Elektronikus aláírás ingatlanügynökségnél: Hogyan írjunk alá online adásvételi szerződést

A szerződések aláírásának valósága az ingatlanügyletekben

Az ingatlanügyletekben az aláírás gyakran az utolsó lépés, ugyanakkor az egyik leglassabb is. A foglalási szerződés, a közvetítői szerződés, az ingatlan-adásvételi szerződés, a bérleti szerződés, a szerződéskiegészítés vagy az átadás-átvételi jegyzőkönyv gyorsan elkészülhet. Az ügyfél elfogadja a feltételeket, az ingatlanközvetítőnél készen áll a dokumentum, és az ügylet továbbléphet. Aztán azonban jön az aláírás — és a folyamat hirtelen megakad a nyomtatásnál, a szkennelésnél, a személyes találkozónál vagy a másik félre való várakozásnál.

Az ügylet már létrejött, de az aláírás lassítja. Az ingatlanügyletekben az idő érzékeny tényező. Az érdeklődő több ingatlant is mérlegelhet, az eladó gyors előrehaladást vár, a bérbeadó pedig nem akar arra várni, amíg a bérlő nyomtatóhoz jut. Minden plusz nap növelheti annak kockázatát, hogy az ügyfél másképp dönt, megjelenik egy konkurens ajánlat, vagy a megállapodott folyamat bonyolódni kezd.

A leggyakoribb késedelmek egyszerű lépéseknél keletkeznek:

• az ügyfélnek nincs ideje elmenni az ingatlanirodába,
• az egyik fél a városon kívül vagy külföldön van,
• a dokumentumot ki kell nyomtatni, alá kell írni és be kell szkennelni,
• a dokumentum rossz verzióját írják alá,
• az ingatlanközvetítőnek többször sürgetnie kell az aláírást, vagy meg kell keresnie a végleges verziót.

Az elektronikus aláírás az OKdokumenten keresztül segít lerövidíteni a megállapodás és az aláírt dokumentum közötti időt. Az ingatlaniroda online elküldheti a dokumentumot az ügyfélnek, távoli aláírást kérhet, és nyomtatás, szkennelés, valamint az aláírások manuális hajszolása nélkül dolgozhat a végleges, aláírt verzióval. Az aláírás így nem az ügylet akadályává válik, hanem az ügyféllel folytatott digitális kommunikáció természetes folytatásává.

Hol veszítenek időt az ingatlanirodák a dokumentumok aláírásánál

A dokumentum elkészült. Az ügyfél egyetért. Az ingatlanközvetítőnek már csak az aláírásra van szüksége.

És éppen itt lassul le gyakran feleslegesen az ingatlanügylet. Nem azért, mert a dokumentum bonyolult lenne, hanem azért, mert az aláírás köré egy kisebb logisztikai művelet kezd felépülni: ki megy be az irodába, kinek van nyomtatója, ki szkenneli be a dokumentumot, ki küldi vissza, és vajon a megfelelő verzió van-e aláírva.

Az ingatlanos gyakorlatban az aláírás leggyakrabban ezekben a helyzetekben késik:

• az ügyfél a városon kívül vagy külföldön van,
• az eladó és a vevő nem találnak közös szabad időpontot,
• a bérlő csak munka után foglalkozik a dokumentummal,
• a dokumentum e-mailben oda-vissza jár,
• az ingatlanközvetítőnek ellenőriznie kell a verziókat és sürgetnie kell az aláírást,
• az aláírt dokumentum rossz minőségű szkennelésként vagy fényképként érkezik.

Egyetlen dokumentumnál ez apróságnak tűnhet. Több ingatlan, ügyfél és folyamatban lévő ügylet esetén azonban ismétlődő adminisztrációvá válik, amely időt vesz el az ingatlanközvetítőtől és az ügyféltől is.

Nem az aláírás a probléma. A probléma az aláírás körüli folyamat. Ha az aláírás online térbe kerül, a dokumentumnak nem kell elhagynia a digitális környezetet, és az ingatlaniroda jobban kézben tarthatja, éppen hol tart az ügylet.

Hogyan működik az elektronikus aláírás az ingatlanszerződéseknél

Az elektronikus aláírás az ingatlanos folyamatokban nem feltétlenül jelent bonyolult IT-megoldást. A legegyszerűbb forgatókönyv szerint az ingatlanközvetítő ugyanúgy elkészíti a dokumentumot, mint eddig — például a foglalási szerződést, a közvetítői szerződést, az ingatlan-adásvételi szerződés tervezetét, a bérleti szerződést vagy az átadás-átvételi jegyzőkönyvet — és nyomtatás helyett online küldi el aláírásra.

A folyamat egyszerű:

1. Feltölti a dokumentumot
   Az OKdokument rendszerbe feltölti az előkészített szerződést, jegyzőkönyvet vagy más dokumentumot, amelyet az ügyfélnek alá kell írnia.
2. Megadja az aláíró személy e-mail-címét
   Kitölti az ügyfél, a vevő, az eladó, a bérlő vagy a bérbeadó elérhetőségét.
3. Elküldi a dokumentumot aláírásra
   Az aláíró személy e-mailt kap a dokumentumra mutató hivatkozással.

Az ügyfél oldalán a folyamat még egyszerűbb. Megnyitja a linket, ellenőrzi a dokumentumot, és online aláírja. Nem kell fiókot létrehoznia, semmit telepítenie vagy technikai beállításokkal foglalkoznia. A dokumentumot mobilról is aláírhatja, például találkozók között, otthonról vagy külföldről.

Nincs telepítés, nincsenek bonyodalmak. Az ingatlaniroda számára ez gyorsabb aláírásszerzést, kevesebb adminisztrációt és jobb áttekintést jelent arról, milyen állapotban van a dokumentum.

Mely ingatlanos dokumentumokat írhatja alá online?

Az elektronikus aláírás azoknál a dokumentumoknál hasznos, amelyeket az ingatlaniroda ismétlődően küld aláírásra ügyfeleknek, tulajdonosoknak, érdeklődőknek vagy bérlőknek. Tipikusan olyan dokumentumokról van szó, amelyeknél az aláírásnak nem szabad feleslegesen fékeznie az ingatlan eladását, megvásárlását vagy bérbeadását.

Az online aláírást például ezeknél a dokumentumoknál használhatja:

• foglalási szerződés,
• közvetítői szerződés,
• ingatlan-adásvételi szerződés vagy annak tervezete,
• ingatlan bérbeadásáról szóló szerződés,
• bérleti szerződés,
• szerződésmódosítások,
• átadás-átvételi jegyzőkönyv,
• hozzájárulás a személyes adatok kezeléséhez,
• az együttműködés feltételeinek megerősítése,
• jegyzőkönyv a közművek, a felszereltség vagy az ingatlan átadásának állapotáról.

A legnagyobb előny azoknál a dokumentumoknál jelentkezik, amelyeket távolról, több fél között vagy időnyomás alatt írnak alá. Jogilag érzékeny dokumentumoknál, hivatalos ügyintézéseknél vagy olyan dokumentumoknál, amelyek konkrét aláírási formát követelnek meg, mindig érdemes ellenőrizni, milyen típusú elektronikus aláírás szükséges az adott célhoz.

Ingatlan-adásvételi szerződés vagy bérleti szerződés aláírása bárhol

Az ingatlanügyleteket ma gyakran távolról intézik. Az ügyfél másik városban lakik, az eladó külföldön dolgozik, a vevő nyaral, vagy a bérbeadó olyan lakást kezel, amely nem azon a helyen található, ahol ő tartózkodik. Papíralapú aláírásnál ez azonnal komplikációt okoz: a dokumentumot ki kell nyomtatni, alá kell írni, be kell szkennelni, vissza kell küldeni és ellenőrizni kell.

Az elektronikus aláírásnál az OKdokumenten keresztül az aláírás nem kötődik irodához, nyomtatóhoz vagy személyes találkozóhoz. Az ingatlanközvetítő online elküldi a szerződést vagy jegyzőkönyvet, az ügyfél pedig ott írhatja alá, ahol éppen van — számítógépről, tabletről vagy mobilról. Ez különösen fontos azoknál a dokumentumoknál, amelyeket gyorsan le kell zárni, például foglalási szerződésnél, bérleti szerződésnél, szerződésmódosításnál vagy az együttműködési feltételek megerősítésénél.

A gyakorlatban ez főként akkor segít, amikor:

• a vásárlási érdeklődő a városon kívül van, de nem akar lemaradni az ingatlanról,
• az eladó külföldön él vagy dolgozik,
• a bérlőnek még beköltözés előtt alá kell írnia a bérleti szerződést,
• a bérbeadó több ingatlant kezel távolról,
• több fél különböző helyekről írja alá a dokumentumot,
• az ingatlanközvetítő személyes találkozóra várakozás nélkül szeretné továbbvinni az ügyletet.

Az előny nem csak az ügyfél kényelmében rejlik. Az ingatlaniroda számára ez gördülékenyebb üzleti folyamatot, kevesebb időpont-áthelyezést és kisebb kockázatot jelent arra, hogy a megállapodás és az aláírás között felesleges késedelem jelenjen meg. Az aláírás már nem helyhez kötött — akkor történhet meg, amikor az ügyfél készen áll aláírni, nem csak akkor, amikor nyomtatóhoz vagy az irodába jut.

Ingatlanügyletek gyorsabb lezárása

Az ingatlanügyletekben van egy rövid pillanat, amikor az ügyfél már döntött. Tetszik neki a lakás, elfogadja a feltételeket, le szeretné foglalni az ingatlant, tovább akar lépni a vásárlás felé, vagy meg akarja erősíteni a bérlést. Éppen ekkor fontos, hogy a folyamatot ne fékezze az adminisztráció.

Ha az ügyfélnek csak később kell aláírnia a dokumentumot, teret kapnak a kételyek. Elbizonytalanodik. Tanácsot kér valaki mástól. Megnéz egy másik ajánlatot. Újra elkezdi megvitatni az árat, a határidőt vagy a feltételeket. Nem mindig azért, mert nem akar aláírni — gyakran csak azért, mert a döntés és az aláírás között felesleges szünet keletkezett.

Az elektronikus aláírás segít kihasználni azt a pillanatot, amikor az ügyfél készen áll cselekedni

Foglalási szerződésnél, a bérleti feltételekről szóló megállapodásnál vagy közvetítői szerződésnél az ingatlanközvetítő azonnal elküldheti a dokumentumot aláírásra. Az ügyfél online megnyitja, ellenőrzi és aláírja anélkül, hogy találkozóra, nyomtatóra vagy egy következő irodai napra kellene várnia.

A különbség egyszerű:

Papíralapú folyamat	Online aláírás az OKdokumenten keresztül
„Elküldöm Önnek a dokumentumot, nyomtassa ki és küldje vissza.”	„Küldöm a linket, azonnal aláírhatja.”
az aláírás későbbre tolódik	az aláírás a döntés pillanatában megtörténik
több tér a bizonytalankodásra	gyorsabb átmenet a kötelezettségvállalásig
az ingatlanközvetítőnek sürgetnie kell	az ingatlanközvetítő online követi az aláírás állapotát

Az aláírás gyorsasága az ügylet gyorsasága. Minél könnyebben jut el az ügyfél a beleegyezéstől az aláírásig, annál kisebb a kockázata annak, hogy az ügylet az adminisztráción akad el ahelyett, hogy a következő lépés felé haladna.

Több ingatlanos dokumentum egy aláírási folyamatban

Egy ingatlanügylet általában nem egyetlen dokumentumon múlik. Egy ingatlannál foglalási szerződés, a megállapodás kiegészítése, hozzájárulás, átadás-átvételi jegyzőkönyv vagy további mellékletek is szerepet kaphatnak. Bérbeadásnál szó lehet bérleti szerződésről, átadási jegyzőkönyvről és a felszereltség állapotának megerősítéséről. Ha minden dokumentum külön kerül kiküldésre, gyorsan átláthatatlan e-mail-, melléklet- és verziólánc alakul ki.

Az elektronikus aláírás segít több dokumentumot egyetlen áttekinthető folyamatba kapcsolni. Az ingatlanközvetítőnek nem kell minden dokumentumot külön elküldenie és figyelnie, mi lett már aláírva és mi hiányzik még. A dokumentumok együtt is mehetnek aláírásra — egy aláírási borítékban, világos sorrenddel és egyetlen gördülékeny folyamattal az ügyfél számára.

Tipikusan ilyen dokumentumcsomagoknál van értelme:

• foglalási szerződés + kapcsolódó mellékletek,
• bérleti szerződés + átadás-átvételi jegyzőkönyv,
• szerződésmódosítás + az új feltételek megerősítése,
• közvetítői szerződés + hozzájárulás az adatok kezeléséhez,
• ingatlan átadása + jegyzőkönyv a közművek vagy a felszereltség állapotáról.

Az ügyfél számára egyszerűbb: megnyit egy linket, végigmegy a dokumentumokon, és egy folyamatban aláírja őket. Az ingatlaniroda számára átláthatóbb, mert világosan látja, mely dokumentumokat írták már alá, melyek várnak még, és hol tart a folyamat.

Az eredmény kevesebb káosz az e-mailekben, kevesebb elveszett melléklet és nagyobb bizonyosság abban, hogy a teljes dokumentációs csomag megfelelően lezárult.

Áttekintés az aláírás állapotáról több fél esetén

Papíralapú vagy e-mailes aláírásnál az ingatlanközvetítő gyakran nem tudja, éppen mi történik a dokumentummal. Lehet, hogy az ügyfél már megnyitotta. Lehet, hogy még nem is látta. Lehet, hogy már aláírta, de elfelejtette visszaküldeni. És lehet, hogy a másik félre vár, aki erről nem is tud.

Éppen ez a láthatatlanság teremt felesleges munkát. Az ingatlanközvetítőnek telefonálnia kell, emlékeztetőket kell írnia, és olyan kérdéseket kell feltennie, amelyeket a rendszer automatikusan megmutathatna.

„Aláírta már a szerződést?”
„Megkapta a dokumentumot?”
„Gondja van a melléklet megnyitásával?”
„Még a bérbeadó vagy a bérlő aláírására várunk?”

Az elektronikus aláírásnál az OKdokumenten keresztül az ingatlaniroda jobban átlátja a dokumentum állapotát. Látja, hogy a dokumentumot elküldték-e, kinek kell aláírnia, ki tette már hozzá az aláírását, és hol állt meg a folyamat. Ez különösen hasznos többoldalú dokumentumoknál, például amikor a vevő és az eladó, a bérbeadó és a bérlő vagy több társtulajdonos is aláír.

Az e-mailekben való keresgélés helyett az ingatlanközvetítő tisztábban látja az aláírási folyamat állapotát:

Mit kell tudnia az ingatlanközvetítőnek	Miért fontos
Ki írt már alá	az ügylet továbbléphet a következő lépésre
Ki nem írt még alá	a sürgetés a megfelelő személyhez irányul
Hol állt meg a folyamat	az ingatlanközvetítő nem vakon kezeli az egész dokumentumot
Melyik verzió a végleges	nem alakul ki káosz a mellékletekben és a szkennelésekben

 

Már nem kell csak azért felhívnia az ügyfelet, hogy megkérdezze: „Aláírta?” Ehelyett online látja az aláírás állapotát, és pontosan ott tud reagálni, ahol szükséges.

Az elektronikus aláírás jogi érvényessége és biztonsága

Ingatlanos dokumentumoknál nem elég, hogy az aláírás gyors legyen. Az is fontos, hogy az ingatlaniroda biztos lehessen abban, hogy az aláírt dokumentum használható, visszakereshető és védett az utólagos módosításokkal szemben.

Az elektronikus aláírásokat az EU-ban az eIDAS rendelet szabályozza. Ez különböző elektronikus aláírás-típusokat különböztet meg, és egyúttal kimondja, hogy egy elektronikus aláírástól nem lehet megtagadni a joghatást vagy bizonyítékként való felhasználhatóságot kizárólag azért, mert elektronikus formájú.

A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy olyan dokumentumoknál, mint a foglalási szerződések, közvetítői szerződések, bérleti szerződések, hozzájárulások vagy jegyzőkönyvek, nemcsak maga az aláírás fontos, hanem a folyamatról szóló bizonyíték is. OKdokument segít auditnyomot létrehozni: ki írta alá a dokumentumot, mikor írta alá, és milyen fázisban volt az aláírási folyamat. Egyúttal védi a dokumentum végleges, aláírt verzióját attól, hogy a tartalma az aláírás után észrevétlenül megváltozzon.

Az ingatlaniroda számára ez a gyorsaság és a biztonság praktikus kombinációja. Papíralapú szerződés, szkennelés és e-mailes melléklet helyett digitális dokumentummal dolgozik, amelynél jobban átlátja az aláírás menetét és a végleges verziót is.

Az elektronikus aláírás így a szokásos ingatlanos folyamatokban a papírhoz hasonló bizonyító erő elérését segíti — nyomtatás, szkennelés és felesleges adminisztráció nélkül.

Jogilag érzékeny dokumentumoknál, hivatalos ügyintézéseknél vagy olyan dokumentumoknál, amelyeknél a jogszabály, a kataszter, a bank, az ügyvéd, a közjegyző vagy a másik fél konkrét aláírás-típust követel meg, érdemes előre ellenőrizni a követelményeket. Különösen a végleges ingatlan-adásvételi szerződésnél léphetnek be a folyamatba további követelmények a formára, az aláírások hitelesítésére vagy a dokumentumok kézbesítésére vonatkozóan.

Kevesebb papír, több lezárt ügylet

Az ingatlaniroda nem abból keres pénzt, hogy a nyomtatást, a szkenneléseket és a mellékletek aláírását koordinálja. Abból keres, hogy gyorsan és megbízhatóan tudja továbbvinni az ügyletet az érdeklődéstől a megállapodásig, a megállapodástól az aláírásig és az aláírástól a következő lépésig.

Az elektronikus aláírás az OKdokumenten keresztül segít eltávolítani az ingatlanos folyamatokból a felesleges állásidőket. Az ügyfélnek nem kell személyesen bemennie az irodába, a dokumentumnak nem kell nyomtatóra várnia, és az ingatlanközvetítőnek nem kell keresgélnie, melyik verzió van aláírva. Ehelyett online elküldheti a dokumentumot, követheti az aláírás állapotát, és a végleges, aláírt verzióval dolgozhat.

Az eredmény egyszerű: kevesebb várakozás, kevesebb adminisztráció és több tér az ügyletek lezárására. Az olyan dokumentumoknál, mint az ingatlan-adásvételi szerződés, a bérleti szerződés, a foglalási szerződés, a közvetítői szerződés vagy az átadás-átvételi jegyzőkönyv, a gyorsabb aláírás jelentősen lerövidítheti a megállapodás és az ügylet következő lépése közötti időt.