Funkcjonalności podpisu elektronicznego
Od przygotowania dokumentu aż po złożenie ostatecznego podpisu. OKdokument pozwala wysyłać, podpisywać, porządkować i śledzić dokumenty w jednym środowisku – niezależnie od tego, czy podpisujesz je samodzielnie, z klientami, czy w ramach zespołu.
Wszystko, co niezbędne do składania podpisów elektronicznych
Pakiety dokumentów
Połącz wiele dokumentów w jeden proces podpisywania. W jednym pakiecie możesz zawrzeć dokumenty wymagające podpisu, dokumenty do wglądu oraz opcjonalne załączniki. Dzięki temu osoba podpisująca otrzymuje wszystkie niezbędne materiały jednocześnie.
Natychmiastowe podpisywanie osobiste
Podpisz dokument bezpośrednio podczas spotkania. Wystarczy wgrać plik i podpisać go na telefonie komórkowym, tablecie lub komputerze. To rozwiązanie idealne na spotkania z klientami, wizyty w oddziałach czy pracę w terenie.
Zdalne prośby o podpis
Łatwo wyślij dokument do podpisu drogą mailową. Osoba podpisująca otrzymuje link do dokumentu i nie musi zakładać konta w serwisie OKdokument.
Wielu sygnatariuszy
Zaangażuj wszystkie niezbędne strony w proces podpisywania jednego dokumentu. Możesz wysłać dokument do wielu osób i przypisać konkretne pola podpisu do każdego z sygnatariuszy.
Kolejność podpisywania
Określ, kto podpisuje dokument jako pierwszy. Możesz ustalić kolejność osób podpisujących zgodnie z przyjętym procesem – na przykład najpierw podpisuje przedstawiciel firmy, a następnie klient.
Wiele podpisów w jednym dokumencie
Jeden dokument może zawierać wiele miejsc na podpis. Możesz przygotować konkretne pola, które każda z osób podpisujących będzie musiała wypełnić lub podpisać.
Miej swoje dokumenty pod kontrolą
Przegląd statusu dokumentów
Sprawdzaj status podpisywania jednym rzutem oka. Czytelne wskaźniki informują, które dokumenty oczekują na podpis, które zostały sfinalizowane, a które wymagają dalszych działań.
Powiadomienia i przypomnienia
Wysyłaj przypomnienia dotyczące dokumentów bez konieczności pisania osobnych e-maili czy wykonywania telefonów. Jeśli proces podpisywania utknie w miejscu, możesz wysłać przypomnienie do konkretnego sygnatariusza bezpośrednio z poziomu OKdokument.
Historia koperty
Śledź przebieg procesu dotyczącego dokumentu. Historia koperty rejestruje kolejne etapy obiegu, w tym zmiany statusu oraz znaczniki czasu.
Termin ważności koperty
Określ termin na podpisanie dokumentu. Po upływie okresu ważności koperta zostanie zamknięta i dalsze podpisywanie nie będzie możliwe.
Kategoryzacja dokumentów
Porządkuj dokumenty zgodnie z własnym procesem pracy. Twórz własne kategorie, np. według klientów, działów, projektów czy typów dokumentów.
Masowe operacje na kopertach
Zarządzaj wieloma kopertami jednocześnie. Możesz masowo pobierać, przenosić do innych kategorii lub usuwać wybrane koperty bez konieczności otwierania każdej z nich z osobna.
Domyślne ustawienia kopert
Unikaj każdorazowego konfigurowania powtarzalnych procesów od podstaw. Zapisz domyślne parametry, a będą one automatycznie stosowane przy tworzeniu każdej nowej koperty.
Zabezpieczenia według typu dokumentu
Weryfikacja dwuetapowa przez SMS lub e-mail
Dodatkowe zabezpieczenie stosowane przed otwarciem dokumentu. Osoba podpisująca najpierw potwierdza swoje uprawnienia za pomocą wiadomości SMS lub e-mail, a dopiero potem uzyskuje dostęp do dokumentów wymagających podpisu.
Zaawansowany podpis elektroniczny (AES)
Podpis elektroniczny o wyższym poziomie bezpieczeństwa, obejmujący weryfikację tożsamości podpisującego. Umożliwia on podpisanie dokumentu z zachowaniem wyższego stopnia identyfikacji i wiąże podpis z konkretną osobą.
Komunikacja z sygnatariuszami
Udostępnianie podpisanych dokumentów
Prześlij gotowy dokument również do innych odbiorców. W razie potrzeby możesz łatwo przekazać podpisany dokument na dodatkowe adresy e-mail.
Wielojęzyczne powiadomienia
Komunikuj się z osobami podpisującymi w preferowanym przez nie języku. Możesz wybrać język, w jakim będą one otrzymywać powiadomienia systemowe w trakcie procesu.
Dynamiczne pola dokumentu
Przygotuj dokument tak, aby osoba podpisująca dokładnie wiedziała, jakie informacje należy podać. Możesz umieścić w dokumencie pola podpisu lub inne pola danych, dostosowane do konkretnego procesu.
Wizualizacja podpisu
Podpis jest wyraźnie widoczny w finalnym dokumencie. Osoby podpisujące mogą wprowadzić swój podpis bezpośrednio w wyznaczonym do tego polu.
Wypróbuj podpisywanie elektroniczne przez 14 dni bez zobowiązań
Funkcje zespołowe
Jednolity proces podpisywania dla całego zespołu
Gdy nad dokumentami pracuje wiele osób, nie ma potrzeby, aby każdy użytkownik tworzył własny, indywidualny schemat pracy. Pakiet zespołowy łączy konta użytkowników, ustawienia firmowe oraz funkcje zarządzania procesem podpisywania w jedno, kompleksowe rozwiązanie.
Zarządzanie użytkownikami
Administrator może dodawać członków zespołu i zarządzać nimi zgodnie z bieżącymi potrzebami firmy.
Podgląd dokumentów dla administratorów
Administratorzy zyskują wgląd we wszystkie dokumenty obsługiwane w ramach konta zespołowego.
Indywidualny wygląd i branding
Dodaj własne logo oraz firmową kolorystykę, aby proces podpisywania był spójny wizualnie z Twoją marką.
Przekierowanie po podpisaniu
Po zakończeniu procesu podpisywania możesz przekierować klienta na wybraną stronę z podziękowaniami lub dodatkowymi informacjami.
Od wysłania do podpisania w kilku krokach
Często zadawane pytania
Nie. Gdy wymagany jest podpis, odbiorca otrzymuje link w wiadomości e-mail i może podpisać dokument bez konieczności zakładania konta.
Tak. W jednej kopercie można połączyć dokumenty do podpisu, dokumenty do wglądu oraz opcjonalne załączniki.
Tak. Do procesu można dodać wielu sygnatariuszy oraz przypisać im indywidualne pola podpisu i kolejność podpisywania.
Tak. Z funkcji błyskawicznego składania podpisu można korzystać na telefonie komórkowym, tablecie lub komputerze – na przykład podczas spotkania osobistego.
Aktualny status dokumentu możesz sprawdzić bezpośrednio w OKdokument, a jeśli oczekuje on na podpis – wysłać przypomnienie.
Funkcje dostosowane do różnych sytuacji w pracy
Nie musisz używać OKdokumentu tylko do jednego rodzaju dokumentów. Te same funkcje możesz dostosować do różnych procesów firmowych.
Wypróbuj funkcje OKdokument w praktyce
Przygotuj dokument, wyznacz osoby podpisujące i wyślij go do podpisu online lub podpisz na miejscu.
Wypróbuj za darmo
