Hogyan írjunk alá egyszerűen egy dokumentumot online nyomtatás, szkennelés és felesleges papírmunka nélkül

Alá kell írnia egy dokumentumot. Tényleg ki kell nyomtatnia?

Alá kell írnia egy dokumentumot. Ezért kinyomtatja, aláírja, beszkenneli és visszaküldi.

A kérdés az: muszáj ennek így lennie?

A legtöbb hétköznapi helyzetben ma már nem. A dokumentumot ma már online is aláírhatja nyomtató, szkenner, fizikai toll és felesleges mellékletküldözgetés nélkül. Elég elektronikus aláírást használni.

Az elektronikus aláírás lehetővé teszi a dokumentum digitális aláírását: gyorsan, egyszerűen és papírmunka nélkül.

Miért feleslegesen bonyolult a nyomtatás és a szkennelés

Első pillantásra úgy tűnhet, hogy egy dokumentum kinyomtatása, aláírása és visszaszkennelése egyszerű. A gyakorlatban azonban ez az eljárás gyakran több lépést jelent, mint amennyire szükség lenne.

Szüksége van nyomtatóra.
Szüksége van papírra.
Fizikailag alá kell írnia a dokumentumot.
Le kell fényképeznie vagy be kell szkennelnie.
Ellenőriznie kell, hogy olvasható-e.
És csak ezután küldheti vissza.

Egyetlen aláírásból így egy kisebb adminisztratív folyamat lesz.

És ha a dokumentumot több ember írja alá, az egész folyamat még tovább tart. Valaki kinyomtatja a dokumentumot, valaki elfelejti elküldeni, valaki a rossz verziót írja alá, valaki pedig gyenge minőségű mobiltelefonos fotóként küldi vissza.

Az online aláírás a legegyszerűbb út

Elektronikus aláírás esetén a dokumentum végig digitális formában marad. Nem kell kinyomtatnia, beszkennelnie vagy kézzel archiválnia.

A dokumentumot online aláírhatja, és néhány percen belül visszaküldheti.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy:

• megnyitja a dokumentumot elektronikus formában,
  online aláírja,
  visszaküldi a feladónak,
  vagy aláírást kér valaki mástól.

Az egész folyamat gyorsabb, átláthatóbb és kényelmesebb. Különösen olyan dokumentumok esetében, amelyeket gyakran kell aláírni, például megrendelések, árajánlatok, szerződések, jegyzőkönyvek, hozzájárulások, igazolások vagy belső dokumentumok.

Mikor éri meg az elektronikus aláírás

Az elektronikus aláírás mindig megéri, amikor gyorsan és felesleges lépések nélkül szeretne aláírni egy dokumentumot. A legnagyobb értelme azoknál a dokumentumoknál van, amelyeket:

• távolról kell aláírnia,
  nem szeretne kinyomtatni és beszkennelni,
  ügyfélnek, partnernek vagy kollégának kell elküldenie,
  ismételten aláírnak,
  digitálisan kell tárolni,
  egyértelmű végleges verzióval kell rendelkezzenek.

Nem kell nagy jogi dokumentumról lennie szó. Gyakran éppen a hétköznapi ügyintézésről van szó, amely a legtöbb időt veszi el, mert hetente vagy naponta ismétlődik.

A nyomtatás és a szkennelés ma már nem elengedhetetlen része a dokumentumok aláírásának.

Ha a dokumentum digitálisan jött létre, ésszerű, hogy digitálisan is írják alá. Időt takarít meg, csökkenti a manuális lépések számát, és elkerüli a mellékletek, verziók és fájlok visszaküldésével járó káoszt. A dokumentum aláírásának nem kell a „Nyomtatás” gombbal kezdődnie. Kezdődhet egyenesen online.

Hogyan zajlik ma az aláírás

Sok esetben a dokumentum aláírása még mindig ugyanúgy néz ki, mint évekkel ezelőtt.

Kap egy PDF-et e-mailben.
Letölti a számítógépére.
Kinyomtatja.
Tollal aláírja.
Beszkenneli vagy lefényképezi mobiltelefonnal.
Elnevezi a fájlt.
Visszacsatolja az e-mailhez.
És elküldi.

Egyetlen aláíráshoz ez túl sok lépés.

Hol bonyolódik feleslegesen a folyamat

A probléma nem csak az, hogy nyomtatóra vagy szkennerre van szüksége. A probléma a dokumentum körüli teljes folyamat.

A dokumentum az aláírás során feleslegesen elhagyja a digitális környezetet.

Először elektronikus. Aztán papírra kerül. Ezután újra visszakerül elektronikus formába. És éppen ennél az átmenetnél keletkeznek a leggyakoribb komplikációk:

• időt veszít a nyomtatással és szkenneléssel,
  olvashatatlan vagy gyenge minőségű szkennelések keletkeznek,
  könnyen összekeverhető a dokumentum verziója,
  a végleges fájlt e-mailek között kell keresgélni,
  az aláírás feleslegesen halasztódik, ha az adott embernél nincs nyomtató.

Egy dokumentumnál ez csak kisebb késedelmet jelenthet. Több dokumentum esetén egy héten belül ez már ismétlődő adminisztráció, amelynek nincs nagy hozzáadott értéke.

Tipikus helyzet: Az aláírás egy apróságon akad el

A dokumentum elkészült. A másik fél egyetért vele. Minden meg van beszélve. Aztán a folyamatot egy egyszerű dolog állítja meg: valakinek ki kell nyomtatnia.

Éppen nincs hozzáférése nyomtatóhoz.
Nincs szkennere.
Nincs az irodában.
Csak este írja alá a dokumentumot.
Vagy fotóként küldi vissza, amelyet még ellenőrizni kell.

Maga az aláírás néhány másodpercig tart. A körülötte lévő folyamat azonban órákig vagy napokig is eltarthat.

Miért nem kell ma már ennek szabványnak lennie

Ha a dokumentum digitális fájlként jött létre, természetes, hogy digitálisan is írják alá. A nyomtatás és a szkennelés nem elengedhetetlen lépés. Csak megszokás.

Online aláírás esetén a dokumentum az elejétől a végéig elektronikus formában marad. Nem kell kinyomtatnia, kézzel aláírnia, beszkennelnie vagy új mellékletként újra elküldenie.

Egyszerűen megnyitja, online aláírja és továbbküldi. Az eredmény gyorsabb aláírás, kevesebb hiba és átláthatóbb dokumentumkezelés.

Hogyan írjon alá dokumentumot nyomtatás nélkül

A dokumentum aláírásának nem kell nyomtatással kezdődnie. Ha a dokumentum PDF-ben vagy más digitális formátumban van, teljes egészében online is aláírhatja.

Az alapvető folyamat egyszerű: feltölti a dokumentumot, megadja az aláíró személy e-mail-címét, és elküldi aláírásra.

Nyomtató nélkül.
Szkenner nélkül.
Toll keresése nélkül.
Több verzió oda-vissza küldözgetése nélkül.

Egyszerű folyamat a feladó számára

Ha ügyféltől, partnertől vagy munkatárstól kell aláírást szereznie, a folyamat így nézhet ki:

1. Feltölti a dokumentumot

Kiválasztja azt a dokumentumot, amelyet alá szeretne írni vagy aláírásra szeretne küldeni. Jellemzően PDF-ről van szó, például szerződésről, megrendelésről, árajánlatról, jegyzőkönyvről vagy hozzájárulásról.

2. Megadja az aláíró személy e-mail-címét

Kitölti annak a személynek az elérhetőségét, akinek alá kell írnia a dokumentumot. Nem kell manuálisan mellékletet küldenie neki, és azt sem kell magyaráznia, mit tegyen a dokumentummal.

3. Elküldi a dokumentumot aláírásra

Az aláíró személy kap egy linket a dokumentumhoz. Ön közben látja, hogy a dokumentum el lett küldve, és nyomon követheti, milyen állapotban van az aláírás.

Eredmény: a dokumentum végig digitális marad, az aláírási folyamat pedig ellenőrzés alatt van.

Hogyan zajlik az aláírás az ügyfél oldalán

Az aláíró számára az egész folyamat ugyanilyen egyszerű. Nincs szüksége műszaki ismeretekre, saját vállalati rendszerre vagy speciális felszerelésre. Az aláíró személy megnyitja a linket, aláírja a dokumentumot, és kész.

Mit tesz az aláíró

1. Megnyitja az e-mailben található linket

E-mailt kap a dokumentumra mutató linkkel. Rákattint a linkre, és online megnyitja a dokumentumot.

2. Ellenőrzi a dokumentumot

Aláírás előtt megtekintheti annak a dokumentumnak a tartalmát, amelyet alá kell írnia.

3. Aláírja a dokumentumot

Az aláírást közvetlenül az online környezetben hozza létre, például számítógépen, táblagépen vagy mobilon.

4. Kész

Az aláírás után létrejön a dokumentum végleges, aláírt verziója. Elmarad a visszaszkennelés, a fotózás és a mellékletek kézi küldése. Fiók nélkül, telepítés nélkül, akár mobilról is

Az online aláírás legnagyobb előnye, hogy nem bonyolítja meg az aláíró személy életét. A dokumentum aláírásához nincs szüksége saját fiókra. Nem kell semmit telepítenie. A dokumentumot akár mobilról is aláírhatja.

Ez különösen akkor fontos, amikor a vállalatán vagy szervezetén kívüli emberekkel ír alá. Az ügyfélnek, partnernek vagy beszállítónak nincs oka nyomtatóval, szkennerrel vagy új szoftverrel foglalkozni. Elég megnyitnia a linket és online aláírnia a dokumentumot.

Miért gyorsabb ez

A hagyományos folyamat során a dokumentum a digitális és a papíralapú forma között mozog. Online aláírás esetén végig egy környezetben marad. Kevesebb lépés kevesebb késedelmet és kevesebb hibát jelent.

Nem kell várnia, amíg a másik fél nyomtatót talál. Nem kell elmosódott szkenneléssel foglalkoznia. Nem kell kiderítenie, melyik melléklet a legutolsó verzió. És nem kell ismételten sürgetnie az aláírót anélkül, hogy tudná, egyáltalán megnyitotta-e a dokumentumot.

Az aláírás így adminisztratív akadályból egyszerű online lépéssé válik.

Biztonságos és jogilag rendben van az online dokumentumaláírás?

Rövid válasz: igen, az elektronikus aláírás az Európai Unióban jogilag elismert módja a dokumentumok aláírásának. Fontos azonban, hogy milyen típusú elektronikus aláírást használ, és milyen dokumentumnál.

Az elektronikus aláírásokat az EU-ban az eIDAS rendelet szabályozza. Ez egyúttal kimondja, hogy az elektronikus aláírástól nem tagadható meg a joghatás vagy a bizonyítékként való felhasználhatóság pusztán azért, mert elektronikus formájú, vagy nem felel meg a minősített elektronikus aláírás követelményeinek.

Nem minden dokumentumnak van szüksége a legmagasabb szintű aláírásra

Hétköznapi dokumentumoknál, például árajánlatoknál, megrendeléseknél, jegyzőkönyveknél, igazolásoknál vagy hozzájárulásoknál gyakran nem egy bonyolult aláírási folyamat a cél. Főként az a fontos, hogy egyértelmű legyen:

• ki írta alá a dokumentumot,
  pontosan mit írt alá,
  mikor írta alá a dokumentumot,
  változott-e a dokumentum az aláírás után.

Itt fontos az auditnyom és a dokumentum aláírás utáni változatlansága. Ezeknek köszönhetően jobb áttekintése van az aláírás folyamatáról, és szükség esetén utólag igazolni tudja, mi történt a dokumentummal.

Mit jelent az auditnyom

Az auditnyom az aláírás folyamatáról készült feljegyzés. Segít bizonyítani, ki nyitotta meg a dokumentumot, ki írta alá, mikor történt ez, és milyen állapotban van a dokumentum.

Digitális aláírás esetén ez különösen fontos, mert az aláírás nem csak maga az aláírás. Ez egy teljes folyamat a dokumentum elküldésétől a végleges aláírt verzióig. Az auditnyom növeli a bizonyítási biztonságot, és segít megelőzni az aláírt dokumentumokkal kapcsolatos félreértéseket.

Mit jelent a dokumentum változatlansága

Online aláírás esetén fontos, hogy az aláírt dokumentumot az aláírás után ne lehessen észrevétlenül módosítani anélkül, hogy ez kideríthető lenne.

A dokumentum változatlansága azt jelenti, hogy az aláírás után ellenőrzése alatt van a dokumentum végleges verziója. Ha a dokumentum az aláírás után megváltozna, ennek a változásnak felismerhetőnek kellene lennie.

Ez alapvető különbség a fájlok e-mailben történő szokásos küldéséhez képest, ahol több melléklet között könnyen elveszhet, melyik verzió a végleges.

És mi a helyzet a minősített elektronikus aláírással?

Bizonyos dokumentumok esetében minősített elektronikus aláírásra lehet szükség. Ez főként olyan esetekre vonatkozik, amikor ezt törvény, hivatal vagy konkrét intézmény követeli meg. A minősített elektronikus aláírás az eIDAS szerint ugyanolyan joghatással bír, mint a saját kezű aláírás.

A Slovensko.sk portál szerint minősített elektronikus aláírás segítségével elektronikusan megvalósíthatók azok a jogi cselekmények, amelyek a papíralapú világban a Polgári Törvénykönyv szerint írásbeli formát igényelnek.

A hétköznapi üzleti és adminisztratív ügyintézésben azonban gyakran elegendő egy praktikusabb típusú elektronikus aláírás, amely megfelelő mértékű azonosítást, dokumentumvédelmet és auditnyomot biztosít.

• Az elektronikus aláírás a dokumentumok aláírásának jogilag elismert módja.
  Az aláírás biztonsága nem csak magán az aláíráson múlik, hanem az auditnyomon, a dokumentum védelmén és a végleges verzió ellenőrzésén is.
  Hétköznapi dokumentumoknál főként a gyorsaság, az átláthatóság és annak bizonyítása fontos, hogy ki írta alá a dokumentumot.
  Jogi szempontból érzékeny dokumentumoknál vagy hivatalokkal való kommunikáció esetén mindig ellenőrizze, nincs-e szükség minősített elektronikus aláírásra.

Mikor éri meg online aláírást használni

Az online aláírás mindenhol megéri, ahol a dokumentum digitálisan jön létre, e-mailben küldik, és az aláírás az egyetlen oka annak, hogy még mindig kinyomtatja.

Ha a dokumentumnak nem kell fizikailag papíron léteznie, általában nincs értelme csak az aláírás miatt kinyomtatni.

Az elektronikus aláírás a legnagyobb előnyt azoknál a dokumentumoknál nyújtja, amelyeket gyakran, távolról vagy az irodán kívüli emberekkel írnak alá.

Munkaszerződések és személyügyi dokumentumok

Egy új ember belépésekor általában több mint elég dokumentum van. Szerződés, mellékletek, igazolások, nyilatkozatok, belső szabályzatok vagy átadási jegyzőkönyvek.

Az online aláírás segít gyorsabban és átláthatóbban elintézni a dokumentumokat még a személyes találkozó vagy az együttműködés első napja előtt.

A gyakorlatban ez kevesebb nyomtatást, kevesebb szkennelést és kevesebb várakozást jelent arra, hogy éppen kinél van a dokumentum. Jogi szempontból érzékeny munkajogi dokumentumoknál azonban mindig érdemes ellenőrizni, hogy az adott dokumentumhoz milyen típusú aláírásra és milyen kézbesítésre van szükség.

NDA és titoktartási megállapodások

A titoktartási megállapodás gyakran még az együttműködés megkezdése előtt kerül sorra. Például anyagok, árazás, műszaki dokumentáció, üzleti információk vagy belső adatok elküldése előtt.

NDA esetén a gyorsaság fontos, mert aláírt megállapodás nélkül az együttműködés gyakran feleslegesen megakad.

Az elektronikus aláírás lehetővé teszi, hogy a megállapodást online elküldje aláírásra, és nyomtatás, szkennelés és kézi emlékeztetés nélkül kapja vissza. Egyúttal egyértelműbb feljegyzése van arról, hogy ki és mikor írta alá a dokumentumot.

Megrendelések és megrendelés-visszaigazolások

A megrendelések azok közé a dokumentumok közé tartoznak, amelyeket a gyakorlatban a leggyakrabban kezelnek. Ha még mindig kézzel írják alá őket, az aláírás feleslegesen késleltetheti az üzletet, valamint a szolgáltatás vagy áru leszállítását.

Megrendeléseknél az online aláírás különösen praktikus, mert felgyorsítja a jóváhagyást és csökkenti a félreértések kockázatát.

Jól használható például árajánlat elfogadásának, szolgáltatási kör jóváhagyásának, határidő elfogadásának, szerviz megrendelésének vagy szállítás visszaigazolásának esetén.

Együttműködési szerződések

Együttműködések esetén fontos, hogy a feltételek egyértelműen megerősítésre kerüljenek még a munka megkezdése előtt. Minél tovább várnak az aláírásra, annál inkább kitolódik maga a megvalósítás.

Az online aláírás segít gyorsabban és felesleges adminisztratív körök nélkül lezárni az együttműködést.

Jellemzően keretszerződéseknél, egyszerűbb szolgáltatási szerződéseknél, beszállítói megállapodásoknál, partneri megállapodásoknál vagy projektdokumentumoknál hasznos.

Mikor van a legnagyobb értelme az online aláírásnak

Az online aláírás különösen akkor éri meg, amikor:

• a dokumentumot távolról küldi,
  ismételten hasonló típusú dokumentumokat ír alá,
  nem szeretne nyomtatásra, szkennelésre és visszaküldött e-mailre várni,
  egyértelmű végleges dokumentumverzióra van szüksége,
  szeretné tudni, milyen állapotban van az aláírás.

A legtöbb időt nem egyetlen aláíráson takarítja meg. Hanem azon, hogy ugyanaz a felesleges folyamat nem ismétlődik meg minden dokumentumnál.

A dokumentumok aláírása ma már nem hosszas adminisztratív folyamat

Nem kell kinyomtatnia a dokumentumot.
Nem kell tollal aláírnia.
Nem kell beszkennelnie.
Nem kell újabb mellékletként visszaküldenie.

Elég a dokumentumot elküldeni és online aláírni.

Hétköznapi dokumentumoknál, például megrendeléseknél, együttműködési megállapodásoknál, NDA-knál, munkadokumentumoknál, hozzájárulásoknál vagy jegyzőkönyveknél az elektronikus aláírás jelentősen leegyszerűsítheti az egész folyamatot. A dokumentum digitális formában marad, az aláíró akár mobilról is aláírhatja, Ön pedig áttekintést kap arról, milyen állapotban van az aláírás.

Kevesebb lépés kevesebb várakozást, kevesebb hibát és kevesebb papírmunkát jelent.

Az OKdokument segít a dokumentumok egyszerű és gyors online aláírásában regisztrált fiók nélkül az aláíró számára, telepítés nélkül, valamint nyomtatás és szkennelés nélkül.