Mikor használjunk fokozott biztonságú és mikor minősített elektronikus aláírást?

A leggyakoribb hiba az, hogy az elektronikus aláírással csak a végén kezdenek foglalkozni

A dokumentumok elektronikus aláírását gyakran csak akkor kezdik el megoldani, amikor a dokumentum már elkészült, és azt „valahogy alá kell írni”. A gyakorlatban azonban ez már késő. Az elektronikus aláírás megfelelő típusát még azelőtt érdemes kiválasztani, hogy a dokumentumot elküldené az ügyfélnek, üzleti partnernek, munkavállalónak vagy hivatalnak.

Az ok egyszerű: az elektronikus aláírás nem csupán a toll digitális változata. Valójában az elektronikus aláírásnak több szintje létezik, és mindegyik más mértékű jogi bizonyosságot, technikai biztonságot és bizonyító erőt nyújt.

Egy hétköznapi dokumentum esetében gyakorlati választás lehet a fokozott biztonságú elektronikus aláírás. Jogilag érzékenyebb dokumentumoknál, a közigazgatással folytatott kommunikációnál vagy olyan műveleteknél, ahol a legmagasabb szintű bizonyosság szükséges, minősített elektronikus aláírásra lehet szükség.

A leggyakoribb hiba ezért nem az, hogy a cégek elektronikus aláírást használnak. A hiba akkor keletkezik, amikor mindenre ugyanazt az aláírástípust használják.

Miért nem elég azt mondani: „Írjuk alá elektronikusan”

Sok felhasználó az elektronikus aláírást egyetlen univerzális funkcióként értelmezi. A dokumentumot feltöltik a rendszerbe, elküldik aláírásra, majd az aláírás után elmentik. Felhasználói szempontból ez egyszerűnek tűnhet, jogi és folyamati szempontból azonban több kérdés is fontos:

• Tudja bizonyítani, hogy ki írta alá a dokumentumot?
• Tudja bizonyítani, hogy pontosan mit írt alá?
• Tudja bizonyítani, hogy a dokumentum az aláírás után nem módosult?
• Tudja igazolni az aláírás folyamatát, az aláírás időpontját és az aláíró személyazonosságát?

A dokumentumhoz a törvény konkrét aláírási formát ír elő?

Éppen ezek a kérdések döntik el, hogy az adott dokumentumhoz egyszerű, fokozott biztonságú vagy minősített elektronikus aláírás megfelelő-e. A mellékelt anyag hangsúlyozza, hogy az elektronikus aláírásnál nemcsak maga a dokumentum elektronikus aláírása fontos, hanem az alkalmazott aláírás típusa, az írásbeli forma teljesítése, az aláíró személy bizonyíthatósága és az egész folyamat bizonyítási biztonsága is.

Az elektronikus aláírást a dokumentum típusa, ne pedig megszokás alapján válassza ki

Az aláírás kiválasztásakor érdemes a dokumentumból kiindulni. Más mértékű bizonyosságra van szükség egy dokumentum átvételének igazolásánál, másra egy üzleti szerződésnél, másra egy hivatali beadványnál, és másra egy olyan dokumentumnál, amely jelentős jogi vagy pénzügyi következményekkel járhat.

Nem minden dokumentumhoz szükséges minősített elektronikus aláírás. Ugyanakkor nem minden dokumentumot célszerű a legegyszerűbb módon aláírni.

Gyakorlatiasabb megközelítés, ha a dokumentumokat kockázat szerint osztja fel:

Alacsony kockázat: hétköznapi igazolások, egyszerű belső hozzájárulások, adminisztratív értesítések.

Közepes kockázat: üzleti megállapodások, megrendelések, átvételi jegyzőkönyvek, ügyfél-hozzájárulások, szokásos jogi hatású szerződések.

Magasabb kockázat: hivatali beadványok, nagy értékű dokumentumok, jogilag érzékeny nyilatkozatok, olyan dokumentumok, amelyeknél a törvény vagy a másik fél erősebb aláírási formát követel meg.

Ennek köszönhetően az aláírás ésszerűen állítható be: gyorsan ott, ahol gyorsnak kell lennie, és biztonságosan ott, ahol biztonságosnak kell lennie.

Az elektronikus aláírás három szintje röviden

Az elektronikus aláírás különböző megbízhatósági szintű lehet. A hétköznapi felhasználó számára ez elsősorban egy dolgot jelent: nem minden elektronikus aláírás nyújt ugyanolyan mértékű bizonyosságot.

A gyakorlatban leggyakrabban három szinttel találkozunk:

• egyszerű elektronikus aláírás,
• fokozott biztonságú elektronikus aláírás,
• minősített elektronikus aláírás.

A köztük lévő különbség nemcsak technikai. A különbség elsősorban abban áll, mennyire jól tudjuk bizonyítani az aláíró személyazonosságát, a dokumentum tartalmát, a dokumentum sértetlenségét és az aláírás jogi erejét.

Egyszerű elektronikus aláírás: alapvető szint kevésbé kockázatos dokumentumokhoz

Az egyszerű elektronikus aláírás az elektronikus aláírás legalapvetőbb formája. Ilyen lehet például egy kattintással történő megerősítés, a név beírása egy elektronikus űrlapba, egy hozzájárulás bepipálása vagy a digitális környezetben történő megerősítés más egyszerű formája.

Elsősorban ott megfelelő, ahol nem jogilag vagy pénzügyileg érzékeny dokumentumról van szó.

Tipikusan például az alábbiakról lehet szó:

• kevésbé kockázatos belső igazolások,
• egyszerű hozzájárulások,
• adminisztratív nyilatkozatok,
• az információ megismerésének igazolása,
• jelentős jogi hatás nélküli hétköznapi belső kommunikáció.

Az egyszerű elektronikus aláírás praktikus lehet, bizonyító ereje azonban az adott folyamattól függ. Ha később egyértelműen bizonyítania kell, hogy ki írta alá a dokumentumot, pontosan mit írt alá, és hogy a dokumentum az aláírás után nem módosult, az egyszerű aláírás nem feltétlenül elegendő.

Az egyszerű elektronikus aláírás tehát inkább ott megfelelő, ahol a gyorsaság és az egyszerűség fontos, nem pedig a magas fokú jogi bizonyosság.

Fokozott biztonságú elektronikus aláírás: gyakorlati választás a legtöbb hétköznapi dokumentumhoz

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás magasabb szintű bizonyosságot jelent. A gyakorlatban gyakran ez a legpraktikusabb aláírástípus cégek, egyéni vállalkozók és szervezetek számára, amelyek online szeretnének dokumentumokat aláírni, ugyanakkor többre van szükségük egy egyszerű megerősítésnél.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás ott megfelelő, ahol bizonyítani kell, hogy ki írta alá a dokumentumot, mit írt alá, és hogy a dokumentum az aláírás után nem módosult.

Egy ilyen aláírásnál különösen fontos, hogy az aláírás:

• egyedileg kapcsolódik az aláíró személyhez,
• lehetővé teszi az aláíró személyazonosságának meghatározását,
• olyan adatok felhasználásával jön létre, amelyek az aláíró ellenőrzése alatt állnak,
• lehetővé teszi annak megállapítását, hogy az aláírt dokumentum az aláírás után utólag módosult-e.

Ezt a négy feltételt hangsúlyozza az elektronikus aláírásról szóló mellékelt anyag is, amely a fokozott biztonságú aláírást olyan folyamatok szempontjából fontos aláírásként magyarázza, ahol bizonyítani kell az aláíró személyazonosságát, a dokumentum sértetlenségét és az auditnyomot.

Mit old meg a fokozott biztonságú aláírás a gyakorlatban

Sok dokumentumnál nem maga az aláírás jelenti a legnagyobb problémát. A probléma akkor merül fel, amikor utólag azt kell tisztázni, ki írta alá a dokumentumot, melyik verziót írta alá, és hogy a dokumentum az aláírás után változott-e.

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás éppen ezekben a helyzetekben segít.

Jobban lehetővé teszi annak bizonyítását, hogy:

• ki írta alá a dokumentumot,
• mikor írták alá a dokumentumot,
• pontosan mit írtak alá,
• a dokumentum az aláírás után változatlan maradt-e,
• milyen volt az aláírás folyamata.

Ezért megfelelő például üzleti dokumentumoknál, szokásos kockázatú szerződéseknél, megrendeléseknél, jegyzőkönyveknél, ügyfél-hozzájárulásoknál, ingatlanügyi dokumentumoknál, szervizigazolásoknál, e-commerce dokumentumoknál vagy a belső céges ügyvitelben.

A fokozott biztonságú aláírás jó kompromisszum az online aláírás egyszerűsége és a magasabb bizonyítási biztonság között.

Minősített elektronikus aláírás: a legmagasabb szint jogilag érzékeny műveletekhez

A minősített elektronikus aláírás az elektronikus aláírás legmagasabb szintje. Ott használják, ahol rendkívül magas jogi bizonyosság szükséges, vagy ahol azt törvény, hivatal, intézmény vagy a másik szerződő fél megköveteli.

A minősített elektronikus aláírás különösen a jogilag jelentős dokumentumoknál és a közigazgatással folytatott kommunikációban rendelkezik a legerősebb pozícióval.

Tipikusan az alábbi esetekben találkozhat vele:

• közigazgatással szembeni elektronikus beadványok,
• hivataloknak, bíróságoknak vagy a kataszternek szánt dokumentumok,
• egyes meghatalmazások,
• jogilag érzékeny nyilatkozatok,
• nagy értékű vagy magas kockázatú dokumentumok,
• olyan helyzetek, ahol a minősített aláírást kifejezetten törvény vagy a másik fél követeli meg.

A minősített elektronikus aláírás tehát elsősorban ott megfelelő, ahol nem elég a dokumentum gyakorlati online aláírása, hanem a legmagasabb szintű jogi bizonyosságot kell elérni.

Nem szükséges azonban mindig minden dokumentumhoz használni. A hétköznapi üzleti vagy működési ügyvitelben a minősített aláírás feleslegesen bonyolult lehet, különösen akkor, ha a dokumentum nem igényel ilyen szintű aláírást.

Gyors összehasonlítás: egyszerű, fokozott biztonságú és minősített aláírás

Typ podpisu	Kedy dáva zmysel	Typické použitie
Jednoduchý elektronický podpis	Pri nízkom riziku a jednoduchom potvrdení	Interné potvrdenia, jednoduché súhlasy, menej rizikové vyjadrenia
Zdokonalený elektronický podpis	Keď potrebujete preukázať identitu, obsah, integritu dokumentu a priebeh podpisovania	Obchodné dokumenty, objednávky, protokoly, zmluvy s bežným rizikom, súhlasy klientov
Kvalifikovaný elektronický podpis	Keď to vyžaduje zákon, úrad, druhá strana alebo vysoké právne riziko	Úradné podania, súdne alebo katastrálne dokumenty, právne citlivé úkony

 

Alapszabály: minél magasabb a kockázat, annál erősebb aláírás szükséges

Az elektronikus aláírás kiválasztásakor nem kell rögtön technikai kérdéseket feltennie. A gyakorlatban jobb egyszerűbben kezdeni: milyen kockázat kapcsolódik ahhoz a dokumentumhoz, amelyet aláír?

Más szintű bizonyosságra van szükség egy hétköznapi igazolásnál, másra egy üzleti megrendelésnél, másra egy nagy értékű szerződésnél, és másra egy olyan dokumentumnál, amelyet hivatalnak küld.

Minél nagyobb a dokumentum jogi, pénzügyi vagy bizonyítási jelentősége, annál erősebb típusú elektronikus aláírást érdemes választani.

Miért fontosabb a dokumentum kockázata, mint a megszokás

Sok cég egyféleképpen állítja be az elektronikus aláírást, majd mindent ugyanúgy ír alá vele. Ez praktikus lehet, de nem mindig helyes.

Egyes dokumentumoknál felesleges lehet minősített elektronikus aláírást használni, mert az szükségtelenül bonyolítaná a folyamatot. Más dokumentumoknál viszont nem biztos, hogy elegendő az egyszerű megerősítés, mert vita esetén nehéz lenne bizonyítani, ki írta alá a dokumentumot, pontosan mit írt alá, és hogy a dokumentum az aláírás után nem módosult.

A cél nem az, hogy mindig a legerősebb aláírást használjuk. A cél a megfelelő aláírás használata.

A megfelelő aláírás azt jelenti, hogy a kiválasztott aláírástípus megfelel:

• a dokumentum jellegének,
• a jogi cselekmény értékének vagy jelentőségének,
• a vita valószínűségének,
• a törvény vagy a másik fél követelményeinek,
• az aláíró személyazonosságának, a dokumentum tartalmának és az aláírási folyamatnak a bizonyítási szükségletének.

Mikor megfelelő a fokozott biztonságú elektronikus aláírás

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás megfelelő a hétköznapi üzleti, adminisztratív és működési dokumentumokhoz, amelyeknél megbízhatóan bizonyítani kell az aláíró személyazonosságát, a dokumentum sértetlenségét és az aláírás folyamatát.

A gyakorlatban olyan dokumentumokról van szó, amelyeknek valós jelentőségük van, de amelyeknél általában nincs szükség a legmagasabb szintű aláírásra. Különösen fontos, hogy szükség esetén igazolni tudja:

• ki írta alá a dokumentumot,
• mikor írta alá,
• a dokumentum melyik verzióját írta alá,
• hogy a dokumentum az aláírás után nem módosult,
• milyen volt az aláírási folyamat.

A fokozott biztonságú aláírás ezért olyan dokumentumoknál ésszerű, amelyeket a cég vagy vállalkozás mindennapi működésében használnak. Például megrendeléseknél, árajánlatoknál, szokásos kockázatú szerződéseknél, átvételi jegyzőkönyveknél, szervizjegyzőkönyveknél, ügyfél-hozzájárulásoknál, átadási dokumentumoknál vagy belső céges ügyvitelben.

Ez praktikus választás ott, ahol többre van szükség egy egyszerű megerősítésnél, ugyanakkor nem szeretné feleslegesen bonyolítani az aláírást.

Mikor használjon minősített elektronikus aláírást

Minősített elektronikus aláírást ott használjon, ahol a törvény kifejezetten erősebb aláírási formát ír elő, ahol nagyobb jogi hatású műveletről van szó, vagy ahol a saját kezű aláírás hatását a lehető legmagasabb szintű jogi bizonyossággal szeretné elérni.

Tipikusan olyan helyzetekről van szó, ahol nem elég a dokumentum gyakorlati online aláírása. Olyan aláírásra van szüksége, amely a legmagasabb megbízhatósággal bír, és megfelelő jogilag érzékeny vagy formális műveletekhez.

Különösen akkor fontolja meg a minősített elektronikus aláírást, ha:

• a dokumentum hivatalhoz, bírósághoz, kataszterhez vagy más közintézményhez kerül,
• a törvény vagy konkrét intézmény minősített aláírást követel meg,
• a dokumentum nagy pénzügyi értékű,
• a dokumentum jelentős jogi következményekkel járhat,
• magasabb a vita kockázata,
• a másik fél kifejezetten minősített elektronikus aláírást kér.

Ezekben az esetekben nemcsak az aláírás gyorsasága fontos, hanem elsősorban a jogi bizonyosság és az egész művelet formai helyessége.

A minősített aláírást ott érdemes használni, ahol a helytelenül kiválasztott aláírás következményei lényegesen súlyosabbak lehetnek, mint az annak használatával járó adminisztráció.

Az aláírás és a kézbesítés nem ugyanaz

Az elektronikus dokumentumoknál gyakran megfeledkeznek még egy fontos dologról: a dokumentum aláírása automatikusan nem jelenti azt, hogy a dokumentumot megfelelően kézbesítették is a másik félnek.

Az aláírás elsősorban azt a kérdést kezeli, hogy ki írta alá a dokumentumot, és milyen tartalmat erősített meg. A kézbesítés más kérdést kezel: azt, hogy a dokumentum bizonyíthatóan eljutott-e a másik félhez.

Ez különösen azoknál a dokumentumoknál lehet fontos, ahol a törvény vagy a szerződéses feltételek megkövetelik, hogy a dokumentumot a másik fél ne csak aláírja, hanem megfelelően kézhez is kapja.

A mellékelt anyag helyesen hívja fel a figyelmet arra, hogy az írásbeli forma nem jelent automatikusan papíralapú formát. A dokumentum elektronikusan is lehet írásbeli, ha szövegben rögzített, és olyan módon írták alá, amely lehetővé teszi az aláíró személyének meghatározását és a cselekmény tartalmának bizonyítását. Ugyanakkor hozzáteszi, hogy külön kérdés a dokumentum kézbesítése a másik félnek.

Gyakorlati különbség az aláírás és a kézbesítés között

Képzelje el, hogy egy szerződésmódosítást küld üzleti partnerének. Ha a partner elektronikusan aláírja, elsősorban az aláírási folyamatot kezeli: ki írta alá, mit írt alá és mikor írta alá.

Egyes jogilag érzékeny dokumentumoknál azonban ugyanilyen fontos lehet az is, hogy bizonyítani tudja: a dokumentum valóban kézbesítésre került a másik félnek. Nem elég tehát csupán rendelkezni egy aláírt fájllal. A dokumentum körüli folyamatot is ellenőrzés alatt kell tartania.

Hétköznapi dokumentumoknál gyakran az aláírás és az auditnyom a döntő. Érzékeny dokumentumoknál ugyanilyen fontos lehet a bizonyítható kézbesítés is.

Ezért minden jelentősebb dokumentumnál két külön kérdést érdemes feltennie:

• Milyen aláírásra van szükségem a dokumentum érvényes vagy bizonyítási szempontból biztonságos aláírásához?
• Hogyan bizonyítom, hogy a dokumentum eljutott a másik félhez?
  Egyszerű döntési segédlet

Ha nem biztos benne, melyik aláírástípust használja, egy egyszerű szabály segíthet:

Kérdés	Mit jelent ez az aláírás kiválasztása szempontjából?
Ez csak egy egyszerű megerősítés, vagy egy kevésbé kockázatos beleegyezés?	Egy egyszerű elektronikus aláírás is elegendő lehet
Bizonyítani kell, hogy ki írta alá a dokumentumot, mit írt alá, és hogy a dokumentumot nem módosították?	A fokozott biztonságú elektronikus aláírás megfelelő
Ez hivatalos, jogilag érzékeny vagy magas kockázatú dokumentum?	Fontolja meg a minősített elektronikus aláírás használatát
A törvény, a hatóság vagy a másik fél előír-e valamilyen speciális aláírástípust?	Kövesse ezt a követelményt
Fontos-e a kézbesítés igazolása egy dokumentum esetében?	Az aláírás és a kézbesítési mód kezelése

 

Mikor használjon fokozott biztonságú elektronikus aláírást

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás praktikus választás olyan dokumentumokhoz, amelyeknél bizonyítási biztonságra van szükség, de a törvény vagy a másik fél nem követel meg minősített elektronikus aláírást.

Másképp fogalmazva: ott megfelelő, ahol nem elég egy egyszerű „megerősítem”, ugyanakkor nem szeretné feleslegesen bonyolítani az aláírást.

Megfelelő helyzetek a gyakorlatban

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás különösen a hétköznapi üzleti, adminisztratív és működési dokumentumoknál ésszerű, például:

• árajánlatoknál és azok elfogadásánál,
• megrendeléseknél és megrendelés-visszaigazolásoknál,
• szokásos kockázatú együttműködési szerződéseknél,
• átadási és átvételi jegyzőkönyveknél,
• szervizjegyzőkönyveknél,
• ügyfél-hozzájárulásoknál,
• megbeszélések jegyzőkönyveinél,
• dokumentum, áru vagy eszköz átvételének igazolásánál,
• online értékesítéshez vagy szolgáltatásnyújtáshoz kapcsolódó
• dokumentumoknál,
• hétköznapi bérleti, foglalási vagy üzleti dokumentumoknál,
• belső céges és működési űrlapoknál.

Ezekben a helyzetekben elsősorban az a fontos, hogy bizonyítani tudja, ki írta alá a dokumentumot, mit írt alá, mikor írta alá, és hogy a dokumentum az aláírás után nem módosult.

Miért éppen a fokozott biztonságú aláírás

A fokozott biztonságú elektronikus aláírás különösen azért megfelelő, mert összekapcsolja az online aláírás gyakorlatiasságát a magasabb bizonyítási biztonsággal.

Cégek, egyéni vállalkozók és szervezetek számára ez azt jelenti, hogy az aláírás lehet:

• gyors,
• távolról elérhető,
• egyszerű az aláíró számára,
• átlátható a küldő számára,
• nyomtatás, szkennelés és az aláírások kézi utánkövetése nélküli.

Egy olyan megoldásnál, mint az OKdokument, maga az aláírás körüli folyamat is fontos. Nem elég csak elküldeni a dokumentumot. Látnia kell, milyen állapotban van, ki írta már alá, és hol akadt el a folyamat.

A mellékelt anyag digitális aláírásnál négy alapvető elem figyelését javasolja: az aláíró személy azonosítását, a dokumentum védelmét, az auditnyomot és a dokumentum állapotának áttekintését.

Mikor használjon minősített elektronikus aláírást

Minősített elektronikus aláírást olyan dokumentumoknál használjon, ahol a legmagasabb fokú jogi bizonyosságra van szükség, vagy ahol azt törvény, hivatal, intézmény vagy a másik fél megköveteli.

Ez nem olyan aláírás, amelyet mindenre használnia kell. Sok hétköznapi üzleti helyzetben praktikusabb lehet a fokozott biztonságú elektronikus aláírás. A minősített aláírás azonban ott ésszerű, ahol a helytelen aláírási forma súlyosabb jogi következményekkel járhat.

Megfelelő helyzetek a gyakorlatban

Különösen azoknál a dokumentumoknál fontolja meg a minősített elektronikus aláírást, ahol:

• a törvény írásbeli formát és magasabb szintű bizonyosságot követel meg,
• elektronikus beadványról van szó az állam vagy a közigazgatás felé,
• a dokumentum jogilag érzékeny helyzetben helyettesíti a saját kezű aláírást,
• a dokumentum nagy pénzügyi vagy jogi értékű,
• a másik fél kifejezetten minősített aláírást kér,
• fokozott a vita kockázata.

Tipikusan ilyen lehet például az elektronikus beadvány a közigazgatási portálon, bíróságnak, kataszternek vagy állami szerveknek szánt dokumentumok, egyes meghatalmazások, jogilag jelentős nyilatkozatok, nagy értékű szerződések vagy olyan műveletek, amelyeknél a törvény vagy a szerződő fél minősített aláírást követel meg.

Miért sajátos a minősített aláírás

A minősített elektronikus aláírás az elektronikus környezetben a legközelebb áll a saját kezű aláíráshoz. A Slovensko.sk a papíralapú jogi cselekményeknél alkalmazott saját kezű aláírás megfelelőjeként írja le, és megállapítja, hogy az elektronikus formában végzett jogi cselekmények hitelesítésére használják a közhatalmi szervekkel és kereskedelmi szereplőkkel folytatott kommunikáció során.

Ugyanakkor nem pusztán „rákattintás az aláírásra”. A minősített elektronikus aláírás létrehozásához minősített tanúsítványra és aláíró alkalmazásra van szükség; a chippel ellátott személyi igazolvány a tanúsítvány hordozójaként szolgálhat. A közigazgatási portálon az aláíráshoz speciális alkalmazásokat és komponenseket használnak, például a Slovensko.sk-n keresztül elérhető KEP alkalmazáscsomagot.

Mikor a minősített aláírás a legjobb választás

A minősített elektronikus aláírást akkor használja, amikor nem elég a dokumentum gyors online aláírása, hanem a legmagasabb jogi bizonyosságra, formai helyességre vagy a hivatal, illetve a törvény követelményeinek teljesítésére van szüksége.

Magasabb jogi hatású dokumentumoknál nem érdemes kizárólag a kényelem alapján dönteni. Ha nem biztos benne, hogy egy konkrét dokumentumhoz minősített aláírás szükséges-e, ellenőrizze az illetékes hivatal vagy jogszabály követelményeit, vagy konzultáljon jogásszal.

Milyen aláírást használjon konkrét dokumentumnál?

A döntés legegyszerűbb módja, ha a konkrét helyzetből indul ki. Ne először azt kérdezze, melyik elektronikus aláírás a „legjobb”. Azt kérdezze, milyen dokumentumot ír alá, és mit kell vele kapcsolatban bizonyítania.

Az alábbi táblázat gyakorlati eligazításként szolgál hétköznapi helyzetekhez. Magas jogi értékű vagy speciális jogszabályi követelményű dokumentumoknál mindig érdemes ellenőrizni a konkrét szabályokat.

A helyzet	Ajánlott aláírástípus	Miért
Dokumentum átvételének megerősítése	Fejlett elektronikus aláírás	Bizonyítékot kell adni arról, hogy ki és mikor írta alá a dokumentumot.
Normál üzleti megállapodás	Fejlett elektronikus aláírás	Jó egyensúly az aláírás gyorsasága és a bizonyítási bizonyosság között.
Árajánlat vagy rendelés	Fejlett elektronikus aláírás	Gyakorlati megoldás a gyors online jóváhagyáshoz nyomtatás vagy szkennelés nélkül.
Szolgáltatási vagy átadási protokoll	Fejlett elektronikus aláírás	A dokumentum tartalma, az aláírás időpontja és az aláíró személye fontos.
Az ügyfél hozzájárulása a kérés feldolgozásához	Fejlett elektronikus aláírás	Bizonyítania kell, hogy az ügyfél hozzájárult az adatkezeléshez.
Közigazgatás elleni keresetindítás	Minősített elektronikus aláírás	A közigazgatás számos elektronikus beadványhoz KEP-et ír elő.
Dokumentum a kataszter, bíróság vagy hivatal számára	Minősített elektronikus aláírás	Az adott hatóság követelményei és a nagyobb jogbiztonság a meghatározó.
Nagy értékű vagy magas kockázatú szerződés	Inkább egy minősített elektronikus aláírás	Alkalmas nagyobb kockázatú pereskedés vagy jelentős jogi következmények esetén.
Rendszeres belső megerősítés	Egyszerű vagy fokozott biztonságú elektronikus aláírás	Attól függ, hogy csak egy egyszerű megerősítésre van-e szükséged, vagy egy naplófájlra.

 

Hogyan segít ebben az OKdokument

A megfelelő elektronikus aláírástípus fontos, de ugyanilyen fontos a dokumentum körüli folyamat is. A gyakorlatban ugyanis gyakran nemcsak arról van szó, hogy valaki aláírja a dokumentumot. El kell készíteni, el kell küldeni a megfelelő személynek, követni kell az aláírás állapotát, meg kell szerezni a végleges verziót, és biztosnak kell lenni abban, hogy a dokumentummal átláthatóan dolgoznak tovább.

Az OKdokument ott segít, ahol a cégeknek és egyéni vállalkozóknak gyorsan, online és felesleges papírmunka nélkül kell aláírniuk.

Nyomtatás, szkennelés, mellékletek továbbküldése és az aláírások kézi üldözése helyett a dokumentumot elektronikusan elküldheti aláírásra, követheti az állapotát, és a végleges aláírt verzióval digitális formában dolgozhat.

Kevesebb papírmunka, nagyobb kontroll a dokumentumok felett

A hétköznapi adminisztrációban az aláírás gyakran apró részleteken akad el: a dokumentum e-mailben várakozik, az aláírónak nem világos, mit kell tennie, a küldőnek nincs áttekintése az állapotról, a végleges verziót pedig több melléklet között kell keresni.

Az OKdokument leegyszerűsíti az egész aláírási folyamatot — a dokumentum elküldésétől annak aláírásáig.

A gyakorlatban ez azt jelenti:

• dokumentumok online aláírása nyomtatás és szkennelés nélkül,
• aláírás gyors bekérése ügyféltől, partnertől vagy munkatárstól,
• áttekintés arról, milyen állapotban van a dokumentum,
• munka a dokumentum végleges aláírt verziójával,
• a digitális tartalom védelme utólagos módosításokkal szemben,
  az aláírás auditnyoma.

Hol van a legnagyobb értelme az OKdokument használatának

Az OKdokument különösen olyan helyzetekre alkalmas, ahol a dokumentumokat gyakran, ismétlődően vagy távolról írják alá. Tipikusan olyan hétköznapi üzleti, adminisztratív és működési folyamatokról van szó, amelyekben a gyorsaság és a bizonyítási biztonság egyaránt fontos.

Használható például:

• árajánlatoknál és megrendeléseknél,
• ügyfelekkel vagy partnerekkel kötött szerződéseknél és megállapodásoknál,
• átadási és átvételi jegyzőkönyveknél,
• szervizdokumentumoknál,
• ingatlanügyi és foglalási dokumentumoknál,
• pénzügyi szolgáltatások dokumentumainál,
• e-commerce és sales folyamatokban,
• belső igazolásoknál és céges űrlapoknál.

A legnagyobb előny ott keletkezik, ahol az aláírás nem egyszeri kivétel, hanem a digitális workflow természetes része.

Az aláírást a dokumentum alapján válassza ki, a folyamatot digitálisan állítsa be

Az elektronikus aláírásnál nem igaz, hogy egyetlen aláírástípus mindenre megfelelő. A fokozott biztonságú elektronikus aláírás gyakorlati választás a hétköznapi céges és üzleti ügyvitel nagy részéhez. A minősített elektronikus aláírás elsősorban oda tartozik, ahol azt a törvény, hivatal, a másik fél vagy magasabb jogi kockázat megköveteli.