Az elektronikus aláírások 7 leggyakoribb felhasználási módja a vállalatoknál

Az ok egyszerű. Ma a legtöbb dokumentum digitálisan készül, elektronikusan továbbítják, és a vállalat egyéb folyamatai is online zajlanak. Aztán azonban elérkezik az aláírás, és a dokumentumot hirtelen ki kell nyomtatni, alá kell írni, be kell szkennelni, majd vissza kell küldeni. Pontosan ezt a lépést küszöbölheti ki az elektronikus aláírás.

Ha még mindig mérlegeli, hogy az elektronikus aláírás egy kisebb vállalkozás számára is megfelelő-e, olvassa el azt is, miért használnak már a kisvállalkozások is elektronikus aláírást. Hol használják tehát a vállalatok leggyakrabban az elektronikus aláírást? Nézzünk meg hét gyakorlati példát

1. Szerződések elektronikus aláírása ügyfelekkel és üzleti partnerekkel

A szerződések azok közé a dokumentumok közé tartoznak, amelyeknél a vállalatok a leggyakrabban használnak elektronikus aláírást. Az ügyféllel történt megállapodás után már nem kell e-mailben elküldenie a dokumentumot azzal az utasítással, hogy nyomtassa ki, írja alá kézzel, szkennelje be, majd küldje vissza. A szerződést közvetlenül online aláírásra küldheti.

Az OKdokumentban az aláíró e-mailben kaphat aláírási felkérést, és anélkül írhatja alá a dokumentumot, hogy saját fiókot kellene létrehoznia. Az elektronikus aláírást például szolgáltatási szerződéseknél, keretszerződéseknél, szerződésmódosításoknál, megrendeléseknél, titoktartási megállapodásoknál vagy a vállalat és ügyfelei, illetve partnerei közötti egyéb dokumentumoknál használhatja.

Az előny nem csupán a kevesebb papír. Az elektronikus aláírás lerövidítheti az együttműködésről szóló megállapodás és a dokumentum aláírása közötti időt, különösen akkor, ha az egyes felek különböző helyeken tartózkodnak. Az online aláírás gyakorlati előnyeiről bővebben a Miért érdemes áttérni az elektronikus aláírásra? című cikkben olvashat.

2. Elektronikus aláírás a HR-ben és a személyügyi dokumentációban

Új munkavállaló belépése, a munkafeltételek módosítása vagy a mindennapi személyügyi ügyintézés sok dokumentummal járhat. Papíralapú folyamat esetén a HR-osztálynak elő kell készítenie és ki kell osztania a dokumentumokat, nyomon kell követnie az aláírásukat, majd fel kell dolgoznia vagy archiválnia kell őket. Ha valamelyik dokumentum hiányzik, az egész folyamat tovább húzódhat. Azokat a dokumentumokat, amelyeknél az elektronikus forma megfelelő és megengedett, online is el lehet küldeni a munkavállalóknak aláírásra. Az elektronikus aláírás így alkalmazható az új kollégák beléptetése során, valamint a további személyügyi adminisztrációban is.

Ha a folyamat több dokumentumból áll, az OKdokumentban egyetlen borítékba lehet őket csoportosítani. Ez tartalmazhat aláírandó dokumentumokat, elolvasásra szánt dokumentumokat és további mellékleteket is. Az új munkavállaló így együtt kapja meg az összetartozó dokumentumokat, a HR pedig jobban átlátja az egész folyamatot.

3. Megrendelések, árajánlatok és üzleti visszaigazolások online aláírása

Nem minden üzlethez van szükség terjedelmes szerződésre. Sok vállalatnál az ügyfél egy árajánlatot, megrendelést, a nyújtott szolgáltatások körét vagy a megállapodott üzleti feltételeket igazolja vissza. Az elektronikus aláírás éppen az ilyen ismétlődő dokumentumoknál egyszerűsítheti jelentősen az értékesítés és a teljesítés közötti folyamatot.

A nyomtatás és szkennelés helyett az ügyfél online kapja meg aláírásra a dokumentumot, és távolról is aláírhatja. Ez praktikus például értékesítési csapatok, e-kereskedelmi vállalkozások, szolgáltatók vagy olyan cégek számára, amelyek rendszeresen nagyobb mennyiségű megrendelést és visszaigazolást dolgoznak fel. Minél gyakrabban ismétlődik ugyanaz az aláírási folyamat, annál nagyobb jelentősége lehet a digitalizálásának.

4. Dokumentumok aláírása az ügyféllel közvetlenül a kirendeltségen vagy egy találkozón

ügyfél közvetlenül a vállalat munkatársával van jelen: a kirendeltségen, az üzletben, egy ingatlan megtekintésekor vagy üzleti találkozón. A papíralapú dokumentum ilyenkor is digitálissal helyettesíthető.

Az ügyfél például táblagépen vagy más érintőképernyős eszközön olvashatja el és írhatja alá a dokumentumot. Így a vállalatnak nem kell csak azért kinyomtatnia a dokumentumot, hogy aláírás kerüljön rá, majd újra beszkennelnie. Az elektronikus aláírásnak ez a módja praktikus lehet például ingatlanirodák, pénzügyi közvetítők, értékesítési csapatok vagy hagyományos kirendeltségekkel rendelkező vállalatok számára. Az eredmény egyetlen digitális folyamat, a képernyőn megjelenő dokumentum és a papír közötti felesleges oda-vissza váltás nélkül.

5. Szerződések beszállítókkal, szabadúszókkal és külső munkatársakkal

Az együttműködés már régóta nincs egyetlen irodához kötve. A beszállító dolgozhat egy másik városban, a szabadúszó külföldön, a külső tanácsadónak pedig lehet, hogy egyszer sem kell személyesen találkoznia az Ön csapatával. A kommunikáció, a munka átadása és a számlázás eközben teljes egészében online történhet.

A papíralapú szerződés így a digitális folyamatot megszakító utolsó lépések egyike marad. Elektronikusan kezelhetők például az együttműködési szerződések, titoktartási megállapodások, szerződésmódosítások, megrendelések vagy egyéb projektdokumentumok.

Az aláíróknak nem kell egy helyen tartózkodniuk, és a dokumentumnak nem kell postán vagy többször beszkennelt mellékletként az egyes felek között utaznia. Az elektronikus aláírás így természetes része lehet a külső csapatokkal, beszállítókkal és külföldi partnerekkel végzett munkának.

6. Hozzájárulások, igazolások és belső vállalati dokumentumok

Az elektronikus aláírás nem csak a szerződésekre vonatkozik. A vállalatok számos olyan dokumentummal dolgoznak, amelyeknél egy adott személy hozzájárulását, visszaigazolását vagy aláírását kell rögzíteniük. Ilyen lehet a belső dokumentáció, az átvételi elismervény, különféle megállapodások vagy a vállalat mindennapi működéséhez kapcsolódó egyéb dokumentumok.

A hagyományos folyamatban gyakran nem maga a dokumentum aláírása a legnagyobb probléma, hanem az, ami utána következik. Ki írta már alá a dokumentumot? Ki nem írta még alá? Hol van a legutóbbi verzió? Módosították a dokumentumot az aláírás után? A digitális aláírási folyamat segít egységesíteni ezeket a lépéseket, és korlátozni a dokumentumok különböző verzióinak résztvevők közötti továbbítását.

Azoknál a folyamatoknál, ahol magasabb szintű ellenőrzésre vagy hitelességre van szükség, fontos az elektronikus aláírás megfelelő típusának és az aláíró azonosítási módjának kiválasztása is. Erről a témáról bővebben a szándék és a személyazonosság elektronikus ellenőrzéséről szóló cikkben olvashat.

7. Automatizált elektronikus aláírás a vállalati rendszerekben

Havi néhány dokumentum esetén a munkatárs egyszerűen feltöltheti a dokumentumot, és elküldheti aláírásra. De mi a helyzet akkor, ha a vállalat több tucat vagy több száz dokumentumot dolgoz fel? Ilyenkor nagyobb jelentősége lehet a teljes folyamat automatizálásának.

Az elektronikus aláírás integrálható abba a rendszerbe, amelyben a vállalat már létrehozza a megrendeléseket, szerződéseket vagy ügyféldokumentumokat. Az OKdokument API-t kínál, amelyen keresztül az elektronikus aláírás összekapcsolható a meglévő alkalmazásokkal és vállalati folyamatokkal. A dokumentum így a vállalati rendszer adatai alapján jöhet létre, ezután aláírásra kerülhet, majd az aláírás befejezése után visszakerülhet a digitális munkafolyamatba a fájlok felesleges kézi átvitele nélkül.

Nagyobb dokumentummennyiség esetén az elektronikus aláírás így nem csupán a papíron történő saját kezű aláírás helyettesítőjévé, hanem a teljes vállalati folyamat digitalizálásának részévé válik. Ezzel a témával részletesebben is foglalkozunk a Dokumentumdigitalizálás és folyamatautomatizálás című cikkben.

Mely dokumentumokat érdemes először elektronikusan aláírni?

Az aláírás digitalizálása nem feltétlenül jelenti azt, hogy a vállalat egyik napról a másikra minden folyamatban felhagy a papír használatával. A legegyszerűbb azokkal a dokumentumokkal kezdeni, amelyeket gyakran ír alá, és amelyeknél jelenleg a legtöbb felesleges manuális lépés merül fel.

Az a szerződés, amelyet minden héten új ügyfeleknek küld el? Az az árajánlat, amelynek visszaigazolására az értékesítő több napot vár? A munkavállaló belépésekor használt dokumentumcsomag? Vagy az az űrlap, amelyet az ügyfél minden egyes kirendeltségi látogatáskor aláír?

Éppen az ismétlődő folyamatok kínálhatják a legnagyobb időmegtakarítási lehetőséget. Az elektronikus aláírás ugyanis nem csupán a papírt küszöböli ki. Megszüntetheti a nyomtatást, a szkennelést, a mellékletek küldését, a dokumentum visszaérkezésére való várakozást vagy az aláírt változat kézi feldolgozását is. Ha átfogóbb képet szeretne kapni az elektronikus aláírás kisebb vállalkozások számára nyújtott előnyeiről, olvassa el a Miért használnak már a kisvállalkozások is elektronikus aláírást című cikket is.

Az elektronikus aláírás mint a vállalati működés része

Legyen szó ügyfelekkel kötött szerződésekről, HR-dokumentációról, árajánlatokról vagy külső partnerekkel való együttműködésről, az elv hasonló: a digitálisan létrejött dokumentumnak az aláírás miatt nem kell elhagynia a digitális környezetet.

Az OKdokumenttal online írhatja alá a dokumentumokat, elküldheti őket más személyeknek aláírásra, személyes találkozón is aláírhat dokumentumokat, több dokumentumot kezelhet egyetlen borítékban, és összekapcsolhatja az elektronikus aláírást a vállalati rendszerekkel.

A kevesebb nyomtatás kisebb papírfogyasztást is jelent. Arról, hogyan illeszkedik az elektronikus aláírás a fenntarthatóbb vállalati folyamatokba, bővebben a zöld átállásról és az elektronikus aláírásról szóló cikkben olvashat.