Dlaczego warto przejść na podpis elektroniczny? Odkryj jego główne zalety

Chociaż na pierwszy rzut oka papierowe dokumenty mogą wydawać się czymś nieszkodliwym i bezproblemowym, dopiero podczas codziennej pracy z nimi okazuje się, że w rzeczywistości wiążą się z wieloma wadami. I zdecydowanie nie chodzi tu tylko o większe obciążenie dla środowiska!

Podpis online i jego kluczowe zalety

Korzystanie z podpisu online przynosi wiele cennych korzyści, które pomogą zaoszczędzić czas i niemałe środki finansowe.

Łatwe wyszukiwanie dokumentów

Potrzebujesz odnaleźć umowę lub wniosek?
Jeśli podpisałeś je online i masz zapisane w środowisku cyfrowym, wystarczy otworzyć laptop, skorzystać z funkcji wyszukiwania i w ciągu kilku sekund dokument masz przed sobą.

A teraz wyobraź sobie sytuację, że nadal korzystasz z papierowych dokumentów. W takim przypadku nie pozostaje nic innego, jak otworzyć segregatory i żmudnie szukać. Cały proces może zająć kilka cennych minut.

---

Efektywniejsza współpraca

Jeżeli współpracujesz z innymi osobami i potrzebujesz udostępniać im różne dokumenty, elektroniczne podpisywanie ponownie oszczędza mnóstwo czasu.
Tworzysz dokument na komputerze, podpisujesz go online w kilka sekund i możesz natychmiast wysłać współpracownikom.

Gdybyś nie korzystał z podpisu elektronicznego, musiałbyś dokument:

• wydrukować,
• podpisać,
• ponownie zeskanować,
• a następnie wysłać.

Nie trzeba dodawać, że takie podejście jest nie tylko wyjątkowo czasochłonne, ale również nieekologiczne.

Wysokie bezpieczeństwo dokumentów

Paradoksalnie, wrażliwe dokumenty są często bezpieczniejsze, gdy są przechowywane w środowisku cyfrowym – na zabezpieczonej chmurze lub w zaszyfrowanym magazynie komputera. Po utworzeniu i podpisaniu ich online nikt nie ma do nich fizycznego dostępu, ponieważ są chronione hasłami.

Dokumenty drukowane są znacznie bardziej narażone na uszkodzenia:
można je zalać, podrzeć, zniszczyć lub mogą wpaść w ręce osób, dla których nie są przeznaczone. To kolejna istotna wada drukowania i tradycyjnego podpisywania.

Oszczędność czasu, pieniędzy i ochrona środowiska

Z powyższych faktów wynika, że podpis online pozwala w znaczący sposób oszczędzać czas i środki finansowe. Dzięki niemu możesz zaoszczędzić nawet kilka godzin tygodniowo – czas, który można wykorzystać na bardziej wartościowe zadania. Co więcej, nie musisz drukować dokumentów ani kupować tonerów. W efekcie zmniejszasz obciążenie dla środowiska. Podpis elektroniczny umożliwia stworzenie całkowicie bezpapierowego biura, w którym wszystkie procesy przebiegają online.

Dwa rodzaje podpisów elektronicznych

Jeśli chcesz dziś korzystać z zalet podpisu elektronicznego, warto znać dwa podstawowe rozwiązania: kwalifikowany podpis elektroniczny (wydawany przez państwo) oraz podpis online od OKdokument.

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Aby z niego korzystać, musisz posiadać dowód osobisty z chipem – eID. Na komendzie Policji można złożyć wniosek o wydanie kwalifikowanego certyfikatu do podpisu elektronicznego. Następnie trzeba zainstalować odpowiednią aplikację do podpisywania dokumentów. Przy podpisywaniu dokumentów niezbędny jest również czytnik dowodu osobistego.

Kwalifikowany podpis elektroniczny jest ważny przede wszystkim w komunikacji z urzędami – umożliwia podpisywanie deklaracji, wniosków czy korespondencji urzędowej. Natomiast do podpisywania własnych dokumentów, które nie są przeznaczone do kontaktu z administracją publiczną, jest w praktyce mało wygodny.

Podpis elektroniczny OKdokument

Podpis elektroniczny OKdokument możesz wykorzystać do podpisywania dowolnych plików PDF.
Nie potrzebujesz żadnego czytnika ani specjalnej aplikacji. Wystarczy zalogować się na konto, przesłać dokument, podpisać go i pobrać.

Podpisywać można z dowolnego miejsca na świecie, a cały proces trwa zaledwie kilkanaście sekund.

PDF-podpis OKdokument świetnie sprawdza się w firmach i wśród osób indywidualnych działających w różnych branżach – agencjach HR, telekomunikacji, IT, automotive, energetyce, transporcie i wielu innych.

Jak uzyskać podpis elektroniczny OKdokument?

Proces utworzenia podpisu elektronicznego OKdokument jest wyjątkowo prosty.
Wystarczy bezpłatnie się zarejestrować, podając kilka podstawowych danych. Następnie otrzymasz dostęp do swojego konta, do którego możesz przesyłać dokumenty.

Dokument podpiszesz własnoręcznie, korzystając z ekranu dotykowego lub powierzchni do rysowania. Cały proces jest intuicyjny i przejrzysty. Możesz również skorzystać z funkcji wysłania dokumentu do podpisu online.

---

Bezpieczeństwo na pierwszym miejscu

W OKdokument przykładamy najwyższą wagę do bezpieczeństwa. Podpis elektroniczny jest zgodny z regulacjami Unii Europejskiej dotyczącymi uwierzytelniania, usług zaufania i podpisów elektronicznych.
Dodatkowo, ważność każdego podpisu jest potwierdzona certyfikatem opartym na EUTL.

Bezpieczeństwo zwiększa również funkcja blokady dokumentu po jego podpisaniu, dzięki czemu nie można wprowadzać żadnych zmian.

Z naszych usług korzysta już ponad 3000 zarejestrowanych użytkowników, a dzięki nim udało się zaoszczędzić ponad 120 000 stron papieru.
Dołącz do naszych zadowolonych klientów i ułatw sobie codzienną pracę!