Podpis elektroniczny dla firm i zespołów

Rozwiązanie zespołowe OKdokumentu łączy zatem wiele kont użytkowników, centralne zarządzanie dostępem oraz możliwość dostosowania procesu podpisywania do marki firmy. Rezultatem nie jest tylko większa liczba kont, ale jednolity sposób podpisywania elektronicznego w całej firmie.

Dlaczego jedno konto przestaje wystarczać firmie

Na początku podpisywaniem elektronicznym w firmie może zajmować się jedna osoba. Przygotowuje dokument, wysyła go do podpisu i sprawdza, czy proces zakończył się pomyślnie. Jednak wraz ze wzrostem liczby dokumentów taki model szybko napotyka swoje ograniczenia.

Handlowiec musi wysłać umowę klientowi, dział HR przygotowuje dokumenty dla nowego pracownika, a administracja czeka na podpisanie umowy z dostawcą. Jeśli wszystkie procesy przechodzą przez jedno konto i jednego pracownika, powstaje niepotrzebne wąskie gardło.

Problem najczęściej przejawia się tym, że:

• wielu pracowników czeka na jedną osobę, która wyśle dokument,
• udostępniane jest jedno konto użytkownika lub dane logowania,
• nie jest wystarczająco jasne, kto konkretnie przygotowuje dany dokument i nim zarządza,
• różne działy tworzą własny sposób pracy,
• wraz ze wzrostem liczby dokumentów coraz trudniej zachować przejrzystość.

Rozwiązaniem nie jest udostępnianie jednego hasła wielu pracownikom. Firma musi oddzielić użytkowników, ich dostępy oraz odpowiedzialność za dokumenty, a jednocześnie umożliwić im korzystanie z tego samego sposobu podpisywania elektronicznego.

Właśnie tutaj zaczyna mieć sens podpis elektroniczny dla zespołów. Podpisywanie elektroniczne pozwala również firmom stopniowo skalować i usprawniać procesy firmowe bez konieczności zwiększania ręcznej administracji w takim samym tempie, w jakim rośnie liczba dokumentów.

Kto w firmie korzysta z podpisu elektronicznego

Podpisywanie elektroniczne nie jest przeznaczone wyłącznie dla działu handlowego lub administracyjnego. Z tego samego rozwiązania może korzystać wiele części firmy, z których każda pracuje z innymi dokumentami i procesami.

Dział	Typowe dokumenty	Przykład zastosowania
Sprzedaż	umowy, zamówienia, oferty cenowe, aneksy	podpis klienta na odległość lub bezpośrednio podczas spotkania handlowego
Dział HR	dokumenty pracownicze, umowy, dokumenty wewnętrzne	podpisywanie dokumentów przy zatrudnieniu i onboardingu pracownika
Administracja	umowy z dostawcami, zamówienia, protokoły	przygotowywanie i monitorowanie dokumentów w całej firmie
Kadra zarządzająca	umowy, zatwierdzenia, porozumienia	podpisywanie dokumentów wymagających zgody osoby upoważnionej

Dział handlowy może na przykład podpisywać elektronicznie zamówienia lub umowy handlowe. Jeśli handlowcy pracują bezpośrednio u klientów, podpis elektroniczny można wykorzystać także do zawarcia transakcji podczas osobistego spotkania.

Dział HR może korzystać z tego samego rozwiązania przy dokumentacji pracowniczej i onboardingu. Podpis elektroniczny pomaga uprościć procesy od rekrutacji, przez podpisywanie dokumentów pracowniczych, aż po kolejne kroki związane z rozpoczęciem pracy przez pracownika. Możliwości podpisywania elektronicznego w HR, rekrutacji i onboardingu należą do praktycznych przykładów wykorzystania tej samej technologii w różnych częściach firmy.

Administracja lub kadra zarządzająca mogą z kolei pracować z umowami z dostawcami, zatwierdzeniami lub innymi elementami codziennej działalności firmy. Firma nie musi więc wdrażać odmiennego sposobu pracy dla każdego działu. Jedno rozwiązanie do podpisywania elektronicznego może obsługiwać wiele procesów firmowych.

Każdy członek zespołu ma własną przestrzeń

Jeśli z dokumentami regularnie pracuje więcej osób, każda z nich potrzebuje możliwości przygotowywania i monitorowania własnych procesów podpisywania. Pakiet zespołowy OKdokumentu obejmuje co najmniej 5 kont Premium, dzięki którym członkowie zespołu mogą samodzielnie:

• przygotowywać dokumenty i procesy podpisywania,
• wysyłać dokumenty do podpisu,
• pracować z własną dokumentacją,
• monitorować przebieg i status podpisywania.

Handlowiec nie musi więc prosić administracji o wysłanie umowy w jego imieniu. Pracownik działu HR nie musi czekać na kolegę, który ma dostęp do wspólnego konta. Każdy pracuje we własnej przestrzeni użytkownika i może zajmować się dokumentami, za które odpowiada.

Jest to ważne nie tylko ze względu na wygodę, ale także dla wyraźniejszego podziału odpowiedzialności. Przy rosnącej liczbie dokumentów łatwiej wiedzieć, kto konkretnie przygotowuje dany proces i nim zarządza, niż koordynować całą dokumentację za pośrednictwem jednego wspólnego loginu.

Zarządzanie użytkownikami i dostępem pozostaje pod kontrolą firmy

Samodzielność członków zespołu nie oznacza, że firma traci kontrolę nad tym, kto może korzystać z usługi. Rozwiązanie zespołowe uwzględnia administratora, który zarządza dostępem poszczególnych użytkowników. Gdy do firmy dołącza nowy pracownik, może otrzymać własny dostęp. Jeśli ktoś zmieni stanowisko lub odejdzie z firmy, administrator może zarządzać użytkownikami zgodnie z aktualną sytuacją.

Firma nie musi więc udostępniać danych logowania ani zmieniać wspólnego hasła za każdym razem, gdy zmienia się skład zespołu. Taki model jest praktyczny szczególnie dla mniejszych i rozwijających się firm. Podpisywanie elektroniczne może dostosowywać się do zmian w samym zespole, bez konieczności zmiany podstawowego sposobu pracy z dokumentami.

Jeden zespół może mieć wiele procesów podpisywania

Jednolite rozwiązanie nie oznacza, że wszystkie dokumenty muszą przechodzić przez taki sam proces. Dział handlowy może potrzebować jak najszybciej wysłać klientowi umowę lub zamówienie. Dział HR może pracować z wieloma dokumentami, które nowy pracownik musi podpisać lub przeczytać. Administracja może potrzebować podpisów kilku upoważnionych osób w określonej kolejności.

OKdokument umożliwia pracę z kopertami, w których można umieścić kilka powiązanych dokumentów. W zależności od konkretnego procesu dokumenty mogą być przeznaczone do podpisu, do przeczytania lub dołączone jako materiały uzupełniające.

Firma może więc korzystać ze wspólnego narzędzia, ale z różnych przepływów pracy w zależności od tego, czy chodzi o:

• zawarcie transakcji z klientem,
• zatrudnienie nowego pracownika,
• podpisanie umowy z dostawcą,
• wewnętrzne zatwierdzenie dokumentu,
• podpisanie dokumentu przez kilka upoważnionych osób.

Podpisywanie elektroniczne nie musi więc zmieniać istniejącego podziału pracy między działami. Przeciwnie, może przenieść go do jednego spójnego środowiska cyfrowego.

Jak ustanowić jednolity sposób podpisywania w firmie

Gdy z podpisu elektronicznego korzysta jedna osoba, może stosunkowo łatwo kontrolować sposób pracy. Przy dziesiątkach procesów podpisywania tworzonych przez różnych pracowników pomocne stają się jasne zasady wewnętrzne.

Firma może stworzyć prosty standard, który określi na przykład:

• jak kategoryzować poszczególne typy dokumentów,
• kto ma być osobą podpisującą konkretny dokument,
• w jakiej kolejności poszczególne osoby mają podpisywać,
• kiedy należy wymagać dodatkowej weryfikacji,
• kto ma otrzymać końcowe dokumenty po zakończeniu procesu,
• jak postępować z dokumentami, które pozostają niepodpisane.

W przypadku bardziej wrażliwych dokumentów odpowiednie może być na przykład zaostrzenie dostępu za pomocą jednorazowego hasła wysłanego e-mailem lub SMS-em. Jednolite zasady mają prosty cel: klient lub partner biznesowy powinien otrzymać spójny proces podpisywania niezależnie od tego, który pracownik przygotował dokument.

Firma zyskuje również prostszy wewnętrzny przepływ pracy. Zamiast tworzyć własny sposób pracy przez każdego pracownika zespół korzysta ze wspólnej logiki, którą można powtarzać przy kolejnych dokumentach.

Cennik i pełna lista funkcjonalności

Firmowy branding jest obecny także podczas podpisywania

Proces podpisywania jest również jednym z punktów kontaktu między firmą a jej klientem, pracownikiem lub partnerem biznesowym. Gdy klient otrzymuje dokument do podpisu, nie powinien mieć wrażenia, że został przeniesiony do zupełnie obcego środowiska. Dlatego rozwiązanie zespołowe OKdokumentu umożliwia dostosowanie procesu podpisywania za pomocą własnego logo i barw firmowych.

Podpisywanie elektroniczne wizualnie nawiązuje więc do pozostałej komunikacji firmy. Klient ma kontakt z marką, którą zna ze strony internetowej, komunikacji handlowej lub wcześniejszego kontaktu. Branding nie jest zatem jedynie estetycznym detalem. Pomaga tworzyć spójne doświadczenie klienta od pierwszego kontaktu aż po podpisanie dokumentu.

Co powinno się wydarzyć po podpisaniu

W przypadku podpisu elektronicznego największą uwagę często poświęca się samemu momentowi podpisywania. Z punktu widzenia ścieżki klienta równie ważne jest jednak to, co dzieje się bezpośrednio potem.

Podpisany dokument	Możliwy kolejny krok
dokumentacja pracownicza	onboarding nowego pracownika
zamówienie	płatność lub potwierdzenie zamówienia
umowa handlowa	informacje o realizacji usługi
dokument serwisowy	dalsze instrukcje lub obsługa klienta

Pakiet zespołowy OKdokumentu umożliwia po pomyślnym podpisaniu przekierowanie osoby podpisującej na własną stronę internetową. Firma może przygotować stronę z podziękowaniem, dalszymi krokami lub dodatkowymi informacjami. Dzięki temu podpis elektroniczny nie staje się ślepą uliczką, lecz przejściem do kolejnego etapu ścieżki klienta lub pracownika. Podpis nie musi być końcem procesu cyfrowego. Może być jego początkiem.

Jak zachować przejrzystość przy większej liczbie dokumentów

Wraz z liczbą użytkowników naturalnie rośnie także liczba dokumentów. Firma potrzebuje więc nie tylko możliwości podpisywania dokumentów, ale także sposobu na sprawne poruszanie się wśród nich. W codziennej pracy pomagają przede wszystkim:

• kategorie, które ułatwiają podział różnych typów dokumentów,
• statusy kopert, dzięki którym widać, które procesy oczekują na zakończenie,
• historia koperty, która umożliwia prześledzenie przebiegu podpisywania,
• działania zbiorcze, które upraszczają pracę z większą liczbą dokumentów.

Przy większej liczbie dokumentów to właśnie te funkcje decydują, czy cyfryzacja rzeczywiście uprości administrację. Nie wystarczy bowiem zastąpić papier dokumentem PDF. Firma musi potrafić znaleźć dokument, sprawdzić jego status i ustalić, co działo się z nim w trakcie procesu podpisywania.

Podpis elektroniczny staje się w ten sposób częścią szerszego cyfrowego przepływu pracy. Może jednocześnie pomóc ograniczyć drukowanie, fizyczne przenoszenie dokumentów i pozostałą papierową administrację. Więcej o tych korzyściach można przeczytać w artykule o przejściu na bezpapierowe i bardziej zrównoważone procesy firmowe.

Kiedy podpis elektroniczny dla zespołów ma sens

Rozwiązanie zespołowe nie musi być przeznaczone wyłącznie dla dużych firm. Często zaczyna mieć sens właśnie w mniejszej firmie, gdy podpisywanie przestaje być zadaniem jednej osoby. Przejście na rozwiązanie zespołowe warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

• dokumenty regularnie przygotowuje wielu pracowników,
• z podpisu elektronicznego korzysta wiele działów,
• pracownicy polegają na jednym wspólnym koncie,
• rośnie liczba umów i procesów podpisywania,
• firma potrzebuje centralnie zarządzać dostępem użytkowników,
• firma chce ujednolicić sposób wysyłania dokumentów klientom i partnerom,
• firma chce dostosować proces podpisywania do własnej marki.

Podpis elektroniczny dla firm powinien skalować się wraz z firmą. Jeśli przybywa pracowników, klientów i procesów podpisywania, nie powinno to automatycznie oznaczać większej ilości ręcznej koordynacji. Pakiet zespołowy OKdokumentu pozwala poszczególnym członkom zespołu pracować samodzielnie, podczas gdy administrator zarządza ich dostępem.

Firmowy branding pomaga zachować jednolitą komunikację z klientami, a przekierowanie po podpisaniu pozwala naturalnie połączyć podpis z kolejnym etapem procesu. Rezultatem nie jest tylko większa liczba kont. To jeden wspólny sposób pracy firmy z dokumentami elektronicznymi w całym zespole.

Gdy rośnie zespół, wraz z nim może rozwijać się sposób podpisywania

Podpisywanie elektroniczne działa najlepiej wtedy, gdy odzwierciedla rzeczywisty sposób pracy firmy. Jeśli dokumenty przygotowuje więcej pracowników i działów, nie wszyscy muszą polegać na jednym koncie ani jednej osobie.

Dzięki pakietowi zespołowemu OKdokument członkowie zespołu otrzymują własne konta Premium, a firma zachowuje kontrolę nad użytkownikami, spójne doświadczenie klienta i wspólny sposób pracy z dokumentami.

 

 

Często zadawane pytania dotyczące podpisów elektronicznych dla zespołów