Egy szerződés, négy aláíró és három különböző város: hogyan bonyolítható le az aláírási folyamat felesleges továbbítások nélkül?

Először az értékesítési vezetőnek kell aláírnia a dokumentumot. Ezután a szállító ügyvezetője, az ügyfél kapcsolattartója, végül pedig az ügyfél ügyvezetője írja alá. Közben a szerződést többször továbbítják, az e-mail-fiókokban különböző mellékletek jelennek meg, és nem teljesen egyértelmű, melyik verzió az aktuális.

Az elektronikus aláírás lehetővé teszi, hogy minden résztvevő egyetlen aláírási folyamatban vegyen részt. Mindenki ugyanahhoz a dokumentumhoz fér hozzá, a kijelölt helyen ír alá, a feladó pedig folyamatosan követheti, ki írta már alá, és kire kell még várni.

1. Miért válik bonyolulttá, ha egy szerződést több személy ír alá

Minden további aláíró egy új lépést jelent a papíralapú vagy e-mailes folyamatban. Az egyik személy letölti a dokumentumot, aláírja, majd továbbküldi. A következő az e-mailben kapott melléklettel dolgozik, majd létrehoz egy újabb aláírt verziót. Ha a folyamat során megváltozik a fájlnév, vagy valaki véletlenül egy régebbi üzenetet nyit meg, előfordulhat, hogy a rossz dokumentumot írja alá.

Fokozatosan például a következő fájlok jöhetnek létre:

• zmluva_final.pdf,
• zmluva_final_podpisana.pdf,
• zmluva_final_podpisana_2.pdf,
• zmluva_final_vsetci.pdf.

Nem csak az áttekinthetetlen fájlnevek jelentenek problémát. A kézi továbbítás növeli annak kockázatát, hogy valaki kihagy egy további aláírót, rossz személynek küldi el a dokumentumot, vagy nem tudja, hogy a folyamat már befejeződött-e.

Elektronikus aláírás esetén a dokumentum egyetlen folyamat része marad. Ahelyett, hogy minden résztvevőnek új mellékletet küldenének, az egyes aláírók ugyanahhoz a szerződéshez csatlakoznak.

2. Ki lehet az aláírási folyamat résztvevője

Egy szerződést ugyanazon vállalat több munkatársa, illetve különböző szervezetek képviselői is aláírhatnak. A gyakorlatban például az alábbi személyek vehetnek részt benne:

• értékesítő vagy projektmenedzser,
• osztályvezető,
• a vállalat ügyvezetője,
• ügyfél,
• az ügyfél képviseletre jogosult képviselője,
• szállító vagy külső partner.

Nem kell azonban minden személynek azonos szerepet betöltenie a folyamatban. Valaki aláírhatja a dokumentumot, más csak elolvasásra kaphatja meg, egy harmadik személy pedig csupán a befejezett verzió címzettje lehet. Az OKdokumentban több személytől is kérhet aláírást. Az aláírók e-mailben kapják meg a kérelmet, és a dokumentum aláírásához nincs szükségük saját felhasználói fiókra.

Ez különösen a vállalatok közötti szerződéseknél praktikus, amikor nem várható el, hogy minden ügyfél, ügyvezető vagy külső partner fiókot hozzon létre egy újabb alkalmazásban. Az alapvető folyamatról további információt talál az Új boríték létrehozása.

3. Mikor érdemes beállítani az aláírók sorrendjét

Egyes dokumentumoknál nem számít, ki írja alá őket elsőként. Minden résztvevő egyszerre kaphatja meg a kérelmet, és akkor írhat alá, amikor ideje van rá. Más folyamatokban azonban fontos a megfelelő sorrend.

A vállalat például előírhatja, hogy a szerződést először az értékesítési vezető hagyja jóvá, ezt követően az ügyvezető írja alá, és csak ezután küldjék el az ügyfélnek. Az ügyfél oldalán a dokumentumot először a kapcsolattartó erősítheti meg, végül pedig az ügyvezető írhatja alá. A beállított sorrend segít biztosítani, hogy a kérelem csak akkor jusson el a következő személyhez, amikor az előző lépés befejeződött. Ez az eljárás különösen akkor hasznos, ha:

• a belső aláírásnak meg kell előznie az ügyfél aláírását,
• a dokumentumot a felettesnek jóvá kell hagynia,
• az egyes képviselők meghatározott sorrendben írnak alá,
• a következő résztvevő nem kaphatja meg a dokumentumot az előző lépés befejezése előtt.

Az OKdokument támogatja az aláírók sorrendjének beállítását, így a feladónak nem kell minden aláírás után kézzel továbbküldenie a dokumentumot a következő személynek.

4. Hogyan készítsünk elő egyetlen szerződést több aláíró számára

A dokumentum elküldése előtt meg kell határozni, hogy kinek mit kell aláírnia vagy kitöltenie. Minden aláíróhoz saját mezők rendelhetők. Így az értékesítési vezető a szállító számára kijelölt helyen ír alá, az ügyfél a saját aláírási sorában, az ügyvezetők pedig a vállalatok képviseletre jogosult képviselői számára fenntartott helyeken. Az aláírási helyeken kívül a dokumentum más elemeket is tartalmazhat, például:

• dátum,
• szövegmező,
• megjegyzés,
• jelölőnégyzet,
• kiegészítő adat.

A mezők megfelelő hozzárendelése csökkenti annak kockázatát, hogy valaki rossz helyen ír alá, vagy figyelmen kívül hagy egy kitöltendő adatot. Az aláírónak azt sem kell keresnie, hol várnak tőle aláírást. A dokumentum megnyitása után azokat a mezőket látja, amelyeket kifejezetten hozzá rendeltek.

5. Mindenki más városból vagy más eszközről írhat alá

Elektronikus aláírás esetén a résztvevőknek nem kell ugyanabban az irodában találkozniuk. Az egyik aláíró lehet Bratislavában, a másik üzleti úton Žilinában, az ügyfél pedig Košicében. Mindenki a saját eszközén nyitja meg a kérelmet, és ott írja alá a dokumentumot, ahol éppen tartózkodik. Az aláírás számítógépen, táblagépen vagy más támogatott eszközön is elvégezhető. Az ügyfélnek csak meg kell nyitnia a biztonságos hivatkozást, ellenőriznie kell a dokumentumot, és el kell végeznie a hozzá rendelt feladatokat.

Így nincs szükség:

• közös időpont egyeztetésére,
• utazásra az aláírás miatt,
• a szerződés postai elküldésére,
• dokumentumok nyomtatására és szkennelésére,
• a melléklet kézi továbbítására a következő résztvevőnek.

A távoli aláírás lehetősége külföldi partnerekkel, külsős közreműködőkkel vagy az irodán kívül dolgozó alkalmazottakkal való együttműködés során is hasznos. Az online aláírás további előnyeiről a Miért érdemes áttérni az elektronikus aláírásra című cikkben olvashat bővebben.

6. Hogyan állapítható meg, kire kell még várni

A hagyományos e-mailes folyamatban a feladónak gyakran kézzel kell ellenőriznie az aláírás állapotát. Átnézi az e-mail-váltást, ellenőrzi a beérkezett mellékleteket, vagy felveszi a kapcsolatot az egyes résztvevőkkel, hogy megkérdezze, aláírták-e már a dokumentumot. Elektronikus aláírás esetén a dokumentum állapota közvetlenül az alkalmazásban követhető. A feladó láthatja, hogy a folyamat:

• előkészített,
• elküldött,
• aláírásra vár,
• befejezett,
• esetleg elutasított vagy lejárt.

A dokumentumnál azt is meg lehet állapítani, mely résztvevők fejezték már be a feladatukat, és kire kell még várni. Ez az áttekintés különösen nagyobb számú szerződés esetén fontos. Az értékesítőnek vagy adminisztratív munkatársnak nem kell minden dokumentum állapotát külön táblázatban vezetnie, és saját listát sem kell készítenie azokról, akikkel fel kell venni a kapcsolatot.

7. Mi a teendő, ha az aláírási folyamat megakad

Még egy jól beállított aláírási folyamat is megakadhat. Előfordulhat, hogy az aláíró nem veszi észre az e-mailt, szabadságon van, vagy egyszerűen későbbre halasztja a dokumentumot. Ilyenkor nem kell új szerződést létrehozni, és az egész folyamatot sem kell elölről kezdeni.

A résztvevőnek emlékeztető küldhető, hogy térjen vissza a dokumentumhoz. Időérzékeny szerződések esetén a feladó a boríték lejáratát is beállíthatja. A meghatározott határidő lejárta után az aláírás letiltásra kerül, így a dokumentum nem marad korlátlan ideig nyitva.

Más a helyzet, ha az aláíró elutasítja a dokumentumot. Az elutasítás nem feltétlenül jelenti automatikusan az üzleti kapcsolat végét. Az ok lehet gyakorlati jellegű: hibás adat, hiányzó melléklet, nem aktuális ár vagy olyan rendelkezés, amely további magyarázatot igényel. Az elutasításról szóló információ segít a feladónak eldönteni, hogy módosítsa-e a dokumentumot, készítsen-e új verziót, vagy vegye fel a kapcsolatot a másik féllel.

8. Egyetlen végleges verzió több e-mail-melléklet helyett

Az aláírás befejezése után a dokumentumnak egyetlen végleges verziója jön létre. Nincs szükség különálló szkennelt példányok egyesítésére, a mellékletek összehasonlítására vagy annak ellenőrzésére, hogy az utoljára beérkezett fájl valóban tartalmazza-e az összes aláírást.

A befejezett dokumentum a folyamat menetére vonatkozó információkkal együtt marad tárolva. A boríték előzményei ellenőrzési nyomvonalat adhatnak arról, hogy ki, mikor és milyen módon dolgozott a dokumentummal. Így minden résztvevő ugyanazzal az eredménnyel dolgozik, az aláírt dokumentum pedig ezt követően elmenthető, megosztható vagy beilleszthető egy további vállalati folyamatba.

A központosított eljárás egyben csökkenti annak kockázatát is, hogy valamelyik résztvevő a szerződés más verzióját archiválja, mint a többiek. Az egyetlen digitális dokumentummal való munka az adminisztráció szélesebb körű automatizálásának része, amelyről a Dokumentumok digitalizálása és folyamatok automatizálása című cikkben is írunk.

9. Milyen típusú elektronikus aláírást válasszunk

Nem minden dokumentumhoz szükséges az elektronikus aláírás vagy az aláíró ellenőrzésének azonos szintje. A megfelelő megoldás elsősorban a következőktől függ:

• a szerződés típusától,
• a dokumentum céljától,
• az aláíró személyazonossága ellenőrzésének szükségességétől,
• a szerződő felek belső szabályaitól,
• a jognyilatkozat formájára vonatkozó esetleges jogszabályi követelményektől.

A szokásos üzleti folyamatokban megfelelő lehet az egyszerű vagy a fokozott biztonságú elektronikus aláírás. Jogi szempontból jelentős dokumentumok esetén magasabb szintű ellenőrzésre vagy minősített elektronikus aláírásra lehet szükség. Az OKdokument többféle aláírási módot támogat, köztük az AES fokozott biztonságú elektronikus aláírást és a QES minősített elektronikus aláírást. Aláírás kérésekor SMS-en vagy e-mailen keresztüli kiegészítő ellenőrzés is alkalmazható.

Ezért a választásnál nem csak azt kell figyelembe venni, mi a leggyorsabb az aláíró számára. Számításba kell venni a dokumentum jellegét és azt a bizonyossági szintet is, amelyre a vállalatnak szüksége van. Részletesebb összefüggéseket a A szándék és a személyazonosság elektronikus ellenőrzése című cikkben talál.

10. Mintapélda: négy ember, egy aláírási folyamat

Tegyük fel, hogy egy szoftverszolgáltató és új ügyfele közötti szerződésről van szó. A szállító részéről a következő személyeknek kell aláírniuk:

1. az értékesítési vezető, aki megerősíti a megállapodott feltételeket,
2. a vállalat ügyvezetője, aki a szállító nevében aláírja a szerződést.

Az ügyfél részéről a következő személyeknek kell aláírniuk:

1. a projektmenedzser, aki megerősíti az együttműködés terjedelmét,
2. az ügyfél ügyvezetője, aki utolsóként írja alá a szerződést.

Az értékesítési vezető előkészíti a dokumentumot, hozzáadja az összes aláírót, és minden személyhez hozzárendeli a megfelelő aláírási mezőket. Ezután beállítja a sorrendet:

értékesítési vezető → a szállító ügyvezetője → az ügyfél projektmenedzsere → az ügyfél ügyvezetője.

Az első aláírás befejezése után a folyamat a következő személyhez lép tovább. Minden résztvevő ugyanazzal a dokumentummal dolgozik, és csak a hozzá rendelt mezőket írja alá. Az értékesítési vezető eközben Bratislavában tartózkodik, a szállító ügyvezetője üzleti úton van, az ügyfél projektmenedzsere Žilinában dolgozik, az ügyfél ügyvezetője pedig Košicében írja alá a szerződést.

Senkinek sem kell kézzel letöltenie a dokumentumot, majd továbbküldenie a következő résztvevőnek. A feladó folyamatosan követi az állapotot, és késedelem esetén emlékeztetőt küldhet. Amikor az utolsó résztvevő is aláír, a folyamat lezárul, és létrejön a szerződés egyetlen végleges verziója a teljes aláírási előzménnyel.

Hogyan kezdjük el a dokumentumok több személy általi aláírását

Először válasszon ki egy olyan folyamatot, amelyben a dokumentum jelenleg rendszeresen több ember között mozog. Ez lehet üzleti szerződés, kiegészítés, keretmegállapodás, megrendelés vagy belső dokumentum, amelyet több felelős személynek egymás után jóvá kell hagynia.

Elküldés előtt tegye fel magának a következő négy kérdést:

1. Kinek kell aláírnia a dokumentumot?
2. A résztvevőknek meghatározott sorrendben kell aláírniuk?
3. Mely mezők tartoznak az egyes személyekhez?
4. Meddig kell befejezni az aláírást?

A megfelelő beállítás után már nem kell minden aláírást követően kézzel továbbküldenie a dokumentumot. Az aláírók saját kérelmet kapnak, a feladó követi az állapotot, a befejezés után pedig mindenki számára egyetlen végleges verzió marad. A címzett szemszögéből bemutatott gyakorlati lépéseket a Boríték aláírása című útmutatóban találja.

Egy dokumentum, egy folyamat és teljes áttekintés

Több aláíró nem feltétlenül jelent több mellékletet, több telefonhívást vagy áttekinthetetlen e-mail-váltást. Az elektronikus aláírás lehetővé teszi egyetlen szerződés előkészítését, az összes résztvevő hozzáadását, az aláírási helyek kijelölését, a sorrend beállítását és a folyamat egy helyről történő követését.

Az OKdokumenttal több személytől kérhet aláírást, beállíthatja az aláírók sorrendjét, emlékeztetőket küldhet, meghatározhatja a boríték lejáratát, és a befejezés után egyetlen aláírt verzióval, valamint a teljes folyamat előzményeivel dolgozhat.