Hogyan kössünk üzletet közvetlenül az ügyféllel elektronikus aláírás használatával

Ha az ügyfél már döntött, miért várjunk a következő e-mailre?

Az értékesítő bemutatja a megoldást, áttekinti az ajánlatot az ügyféllel, megválaszolja a kérdéseket, és mindkét fél megállapodik a következő lépésekben. A teljes folyamat lezárása helyett azonban a találkozó gyakran ezzel a mondattal ér véget: „A szerződést elküldöm Önnek e-mailben.”

Ebben a pillanatban felesleges szünet keletkezik az ügyfél döntése és a tényleges aláírás között. A dokumentumot elő kell készíteni vagy meg kell keresni, el kell küldeni, majd várni kell, amíg az ügyfél időt talál arra, hogy megnyissa és aláírja. Néha az aláírást még sürgetni is kell. Így az értékesítési folyamat egyszerű utolsó lépéséből többnapos adminisztráció válhat.

A szerződés helyszíni aláírása lerövidíti ezt a köztes időt. Ha a dokumentum már a találkozó előtt elkészült, a feltételek jóváhagyása után az ügyfél rögtön továbbléphet az aláíráshoz. A szerződést vagy megrendelést ellenőrzi, majd elektronikusan aláírja a rendelkezésre álló eszközön.

Az elektronikus aláírás tehát nem csupán a papír helyettesítője. Segít leegyszerűsíteni az egész folyamatot a megállapodástól a megvalósításig, és kiküszöböli belőle azokat a manuális lépéseket, amelyek feleslegesen lassítják az üzletkötést. A papírmentes folyamatok előnyeiről bővebben szól a fenntarthatóságról és az elektronikus aláírásról szóló cikk.

Mit érdemes előkészíteni az ügyféllel való találkozó előtt

Ahhoz, hogy az ügyfélnél történő szerződésaláírás valóban gyors legyen, érdemes az aláírási folyamatot már a találkozó előtt előkészíteni. Az értékesítő az OKdokumentban előkészítheti a szerződést, a megrendelést és a szükséges mellékleteket. Ha egy üzlethez több dokumentum tartozik, ezeket egyetlen borítékba helyezheti, és beállíthatja a sorrendjüket. A dokumentumoknak nem kell azonos célt szolgálniuk: egyesek aláírásra, mások elolvasásra szolgálhatnak, továbbiak pedig kiegészítő mellékletek lehetnek.

Előre megadhatók az egyes aláírók is, és előkészíthetők azok a pontos helyek, ahol alá kell írniuk. Az interaktív mezők így oda vezetik az aláírót, ahol az adott műveletet el kell végezni. Magán a találkozón az értékesítőnek már nem kell azzal foglalkoznia, hogy a szerződés melyik változatát nyissa meg, hol kell az ügyfélnek aláírnia, vagy melyik mellékletet kell még elküldenie neki. A lényegre összpontosíthat: a megállapodás tartalmára és az üzlet lezárására.

Hogyan működik az elektronikus aláírás tableten, közvetlenül az ügyfélnél

Dokumentum aláírása tableten nem feltétlenül bonyolultabb, mint papíron aláírni. Az értékesítő megnyitja az előkészített dokumentumot tableten, mobiltelefonon vagy laptopon. Az ügyfél elolvashatja a szerződést, ellenőrizheti a megállapodás szerinti feltételeket, majd elhelyezheti az aláírását a kijelölt helyen.

Személyes találkozón helyszíni aláírás is használható. A dokumentum a boríték létrehozása után megnyílik az értékesítő eszközén, és az ügyfél közvetlenül azon írhatja alá. Nem kell előbb kinyomtatni a szerződést, tollal aláírni, majd szkennert keresni vagy fényképeket küldeni az aláírt oldalakról.

Az értékesítő számára a fő előny a folyamat folytonossága. Az ügyfél egyetlen találkozó keretében dönthet és alá is írhat, anélkül, hogy e két pillanat közé további adminisztráció ékelődne.

Milyen szerződéseket és dokumentumokat lehet az ügyfélnél aláírni

Az elektronikus aláírás értékesítők számára nem csak hagyományos üzleti szerződés aláírására szolgálhat. Mindenhol használható, ahol az értékesítési vagy megvalósítási folyamat során beleegyezést, jóváhagyást vagy átvételt kell rögzíteni. Közvetlenül a találkozón ilyen lehet például egy üzleti szerződés, megrendelés, árajánlat, együttműködési megállapodás vagy kiegészítés egy meglévő szerződéshez.

A lehetőségek azonban az üzlet lezárása után is folytatódnak. Elektronikusan kezelhető például elfogadási jegyzőkönyv, átadás-átvételi vagy szervizjegyzőkönyv, illetve átvételi igazolás. Ugyanez a dokumentumkezelési mód így a megbízást több szakaszon keresztül is kísérheti, az első megállapodástól a megvalósításon át egészen a termék vagy szolgáltatás átadásáig.

Mi történik, ha nincs jelen minden aláíró a találkozón?

B2B értékesítésben teljesen megszokott, hogy az a személy, akivel az értékesítő tárgyal, nem az egyetlen, akinek alá kell írnia a dokumentumot. A találkozón jelen lehet például az értékesítési vagy beszerzési vezető, miközben egy további aláírás az ügyvezetőtől vagy más jogosult személytől szükséges.

Ilyen esetben sem kell halogatni az üzleti szerződés találkozón történő aláírását. A találkozón jelen lévő ügyfél a rá eső részt közvetlenül a tableten írhatja alá. A dokumentum ezután továbbküldhető a következő aláírónak távoli aláírásra. Ő saját aláírási kérelmet kap, és később egészíti ki az aláírást.

Az OKdokumentban több aláíróval is lehet dolgozni, és a sorrendjük is beállítható. Ennek köszönhetően a személyes és a távoli aláírás egyetlen egymásra épülő folyamatban kapcsolható össze. Az értékesítőnek tehát nem kell olyan találkozóra várnia, ahol minden érintett fizikailag jelen van. Mindenki az adott helyzetnek megfelelő módon és időpontban írhatja alá a dokumentumot.

Szerződés helyszíni aláírása nyomtatás és szkennelés nélkül

A személyes találkozó nem feltétlenül jelent papíralapú folyamatot. A hagyományos eljárásnál az értékesítő előkészíti és kinyomtatja a szerződést, elviszi az ügyfélhez, és aláíratja vele. A dokumentum ezután visszakerül az irodába, ahol be kell szkennelni, el kell menteni, továbbítani kell másoknak, és szükség szerint a papíralapú eredetivel is foglalkozni kell.

Az elektronikus folyamat lényegesen rövidebb lehet: előkészített dokumentum → ügyfél általi ellenőrzés → elektronikus aláírás tableten → a következő személy aláírása → elkészült dokumentum.

Az aláírás után a dokumentumnak nem kell újabb nyomtatási, szkennelési és e-mailes körön végigmennie. Közvetlenül továbbhaladhat a következő aláíróhoz, és a folyamat befejezése után elektronikus formában maradhat tárolva. A vállalat egyúttal csökkenti a papíralapú adminisztráció mennyiségét, valamint a nyomtatással, kezeléssel és a dokumentumok fizikai archiválásával járó költségeket. A papírmentes folyamatok témájával részletesebben foglalkozik a zöld átállásról és az elektronikus aláírásról szóló cikk.

Elektronikus aláírás terepen dolgozó értékesítők számára

Elektronikus aláírás terepen dolgozó értékesítők számára mindenhol használható, ahol a megállapodás, a megvalósítás vagy az átadás a hagyományos irodán kívül történik. Tipikus példa erre az ügyfélhez látogató értékesítő. Ugyanez az elv alkalmazható showroomban vagy üzletben, ahol a vásárló közvetlenül a vásárláskor írja alá a megrendelést, vagy vásáron vagy konferencián, ahol az üzleti beszélgetés konkrét megállapodássá alakulhat.

Az elektronikus aláírás a kifejezetten értékesítési pozíciókon kívül is gyakorlati hasznot nyújt. A szerviztechnikus a munka elvégzése után aláírathatja az ügyféllel a szervizjegyzőkönyvet. A kivitelezőcsapat a munka átadásakor vagy szereléskor igazolhatja az elvégzett munkák átvételét, a fióktelep pedig papíralapú dokumentáció létrehozása nélkül intézheti az ügyfél aláírását elektronikusan.

A közös nevező az, hogy egy adott lépést közvetlenül ott kell lezárni, ahol éppen megtörténik. Ha ugyanabban a pillanatban a dokumentáció is befejezhető, elmarad az irodába való visszatérés utáni további adminisztráció.

Mi következik a dokumentum aláírása után

Az értékesítési folyamat gyakran nem ér véget az aláírással. A vállalat számára éppen ellenkezőleg, ez annak a jele, hogy megkezdődhet a következő szakasz, például a megbízás teljesítése, a számla kiállítása, az áru megrendelése vagy a szállítási időpont megtervezése.

Az OKdokument ezért azt is lehetővé teszi, hogy kezeljük, mi történik magát az aláírást követően. A felhasználó nyomon követheti a boríték állapotát és előzményeit, az aláírás befejezése után pedig további személyek is értesítést kaphatnak az eredményről.

Ha például az értékesítő új megbízást zár le, az aláírt dokumentumot nem kell manuálisan továbbítania a kollégáknak. A folyamatba bevonható egy további e-mail-cím, amelyhez tartozó személy nem írja alá a dokumentumot, de a befejezés után értesítést és a végleges dokumentumokat kap. Így értesíthető például az értékesítési, pénzügyi, adminisztratív vagy megvalósítási részleg. Az elektronikus aláírás ezzel a vállalat szélesebb körű munkafolyamatának természetes részévé válik, nem pedig elszigetelt utolsó lépéssé.

Milyen szintű elektronikus aláírást válasszunk

Nem minden dokumentumhoz kell ugyanaz az elektronikus aláírás. A megfelelő szint a dokumentumtól, az aláíró kívánt azonosítási módjától és a vonatkozó jogi vagy belső követelményektől függ.

A szokásos üzleti folyamatban nem cél automatikusan a legmagasabb aláírási szintet használni. Fontos az adott helyzethez illő módot választani. Az OKdokument támogatja a kézzel írt elektronikus aláírást auditnaplóval, valamint a minősített elektronikus aláírást (KEP/QES) a magasabb szintű azonosítást igénylő esetekben.

Speciális törvényi követelményeknél mindig érdemes ellenőrizni, milyen aláírási forma szükséges az adott jogügylethez.

Szerződésaláírás tableten a gyakorlatban

Képzeljünk el egy értékesítőt, aki ügyfélhez megy. Az árajánlatot már korábban áttekintették, a találkozó célja pedig a megrendelés utolsó feltételeinek megerősítése. A találkozó előtt az értékesítő előkészíti a megrendelést az OKdokumentban, hozzáadja a szükséges mellékleteket, beállítja az aláírókat, és kijelöli, hol kell aláírniuk.

A találkozón átbeszélik az utolsó részleteket. Az ügyfél elfogadja az ajánlatot, így nem kell újabb e-mailre várnia. Az értékesítő megnyitja az előkészített dokumentumot, az ügyfél pedig helyben elvégzi a szerződés aláírását tableten. A találkozó után a dokumentumhoz még kell az ügyfél cégvezetőjének aláírása, aki nem volt jelen. A dokumentum ezért elektronikusan továbbmegy hozzá, a cégvezető pedig aláírási kérelmet kap.

A befejezés után az értékesítő megkapja a végleges dokumentumot, és továbbléphet, például átadhatja a megbízást megvalósításra. Itt látszik a tabletes elektronikus aláírás fő előnye. A technológia nem változtat azon, ahogyan az értékesítő kapcsolatot épít az ügyféllel. Viszont megszünteti a felesleges adminisztratív rést aközött, hogy az ügyfél „igent” mond, és hogy a vállalat cselekedni kezdhet.

Az OKdokumenttal az értékesítő lerövidítheti a megállapodástól az aláírt dokumentumig vezető utat, és felesleges papíralapú adminisztráció nélkül folytathatja a megbízás megvalósítását.

Zárja le az üzletet ott, ahol létrejött

Az üzleti találkozónak nem kell új naptárfeladattal és azzal zárulnia, hogy „elküldöm a szerződést”. Ha a dokumentum előre elkészült, az ügyfél helyben ellenőrizheti és aláírhatja, a többi aláíró pedig távolról csatlakozhat.

Gyakran ismételt kérdések a táblagépen történő elektronikus aláírással kapcsolatban