7 najczęstszych zastosowań podpisów elektronicznych w firmach

Powód jest prosty. Większość dokumentów powstaje dziś cyfrowo, jest wysyłana elektronicznie, a inne procesy firmowe również przebiegają online. Potem jednak przychodzi moment podpisu i dokument nagle trzeba wydrukować, podpisać, zeskanować i odesłać. Właśnie ten krok można wyeliminować dzięki podpisowi elektronicznemu.

Jeśli nadal zastanawiacie się, czy podpisywanie elektroniczne jest odpowiednie także dla mniejszej firmy, zobaczcie również, dlaczego z podpisu elektronicznego korzystają już także małe firmy. Gdzie zatem podpis elektroniczny jest najczęściej wykorzystywany w firmach? Przyjrzyjmy się siedmiu praktycznym przykładom.

1. Elektroniczne podpisywanie umów z klientami i partnerami biznesowymi

Umowy należą do najczęstszych dokumentów, przy których firmy korzystają z podpisu elektronicznego. Po uzgodnieniu warunków z klientem nie musicie już wysyłać dokumentu e-mailem z instrukcją, aby go wydrukował, podpisał odręcznie, zeskanował i odesłał. Umowę możecie wysłać bezpośrednio do podpisu online.

W OKdokumencie osoba podpisująca może otrzymać prośbę o podpis e-mailem i podpisać dokument bez konieczności zakładania własnego konta. Podpisywanie elektroniczne możecie wykorzystać na przykład w przypadku umów o świadczenie usług, umów ramowych, aneksów, zamówień, umów o zachowaniu poufności lub innych dokumentów między firmą a jej klientami czy partnerami.

Zaletą jest nie tylko mniejsze zużycie papieru. Podpis elektroniczny może skrócić czas między uzgodnieniem współpracy a podpisaniem dokumentu, zwłaszcza gdy poszczególne strony znajdują się w różnych miejscach. Więcej o praktycznych zaletach podpisywania online przeczytacie w artykule Dlaczego warto przejść na podpis elektroniczny?

2. Podpis elektroniczny w HR i dokumentacji kadrowej

Zatrudnienie nowego pracownika, zmiana warunków pracy czy codzienna obsługa kadrowa mogą oznaczać wiele dokumentów. W procesie papierowym dział HR musi przygotować dokumenty, rozesłać je, monitorować ich podpisanie, a następnie je przetworzyć lub zarchiwizować. Jeśli brakuje któregoś dokumentu, cały proces może się jeszcze wydłużyć. Dokumenty, w przypadku których forma elektroniczna jest odpowiednia i dopuszczalna, można wysyłać pracownikom do podpisu online. Podpisywanie elektroniczne może więc znaleźć zastosowanie podczas onboardingu nowych pracowników, a także w dalszej administracji kadrowej.

Jeśli proces składa się z kilku dokumentów, w OKdokumencie można je połączyć w jedną kopertę. Może ona zawierać dokumenty do podpisu, dokumenty przeznaczone do przeczytania oraz inne załączniki. Dzięki temu nowy pracownik otrzymuje powiązane dokumenty razem, a dział HR ma lepszy wgląd w cały proces.

3. Podpis online zamówień, ofert cenowych i potwierdzeń handlowych

Nie każda transakcja wymaga obszernej umowy. W wielu firmach klient potwierdza ofertę cenową, zamówienie, zakres świadczonych usług lub uzgodnione warunki handlowe. Właśnie w przypadku takich powtarzających się dokumentów podpis elektroniczny może znacznie uprościć proces między sprzedażą a realizacją.

Zamiast drukować i skanować, klient otrzymuje dokument do podpisu online i może podpisać go również zdalnie. Jest to praktyczne na przykład dla zespołów sprzedażowych, e-commerce, usługodawców lub firm, które regularnie przetwarzają większą liczbę zamówień i potwierdzeń. Im częściej ten sam proces podpisywania powtarza się, tym większe znaczenie może mieć jego cyfryzacja.

4. Podpisywanie dokumentów z klientem bezpośrednio w oddziale lub podczas spotkania

Podpis elektroniczny nie musi oznaczać wyłącznie podpisywania na odległość. W wielu sytuacjach klient ma bezpośredni kontakt z pracownikiem firmy: w oddziale, w sklepie, podczas oględzin nieruchomości lub na spotkaniu biznesowym. Również wtedy dokument papierowy można zastąpić cyfrowym.

Klient może przeczytać i podpisać dokument na przykład na tablecie lub innym urządzeniu dotykowym. Firma nie musi więc drukować dokumentu tylko po to, aby złożyć na nim podpis, a następnie ponownie go skanować. Taki sposób podpisywania elektronicznego może być praktyczny na przykład dla biur nieruchomości, pośredników finansowych, zespołów sprzedażowych czy firm posiadających placówki stacjonarne. Rezultatem jest jeden cyfrowy proces bez zbędnego przechodzenia od dokumentu na ekranie do papieru i z powrotem.

5. Umowy z dostawcami, freelancerami i zewnętrznymi współpracownikami

Współpraca od dawna nie jest związana z jednym biurem. Dostawca może pracować w innym mieście, freelancer może pochodzić z zagranicy, a zewnętrzny konsultant może ani razu nie spotkać się osobiście z waszym zespołem. Komunikacja, przekazywanie pracy i fakturowanie mogą przy tym odbywać się całkowicie online.

Papierowa umowa pozostaje wtedy jednym z ostatnich kroków przerywających cyfrowy proces. Elektronicznie można obsługiwać na przykład umowy o współpracy, umowy o zachowaniu poufności, aneksy, zamówienia lub inną dokumentację projektową.

Osoby podpisujące nie muszą znajdować się w jednym miejscu, a dokument nie musi podróżować pocztą ani krążyć między poszczególnymi stronami jako wielokrotnie skanowany załącznik. Podpis elektroniczny może więc stać się naturalnym elementem pracy z zewnętrznymi zespołami, dostawcami i zagranicznymi partnerami.

6. Zgody, potwierdzenia i wewnętrzne dokumenty firmowe

Podpisywanie elektroniczne nie dotyczy wyłącznie umów. Firmy pracują z wieloma dokumentami, w przypadku których muszą odnotować zgodę, potwierdzenie lub podpis konkretnej osoby. Może chodzić o dokumentację wewnętrzną, potwierdzenie odbioru, różne porozumienia lub inne dokumenty związane z codziennym funkcjonowaniem firmy.

W tradycyjnym procesie największym problemem często nie jest samo podpisanie dokumentu, lecz to, co następuje później. Kto już podpisał dokument? Kto jeszcze nie? Gdzie znajduje się jego najnowsza wersja? Czy dokument został zmieniony po podpisaniu? Cyfrowy proces podpisywania pomaga ujednolicić te kroki i ograniczyć przesyłanie różnych wersji dokumentów między uczestnikami.

W procesach, w których wymaga się wyższego poziomu weryfikacji lub wiarygodności, ważne jest również wybranie odpowiedniego rodzaju podpisu elektronicznego i sposobu identyfikacji osoby podpisującej. Więcej na ten temat wyjaśniamy w artykule o elektronicznej weryfikacji intencji i tożsamości.

7. Zautomatyzowane podpisywanie elektroniczne w systemach firmowych

Przy kilku dokumentach miesięcznie pracownik może po prostu wgrać dokument i wysłać go do podpisu. Co jednak w sytuacji, gdy firma przetwarza dziesiątki lub setki dokumentów? Wtedy większe znaczenie może mieć automatyzacja całego procesu.

Podpis elektroniczny można zintegrować z systemem, w którym firma już tworzy zamówienia, umowy lub dokumenty klientów. OKdokument oferuje API, za pomocą którego można połączyć podpisywanie elektroniczne z istniejącymi aplikacjami i procesami firmowymi. Dokument może wówczas powstać na podstawie danych z systemu firmowego, następnie zostać skierowany do podpisu, a po zakończeniu podpisywania wrócić do cyfrowego obiegu pracy bez zbędnego ręcznego przenoszenia plików.

Przy większej liczbie dokumentów podpis elektroniczny staje się więc nie tylko zamiennikiem odręcznego podpisywania na papierze, lecz także elementem cyfryzacji całego procesu firmowego. Temat ten omawiamy bardziej szczegółowo również w artykule Cyfryzacja dokumentów i automatyzacja procesów.

Które dokumenty warto zacząć podpisywać elektronicznie?

Cyfryzacja podpisywania nie musi oznaczać, że firma z dnia na dzień przestanie używać papieru we wszystkich procesach. Najłatwiej zacząć od dokumentów, które podpisujecie często i które obecnie wymagają najwięcej zbędnych czynności wykonywanych ręcznie.

Czy jest to umowa, którą co tydzień wysyłacie nowym klientom? Oferta cenowa, na której potwierdzenie handlowiec czeka kilka dni? Pakiet dokumentów przy zatrudnianiu pracownika? A może formularz, który klient podpisuje podczas każdej wizyty w oddziale?

To właśnie powtarzalne procesy mogą dawać największy potencjał oszczędności czasu. Podpis elektroniczny eliminuje bowiem nie tylko papier. Może również wyeliminować drukowanie, skanowanie, wysyłanie załączników, oczekiwanie na zwrot dokumentu czy ręczne przetwarzanie podpisanej wersji. Jeśli interesuje was szersze spojrzenie na korzyści z podpisywania elektronicznego dla mniejszych firm, przeczytajcie także artykuł Dlaczego małe firmy korzystają już z podpisu elektronicznego.

Podpis elektroniczny jako część firmy

Niezależnie od tego, czy chodzi o umowy z klientami, dokumentację HR, oferty cenowe czy współpracę z partnerami zewnętrznymi, zasada jest podobna: dokument, który powstał cyfrowo, nie musi opuszczać środowiska cyfrowego z powodu podpisu.

Z OKdokumentem możecie podpisywać dokumenty online, wysyłać je do podpisu innym osobom, podpisywać dokumenty podczas spotkań osobistych, przetwarzać kilka dokumentów w jednej kopercie i łączyć podpisywanie elektroniczne z systemami firmowymi.

Mniej drukowania oznacza również mniejsze zużycie papieru. Więcej o tym, jak podpisywanie elektroniczne wpisuje się w bardziej zrównoważone procesy firmowe, przeczytacie w artykule o zielonej transformacji i podpisie elektronicznym.