Hogyan gyorsítható fel az üzleti szerződések jóváhagyása elektronikus aláírások használatával?

Az elektronikus aláírás leegyszerűsíti ezt a folyamatot. A szerződés nyomtatás, szkennelés vagy személyes találkozó nélkül elkészíthető, jóváhagyásra küldhető és online aláírható. Az értékesítési osztály így lerövidítheti a megállapodás és a végleges aláírás közötti időt, és jobban átláthatja a dokumentum állapotát.

Hol vész el leggyakrabban az idő a szerződések jóváhagyásakor

Az üzleti szerződéseknél nemcsak a jogi vagy vezetői ellenőrzés során vész el idő. A késedelem jelentős része az egyes lépések között keletkezik.

Egy tipikus folyamat a következőképpen nézhet ki:

1. az értékesítő elkészíti a szerződéstervezetet,
2. a dokumentumot elküldi a vezetőnek vagy a jogi osztálynak,
3. a jóváhagyás után elküldi az ügyfélnek,
4. az ügyfél letölti és kinyomtatja a dokumentumot,
5. aláírja, beszkenneli és visszaküldi a szerződést,
6. az értékesítő ellenőrzi, hogy a megfelelő és hiánytalan verziót kapta-e meg.

Minden további lépés késedelmet okozhat. A dokumentum észrevétlen maradhat az e-mail-fiókban, az ügyfélnek éppen nincs nyomtatója, vagy későbbre halasztja az aláírást. A folyamat még bonyolultabb, ha a szerződést többen írják alá, vagy több belső jóváhagyási szinten kell átmennie.

Az elektronikus aláírás csökkenti a manuális lépések számát. A mellékletek ismételt küldözgetése helyett a dokumentum megosztható a kijelölt személyekkel, akik közvetlenül a szükséges művelethez jutnak: ellenőrzéshez, jóváhagyáshoz vagy aláíráshoz.

A folyamat lépése	Hol keletkezik késedelem
A szerződés elkészítése	Hiányzó adatok vagy a dokumentum ismételt módosítása
Belső jóváhagyás	Várakozás a vezetőre, jogászra vagy ügyvezetőre
Elküldés az ügyfélnek	A dokumentum elveszik a többi e-mail között
A szerződés aláírása	Az ügyfélnek nincs nyomtatója vagy szkennere, illetve elhalasztja az aláírást
A dokumentum ellenőrzése	Az értékesítő ellenőrzi, hogy a megfelelő és hiánytalan verziót kapta-e meg

 

Miért nem elegendő az e-mail a szerződések gyors jóváhagyásához

Az e-mail praktikus kommunikációs eszköz, de nem a szerződés életciklusának kezelésére készült. Ha a dokumentum mellékletként jár körbe az értékesítő, a vezető, a jogász és az ügyfél között, gyorsan több verzió is létrejöhet:

• szerzodes_vegleges.docx,
• szerzodes_vegleges_2.docx,
• szerzodes_vegleges_javitott.docx,
• szerzodes_alairasra.pdf,
• szerzodes_alairt_szkennelt.pdf.

Néhány véleményezési kör után már nem feltétlenül egyértelmű, melyik verzió az aktuális, ki módosította utoljára, és hogy az ügyfél a megfelelő dokumentumot írta-e alá. Az értékesítő gyakran azt sem látja azonnal, mi történik a szerződéssel.

Nem tudja, hogy az ügyfél megnyitotta-e, belső jóváhagyásra vár-e, vagy megfeledkezett az aláírásról. Ezért újabb üzeneteket kell küldenie vagy telefonálnia. Online aláíráskor egy konkrét, aláírásra kijelölt dokumentummal dolgoznak. Így kisebb az esélye a verziók összekeverésének, vagy annak, hogy az aláírt dokumentum csak egy e-mail-fiókban marad.

Jóváhagyás e-mailben	Online folyamat elektronikus aláírással
Több melléklet és dokumentumverzió	Egyetlen, aláírásra kijelölt dokumentum
Nem világos, kinek kellene jelenleg a szerződéssel foglalkoznia.	A jóváhagyás és az aláírás sorrendje egyértelműen meghatározott
A dokumentum állapotáról telefonon vagy e-mailben érdeklődnek	A szerződés állapota folyamatosan nyomon követhető
Nyomtatás, kézi aláírás és szkennelés	Aláírás közvetlenül online
Nagyobb a kockázata a helytelen verzió elküldésének	Minden fél ugyanazzal a dokumentummal dolgozik

Hogyan működik a szerződés online aláírása az értékesítési folyamatban

Az elektronikus aláírás közvetlenül beilleszthető a meglévő értékesítési folyamatba. Nem kell megváltoztatni a szerződés tartalmát vagy az ügyféllel folytatott tárgyalás módját. Főként az utolsó szakasz, a jóváhagyás és az aláírás változik.

A folyamat a következőképpen zajlhat:

A végleges szerződés elkészítése

Az értékesítő a megállapodott feltételek alapján elkészíti a dokumentumot. Elküldés előtt ellenőrzi, hogy a megfelelő adatokat, mellékleteket és minden szükséges aláírási mezőt tartalmazza-e.

Belső jóváhagyás

Ha a szerződést a vezetőnek, az ügyvezetőnek vagy a jogi osztálynak ellenőriznie kell, a dokumentum nyomtatás és fizikai átadás nélkül továbbítható. Több jóváhagyó esetén egyértelműen meghatározható, ki és milyen sorrendben ellenőrzi.

Elküldés az ügyfélnek

A belső jóváhagyás után az ügyfél felkérést kap az aláírásra. A dokumentumot online ellenőrizheti és aláírhatja anélkül, hogy ki kellene nyomtatnia vagy be kellene szkennelnie.

Minden érintett fél aláírása

Az ügylet típusától függően a szerződést az ügyfél, az értékesítő, az ügyvezető vagy a vállalatok több képviselője is aláírhatja. A digitális folyamat akkor is megkönnyíti a koordinációt, ha az aláírók különböző helyszíneken vannak.

Az aláírt dokumentum mentése

Az aláírás befejezése után az érintett felek megkapják a végleges dokumentumot. Az értékesítési osztály a vállalat belső szabályai szerint elmentheti, vagy kapcsolódó rendszerekben tovább feldolgozhatja.

A dokumentumokkal végzett digitális munka fokozatos bevezetéséről további információkat talál az 5 egyszerű lépés a dokumentumok digitális átalakításához vállalkozásában című cikkben.

Mit nyer az értékesítési osztály a gyorsabb jóváhagyással

A szerződések gyorsabb jóváhagyása nem csupán kevesebb adminisztratív munkát jelent. Közvetlenül hat az értékesítési folyamat ütemére és az ügyfélélményre.

Rövidebb értékesítési ciklus

Az üzlet a megállapodás után azonnal lezárható, nem kell napokig várni a dokumentum nyomtatására, kézbesítésére vagy szkennelésére. Ez különösen fontos, ha az ügyfél több ajánlatot hasonlít össze, vagy rövid időn belül szeretné megkezdeni az együttműködést.

Kevesebb manuális adminisztráció

Az értékesítőknek nem kell ismételten letölteniük a mellékleteket, átnevezniük a fájlokat, ellenőrizniük a szkennelt dokumentumokat, illetve emlékeztetniük az ügyfelet az egyes lépésekre. A megtakarított időt az ügyfelek gondozására, ajánlatok készítésére és új üzleti lehetőségek fejlesztésére fordíthatják.

Jobb áttekintés a szerződés állapotáról

Egy szervezett online folyamatban könnyebb megkülönböztetni a jóváhagyásra váró, aláírásra elküldött és már elkészült dokumentumokat. Az értékesítési vezetőnek így nem kell minden szerződés állapotáról külön az értékesítőn keresztül érdeklődnie.

Egyszerűbb ügyfélélmény

Az ügyfélnek nem kell nyomtatót keresnie, kézzel aláírnia a dokumentumot és szkennelt másolatot készítenie. A szerződést online, az aktuális tartózkodási helyéről intézheti el. Minél egyszerűbb az értékesítési folyamat utolsó lépése, annál kisebb a kockázata annak, hogy az ügyfél elhalasztja az aláírást.

További gyakorlati előnyöket mutat be az 5 ok, amiért érdemes bevezetni az elektronikus aláírást a vállalatánál című cikk.

Előny	Jelentősége az értékesítési osztály számára
Rövidebb értékesítési ciklus	Kevesebb idő a megállapodás és az aláírt szerződés között
Kevesebb adminisztráció	Az értékesítőknek nem kell nyomtatniuk, szkennelniük és ellenőrizniük a mellékleteket
Jobb áttekintés	A csapat tudja, mely szerződések várnak jóváhagyásra vagy aláírásra
Egyszerűbb folyamat az ügyfél számára	Az ügyfél irodai látogatás nélkül is aláírhatja a dokumentumot
Több idő az értékesítésre	Az értékesítők az ügyfelekre és az új lehetőségekre összpontosíthatnak

 

Szerződések online aláírása a terepen dolgozó értékesítők számára

Az értékesítők nem töltik az egész napot az íróasztalnál. Ügyfelekkel találkoznak, telephelyeket látogatnak, megoldásokat mutatnak be, vagy fióktelepek között utaznak. Papíralapú folyamatnál a szerződés csak az irodába való visszatérés után juthat el az aláírásig. Az értékesítőnek elő kell készítenie és ki kell nyomtatnia a dokumentumot, el kell vinnie a következő találkozóra, vagy e-mailben el kell küldenie. Az online aláírással ez a szakasz helyszíntől függetlenül lezárható.

Az értékesítő például:

• távolról elküldheti az előkészített szerződést az ügyfélnek,
• személyes találkozó során hozzáférhetővé teheti a dokumentumot,
• mobiltelefonon vagy táblagépen aláírhatja a szerződést az ügyféllel,
• az aláírás után folytathatja az üzleti ügylet következő lépésével.

Ez hasznos az ingatlanpiacon, a pénzügyi szolgáltatásokban, a biztosításban, a vállalati megoldások értékesítésében, a logisztikában és más területeken is, ahol az üzletet gyakran az irodán kívül kötik meg.

Az értékesítéssel és online kereskedelemmel foglalkozó vállalatok számára készült az elektronikus aláírási megoldás értékesítéshez és e-kereskedelemhez.

Miért gyorsítja fel az elektronikus aláírás az üzletkötést

Az üzletkötésnél az időzítés is számít. Az ügyfél az ajánlat jóváhagyása után azonnal készen állhat az aláírásra, de minden további adminisztratív lépés lehetőséget ad a halasztásra.

A papíralapú folyamat gyakran megköveteli az ügyféltől, hogy:

• megnyissa a mellékletet,
• kinyomtassa a dokumentumot,
• aláírja az összes szükséges oldalt,
• olvasható szkennelt másolatot készítsen,
• megkeresse az eredeti e-mailt,
• visszaküldje a dokumentumot.

Online aláíráskor ezek a műveletek egyetlen folyamatba kerülnek. Az ügyfél megnyitja, ellenőrzi és aláírja a dokumentumot. Minél kevesebb lépés választja el a döntést a végleges aláírástól, annál kisebb az esélye, hogy az üzlet lezárása későbbre tolódik.

Az elektronikus aláírás ugyanakkor nem jelenti azt, hogy a vállalatnak a minőség rovására kell felgyorsítania a szerződés ellenőrzését. A cél a felesleges várakozás megszüntetése az üzleti és jogi feltételek jóváhagyása után.

Ha vállalatánál továbbra is aggályok merülnek fel az elektronikus aláírással kapcsolatban, ajánljuk a 6 leggyakoribb tévhit az elektronikus aláírásról című cikket is.

Hogyan kezdje el felgyorsítani a szerződések jóváhagyását

A digitalizációnak nem kell nagyszabású projekttel kezdődnie. Első lépés lehet egy rendszeresen aláírt, konkrét üzleti szerződéstípus.

Válasszon például olyan szerződést, amelynél:

• gyakran várni kell az ügyfél aláírására,
• az értékesítők sok időt töltenek sürgetéssel,
• a dokumentumnak több verziója keletkezik,
• az aláírók különböző helyszíneken dolgoznak,
• a papíralapú folyamat szükségtelenül késlelteti az együttműködés megkezdését.

Ezután térképezze fel, ki készíti elő, hagyja jóvá és írja alá a szerződést, illetve hol kell tárolni a végleges dokumentumot. Így egyszerű folyamatot kap, amelyet először kiválasztott üzleti eseteken tesztelhet, majd más dokumentumokra is kiterjeszthet.

Kevesebb várakozás, több megkötött üzlet

A szerződés jóváhagyásának nem kell adminisztratív akadályt jelentenie a sikeres üzleti tárgyalás végén. Az elektronikus aláírás megszünteti a nyomtatást, a szkennelést, a mellékletverziók küldözgetését és a személyes találkozóra várást. Az értékesítők átláthatóbb folyamatot, az ügyfelek egyszerűbb aláírást kapnak, a vállalat pedig gyorsabban köthet üzletet.

Az OKdokument szolgáltatással online írhat alá dokumentumokat, és aláírást kérhet ügyfelektől, kollégáktól vagy üzleti partnerektől. Az elektronikus aláírást papíralapú lépések nélkül, közvetlenül az értékesítési folyamatban használt dokumentumokon próbálhatja ki, és ellenőrizheti előnyeit.