Jedna umowa, czworo sygnatariuszy i trzy różne miasta: jak przeprowadzić proces podpisywania bez zbędnego przesyłania dokumentu

Najpierw dokument ma podpisać menedżer sprzedaży. Następnie członek zarządu dostawcy, osoba kontaktowa klienta, a na końcu członek zarządu klienta. W międzyczasie umowa jest kilkakrotnie przesyłana dalej, w skrzynkach e-mail pojawiają się różne załączniki i nie jest do końca jasne, która wersja jest aktualna.

Podpisywanie elektroniczne umożliwia połączenie wszystkich uczestników w jeden proces podpisywania. Każdy otrzymuje dostęp do tego samego dokumentu, podpisuje w wyznaczonym miejscu, a nadawca może na bieżąco śledzić, kto już podpisał i na kogo jeszcze trzeba czekać.

1. Dlaczego podpisywanie umowy przez kilka osób staje się skomplikowane

Każda kolejna osoba podpisująca wprowadza do procesu papierowego lub e-mailowego nowy krok. Jedna osoba pobiera dokument, podpisuje go i przesyła dalej. Kolejna pracuje z załącznikiem otrzymanym w wiadomości e-mail, a następnie tworzy kolejną podpisaną wersję. Jeśli w trakcie procesu zmieni się nazwa pliku albo ktoś przez pomyłkę otworzy starszą wiadomość, może podpisać niewłaściwy dokument.

Z czasem mogą powstać pliki takie jak:

• umowa_final.pdf,
• umowa_final_podpisana.pdf,
• umowa_final_podpisana_2.pdf,
• umowa_final_wszyscy.pdf.

Problemem nie są tylko nieczytelne nazwy. Przy ręcznym przesyłaniu dalej rośnie ryzyko, że ktoś pominie kolejną osobę podpisującą, wyśle dokument niewłaściwej osobie albo nie będzie wiedział, czy proces już się zakończył.

Przy podpisywaniu elektronicznym dokument pozostaje częścią jednego procesu. Zamiast wysyłać nowy załącznik każdemu uczestnikowi, poszczególne osoby podpisujące dołączają do tej samej umowy.

2. Kto może uczestniczyć w procesie podpisywania

Jedną umowę może podpisywać kilka osób z jednej firmy lub z różnych organizacji. W praktyce mogą to być na przykład:

• handlowiec lub kierownik projektu,
• kierownik działu,
• członek zarządu spółki,
• klient,
• upoważniony przedstawiciel klienta,
• dostawca lub partner zewnętrzny.

Nie każda osoba musi przy tym pełnić w procesie tę samą rolę. Jedna może podpisywać dokument, druga może otrzymać go do przeczytania, a inna może być wyłącznie odbiorcą ukończonej wersji. W OKdokumencie można poprosić o podpis kilka osób. Osoby podpisujące otrzymują prośbę e-mailem i do podpisania dokumentu nie potrzebują własnego konta użytkownika.

Jest to praktyczne zwłaszcza w przypadku umów między firmami, gdy nie można oczekiwać, że każdy klient, członek zarządu lub partner zewnętrzny utworzy konto w kolejnej aplikacji. Więcej o podstawowej procedurze można znaleźć również w instrukcji Jak utworzyć nową kopertę.

3. Kiedy ustawić kolejność osób podpisujących

W przypadku niektórych dokumentów nie ma znaczenia, kto podpisze je jako pierwszy. Wszyscy uczestnicy mogą otrzymać prośbę jednocześnie i podpisać dokument wtedy, gdy mają czas. W innych procesach właściwa kolejność jest jednak ważna.

Firma może na przykład wymagać, aby umowę najpierw zatwierdził menedżer sprzedaży, następnie podpisał ją członek zarządu, a dopiero potem została wysłana do klienta. Po stronie klienta dokument może najpierw potwierdzić osoba kontaktowa, a jako ostatni podpisuje go członek zarządu. Ustawiona kolejność pomaga zapewnić, że prośba trafi do kolejnej osoby dopiero wtedy, gdy poprzedni krok zostanie zakończony. Taki sposób postępowania jest przydatny zwłaszcza wtedy, gdy:

• podpis wewnętrzny musi poprzedzać podpis klienta,
• dokument musi zostać zatwierdzony przez przełożonego,
• poszczególni przedstawiciele podpisują w ustalonej kolejności,
• kolejny uczestnik nie powinien otrzymać dokumentu przed zakończeniem poprzedniego kroku.

OKdokument obsługuje ustawianie kolejności osób podpisujących, dzięki czemu nadawca nie musi po każdym podpisie ręcznie wysyłać dokumentu kolejnej osobie.

4. Jak przygotować jedną umowę dla kilku osób podpisujących

Przed wysłaniem dokumentu trzeba określić, kto ma co podpisać lub wypełnić. Każdej osobie podpisującej można przypisać jej własne pola. Menedżer sprzedaży podpisuje więc w miejscu przeznaczonym dla dostawcy, klient w swoim wierszu podpisu, a członkowie zarządu w miejscach przeznaczonych dla upoważnionych przedstawicieli spółek. Oprócz pól podpisu dokument może zawierać również inne elementy, na przykład:

• datę,
• pole tekstowe,
• notatkę,
• pole wyboru,
• dodatkową informację.

Prawidłowe przypisanie pól zmniejsza ryzyko, że ktoś podpisze się w niewłaściwym miejscu albo przeoczy informację, którą miał uzupełnić. Osoba podpisująca nie musi też szukać, gdzie oczekuje się od niej podpisu. Po otwarciu dokumentu widzi pola przeznaczone właśnie dla nie.

5. Każdy może podpisać z innego miasta lub urządzenia

Przy podpisywaniu elektronicznym uczestnicy nie muszą spotykać się w jednym biurze. Jedna osoba podpisująca może być w Bratysławie, druga w podróży służbowej w Żylinie, a klient w Koszycach. Każdy otwiera prośbę na swoim urządzeniu i podpisuje dokument tam, gdzie akurat się znajduje. Podpisywanie może odbywać się na komputerze, tablecie lub innym obsługiwanym urządzeniu. Klient musi jedynie otworzyć bezpieczny link, sprawdzić dokument i wykonać przydzielone zadania.

Nie trzeba więc:

• ustalać wspólnego terminu,
• podróżować w celu złożenia podpisu,
• wysyłać umowy pocztą,
• drukować i skanować dokumentów,
• ręcznie przesyłać załącznika kolejnemu uczestnikowi.

Możliwość podpisywania na odległość jest przydatna również przy współpracy z partnerami zagranicznymi, współpracownikami zewnętrznymi lub pracownikami wykonującymi pracę poza biurem. Więcej o korzyściach z podpisywania online można przeczytać w artykule Dlaczego warto przejść na podpis elektroniczny.

6. Jak sprawdzić, na kogo jeszcze się czeka

W klasycznym procesie e-mailowym nadawca często musi ręcznie sprawdzać status podpisywania. Przegląda wątek wiadomości, kontroluje otrzymane załączniki lub kontaktuje się z poszczególnymi uczestnikami z pytaniem, czy dokument został już podpisany. Przy podpisywaniu elektronicznym status dokumentu można śledzić bezpośrednio w aplikacji. Nadawca widzi, czy proces jest:

• przygotowany,
• wysłany,
• oczekujący na podpis,
• zakończony,
• ewentualnie odrzucony lub wygasły.

Przy dokumencie można jednocześnie sprawdzić, którzy uczestnicy wykonali już swoje zadanie i na kogo jeszcze się czeka. Taki przegląd jest ważny zwłaszcza przy większej liczbie umów. Handlowiec lub pracownik administracyjny nie musi śledzić statusu każdego dokumentu w osobnej tabeli ani tworzyć własnej listy osób, z którymi trzeba się skontaktować.

7. Co zrobić, gdy zatrzyma się proces podpisywania

Nawet dobrze skonfigurowany proces podpisywania może się zatrzymać. Osoba podpisująca może nie zauważyć e-maila, być na urlopie albo po prostu odłożyć dokument na później. W takim przypadku nie trzeba tworzyć nowej umowy ani rozpoczynać całego procesu od początku.

Uczestnikowi można wysłać przypomnienie, aby wrócił do dokumentu. W przypadku umów, w których liczy się czas, nadawca może również ustawić wygaśnięcie koperty. Po upływie określonego terminu podpisywanie zostaje zablokowane, dzięki czemu dokument nie pozostaje otwarty bez ograniczeń czasowych.

Inna sytuacja ma miejsce, gdy osoba podpisująca odrzuci dokument. Odrzucenie nie musi automatycznie oznaczać końca relacji biznesowej. Powód może być praktyczny: nieprawidłowa informacja, brakujący załącznik, nieaktualna cena albo postanowienie wymagające dodatkowego wyjaśnienia. Informacja o odrzuceniu pomaga nadawcy zdecydować, czy powinien poprawić dokument, przygotować nową wersję czy skontaktować się z drugą stroną.

8. Jedna wersja finalna zamiast wielu załączników e-mailowych

Po zakończeniu podpisywania powstaje jedna finalna wersja dokumentu. Nie trzeba łączyć osobnych skanów, porównywać załączników ani sprawdzać, czy ostatnio otrzymany plik rzeczywiście zawiera wszystkie podpisy.

Ukończony dokument pozostaje zapisany wraz z informacjami o przebiegu procesu. Historia koperty może zapewnić ślad audytowy pokazujący, kto, kiedy i w jaki sposób pracował z dokumentem. Wszyscy uczestnicy pracują więc z tym samym rezultatem, a podpisany dokument można następnie zapisać, udostępnić lub włączyć do kolejnego procesu firmowego.

Scentralizowany sposób postępowania zmniejsza jednocześnie ryzyko, że któryś z uczestników będzie archiwizował inną wersję umowy niż pozostali. Praca z jednym dokumentem cyfrowym jest częścią szerszej automatyzacji procesów administracyjnych, której poświęcamy również artykuł Cyfryzacja dokumentów i automatyzacja procesów.

9. Jaki rodzaj podpisu elektronicznego wybrać

Nie każdy dokument wymaga tego samego poziomu podpisu elektronicznego lub weryfikacji osoby podpisującej. Odpowiednia metoda zależy przede wszystkim od:

• rodzaju umowy,
• celu dokumentu,
• potrzeby zweryfikowania tożsamości osoby podpisującej,
• wewnętrznych zasad stron umowy,
• ewentualnych wymogów prawnych dotyczących formy czynności prawnej.

W typowych procesach biznesowych odpowiedni może być zwykły lub zaawansowany podpis elektroniczny. W przypadku dokumentów o znaczeniu prawnym może być potrzebny wyższy poziom weryfikacji lub kwalifikowany podpis elektroniczny. OKdokument obsługuje kilka metod podpisywania, w tym zaawansowany podpis elektroniczny AES oraz kwalifikowany podpis elektroniczny QES. Przy prośbie o podpis można również zastosować dodatkową weryfikację przez SMS lub e-mail.

Dlatego wyboru nie należy dokonywać wyłącznie na podstawie tego, co jest najszybsze dla osoby podpisującej. Trzeba uwzględnić charakter dokumentu i poziom pewności, którego potrzebuje firma. Szerszy kontekst można znaleźć w artykule Elektroniczna weryfikacja intencji i tożsamości.

10. Przykład modelowy: cztery osoby, jeden proces podpisywania

Wyobraźmy sobie umowę między dostawcą usług związanych z oprogramowaniem a jego nowym klientem. Po stronie dostawcy mają ją podpisać:

1. menedżer sprzedaży, który potwierdza uzgodnione warunki,
2. członek zarządu spółki, który podpisuje umowę w imieniu dostawcy.

Po stronie klienta mają ją podpisać:

1. kierownik projektu, który potwierdzi zakres współpracy,
2. członek zarządu klienta, który podpisze umowę jako ostatni.

Menedżer sprzedaży przygotowuje dokument, dodaje wszystkie osoby podpisujące i przypisuje każdej osobie odpowiednie pola podpisu. Następnie ustawia kolejność:

menedżer sprzedaży → członek zarządu dostawcy → kierownik projektu klienta → członek zarządu klienta.

Po złożeniu pierwszego podpisu proces przechodzi do kolejnej osoby. Każdy uczestnik pracuje z tym samym dokumentem i podpisuje wyłącznie przypisane mu pola. Menedżer sprzedaży przebywa w tym czasie w Bratysławie, członek zarządu dostawcy jest w podróży służbowej, kierownik projektu klienta pracuje w Żylinie, a członek zarządu klienta podpisuje umowę w Koszycach.

Nikt nie musi ręcznie pobierać dokumentu i wysyłać go kolejnemu uczestnikowi. Nadawca na bieżąco śledzi status i w razie opóźnienia może wysłać przypomnienie. Gdy ostatni uczestnik podpisze dokument, proces zostaje zamknięty i powstaje jedna finalna wersja umowy z pełną historią podpisywania.

Jak rozpocząć podpisywanie dokumentów przez kilka osób

Najpierw należy wybrać proces, w którym dokument regularnie krąży dziś między kilkoma osobami. Może to być umowa handlowa, aneks, umowa ramowa, zamówienie lub dokument wewnętrzny, który musi kolejno zatwierdzić kilka odpowiedzialnych osób.

Przed wysłaniem należy zadać sobie cztery pytania:

1. Kto musi podpisać dokument?
2. Czy uczestnicy muszą podpisywać w określonej kolejności?
3. Które pola należą do poszczególnych osób?
4. Do kiedy podpisywanie ma zostać zakończone?

Po prawidłowym skonfigurowaniu nie trzeba już ręcznie przesyłać dokumentu dalej po każdym podpisie. Osoby podpisujące otrzymają własną prośbę, nadawca śledzi status, a po zakończeniu wszystkim pozostaje jedna finalna wersja. Praktyczną procedurę z perspektywy odbiorcy można znaleźć w instrukcji Jak podpisać kopertę.

Jeden dokument, jeden proces i pełny wgląd

Więcej osób podpisujących nie musi oznaczać większej liczby załączników, większej liczby telefonów ani nieczytelnego wątku e-mailowego. Podpisywanie elektroniczne umożliwia przygotowanie jednej umowy, dodanie wszystkich uczestników, wyznaczenie im miejsc na podpis, ustawienie kolejności i śledzenie przebiegu z jednego miejsca.

W OKdokumencie można poprosić o podpis kilka osób, ustawić kolejność osób podpisujących, wysyłać przypomnienia, określić wygaśnięcie koperty, a po zakończeniu pracować z jedną podpisaną wersją oraz historią całego procesu.