Jak pozbyć się papieru w biurze? Pomoże w tym innowacyjny podpis online

Czy wiesz, że w samej Ameryce firmy wydają ponad 120 miliardów dolarów rocznie na druki? Ponadto statystyki pokazują, że osoby pracujące w urzędach spędzają 30-40% czasu na szukaniu papierowych dokumentów w segregatorach. Czy dla ciebie też brzmi to onieśmielająco?

W takim razie warto zwrócić uwagę na nowoczesny trend – biura bez papieru. To, co w przeszłości brzmiało jak utopia, dziś jest powszechną rzeczywistością. Digitalizacja dokumentów papierowych jest naprawdę łatwa dzięki zaawansowanym technologiom i nie wymaga dużych nakładów inwestycyjnych.

Co powinieneś zrobić, jeśli zdecydujesz się założyć biuro bez papieru i jaką rolę w tym zakresie odgrywa elektroniczny podpis?

PODSTAWĄ JEST ZMIANA W PROCESACH WEWNĘTRZNYCH

Jeśli chcesz pozbyć się papierkowej roboty w swoim biurze, pierwszym krokiem jest dostosowanie codziennych procesów. Spróbuj wyłączyć drukarkę na tydzień, a szybko dowiesz się, które procedury wymagają modyfikacji.

Przejście na rozwiązania chmurowe

Większość firm bez papieru korzysta ze współdzielonej pamięci masowej w chmurze, dzięki której więcej osób może uzyskać dostęp do poszczególnych dokumentów. Może je sprawdzić i wyregulować w ciągu kilku sekund, bez konieczności pracochłonnego pchania.

Korzystanie z urządzeń przenośnych

Komputery stacjonarne są wrogiem biur bez papieru. Na przykład, jeśli utworzysz dokument i chcesz zaprezentować go współpracownikom na spotkaniu, nie możesz pokazać im go na swoim komputerze. Jeśli nie korzystasz z internetowej platformy do udostępniania plików, nie będziesz miał innego wyjścia, jak tylko ją wydrukować. Dobrym rozwiązaniem w tym zakresie są laptopy i tablety, które zapewniają większą elastyczność.

KORZYSTASZ Z USŁUG ELEKTRONICZNYCH WŁADZ?

Nawet jeśli ustawisz wewnętrzne procesy swojej firmy na całkowicie cyfrowe, nie oznacza to, że inni automatycznie się do nich dostosują. Na szczęście już dziś wiesz, jak komunikować się online z instytucjami rządowymi, bez papierkowej roboty. Nie można jednak obejść się bez kwalifikowanego podpisu elektronicznego i dowodu osobistego z chipem.

Dokumenty z urzędów zostaną wysłane na Twój adres e-mail, a nie do Twojej skrzynki pocztowej. Ponadto możesz przetwarzać wiele próśb lub powiadomień online. Choć usługa ta nie jest idealna i ma swoje wady, jeśli chcesz pozbyć się papierkowej roboty w firmie, zdecydowanie warto z niej skorzystać.

PODPIS DOKUMENTU ELEKTRONICZNEGO

Kwalifikowany podpis elektroniczny to jedno, ale jeśli chcesz szybko i beztrosko podpisywać różne umowy, wnioski i inne dokumenty dla swoich partnerów biznesowych lub klientów, skorzystaj z OKdokument e-podpisu. Przynosi to szereg cennych korzyści.

Koniec z drukowaniem i skanowaniem!

Wyobraź sobie, że partner biznesowy wysyła Ci umowę do podpisania. Jeśli zastosowałeś przestarzałe metody, najpierw wydrukujesz go, a następnie podpiszesz, zeskanujesz i odeślesz. Spędzałbyś na tym dużo czasu, kosztowałoby to pieniądze i nie byłbyś wzorowy pod względem ekologii.

OKdokument Electronic Signature Online umożliwia podpisywanie dokumentów w formie cyfrowej bez żadnego drukowania. I za kilka sekund! Jak podpisać plik PDF online? Procedura jest prosta. Wystarczy, że zarejestrujesz się za darmo, wgrasz dokumenty na swoje konto, zarejestrujesz się i wyślesz.

Bezpieczeństwo jest najważniejsze

Oczywiście podpisywanie dokumentów online musi być bezpieczne. Podpis elektroniczny OKdokument jest zgodny z zasadami Unii Europejskiej dotyczącymi uwierzytelniania, zaufanych usług i podpisów elektronicznych. Certyfikat wydany na podstawie EUTL gwarantuje ważność każdego podpisu przy zachowaniu wszelkich środków ochrony danych osobowych.

Wreszcie, OKdokument z podpisem elektronicznym blokuje zawartość dokumentu. Na przykład nie ma ryzyka, że ​​ktoś zmodyfikuje treść podpisanej umowy. Więc nie wahaj się i stwórz własne biuro bez papieru! Więcej informacji o naszych usługach znajdziesz TUTAJ.