OKdokument jest dostępny w nowej wersji z szybszym podpisem i praktycznymi udoskonaleniami

Dlaczego nowa wersja?

Głównym celem rozwoju OKdokumentu jest uproszczenie pracy użytkowników, przyspieszenie procesów podpisywania i zapewnienie, że aplikacja przynosi realną wartość w codziennych procesach biznesowych. Zespół OKdokumentu od dawna utrzymuje kontakt z użytkownikami, a nowe funkcje powstały jako odpowiedź na ich aktualne i przyszłe potrzeby – od bardziej przejrzystego interfejsu po zaawansowane ustawienia procesów podpisywania.

Co nowego w OKdokument

Przeprojektowany i przejrzysty interfejs użytkownika

Interfejs użytkownika został całkowicie odnowiony, zachowując charakterystyczny zielony kolor i prostą nawigację. Ekran główny oferuje teraz panel z podstawowymi informacjami i szybkim dostępem do najważniejszych funkcji:

Szybkie tworzenie koperty – nowy sposób podpisywania wielu dokumentów jednocześnie
Przegląd magazynu – ile dokumentów masz zapisanych i ile podpisanych
Statusy kopert – w przygotowaniu, gotowe, w trakcie podpisywania, zakończone lub wygasłe

System kopert

Jedną z największych zmian jest przejście z pojedynczego podpisywania dokumentów na tzw. koperty, czyli grupy dokumentów, które można wysłać do podpisania jednocześnie. To podejście odpowiada na częstą potrzebę firm podpisywania kilku powiązanych dokumentów (np. umowy, aneksu i ogólnych warunków) w jednym kroku.

Zalety kopert:

• łatwe grupowanie wielu plików w jeden proces podpisywania
• możliwość określenia kolejności dokumentów do podpisania lub tylko do przeczytania
• szybszy i bardziej przejrzysty proces dla wszystkich stron

Kategorie dokumentów

Dla zachowania porządku dodano funkcję kategoryzacji. W OKdokument można podzielić dokumenty według własnych kategorii, dzięki czemu każdy użytkownik może dostosować interfejs do swoich potrzeb.

Trzy typy procesów podpisywania

Nowa wersja OKdokumentu oferuje trzy poziomy podpisywania, w zależności od potrzeb użytkowników:

Szybki podpis – idealny do prostych wewnętrznych procesów i codziennych akceptacji

Przygotowanie koperty – umożliwia dokładne określenie, gdzie mają znajdować się podpisy, pola tekstowe, pola wyboru lub przyciski

Podpis kwalifikowany (QES) – dla przypadków wymagających najwyższej mocy prawnej, OKdokument integruje Autogram (projekt Slovensko.Digital), co umożliwia podpis o pełnej ważności prawnej bez pobierania i ręcznego importu PDF

Proces podpisu kwalifikowanego

• Na stronie koperty znajduje się przejrzysta instrukcja (instalacja, sterowniki, kroki).
• Dokument jest bezpiecznie przesyłany do Autogramu.
• Użytkownik wprowadza kod BOK i PIN oraz wybiera certyfikat z eID.
• Podpisany dokument automatycznie wraca do OKdokumentu.

Przygotowanie dokumentów bezpośrednio w aplikacji

Jedną z najbardziej praktycznych nowości jest możliwość przygotowywania dokumentów bezpośrednio w aplikacji, bez potrzeby edycji w zewnętrznym edytorze. Podczas tworzenia koperty użytkownicy mogą dodawać interaktywne elementy bezpośrednio do dokumentu, zachowując pełną kontrolę nad przebiegiem procesu podpisywania. Każde pole podpisu jest przypisane do konkretnego odbiorcy, co eliminuje ryzyko błędnego rozmieszczenia podpisów.

Od stycznia 2026 funkcja zostanie rozszerzona o dodatkowe elementy – pola tekstowe, pola wyboru, przyciski itp., co pozwoli tworzyć w pełni spersonalizowane i dynamiczne dokumenty dostosowane do konkretnych procesów lub klientów.

Bezpieczeństwo, audyt i współpraca

Każda koperta w OKdokument posiada własny dziennik audytu, który pokazuje historię wszystkich działań od utworzenia po dostarczenie. Dokładnie widać, kto, kiedy i co zrobił: otworzył, podpisał lub odrzucił dokument. Ten pełny zapis jest kluczowy przy kontrolach wewnętrznych i ewentualnych postępowaniach prawnych.

Dostęp do dokumentów można dodatkowo zabezpieczyć jednorazowym hasłem (OTP) wysyłanym e-mailem lub SMS-em. OTP stanowi dodatkową warstwę weryfikacji, zmniejszając ryzyko nieautoryzowanego dostępu.

Proces podpisywania można kontrolować poprzez określenie kolejności dokumentów i dokładnych miejsc podpisu. Odbiorcy podpisują w ustalonej kolejności, co minimalizuje błędy i pominięcia.

Na końcu procesu można ustawić powiadomienia dla innych odbiorców, np. działu HR lub księgowości, którzy automatycznie otrzymają kopię podpisanych dokumentów. Usprawnia to wewnętrzną komunikację i przyspiesza działania administracyjne.

Migracja ze starej wersji i co dalej

Poprzednia wersja OKdokumentu, która działała jako samodzielna aplikacja, będzie stopniowo wycofywana. Zakup pakietów w starej wersji zostanie wyłączony grudnia 2025, a użytkownicy z aktywnym pakietem BASIC lub PRO zostaną przeniesieni na nową platformę.

Stara wersja pozostanie dostępna do końca 2026 roku, aby wszyscy użytkownicy mogli pobrać i zarchiwizować swoje dokumenty. Przejście będzie płynne i bezpieczne, bez utraty danych.

Migracja pakietów:

• użytkownicy BASIC zostaną przeniesieni do PRO,
• użytkownicy PRO zostaną przeniesieni do PREMIUM.

Co nowego w 2026 roku

Planowane są dalsze ulepszenia, w tym:

• integracja z Google Drive i OneDrive
• możliwość łączenia różnych typów podpisów w jednej kopercie
• aplikacja mobilna z funkcją podpisywania offline
• przyszłe integracje, np. z kalendarzem do śledzenia terminów podpisów

Dla kogo jest nowa wersja

Nowa wersja OKdokumentu została zaprojektowana, aby dostarczać realną wartość firmom, które przetwarzają duże ilości dokumentów i chcą mieć pełną kontrolę nad procesem podpisywania.

Najbardziej docenią ją firmy, które:

• przetwarzają dużą liczbę dokumentów i chcą przyspieszyć podpisywanie
• współpracują z wieloma partnerami lub dostawcami i potrzebują efektywnego rozwiązania dla podpisów wielostronnych
• chcą centralizować wszystkie procesy podpisywania w jednym miejscu
• wymagają prostego, ale prawnie wiążącego rozwiązania zgodnego z obowiązującymi przepisami