Jak sfinalizować transakcję bezpośrednio z klientem przy użyciu podpisu elektronicznego

Skoro klient już podjął decyzję, po co czekać na kolejnego e-maila?

Handlowiec przedstawia rozwiązanie, omawia z klientem ofertę, odpowiada na pytania, a obie strony uzgadniają dalsze kroki. Zamiast zamknąć cały proces, spotkanie często kończy się jednak zdaniem: „Wyślę umowę e-mailem.”

W tym momencie między decyzją klienta a faktycznym podpisem powstaje niepotrzebna przerwa. Dokument trzeba przygotować lub odszukać, wysłać, a następnie czekać, aż klient znajdzie czas, aby go otworzyć i podpisać. Czasami trzeba jeszcze przypomnieć o podpisie. W ten sposób prosty ostatni krok procesu sprzedażowego może zamienić się w kilkudniową administrację.

Podpisanie umowy na miejscu skraca tę przerwę. Jeśli dokument jest przygotowany jeszcze przed spotkaniem, po zaakceptowaniu warunków klient może od razu przejść do podpisu. Sprawdza umowę lub zamówienie i podpisuje je elektronicznie na dostępnym urządzeniu.

Podpis elektroniczny nie jest więc jedynie zamiennikiem papieru. Pomaga uprościć cały proces od uzgodnienia warunków aż po realizację i usuwa z niego ręczne czynności, które niepotrzebnie spowalniają sprzedaż. Więcej o zaletach procesów bezpapierowych można przeczytać także w artykule o zrównoważonym rozwoju i podpisie elektronicznym.

Co przygotować przed spotkaniem z klientem

Aby podpisanie umowy u klienta przebiegło naprawdę szybko, warto przygotować proces podpisywania jeszcze przed samym spotkaniem. Handlowiec może w OKdokumencie przygotować umowę, zamówienie i potrzebne załączniki. Jeśli z jedną transakcją wiąże się więcej dokumentów, może umieścić je w jednej kopercie i ustawić ich kolejność. Dokumenty nie muszą przy tym służyć temu samemu celowi, niektóre mogą być przeznaczone do podpisu, inne do przeczytania, a kolejne mogą pełnić funkcję dodatkowych załączników.

Z wyprzedzeniem można również wskazać poszczególne osoby podpisujące i przygotować dokładne miejsca, w których mają złożyć podpis. Interaktywne pola prowadzą osobę podpisującą do miejsca, w którym należy wykonać konkretną czynność. Podczas samego spotkania handlowiec nie musi już zastanawiać się, którą wersję umowy otworzyć, gdzie klient ma się podpisać ani który załącznik trzeba mu jeszcze wysłać. Może skupić się na tym, co najważniejsze: treści uzgodnień i sfinalizowaniu transakcji.

Jak działa podpis elektroniczny na tablecie bezpośrednio u klienta

Podpisanie dokumentu na tablecie nie musi być bardziej skomplikowane niż podpis na papierze. Handlowiec otwiera przygotowany dokument na tablecie, telefonie lub laptopie. Klient może przeczytać umowę, sprawdzić uzgodnione warunki, a następnie złożyć podpis w wyznaczonym miejscu.

Podczas osobistego spotkania można skorzystać z podpisu na miejscu. Po utworzeniu koperty dokument otwiera się na urządzeniu handlowca, a klient może podpisać go bezpośrednio na nim. Nie trzeba najpierw drukować umowę, podpisywać ją długopisem, a następnie szukać skanera ani wysyłać zdjęć podpisanych stron.

Dla handlowca główną zaletą jest ciągłość procesu. Klient może podjąć decyzję i złożyć podpis podczas jednego spotkania, bez dodatkowych czynności administracyjnych pomiędzy tymi dwoma momentami.

Jakie umowy i dokumenty można podpisywać u klienta

Podpis elektroniczny dla handlowców nie musi służyć wyłącznie do podpisywania klasycznej umowy handlowej. Można go wykorzystać wszędzie tam, gdzie w trakcie procesu sprzedaży lub realizacji trzeba zarejestrować zgodę, potwierdzenie albo odbiór. Bezpośrednio podczas spotkania może chodzić na przykład o umowę handlową, zamówienie, ofertę cenową, umowę o współpracy lub aneks do istniejącej umowy.

Możliwości nie kończą się jednak wraz z zawarciem transakcji. Elektronicznie można obsłużyć na przykład protokół akceptacyjny, protokół zdawczo-odbiorczy lub serwisowy czy potwierdzenie odbioru. Ten sam sposób pracy z dokumentami może więc towarzyszyć zleceniu na wielu etapach, od pierwszych uzgodnień, przez realizację, aż po przekazanie produktu lub usługi.

Co jeśli na spotkaniu nie ma wszystkich osób podpisujących?

W sprzedaży B2B zupełnie normalne jest, że osoba, z którą rozmawia handlowiec, nie jest jedyną osobą, która musi podpisać dokument. Na spotkaniu może być na przykład menedżer sprzedaży lub zakupów, podczas gdy kolejny podpis należy do członka zarządu albo innej upoważnionej osoby.

Nawet w takim przypadku nie trzeba czekać z podpisaniem umowy handlowej podczas spotkania. Klient obecny na spotkaniu może podpisać swoją część bezpośrednio na tablecie. Następnie dokument może zostać przekazany kolejnej osobie do podpisu zdalnego. Otrzyma ona własną prośbę o podpis i uzupełni go później.

W OKdokumencie można pracować z wieloma osobami podpisującymi i ustawić także ich kolejność. Dzięki temu można połączyć podpisywanie osobiste i zdalne w jeden powiązany proces. Handlowiec nie musi więc czekać na spotkanie, podczas którego wszyscy zainteresowani będą fizycznie obecni. Każdy może podpisać dokument w sposób i w momencie odpowiadającym konkretnej sytuacji.

Podpisanie umowy na miejscu bez drukowania i skanowania

Osobiste spotkanie nie musi oznaczać procesu papierowego. W klasycznym modelu handlowiec przygotowuje i drukuje umowę, przynosi ją klientowi i prosi o podpis. Dokument następnie wraca do biura, gdzie trzeba go zeskanować, zapisać, wysłać kolejnym osobom, a w razie potrzeby również odpowiednio postępować z papierowym oryginałem.

Proces elektroniczny może być znacznie krótszy: przygotowany dokument → kontrola przez klienta → podpis elektroniczny na tablecie → podpis kolejnej osoby → gotowy dokument.

Po podpisaniu dokument nie musi przechodzić kolejnej rundy drukowania, skanowania i e-maili. Może od razu trafić do kolejnej osoby podpisującej, a po zakończeniu procesu pozostać zapisany w formie elektronicznej. Firma ogranicza jednocześnie ilość papierowej administracji oraz koszty związane z drukowaniem, obsługą i fizyczną archiwizacją dokumentów. Temat procesów bezpapierowych szerzej omawia także artykuł o zielonej transformacji i podpisie elektronicznym.

Podpis elektroniczny dla handlowców pracujących w terenie

Podpis elektroniczny dla handlowców pracujących w terenie sprawdza się wszędzie tam, gdzie uzgodnienia, realizacja lub przekazanie odbywają się poza tradycyjnym biurem. Typowym przykładem jest handlowiec podczas wizyty u klienta. Tę samą zasadę można jednak zastosować w showroomie lub sklepie, gdzie klient podpisuje zamówienie bezpośrednio przy zakupie, albo na targach czy konferencji, gdzie rozmowa handlowa może przejść w konkretne uzgodnienia.

Podpis elektroniczny znajduje praktyczne zastosowanie także poza stanowiskami stricte sprzedażowymi. Technik serwisowy może po wykonaniu pracy poprosić klienta o podpisanie protokołu serwisowego. Zespół realizacyjny może przy odbiorze zlecenia lub montażu potwierdzić odbiór wykonanych prac, a oddział może uzyskać podpis klienta elektronicznie bez tworzenia papierowej dokumentacji.

Wspólnym mianownikiem jest potrzeba zamknięcia danego kroku bezpośrednio tam, gdzie właśnie się odbywa. Jeśli w tym samym momencie można również zakończyć dokumentację, odpada dalsza obsługa administracyjna po powrocie do biura.

Co następuje po podpisaniu dokumentu

Złożenie podpisu często nie kończy procesu sprzedażowego. Dla firmy jest wręcz sygnałem, że może rozpocząć się kolejny etap, na przykład realizacja zlecenia, wystawienie faktury, zamówienie towaru lub planowanie terminu dostawy.

OKdokument pozwala więc obsługiwać również to, co dzieje się po samym podpisie. Użytkownik może śledzić status koperty i jej historię, a po zakończeniu podpisywania o wyniku mogą zostać poinformowane także inne osoby.

Jeśli na przykład handlowiec pozyska nowe zlecenie, nie musi ręcznie przesyłać podpisanego dokumentu współpracownikom. Do procesu można dodać dodatkowy adres e-mail, który nie służy do podpisywania dokumentu, ale po zakończeniu otrzyma powiadomienie i końcowe dokumenty. W ten sposób można poinformować na przykład dział sprzedaży, finansów, administracji lub realizacji. Podpis elektroniczny staje się dzięki temu naturalną częścią szerszego firmowego workflow, a nie odizolowanym ostatnim krokiem.

Jaki poziom podpisu elektronicznego wybrać

Nie każdy dokument wymaga takiego samego sposobu podpisywania elektronicznego. Odpowiedni poziom zależy od konkretnego dokumentu, wymaganego sposobu identyfikacji osoby podpisującej oraz właściwych wymogów prawnych lub wewnętrznych.

W standardowym procesie sprzedażowym celem nie jest więc automatyczne stosowanie najwyższego dostępnego poziomu podpisu. Ważne jest wybranie sposobu odpowiadającego konkretnej sytuacji. OKdokument umożliwia korzystanie z odręcznego podpisu elektronicznego z zapisami audytowymi i obsługuje również kwalifikowany podpis elektroniczny (KEP/QES) w przypadkach wymagających wyższego poziomu identyfikacji osoby podpisującej.

W przypadku dokumentów objętych szczególnymi wymogami ustawowymi zawsze warto sprawdzić, jaka forma podpisu jest wymagana przy danej czynności prawnej.

Jak wygląda podpisanie umowy na tablecie w praktyce

Wyobraźmy sobie handlowca, który jedzie na spotkanie z klientem. Wcześniej wspólnie omówili już ofertę cenową, a celem spotkania jest potwierdzenie ostatnich warunków zamówienia. Przed spotkaniem handlowiec przygotowuje zamówienie w OKdokumencie, dodaje potrzebne załączniki, ustawia osoby podpisujące i wskazuje, gdzie poszczególne osoby mają podpisać dokument.

Na spotkaniu omawia z klientem ostatnie szczegóły. Klient akceptuje ofertę, więc nie musi czekać na kolejnego e-maila. Handlowiec otwiera przygotowany dokument, a klient składa podpis pod umową na tablecie bezpośrednio na miejscu. Po spotkaniu dokument wymaga jeszcze podpisu członka zarządu firmy klienta, który nie był obecny osobiście. Dokument trafia więc do niego elektronicznie, a członek zarządu otrzymuje prośbę o podpis.

Po zakończeniu handlowiec ma do dyspozycji finalny dokument i może przejść do kolejnego kroku, na przykład przekazania zlecenia do realizacji. Właśnie tutaj widać główną korzyść z podpisu elektronicznego na tablecie. Technologia nie zmienia sposobu, w jaki handlowiec buduje relację z klientem. Usuwa jednak niepotrzebną lukę administracyjną między momentem, gdy klient mówi „tak”, a momentem, gdy firma może zacząć działać.

Dzięki OKdokumentowi handlowiec może skrócić drogę od uzgodnienia warunków do podpisanego dokumentu i przejść do realizacji zlecenia bez zbędnej papierowej administracji.

Sfinalizuj transakcję tam, gdzie się rozpoczęła

Dobre spotkanie handlowe nie musi kończyć się kolejnym zadaniem w kalendarzu i zdaniem „wyślę umowę”. Jeśli dokument jest przygotowany z wyprzedzeniem, klient może sprawdzić go i podpisać bezpośrednio podczas spotkania, a kolejne osoby podpisujące mogą dołączyć zdalnie.

Często zadawane pytania dotyczące podpisów elektronicznych na tabletach