Jak przyspieszyć zatwierdzanie umów biznesowych za pomocą podpisów elektronicznych

Podpis elektroniczny pomaga uprościć ten proces. Umowę można przygotować, przesłać do zatwierdzenia i podpisać online bez drukowania, skanowania ani osobistego spotkania. Dzięki temu dział handlowy może skrócić czas między uzgodnieniem warunków a finalnym podpisem, a jednocześnie uzyskać lepszy wgląd w status dokumentu.

Gdzie podczas zatwierdzania umów najczęściej traci się czas

W przypadku umów handlowych czas traci się nie tylko na weryfikację prawną lub menedżerską. Duża część opóźnień powstaje między poszczególnymi etapami.

Typowy proces może wyglądać następująco:

1. handlowiec przygotowuje projekt umowy,
2. wysyła dokument menedżerowi lub do działu prawnego,
3. po zatwierdzeniu wysyła go klientowi,
4. klient pobiera i drukuje dokument,
5. podpisuje umowę, skanuje ją i odsyła,
6. handlowiec sprawdza, czy otrzymał właściwą i kompletną wersję.

Każdy kolejny krok stwarza możliwość opóźnienia. Dokument może pozostać niezauważony w skrzynce e-mail, klient może akurat nie mieć dostępu do drukarki lub odłożyć podpis na później. Proces komplikuje się jeszcze bardziej, gdy umowę podpisuje kilka osób lub gdy musi ona przejść przez kilka poziomów wewnętrznego zatwierdzania.

Podpisywanie elektroniczne zmniejsza liczbę ręcznych czynności. Zamiast wielokrotnego wysyłania załączników można udostępnić dokument wyznaczonym osobom i poprowadzić je bezpośrednio do wymaganej czynności: weryfikacji, zatwierdzenia lub podpisu.

Etap procesu	Gdzie powstaje opóźnienie
Przygotowanie umowy	Brakujące dane lub wielokrotne poprawki dokumentu
Wewnętrzne zatwierdzenie	Oczekiwanie na menedżera, prawnika lub członka zarządu
Wysłanie do klienta	Dokument ginie wśród innych wiadomości e-mail
Podpisanie umowy	Klient nie ma drukarki ani skanera lub odkłada podpis
Kontrola dokumentu	Handlowiec sprawdza, czy otrzymał właściwą i kompletną wersję

 

Dlaczego e-mail nie wystarcza do szybkiego zatwierdzania umów

E-mail jest praktycznym narzędziem komunikacji, ale nie został zaprojektowany do zarządzania cyklem życia umowy. Gdy dokument jest przesyłany jako załącznik między handlowcem, menedżerem, prawnikiem i klientem, szybko może powstać kilka wersji:

• umowa_finalna.docx,
• umowa_finalna_2.docx,
• umowa_finalna_poprawiona.docx,
• umowa_do_podpisu.pdf,
• umowa_podpisana_skan.pdf.

Po kilku rundach uwag może już nie być jasne, która wersja jest aktualna, kto ostatnio ją edytował i czy klient podpisał właściwy dokument. Handlowiec często nie ma też natychmiastowego wglądu w to, co dzieje się z umową.

Nie wie, czy klient ją otworzył, czy czeka na wewnętrzne zatwierdzenie, czy po prostu zapomniał o podpisie. Musi więc wysyłać kolejne wiadomości lub dzwonić. Przy podpisywaniu online pracuje się z konkretnym dokumentem przeznaczonym do podpisu. Zmniejsza to ryzyko, że poszczególne strony pomylą wersje lub że podpisany dokument pozostanie zapisany tylko w jednej skrzynce e-mail.

Zatwierdzanie przez e-mail	Proces online z podpisem elektronicznym
Kilka załączników i wersji dokumentu	Jeden konkretny dokument przeznaczony do podpisu
Niejasne, kto ma obecnie zająć się umową	Jasno określona kolejność zatwierdzania i podpisywania
Status dokumentu ustala się telefonicznie lub e-mailem	Status umowy można na bieżąco śledzić
Drukowanie, podpis odręczny i skanowanie	Podpis bezpośrednio online
Większe ryzyko wysłania niewłaściwej wersji	Wszystkie strony pracują na tym samym dokumencie

Jak działa podpisywanie umowy online w procesie sprzedażowym

Podpis elektroniczny można włączyć bezpośrednio do istniejącego procesu sprzedażowego. Nie trzeba zmieniać treści umowy ani sposobu, w jaki dział handlowy prowadzi rozmowy z klientem. Zmienia się przede wszystkim ostatni etap: zatwierdzenie i podpis.

Proces może przebiegać następująco:

Przygotowanie finalnej umowy

Handlowiec przygotowuje dokument zgodnie z uzgodnionymi warunkami. Przed wysłaniem sprawdza, czy zawiera on prawidłowe dane, załączniki i wszystkie wymagane pola podpisu.

Wewnętrzne zatwierdzenie

Jeżeli umowa podlega kontroli menedżera, członka zarządu lub działu prawnego, dokument można przekazać właściwej osobie bez drukowania i fizycznego przekazywania. W przypadku umów z kilkoma osobami zatwierdzającymi pomocne jest jasne określenie, kto ma sprawdzić dokument i w jakiej kolejności.

Wysłanie do klienta

Po wewnętrznym zatwierdzeniu klient otrzymuje prośbę o podpis. Może sprawdzić i podpisać dokument online bez konieczności drukowania lub skanowania.

Podpis wszystkich zaangażowanych stron

W zależności od rodzaju transakcji umowę może podpisywać klient, handlowiec, członek zarządu lub kilku przedstawicieli poszczególnych firm. Proces cyfrowy ułatwia koordynację również wtedy, gdy osoby podpisujące znajdują się w różnych miejscach.

Zapisanie podpisanego dokumentu

Po zakończeniu podpisywania zaangażowane strony otrzymują finalny dokument. Dział handlowy może zapisać go zgodnie z wewnętrznymi zasadami firmy lub dalej przetwarzać w powiązanych systemach.

Więcej informacji o stopniowym wdrażaniu cyfrowej pracy z dokumentami znajdziesz również w artykule 5 prostych kroków do cyfrowej transformacji dokumentów w Twojej firmie.

Co dział handlowy zyskuje dzięki szybszemu zatwierdzaniu

Szybsze zatwierdzanie umów oznacza nie tylko mniej pracy administracyjnej. Ma bezpośredni wpływ na tempo procesu sprzedażowego i doświadczenie klienta.

Krótszy cykl sprzedaży

Transakcję można sfinalizować od razu po uzgodnieniu warunków, bez kilkudniowego oczekiwania na wydrukowanie, dostarczenie lub zeskanowanie dokumentu. Jest to szczególnie ważne w przypadku zleceń, przy których klient porównuje kilka ofert lub potrzebuje rozpocząć współpracę w krótkim terminie.

Mniej ręcznej pracy administracyjnej

Handlowcy nie muszą wielokrotnie pobierać załączników, zmieniać nazw plików, sprawdzać skanów ani przypominać klientowi o poszczególnych krokach. Zaoszczędzony czas mogą przeznaczyć na obsługę klientów, przygotowywanie ofert i rozwijanie nowych możliwości sprzedażowych.

Lepszy wgląd w status umowy

W uporządkowanym procesie online łatwiej rozróżnić, które dokumenty czekają na zatwierdzenie, które zostały wysłane do podpisu, a które są już ukończone. Menedżer sprzedaży nie musi więc ustalać statusu każdej umowy osobno za pośrednictwem handlowca.

Prostszy proces dla klienta

Klient nie musi szukać drukarki, podpisywać dokumentu ręcznie ani tworzyć skanu. Może załatwić umowę online z miejsca, w którym akurat się znajduje. Im prostszy jest ostatni etap procesu sprzedażowego, tym mniejsze ryzyko, że klient odłoży podpis.

Dalsze praktyczne korzyści przedstawia artykuł 5 powodów, dla których warto wdrożyć podpis elektroniczny w swojej firmie.

Korzyść	Znaczenie dla działu handlowego
Krótszy cykl sprzedaży	Mniej czasu między uzgodnieniem warunków a podpisaną umową
Mniej administracji	Handlowcy nie muszą drukować, skanować ani sprawdzać załączników
Lepszy wgląd	Zespół wie, które umowy czekają na zatwierdzenie lub podpis
Prostszy proces dla klienta	Klient może podpisać dokument bez wizyty w biurze
Więcej czasu na sprzedaż	Handlowcy mogą poświęcić czas klientom i nowym możliwościom

 

Podpisywanie umów online przez handlowców w terenie

Handlowcy nie spędzają całego dnia przy biurku. Spotykają się z klientami, odwiedzają placówki, prezentują rozwiązania lub podróżują między oddziałami. W procesie papierowym może to oznaczać, że umowa zostanie podpisana dopiero po powrocie do biura. Handlowiec musi przygotować dokument, wydrukować go, przynieść na kolejne spotkanie lub wysłać klientowi e-mailem. Podpisanie umowy online pozwala zakończyć ten etap niezależnie od miejsca.

Handlowiec może na przykład:

• wysłać przygotowaną umowę klientowi zdalnie,
• udostępnić dokument podczas spotkania osobistego,
• podpisać umowę z klientem na telefonie lub tablecie,
• po podpisaniu przejść do kolejnego etapu transakcji.

Taki sposób postępowania jest przydatny w branży nieruchomości, usługach finansowych, ubezpieczeniach, sprzedaży rozwiązań dla firm, logistyce oraz w innych obszarach, w których transakcje często zawiera się poza biurem.

Dla firm zajmujących się sprzedażą i handlem online przeznaczone jest również rozwiązanie w zakresie podpisu elektronicznego dla sprzedaży i e-commerce.

Dlaczego podpis elektroniczny przyspiesza finalizowanie transakcji

Przy finalizowaniu transakcji liczy się także moment. Klient może być gotowy podpisać umowę bezpośrednio po zatwierdzeniu oferty, ale każdy kolejny krok administracyjny stwarza możliwość odłożenia tego na później.

Proces papierowy często wymaga od klienta, aby:

• otworzył załącznik,
• wydrukował dokument,
• podpisał wszystkie wymagane strony,
• utworzył czytelny skan,
• odnalazł pierwotną wiadomość e-mail,
• odesłał dokument.

Przy podpisywaniu online czynności te można zastąpić jednym spójnym procesem. Klient otwiera dokument, sprawdza go i składa wymagany podpis. Im mniej kroków dzieli decyzję klienta od finalnego podpisu, tym mniejsze ryzyko, że zakończenie transakcji zostanie odłożone.

Podpis elektroniczny nie oznacza jednocześnie, że firma musi przyspieszyć kontrolę umowy kosztem jej jakości. Celem jest usunięcie zbędnych przestojów po uzgodnieniu warunków handlowych i prawnych.

Jeżeli w Twojej firmie nadal występują obawy związane z podpisem elektronicznym, polecamy również artykuł 6 najczęstszych mitów na temat podpisu elektronicznego.

Jak zacząć przyspieszać zatwierdzanie umów

Cyfryzacja nie musi zaczynać się od rozległego projektu. Pierwszym krokiem może być jeden konkretny rodzaj umowy handlowej, który firma podpisuje regularnie.

Wybierz na przykład umowę, w przypadku której:

• często czeka się na podpis klienta,
• handlowcy poświęcają dużo czasu na ponaglenia,
• powstaje kilka wersji dokumentu,
• osoby podpisujące pracują w różnych miejscach,
• proces papierowy niepotrzebnie opóźnia rozpoczęcie współpracy.

Następnie ustal, kto przygotowuje umowę, kto ją zatwierdza, kto podpisuje i gdzie ma zostać zapisany dokument końcowy. W ten sposób uzyskasz prosty proces, który można najpierw przetestować na wybranych transakcjach, a później rozszerzyć na kolejne dokumenty.

Mniej czekania, więcej sfinalizowanych transakcji

Zatwierdzanie umowy nie musi być przeszkodą administracyjną na końcu udanych negocjacji handlowych. Podpis elektroniczny pomaga wyeliminować drukowanie, skanowanie, przesyłanie różnych wersji załączników oraz oczekiwanie na osobiste spotkanie. Handlowcy zyskują bardziej przejrzysty proces, klienci prostszy sposób podpisywania, a firma może skrócić czas potrzebny do sfinalizowania transakcji.

Usługa OKdokument umożliwia podpisywanie dokumentów online i uzyskiwanie podpisów od klientów, współpracowników lub partnerów biznesowych. Podpis elektroniczny można wypróbować bez zbędnych papierowych czynności i sprawdzić jego korzyści bezpośrednio na dokumentach używanych w procesie sprzedażowym.