5 sposobów na wykorzystanie interfejsów API do podpisów elektronicznych

Czym jest API?

Na początek krótko: API to skrót od application programming interface, czyli interfejs programowania aplikacji. Wykorzystuje się go zarówno w aplikacjach mobilnych, jak i webowych.

Litera A w skrócie API oznacza aplikację, z której korzystają systemy komputerowe, np. do logowania się na konto czy wykonywania przelewów.

Kolejny element to programowanie. Aplikacja umożliwia komunikację twojego urządzenia z innymi systemami i jest zaprogramowana tak, aby przyjmować wprowadzone dane (np. dane logowania) oraz przetwarzać je na określone wyjścia.

Ostatnią časťou je interfejs, czyli sposób, w jaki użytkownik współpracuje z aplikacją. W przypadku aplikacji mobilnej jest to ekran dotykowy i przyciski, za pomocą których wykonujesz operacje.

Co właściwie robi API?

Najłatwiej zrozumieć działanie API, patrząc na funkcjonowanie stron internetowych. Aby uzyskać dostęp do strony, wpisujesz jej adres URL. Ten adres wysyła zapytanie do serwera, który przesyła zawartość strony do twojej przeglądarki.

API ułatwia takie „wywołania serwera”, aby aplikacje, programiści i strony mogły korzystać z baz danych lub usług. API działa jak brama do serwera – umożliwia programistom tworzenie własnych aplikacji, ale jednocześnie chroni serwer przed nadmiernym lub nieautoryzowanym dostępem. Dodatkowo pozwala wykorzystywać gotowe komponenty, co skraca czas tworzenia oprogramowania.

Podpisywanie z API w praktyce

1. Integracja podpisu elektronicznego ze stroną internetową, portalem klienta lub aplikacją

Podpisowanie dokumentów bezpośrednio na twojej stronie pozwala zautomatyzować wiele procesów i zapewnia, że klient nie musi jej opuszczać, aby dokończyć czynność (np. złożenie zgody czy podpisanie umowy).

Jeśli klient podpisuje prawnie wiążący dokument w znanym sobie środowisku cyfrowym, współczynnik konwersji znacząco rośnie.

2. CRM do wypełniania i wysyłania umów

Innym scenariuszem jest integracja API z twoim systemem CRM, aby umowy mogły być automatycznie wypełniane i wysyłane do podpisu.

To szczególnie przydatne wtedy, gdy pracujesz z długimi dokumentami zawierającymi wiele pól do uzupełnienia – po stronie klienta lub pracownika. Dzięki temu:

• proces tworzenia i wypełniania umów staje się szybszy,
• wzrasta prawdopodobieństwo, że klient podpisze dokument, ponieważ zajmuje mu to mniej czasu.

3. Pobieranie danych z wypełnionych dokumentów do CRM

Automatyczne wyciąganie danych z dokumentów do CRM zapewnia pełny i spójny obraz klienta oraz jego umów. Dzięki temu system CRM zawiera aktualne informacje, co pozwala działać szybciej i dokładniej.

API umożliwia automatyczną aktualizację danych bez ryzyka błędów ludzkich.

4. Masowe wysyłanie dokumentów do podpisu elektronicznego

Wysyłanie dużej liczby dokumentów indywidualnie może pochłaniać ogrom czasu. Dzięki API cały ten proces można w pełni zautomatyzować i wysyłać dokumenty do wielu odbiorców jednocześnie.

5. Automatyczne zapisywanie ukończonych dokumentów

Po podpisaniu dokumenty mogą zostać automatycznie zapisane na twoim serwerze i przesłane do CRM. Dzięki temu masz zawsze aktualny wgląd w działania klientów i lepszy porządek w dokumentach.

API i elektroniczny podpis online

Digitalizuj swoje umowy dzięki podpisowi elektronicznemu

Coraz więcej procesów odbywa się online, a korzystanie z papierowych umów staje się przestarzałe. Nadal otrzymujesz dużo korespondencji tradycyjną pocztą? Faktury, katalogi i inne dokumenty już w dużej mierze trafiają do nas e-mailem. Dlaczego więc wciąż skanujesz ważne umowy?

Dla niektórych podpis elektroniczny może na pierwszy rzut oka wydawać się niepewny. Ważny podpis wykonany na komputerze? Przecież po drugiej stronie ekranu może siedzieć ktokolwiek. Jednak Unia Europejska uznała podpis elektroniczny za prawnie wiążący — i to z dobrego powodu: procesy kryptograficzne zapewniają identyfikację stron umowy i uniemożliwiają modyfikację dokumentu po jego podpisaniu. Dlatego podpis elektroniczny jest legalny.

Elektroniczny podpis z prędkością światła

Podpisy elektroniczne to nowoczesny sposób udostępniania dokumentów i zawierania umów. Każda firma korzysta z innych programów do zarządzania i przetwarzania danych podstawowych. Wiele narzędzi do podpisu elektronicznego działa jako odrębne systemy i wymaga ponownego wprowadzania tych samych danych.

API pozwala łatwo zintegrować podpis elektroniczny z twoimi firmowymi narzędziami — niezależnie od tego, czy jest to DMS, ECM, CRM czy ERP. Zapomnij o zbędnej pracy. Umowę przygotujesz kilkoma kliknięciami, a wszystkie potrzebne podpisy otrzymasz natychmiast.

Wysoki poziom personalizacji

Zamiast uruchamiać kilka systemów jednocześnie, podpis elektroniczny działa bezpośrednio w twoich firmowych narzędziach. Możesz również wprowadzać indywidualne dostosowania — np. zmienić sposób wyświetlania dokumentów dla poszczególnych sygnatariuszy czy dostosować interfejs użytkownika podczas podpisu.