Dlaczego podpis elektroniczny jest tak korzystny dla agencji nieruchomości? Warto poznać te korzyści!

Jako biuro nieruchomości prawdopodobnie pracujecie z wieloma rodzajami umów. Mogą to być rezerwacje nieruchomości, umowy kupna–sprzedaży, umowy najmu czy zgody na wprowadzenie oferty do systemu — wszystkie te dokumenty wymagają podpisów. Zarówno z waszej strony, jak i ze strony klienta. Jeśli nadal polegacie na papierowej formie, niepotrzebnie komplikujecie sobie pracę. Dlaczego?

Wady papierowych dokumentów w biurach nieruchomości

Tradycyjne papierowe dokumenty mają wiele wad, które prawdopodobnie sami odczuwacie na co dzień.

Wyższe koszty operacyjne

Drukowanie dokumentów kosztuje. Musicie posiadać drukarkę — a jeśli prowadzicie większe biuro nieruchomości, najpewniej potrzebujecie ich kilka. To samo dotyczy kserokopiarek. Codziennie drukujecie dziesiątki lub setki dokumentów, przez co tonery szybko się zużywają, a sprzęt wymaga konserwacji.

Po podliczeniu wszystkich kosztów związanych z drukiem okazuje się, że wydajecie na to setki, a nawet tysiące euro rocznie. Wyobraźcie sobie, że tych kosztów w ogóle nie ma. Zaoszczędzone pieniądze moglibyście wykorzystać o wiele efektywniej.

Czasochłonność

Nie tylko drukowanie i skanowanie zajmuje dużo czasu. Dochodzi także organizowanie papierowych umów i ich żmudne wyszukiwanie. W biurze musicie mieć wiele segregatorów, w których przechowujecie dokumenty. Gdy potrzebujecie znaleźć umowę sprzed trzech lat, samo jej szukanie może zająć kilka minut.

Na pierwszy rzut oka to niewiele, ale jeśli podliczycie cały czas spędzony w ciągu dnia na odkładaniu i szukaniu dokumentów, może to być ponad godzina dziennie.

Wydłużone finalizowanie umów

Być może znacie to z doświadczenia. Chcecie podpisać umowę rezerwacyjną z klientem, ale ten jest bardzo zajęty. Kilkukrotnie przekładacie spotkanie, dopasowujecie terminy, wykonujecie wiele telefonów. Taki proces jest nie tylko czasochłonny, ale również męczący — dla obu stron.

Ludzie są dziś przyzwyczajeni do załatwiania spraw online. Jeśli mają jechać przez pół miasta tylko po to, aby złożyć jeden podpis, odbierają to jako utrudnienie. Spotkania wyłącznie w celu podpisu niepotrzebnie wydłużają procesy i zwiększają ryzyko, że umowa ostatecznie nie zostanie zawarta.

Biuro nieruchomości a podpis elektroniczny

Elektroniczne podpisywanie dokumentów pozwala biurom nieruchomości zaoszczędzić mnóstwo czasu, pieniędzy i stresu. Dzięki niemu możecie działać szybciej, efektywniej i finalizować więcej transakcji. Klienci również to docenią. Pytanie brzmi: jak podpisać dokument elektronicznie tak, aby uzyskać wszystkie korzyści?

Kwalifikowany podpis elektroniczny

Gdy mówimy o podpisie elektronicznym, wiele osób myśli o kwalifikowanym podpisie, wymagającym dowodu osobistego z chipem oraz czytnika. To dobre rozwiązanie, ale w wielu obszarach mało przydatne dla biur nieruchomości.

Kwalifikowany podpis służy głównie do komunikacji z instytucjami państwowymi — sądami, urzędami skarbowymi czy administracją publiczną. Nie wykorzystacie go natomiast do podpisywania dokumentów dla banków ani klientów. Również jego użycie w kontaktach z wydziałami ksiąg wieczystych jest ograniczone.

Podpis elektroniczny OKdokument

Jeśli szukacie sposobu, aby szybko i wygodnie podpisać dowolny dokument PDF online — bez dowodu z chipem, bez czytnika, bez specjalnego oprogramowania — odpowiedzią jest OKdokument.

Dzięki naszemu rozwiązaniu podpisywanie online jest:

• szybkie,
• proste,
• bezpieczne,
• dostępne z każdego miejsca na świecie.

Wystarczy wgrać dokument, podpisać go na ekranie (myszką, dotykiem lub rysikiem) i pobrać gotowy plik.

Jak elektronicznie podpisać dokument za pomocą OKdokument?

Jak aktywować podpis elektroniczny i jak wstawić podpis do pliku PDF? Korzystanie z usługi OKdokument jest naprawdę proste. Wystarczy założyć bezpłatne konto, przesłać dokumenty w formacie PDF, podpisać je i wysłać swoim klientom, partnerom biznesowym lub instytucjom. Otrzymujesz przy tym następujące korzyści:

1. Wysokie bezpieczeństwo

Podpis elektroniczny OKdokument jest zgodny z zasadami Unii Europejskiej dotyczącymi uwierzytelniania oraz z przepisami GDPR. Dane podpisu są chronione szyfrowaniem, a e-podpis uniemożliwia wprowadzanie zmian w treści dokumentu. Dzięki temu nie istnieje ryzyko sfałszowania danych.

2. Łatwe wysłanie prośby o podpis

Po podpisaniu dokumentu z waszej strony możecie z łatwością poprosić drugą stronę — np. klienta — o złożenie podpisu. Aby podpisać dokument szybko i wygodnie online, klient nie musi zakładać konta ani instalować żadnej aplikacji. Wystarczy, że poda swój adres e-mail.

Do prośby o podpis możecie dodać również dwustopniowe uwierzytelnienie przez SMS, aby mieć pewność, że dokument otworzy wyłącznie właściwa osoba.

3. Szybkość i efektywność

Dzięki OKdokument wszystkie wasze dokumenty będą przechowywane online, uporządkowane w przejrzystych folderach. Odnajdziecie je w ciągu kilku sekund. Pozyskiwanie podpisów nie będzie już trwać godzinami — zajmie jedynie kilka minut.

Nie musicie nic drukować ani organizować spotkań z klientami. Wasze biuro nieruchomości zacznie działać znacznie sprawniej, zapewnicie klientom wysoki komfort, a zamiast tracić czas na żmudne czynności, możecie skupić się na rozwoju swojego biznesu.