomościach?

Możesz podpisywać dokumenty bez spotkania z klientami. Wyślij prośbę o podpis przez e-mail, a OKdokument poinformuje Cię o wszelkich ważnych zmianach.

Złożenie podpisu online na odległość

counter_1

Wewnętrzne przygotowanie dokumentu

counter_2

Wysłanie prośby o podpis e-mailem

counter_3

Podpis na urządzeniu dotykowym

counter_4

Powiadomienie o podpisie i zmianie statusu

Podpis online podczas spotkania osobistego

counter_1

Wewnętrzne przygotowanie dokumentu

counter_2

Przedstawienie dokumentu na urządzeniu dotykowym

counter_3

Własnoręczny podpis elektroniczny

counter_4

Dystrybucja cyfrowa

counter_5

Powiadomienie o podpisie i zmianie statusu

Wypróbuj podpis elektroniczny przez 14 dni za darmo

Spróbuj teraz

Jakie dokumenty podpisują agenci nieruchomości za pośrednictwem OKdokument?

Zgody na umieszczenie w wykazie Umowy sprzedaży Umowy najmu Zamówienia na roboty budowlane Rezerwacje nieruchomości Program HR Logi Zastrzeżenie najmu Protokoły zakończenia

Wiele dokumentów, jeden proces podpisywania

W przypadku transakcji na rynku nieruchomości rzadko podpisuje się tylko jeden dokument. Często są to umowa rezerwacyjna, aneks, załączniki, potwierdzenia lub inne dokumenty towarzyszące. Jeśli każdy dokument wysyłasz osobno, rośnie ryzyko chaosu, opóźnień i nieprzejrzystej komunikacji.

Dlatego w usłudze OKdokument możesz wysłać wiele dokumentów jednocześnie w jednej kopercie. W ten sposób połączysz kilka etapów w jeden proces i zyskasz lepszy wgląd w to, co zostało już podpisane, a co nadal oczekuje na podpis.

Bezpieczeństwo dokumentów

  • Certyfikat wydany na podstawie European Union Trust List (EUTL) gwarantuje ważność każdego podpisu w serwisie OKdokument.
  • Ochrona przed zmianami po podpisaniu zgodnie z Międzynarodowym Kodeksem Postępowania. Standard PAdES
  • Zgodność z przepisami UE dotyczącymi eIDAS i GDPR

Funkcje

outgoing_mail

Prośba o podpis zdalny

Wyślij klientowi umowę rezerwacyjną, umowę najmu lub zgodę dotyczącą oferty nieruchomości do podpisu elektronicznego. Klient nie musi zakładać konta i może podpisać dokument online. Zdalne podpisanie umowy rezerwacyjnej pomaga agentom nieruchomości szybciej finalizować transakcje.

signature

Natychmiastowy podpis na miejscu

Agent może podpisać dokument razem z klientem bezpośrednio po prezentacji nieruchomości lub podczas osobistego spotkania. Umowa rezerwacyjna, protokół zdawczo-odbiorczy lub inne porozumienie mogą zostać podpisane od razu, bez drukowania, skanowania i wizyty w biurze.

mail

Koperty

W jednej kopercie możesz umieścić umowę rezerwacyjną, załączniki dotyczące nieruchomości, informacje dla klienta lub dokumenty do zapoznania się. Przy sprzedaży lub wynajmie nieruchomości klient ma wszystkie dokumenty przejrzyście uporządkowane w jednym miejscu.

breaking_news

Podgląd statusu kopert

Zarówno biuro nieruchomości, jak i agent widzą, czy umowa rezerwacyjna, umowa najmu lub protokół zdawczo-odbiorczy zostały już podpisane. Podgląd statusu kopert pomaga śledzić przebieg transakcji i szybko reagować, jeśli podpis klienta się opóźnia.

chat

Weryfikacja przez e-mail lub SMS

Podczas podpisywania dokumentów związanych z nieruchomościami możesz zwiększyć poziom bezpieczeństwa dzięki weryfikacji przez SMS lub e-mail. Jest to szczególnie przydatne w przypadku umów rezerwacyjnych, umów najmu oraz dokumentów, przy których chcesz mieć pewność, że podpis składa właściwa osoba.

manage_history

Podgląd historii koperty

W transakcjach na rynku nieruchomości ważne są wiarygodność i możliwość odtworzenia przebiegu procesu. Historia koperty pokazuje, kto otworzył dokument, kiedy został on podpisany oraz jak przebiegał proces podpisywania. Funkcja ta sprawdza się przy umowach rezerwacyjnych, umowach najmu, protokołach zdawczo-odbiorczych i innych dokumentach związanych z nieruchomościami.

Praktyczne pytania dotyczące podpisu elektronicznego

Nie. Klient otwiera dokument za pomocą linku, zapoznaje się z jego treścią i podpisuje go. Bez rejestracji i bez instalowania dodatkowego oprogramowania.

Podpis nie jest powiązany z konkretnym miejscem. Klient może podpisać umowę z dowolnego miejsca — wystarczy dostęp do internetu.

Każdy podpis posiada zapis w postaci ścieżki audytu, w której można sprawdzić, kto, kiedy i w jaki sposób podpisał dokument. Po podpisaniu dokument jest chroniony przed zmianami.

Tak. W jednej kopercie możesz wysłać kilka dokumentów, które zostaną podpisane w ramach jednego procesu.

Tak. Podpis elektroniczny jest prawnie uznawany na terenie Unii Europejskiej zgodnie z rozporządzeniem eIDAS. W przypadku standardowych dokumentów związanych z nieruchomościami stanowi pełnoprawną alternatywę dla podpisu odręcznego. Po podpisaniu dokument jest chroniony przed zmianami i zawiera zapis przebiegu procesu podpisywania. W przypadku szczególnych rodzajów umów warto sprawdzić, jaka forma podpisu jest wymagana w danej sytuacji.

Wybierz według dokumentu lub sytuacji

verified

Elektroniczny podpis umowy rezerwacyjnej

Klient jest zainteresowany nieruchomością, a Ty nie chcesz odkładać procesu rezerwacji z powodu konieczności organizowania kolejnego osobistego spotkania. Wyślij umowę online do wszystkich wymaganych stron.

Dowiedz się więcej
verified

Podpisanie umowy najmu online

Umowę najmu, protokół oraz inne dokumenty możesz wysłać wynajmującemu, najemcy i pozostałym osobom w ramach jednego procesu.

Dowiedz się więcej
verified

Podpisywanie dokumentów podczas prezentacji nieruchomości

Klient jest obecny osobiście i może podpisać dokument bezpośrednio na urządzeniu agenta nieruchomości. Bez papierowych formularzy i konieczności powrotu do biura.

Dowiedz się więcej

Wypróbuj podpisywanie umów dla biur nieruchomości bezpłatnie przez 14 dni

Sprawdź na własnych dokumentach, jak szybko możesz wysłać umowę rezerwacyjną do podpisu online, uzyskać elektroniczny podpis umowy kupna lub uprościć podpisywanie umów w biurze nieruchomości.

Wypróbuj teraz