Digitalizacja dokumentów i automatyzacja procesów

 

Większość dokumentów, z którymi obecnie pracują firmy, najprawdopodobniej ma pochodzenie elektroniczne. Możesz użyć cyfrowej transformacji, aby zautomatyzować przepływ pracy i wyeliminować czasochłonne procesy ręczne i niepotrzebną administrację.

Jednym z najczęstszych powodów, dla których dokumenty opuszczają środowisko cyfrowe, jest akceptacja ich treści poprzez amortyzację w formie tradycyjnej. To znacznie spowalnia transformację i zwiększa ryzyko błędów spowodowanych ręcznym procesem przetwarzania.

Odpowiedzią na ten problem jest cyfryzacja podpisów. Firma musi jednak zdecydować, jaką formę podpisu elektronicznego wybrać. Do selekcji wchodzą takie czynniki jak wymagania integracyjne, praca z dokumentami wyłącznie we własnej infrastrukturze, ale także segment, w którym działa firma.

 

Wybór podpisu elektronicznego

W praktyce stosuje się trzy rodzaje zgód na treści cyfrowe, które definiuje europejskie rozporządzenie eIDAS (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014), które obowiązuje również w Czechach:

Prosty podpis elektroniczny
Ulepszony podpis elektroniczny
Kwalifikowany podpis elektroniczny

Prosty podpis elektroniczny nie ma precyzyjnie określonych kryteriów formatu czy poziomu bezpieczeństwa. Zwykle jest to podpis w wiadomościach e-mail lub zeskanowany podpis odręczny.

Ulepszony podpis elektroniczny musi spełniać kilka kryteriów. Zgodnie z eIDAS, art. 26:

a) jest jednoznacznie powiązany z sygnatariuszem;

b) umożliwia identyfikację tożsamości sygnatariusza;

c) jest generowany przy użyciu danych, które sygnatariusz mający wysoki stopień pewności może wykorzystać pod swoją wyłączną kontrolą; oraz

d) jest powiązany z danymi przez nią podpisanymi w taki sposób, aby można było zidentyfikować każdą dodatkową zmianę danych.

Ulepszony podpis gwarantuje zatem większe bezpieczeństwo i możliwość identyfikacji podpisującego. Jest to np. odręczny podpis elektroniczny o cechach podpisu (zapis danych takich jak prędkość skoku, nacisk itp.), podpis dokumentów w bezpiecznej strefie (np. bankowość internetowa), gdzie klient podpisuje się wpisując hasło z weryfikacja dwuskładnikowa (np. token z aplikacji bankowej).

Podpis kwalifikowany jest również formą podpisu wzmocnionego, ale dodatkowo muszą być spełnione dodatkowe wymagania dotyczące identyfikacji podpisującego:

certyfikat podpisu kwalifikowanego wystawiany jest przez urząd certyfikacji,
certyfikat jest przechowywany na nośniku certyfikowanym przez NBU (np. dowód osobisty)

Główną różnicą w stosunku do podpisu prostego i ulepszonego jest to, że podpis kwalifikowany zawiera tożsamość sygnatariusza, która została zweryfikowana przez urząd certyfikacji. W innych formach podpisu tożsamość podpisującego jest wychwytywana np. w unikalnych cechach podpisu lub w innych danych podpisu (GPS, IP, dostarczenie dokumentów na e-mail, wprowadzenie hasła jednorazowego, logowanie do strefy klienta / bankowości internetowej itp.). Eksperci biblijni, eksperci sądowi zajmujący się systemami informacyjnymi, mogą następnie pracować z tymi danymi w dowodach sądowych.

Bezpieczeństwo i użyteczność

Podpis kwalifikowany zawiera tożsamość sygnatariusza, ale jest stosunkowo złożony w użyciu i ma bardzo specyficzne wymagania dotyczące zarówno sprzętu, jak i używanych aplikacji. Podpis kwalifikowany może również stanowić zagrożenie bezpieczeństwa dla właściciela certyfikatu, jeśli musi go używać w obcym urządzeniu (np. dowód osobisty z chipem). W scenariuszach podpisywania z klientem lub w dokumentacji wewnętrznej, gdzie nacisk kładzie się na procesy następujące po podpisie, podpis kwalifikowany stwarza kilka przeszkód.

Jeśli nie jest to uregulowane przez prawo (np. złożenie zeznania podatkowego może nastąpić tylko z podpisem własnoręcznym lub kwalifikowanym certyfikatem) możliwe jest użycie dowolnej formy podpisu elektronicznego. Najpopularniejszym rodzajem podpisu jest zaawansowany podpis elektroniczny, który stanowi środek pomiędzy możliwościami użytkowania a jego bezpieczeństwem. Tworzy użyteczne i integrowalne narzędzie dla procesów wewnątrz i na zewnątrz firmy. W przypadku praktyki handlowej bardziej odpowiednie jest digitalizowanie powszechnego procesu papierowego z ulepszonym podpisem elektronicznym.

Jak przygotować się do wprowadzenia podpisów elektronicznych

Przed poszukiwaniem rozwiązania do podpisu firma powinna przeprowadzić analizę wewnętrzną i odpowiedzieć na kilka powiązanych pytań:

Analiza obecnego procesu podpisywania

W jakich scenariuszach firma podpisuje się na papierze?
Co można poprawić w procesie papierniczym?

Jakie dokumenty firma chce podpisywać elektronicznie?
Jak wygląda uzgadnianie treści z klientem - osobiście czy zdalnie?
Gdzie będą podpisywane dokumenty - w oddziałach, wewnętrznie?
Jaka forma podpisu elektronicznego jest odpowiednia?
Dokumenty

Gdzie powstają dokumenty cyfrowe?
Gdzie są archiwizowane dokumenty cyfrowe?
Jak dostarczyć dokumenty elektroniczne do klienta?

Jaki jest wpływ nowych procesów podpisu na systemy wewnętrzne?
Kiedy przeprowadzić analizę prawną i przygotować zgodę na podpis elektroniczny?

Wprowadzenie podpisu elektronicznego to nie tylko rozpoczęcie podpisywania dokumentów cyfrowych, ale także zmiana wewnętrznych procesów i nawyków. Czynnikami ryzyka są systemy wewnętrzne firmy, na które wpływ ma również podpis elektroniczny (np. przechowywanie dokumentów, CRM, strefa klienta).

Wprowadzając podpis elektroniczny, lepiej wybrać tylko jeden rodzaj dokumentów, które mają najprostszy proces podpisywania, przyniosą natychmiastowe korzyści. Następnie należy ocenić, w jaki sposób nastąpiło podpisanie dokumentu od powstania dokumentu do informacji zwrotnej od interesariuszy, wyciągnąć wnioski, zaproponować usprawnienia i przystąpić do digitalizacji innego rodzaju dokumentu.

Wreszcie, ważne jest, aby pomyśleć o klientach końcowych i poprawnie zakomunikować zmianę w podpisaniu oraz wystarczająco wyjaśnić, jak będzie przebiegał nowy proces składania podpisu elektronicznego.

Wdrożenie i koszty

Obecnie na rynku istnieje stosunkowo szeroka gama gotowych rozwiązań do podpisu, które można zastosować niemal od razu. Oferują podstawowe opcje integracji i ustawienia wstępne procesów. To od firmy zależy, czy może pracować z gotowym rozwiązaniem, czy też musi bardziej zintegrować rozwiązanie ze swoją infrastrukturą.

Przy wdrażaniu podpisu elektronicznego, w zależności od złożoności procesów i specyficznych wymagań, takie wdrożenie może trwać od 1 miesiąca do 1 roku. Zależy to głównie od liczby zintegrowanych systemów, a także od formy podpisu elektronicznego.

Jednocześnie modyfikacja systemów wewnętrznych (w razie potrzeby) wchodzi w cały okres wdrożenia, który w większości pokrywają dostawcy tych systemów.

Koszty wdrożenia podpisu elektronicznego można podzielić na:

Opłata licencyjna za rozwiązanie podpisu elektronicznego (zgodnie z polityką licencyjną może to być opłata jednorazowa, opłata miesięczna, opłata transakcyjna / podpisany dokument)
Umowa o poziomie usług (SLA)
Opłaty za rozwój / integrację / wdrożenie
Cena sprzętu potrzebnego do podpisywania (tablety, tablety do podpisów, komputery)
Cena modyfikacji systemów wewnętrznych firmy
Cena czasu pracowników firmy, którzy zajmowali się tematem podpisów elektronicznych

Jeśli firma nie ma wysokich wymagań w zakresie integracji i personalizacji, może skupić się na rozwiązaniach chmurowych, ew. Oprogramowanie jako usługa. W takim przypadku koszty ograniczają się do wyboru konkretnego pakietu funkcjonalności, zdefiniowanego przez usługodawcę. Jest to zazwyczaj liczba kont, ilość podpisanych dokumentów czy dodatkowe usługi integracyjne (takie jak Google Drive). Koszty wdrożenia takiej usługi są niższe, ale jednocześnie oferują znacznie węższy zakres możliwości personalizacji. Przy tego typu rozwiązaniu należy również mieć na uwadze fakt, że dokumenty opuszczają infrastrukturę IT firmy.

Optymalizacja i automatyzacja procesów

Cyfryzacja dokumentów i związanych z nią przepływów pracy może znacząco poprawić efektywność pracy, obniżyć koszty i zwiększyć satysfakcję klientów. Ale jak podejść do optymalizacji zdigitalizowanych procesów?

Mapowanie przepływu dokumentów

Mapa procesu działa jak schemat blokowy, który pokazuje poszczególne zadania w procesie oraz osoby odpowiedzialne. Wskazuje niezbędne zasoby, osoby odpowiedzialne i kolejne kroki w obiegu dokumentów. Mapa pomoże firmie zidentyfikować obszary wymagające optymalizacji.

Porównanie przebiegu procesów dla poszczególnych dokumentów

Zidentyfikuj metryki, które będziesz śledzić podczas pomiaru wydajności procesu. Metryki mogą obejmować szybkość przetwarzania, częstotliwość i liczbę błędów, czas personelu lub zwrot z inwestycji w przepływ pracy.

Analiza ścieżki w procesach

Na tym etapie konieczne jest zidentyfikowanie przeszkód w procedurach pracy i skupienie się na identyfikacji problemów. Firma identyfikuje kluczowe przyczyny spowalniające proces, w których występują częste błędy lub niepotrzebne kroki.

Modelowanie nowych procesów zarządzania dokumentami

Po zidentyfikowaniu krytycznych procesów nadszedł czas na modelowanie nowego procesu. Jest to wizualizacja każdego kroku w nowym obiegu, do którego będą kierowane dokumenty i kto musi zatwierdzić treść.

Automatyzacja zarządzania dokumentami

Celem cyfrowego obiegu dokumentów jest system, który automatycznie określa prawidłowy obieg dokumentów. Zintegrowanie procesu zatwierdzania z obiegiem dokumentów otwiera przestrzeń do stosowania podpisów elektronicznych. Spowoduje to usunięcie obowiązku ręcznego drukowania, podpisywania i skanowania dokumentów, a także ręcznego przekazywania do innej osoby zatwierdzającej. Należy również wziąć pod uwagę automatyzację generowania dokumentów i ustawić ich automatyczną dystrybucję do zainteresowanych stron.

Dzięki prawidłowemu wprowadzeniu podpisów elektronicznych firma staje się bardziej efektywna nie tylko wobec klienta, ale także wewnętrznie. Eliminuje błędy, które były częścią procesu papierowego i może szybciej dostarczyć produkt, usługę, fakturę lub wypełnić stosunek umowny do klienta / strony.